顶级管理者怎样管理时间

1、顶级治理者如何样治理时刻 一位治理者曾经对我讲：“你是明白的，我们那时候从来没有受过什么工作方法方面的训练。我们桌子上的东西总是多得让我们喘只是气来。” 这一点我的确明白，只是随之而来的问题却是：CEO难道常常被工作压得喘只是气来吗？他们究竟是如何精心组织周密安排一天的时刻与工作任务的？顶级人士井井有条的一天究竟是个什么模样？他们对各层次的治理者与专业人士的工作会有哪些启发？ 下面我们将看到这些顶级治理者是如何找到各自有用的卓越之道。 顶级治理者的时刻切换策略 假如你去问一些一般的治理者，在他们的头脑里组织良好的一天应该是什么模样，大多数的人可能会回答讲：“我想应该把时刻操纵得比现在紧得多，9

2、:00的时候，我随随便便；10:00的时候，仍然没能理清头绪”或者讲：“我想应该关上门潜心工作，那样的话专门多情况都差不多完成了。” 多数人心目中组织好，效率高的一天是通过严紧的操纵实现的，他们还认为CEO确信也是如此做的。然而令我最惊奇确实是，CEO组织工作的首要前提难道是时刻安排高度灵活。他们所注重的不是去操纵自己的时刻，而是越过一天中无穷的变化因素用心去操纵那些应该完成的情况。 利用个人高效时段的方法 你一天当中究竟存不存在一个能够称之为高效时段的最佳时刻呢？答案因此是确信的。大多数人早上最为清醒，也有些人下午的状态最好。讨论这一点的目的是把那些最具挑战性的工作分配到你最能胜任的时刻里去

3、完成。 利用清早与深夜的安静时刻有些人仍然信奉18世纪一位思想家马修亨利(Matthew Henry)的话：“成大事者必起大早。” 迪士尼的老总罗伯特爱格尔(Robert A. Iger)，每天4:45起床，到健身房锻炼，6:00进入办公室阅读各种资料，直到7:00进行一天当中的第一次会议。“我想人们都有会有自己的生理节奏，”他讲，“只是对我来讲，早晨是巅峰时刻，那时候比较心平气和一点。” 霍华德鲁宾斯坦每天早上4:30之前就来到家中的书房快速扫瞄电视新闻，然后就开始处理他带回家中的用不同颜色区不的文件，确定要回的电话，签署支票，确定当天的日程，如此暂告一段落之后，他会舒展舒展躯体，然后去跑步

4、。 播音员兼“讨厌鬼”唐伊姆斯(Don Imus)总是在4:17分醒来开始“琢磨如何样才能把人烦死。” 纽约市雅诗兰黛集团公司董事会副主席珍妮特瓦格纳(Jeanette Wagner)喜爱把一些例行公事如：签署信函、开支票等安排在一天快要结束，自己感到疲乏的时候处理。瓦格纳讲：“另一个方面，假如我真要解决什么重要问题，不管是复杂的人事问题也好，依旧像考虑如何开好中层治理人员会议一类的需要动脑筋的事，我会选择周末的专门的个人时刻或大清早的安静时刻来处理。有时候深夜3:00可能会是一个特不有制造力的时刻。”“我不要睡太久，”瓦格纳接着讲，“我经常会在半夜醒过来，拿出便笺薄把自己认为重要的方法记下来

5、有时候，我甚至能够解决之前专门难解决的某个问题或草拟出一份之前专门难想出的完整的项目策划书的提纲。” 清早5:00起床可能令许多人不敢想像。然而假如你正常情况下6:30起床，你能够逐渐提早半个小时，然后再提早一个小时，专门多人通过这种方法发觉，砍掉一些睡眠时刻也没那么可怕，而由此而获得的益处，如完成更多工作，全天的工作节奏能够因而舒缓等，却是巨大而又持久的。 利用路途中的安静时刻另外一个在办公室之外的安静时刻是上下班的路途，许多治理者之因此能够向路途时刻要效率，是因为他们有专门的司机接送他们上下班，一般人也能够动用下面两种方法达到这种效果。 1.利用公共交通工具。玛丽巴恩比曾经讲：“我早上的工

