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文档简介

1、会议室管理制度会议室规范简章目的 为了合理管控、规范及维护公司会议资源的使用，特制定该流程作业 指导。范围 鹤壁天海所有会议资源3.关键角色及应负责任序号角色应负责任001会议室管理员统筹管理公司会议资源，指导并监控各部门会 议资源的使用；负责对公司所有会议资源进行统一管理，对会 议资源进行例行化以及非例行检查，并相应做 好记录，对于违规记录进行登记和月度汇总；负责日常会议资源协调、设备整理、纠纷调节 等管理工作。002其它情况会议资源钥匙由会议管理员、保卫科、清洁工 各保管一套；清洁工负责清扫时间会议室开关门；保卫科负责节假日及17： 30分以后会议需求的 开关门。003会议资源预定者（文员

2、、助理）会议资订者，对部门内部会议资源需求协 调，填写会议资源申请；对部门内部会议时间进行建议与控制；对部门内部进行会议室使用规范宣传与设备操作指导；与部门员工沟通，对不需要的资源及时释放。004会议室使用人会议资源维护者之一，会前会后会议室6S整 理、会议设备爱护者；合理使用会议室（时间管理、设备等）、会后 及时关闭投影、电脑等；会议资源使用人协助监督者，对会议室前后使 用情况进行监控。005IT设备管理员IT部相关责任人对会议室设备进行全面检查，每 周一次。4.内容描述4.1会议资源申请4.1.1根据部门业务需求，经过行政部进行会议资源预定；4.1.2预定者预定成功后向需求人反馈预定情况，

3、并指导部门员工对 会议设备的正确操作方法，提醒其遵守会议资源使用管理规定，并督 促会议组织者在会议结束后做好会议室6S工作；4.1.3如遇紧急会议或接待需协调会议资源，由部门文员负责资源协调；4.1.4日常会议资源预定可提前三天填写申请表，适用于内部会议、 公司级会议、接待、电话会议等会议；4.1.5预定视频会议：请请按需求选择第三会议室，并在会前通知IT 进行技术指导；4.1.6预定电话会议：请按需求选择第二第三会议室；4.1.7请尽量预定没有门禁限制的第一会议室、第二会议室。4.1.8会议室优先权：展厅会议室：优先政府接待及重大接待使用；第三会议室：原则上只用于视频会议，为缓解日常会议和接待 所需会议室，可临时供所有会议使用，但如果有视频会议需要 召开，必须由优先视频会议使用。第四会议室：优先研发项目使用且仅限研发锁定使用。4.2会议资源使用4.2.1会议前：4.2.1.1会前10分钟到会议室进行确认准备，若会议室没开门则向管 理员申请打开门锁或借用钥匙开门；4.2.1.2当会议室椅子不够用时，可借用员工椅，但会议结束后务必 将椅子归还至员工椅区相应的位置并摆放整齐；4.2.1.3会议如需使用较大的设备仪器，请对会议桌面做好保护措施，如：在桌面上放置较厚的胶皮等，轻拿轻放、搬动时不

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