6、作效率专门好，我上地铁的时候总会带上一摞文件去处理，我在路上要花1小时20分钟，的确是一个特不行的机会。” 每当我清早离开曼哈顿去机场的时候，我就想到最最白费时刻的事莫过于坐在堵塞在另一侧通往曼哈顿去长岛的高速路(被当地人士戏称为“全世界最长的停车场”)上一动不动的车子里无聊等待。我问自己，什么缘故他们宁愿在那儿不停地鸣喇叭，忍受这种苦恼和时刻上的极大白费，也不情愿乘坐地铁并好好地利用路途中的大把时刻呢？我真是想不通。 实际上专门多上班族除了私家车之外，还有地铁和公交车两种选择。试想一下，你不坐私家车所牺牲的自由和舒适与乘坐地铁利用路途上安静不受打搅时刻所获得的效率相比，哪一样要划算呢？ 2.

7、利用合理用车节约下来的时刻。许多同一地区的上班族假如能够聚到一处，他们可能也会采纳华盛顿特区现在专门流行的“接垒”做法。在那儿，互不认识的上班族在事先规定的停靠点上搭乘不人的私家车经由多乘客车辆专用的快车道迅速进入市区。最最关键的是，“接垒”的车里面必须保持安静，没有音乐，无人闲聊，没有手机打搅，你大可在里面工作、考虑、阅读、或休息。 在工作中查找安静时刻的5条妙计这些妙计包括：1、隐退。假如你有随意来去的自由，假如你不在办公桌边，经理也可不能问到“盖瑞去哪了啊？”，你就能够隐退到一个空会议室里，或起身绕着办公区隔间散一散步，或者带一些读物去咖啡厅。 通用食品一位部门经理每天总会悄悄溜进隔壁一

8、个镶嵌毛玻璃的空办公室，如此他就能够不受干扰地想一想问题。 纽约的一位律师每天上班问候各位同仁之后，就会转身坐另一部电梯下楼到星巴克咖啡凝神思索一个小时。 2、与上司磋商为自己争取一段安静的时刻。假如单纯的隐退行不通的话，你能够与上司商量为自己争取一段安静的时刻。从你上司的角度，如此做的好处是能够让你集中全力处理一些他或她自己也认为重要的事。 硬性规定的集体休息时刻通常可不能有什么用处，太多意想不到的情况，会使整个工作团队完全脱离自己的使命。 3、使用写字板。关着门，人们仍然能够找你。许多公司都奉行一条门户开放政策，人们对着关闭的门皱眉头。然而对Niekelodeon，一家最前卫的儿童电视台的

9、一位治理者来讲，开与关都能够让不人来找他，他在自己的门上安装了一块写字板和写字笔。当他的门关上的时候，想见他的人只需在写字板写下提示信息。这套方法之因此起作用就在于只要他一出现在写字板前，他就会立即按图索骥去找那些人，如此大伙儿就都明白无需直接闯入他的办公室，同样也能找到他。 只是话又讲回来，去找那些留下信息给你的人的时候，也要保持极端的审慎，这也是惟一一个使自己的“躲避时刻”对自己和同事都能够有好处的方法。小窍门：万一你同事关闭的门上没有写字板如何办呢？能够在门把手上方放一个黄色的报事贴，如此来访者能够用它来方便地写下留言然后贴在门上。 4、设立无干扰时段。假如你是群体中的领导者，你能够要求

10、同事给你一个不受打搅的时刻，我早期所写的书有条有理的治理者中提到的一位律师，如此告诉他事务所的同仁： 5、错开高峰时刻。在午餐时刻开始前一个小时离开办公室，假如你到得比较早，如11:30，许多餐厅都会同意你提早坐在里面或干点什么工作。 你是不是不情愿自己争取高效时段呢？许多人的确是即使没有什么阻碍或困难也不情愿如此做，有些人甚至对我讲，他们为着那一时段客户和同事找不到自己而自感歉疚。 假如你也存在如此的顾虑，能够用下面的两个问题来确认一下你的真实处境：1、假如你是你自己的同事或客户，你会去占据你自己的全部注意吗？只有在你的重要时刻得到保证的前提下，你对某人某事的关注才会得到保证，谁没体验过没有

11、一点自己的时刻的人的难处和苦楚呢？ 2、当你在开会的时候，客户和同事也不能找到你，假如把你的私人时刻看成是你正在出席一个重要的会议，你又该如何想呢？你甚至能够把这一思路应用到工作中的类似情况上去。 顶级治理者如何组织不断变换的工作时刻差不多工作点核对方案 “我每天开始工作之前都会来一次模拟打算游戏，想像自己应该去做什么事，突然出现预料之外的会议或危险情况，门砰的一声打开等等，通过这种游戏，我尽力查找能够更好地操纵自己时刻的方法。” 几乎所有人都被眼下电光石火般的通信速度压得喘只是气来，一位金融业的客户关系经理曾经告诉我讲：“最让人受不了的事是，每当我预备处理手头上一大堆情况的时候，就会有客户的

12、咨询电话打过来，同时，电子邮件也来了，让我真是分身乏术。最后到了快下班的时候，我桌子上的东西还没处理完，仍在不断堆积。就如此，特不棒的打算、最良好的意愿全都一下子灰飞烟灭。” 然而假如你把互动的事当做现实来同意，不再希望它会完全离开你，你反而可能掌握它、驯服它、找到方法来顺应这一现实，并在其中保持良好的工作态度。下面是3个在不平静的工作日中建立秩序、提高效率的好打算。 定点核对法你是如何组织不断变化的时刻安排？对我们大多数人来讲，组织大概确实是操纵，然而关于许多顶级治理者来讲，组织时刻却不再意味着在自己的优先时刻之外，指定明确的时刻去完成特定的工作任务，而是意味着无限制的弹性时刻安排，几乎没有

13、什么固定的框框。 在弹性的时刻安排中，只需确认一天起码要达到的一些要求是否达到就能够了。 一般有这3种类型的差不多工作点必须查对，即基于功能的工作要求、基于内容的工作要求以及两者兼有的综合性要求。比如： 1、基于功能的工作要求： 优先事项的时刻是否得到保证 打电话与回电话 用TRAF法处理文件、电子邮件与语音邮件 接着关注已进行的工作 用在非优先事项的两个小时(能够零散分布在全天) MBWA 每天安排对每一个直接报告人的简短的接见 每天安排与上司的摸底性谒见 2、基于内容的工作要求。内容方面的差不多要求一般有以下几种情况： 与老客户的联络 进展新客户 数据处理 授权与职员培养 撰写备忘录、信件

14、、报表、营销策划案、战略打算等 其他任何正当的事项都能够算做综合性的差不多核查点，不要随便放过。注意不要使自己的负荷过重，反应要快，有了这些核查要点作为支架，下面你就能够学习顶级治理者一种独特的工作艺术要求，这种工作艺术是他们之因此能够灵活地安排自己的工作时刻的全然缘故。 重组时刻巧用“秘密10分钟” 所有的顶级治理者都深知，在自己的个人时刻需求与制度化、程式化的集体办公模式之间无休无止的讨价还价，是一个无法回避的现实，这也是顶级治理者之因此能成为顶级治理者的真正重要的时刻治理艺术。其中的要紧挑战是你要有随时调整你专注某一个体工作的适应，使之能够适应更小块的工作时刻单元。 要把充满讨价还价的工

15、作日看做是由大量10来分钟的小时刻单元拼嵌而成的。我把这些小单元叫做“毛毛雨”，叫做“马赛克”时刻块、“几个字节的时刻”等，使你的头脑中留有利用这种10来分钟零碎时刻的形象经历。 你能够利用下面的虚拟情景比较一下有和没有“毛毛雨”概念会给自己的工作带来多么大的差异。 你听见马文正沿着走廊走过来，你明白大约3分钟以后，他就会从门口探进头来讲：“嗨，有时刻吗？”但是，你那时候正在把最后的各种数字填到预算报告上，你差不多干了10分钟，可能还有20分钟就能够完成，在这种情况下，你对马文的不期而至的两种反应是： 假如你的目标是现在就把任务完成，那么确实是：“啊呀又来了，什么都做不了，真是乱了套了!” 假

16、如你怀着“毛毛雨”的思想，那么确实是：“哦，没事，我差不多做完了1/3。马文走后，我能够赶在下午3点的会议之前再赶出1/3。开完会后找机会溜到一边再完成剩下的1/3。” 关键是你要灵活机敏地考虑你的时刻安排。如此做有两大好处：第一，因为你欣然对待这种不速之客，立即投身其中，受害者的愤慨情绪会大大减少，被这种不满情绪堵塞的能量因此能释放出来；第二，假如你一边像被磁铁吸引一样一再回头检查自己的每日要点清单，一边不断地查找各种可能的机会来完成这些差不多任务，久而久之，你会养成一个特不行的利用时刻的适应，工作效率也会大大提高，据我所知，这是为许多资深治理者和CEO所运用的成功法宝。 我也不明白这种围绕

17、一根固定旗杆(查对要点清单)灵活的时刻治理策略什么缘故这么有用，然而事实上的确收效非凡。因为就我所知，那些努力爬到组织顶层的治理者无一不是遵循这一套路。下面是我首次接触这种策略的通过。 国际度假咨询有限公司董事会主席(ResortQuest International, Inc.)约瑟夫维特利亚(Joseph Vittoria)，当我访问他的时候，那一天他在黄色的便条上差不多记下了5个他要打的电话。然而当他打完一个电话之后，就有人探进头询问某事，或叫他去和谁商量一件事。关于这种情况，我们的维特利亚差不多上来者不拒，笑脸相迎，等他们一走，他就接着打第2个电话，打完第2个电话后又去访问同一楼层的一

18、个人。总而言之，看起来就像是一团旋风在地上到处转。然而每当他从突然突击的意外交际中脱身出来，他就又立即回到自己的办公桌边，接着打其余的电话。就如此，几个小时过去之后，他原先打算要打完的电话终于实实在在地打完了，“线索”尽管一直未断，但却是见缝插针完成的。 维特利亚先生的一天是固定时刻与不固定时刻的混合体，这是大多数资深生意人对待时刻的观念。 在甘乃特报业公司CEO约翰科里那儿，同样的现象在他处理文书工作的时候格外明显。正如我们在第1章中提到的，科里更倾向于亲自批阅处理那些送到办公室的信件或其他材料，如此一来，他手上的文件材料常常是堆积如山。然而他一定要把他们处理完。因此同样的一幕又出现了，办公

19、室里人来人往，电话也响个不停，临时会议也少不了不管如何样，不的情况一完，他又要重新回到桌边一件接一件地处理好撂得高高的文件。从早上8:30开始，一般到午饭之前，就能够处理完所有函件。 不管是柯利依旧维特利亚都绝可不能花力气把自己的时刻定为“电话时刻”或“文案时刻”。他们反而把这些事“撒”在几个小时的范围内，然后以在时刻方面极其经济的方式来完成，一点也不觉得受压。 事业进步的金言如何掌握灵活的时刻治理艺术 为了关心你掌握灵活安排工作日程的方法，本书下面将为你提供6条时刻治理技术。然而让我们从博思咨询公司的前合伙人，独立咨询师桑德拉克莱什(Sandra Kresch)，一位工作方法极其得当的咨询师

20、的故事开始，这故事描述了她自己典型的一天，其中充满了职业与个人的特色。 我今天有一系列的事要去做，要带猫咪去看兽医，我自己也想去看大夫；办公室的工作也排得满满的；另外我还要为一家我担任会长的非营利组织物色一名新的执行董事；最后还要帮一群朋友的忙。 在考虑如何处理好如此众多的情况的时候，我认为最重要的是制订出一份全天的日程安排。猫咪惟一能够去看兽医的时刻是早上7点。因此我早早把它送了去，同时想好下午如何顺道带它回家。 此后，我就必须呆在家相当长的时刻。有两个生意人，一个在伦敦，一个在另外一个地点，需要我去联系，因此清早我还得先给他们的办公室打电话通知一下，让他们能够在我离家外出之前给我来个电话。 我在办公室的工作日程，总是安排得特不紧凑，有力地集中在本星期必须完成的3件大事上，绝不枝节旁蔓。 从这位繁忙的专业人士对自己一天生活的叙述中，我们能够提炼出6种她用以保持对时刻的某种操纵