工作分析和岗位说明书撰写培训课件

1、 2014年8月工作分析和岗位说明书撰写培训培训目标通过本次培训会，您将掌握以下内容：工作分析在企业人力资源管理中的用途岗位说明书的填写方法一、工作分析二、岗位说明书编写说明目 录2022/8/20什么是工作分析工作分析的意义工作分析的方法工作分析中应注意的问题工作分析：2022/8/20什么是工作分析部门职责公司使命岗位职责沟通与理解层层分解层层分解在组织的内部存在着职责自上而下的层层分解管理者更期望在此基础上的自下而上的充分沟通，全面掌握和理解工作分析的过程体现着一个双向地充分沟通与理解的过程工作分析是一个系统地收集和分析岗位信息的过程。通过一系列系统的、有效的方法对相关岗位进行研究，明确

2、其工作任务和职责，与其它岗位的工作关系以及该岗位的任职资格等信息。工作分析2022/8/20工作分析的结果是形成岗位说明书岗位描述基本信息工作关系岗位设置目的 管理范围与幅度工作领域工作职责、权限 职业发展工作条件岗位说明书的内容修订履历 岗位说明书其它学历专业工作经验任职资格示例知识与技能2022/8/20组织规模发生变化时组织结构发生变化时建立新的部门/岗位时新的管理模式导入时人员结构发生变化时岗位新增工作内容时工作流程重组时新技术新工艺导入时企业涉足新的行业时外部客户的需求提高时一般来讲，当公司的组织或业务发生变化时需要进行工作分析组织本身发生变化业务发生变化工作分析2022/8/20什

3、么是工作分析工作分析的意义工作分析的方法工作分析中应注意的问题工作分析：2022/8/20工作分析对企业的战略落地和组织优化具有重要的作用实现战略传递明确岗位边界提高流程效率实现权责对等强化规范化管理通过岗位分析，可以明确岗位设置的目的，从而找到该岗位如何为组织创造价值，如何支持企业的战略目标和部门目标，从而使组织的战略能够“落地”。通过岗位分析，可以明确界定岗位的职责和权限，消除岗位之间在职责上的重叠，避免推诿扯皮，并防止出现职责空白。通过岗位分析，可以理顺岗位与其流程上下游环节的关系，明确岗位在流程中的角色和权限，避免流程不畅、效率低下问题。通过岗位分析，可以用关键岗位的职责来确定或调整组

4、织的授权和权力分配体系，从而在岗位层面实现权责一致。通过岗位分析，在明确岗位的职责、权限、任职资格等的基础上，形成该岗位工作的基本规范，一方面清楚地向员工表达了组织对员工的行为和绩效的期望；另一方面，将员工的行为规范在预定的轨道中。从而对员工形成一套规范化的牵引和约束机制。2022/8/20工作分析在人力资源管理体系中发挥基础性作用基础工作分析的应用招聘录用人员规划绩效管理薪酬管理职业发展向应聘者进行工作介绍甄选录用标准人岗匹配预测人力人员定编人岗匹配工作目标工作考核标准工作评价基础岗位评价工作分类薪酬设计岗位晋升岗位转换晋升依据培训开发培训需求培训方案培训评价2022/8/20工作分析的过程

5、也能推动公司上下级之间加强对岗位内涵的理解任职者的角度管理者的角度二者一致的认可 系统的工作分析还是一次很好的上下级沟通的机会。通过进行工作分析中任职者和其直接上级的有效沟通，将有助于建立管理者和任职者对岗位的共同理解。2022/8/20什么是工作分析工作分析的意义工作分析的方法工作分析中应注意的问题工作分析：2022/8/20工作分析的方法观察法观察法是通过工作分析人员对任职者正常工作的状况进行实地的观察、交流、操作，从而获取所需的工作信息的方法优势：可以了解到广泛的信息，取得的信息比较客观和正确。适用于体力工作者和事务性工作者特点适用范围劣势：要求观察者有足够实际操作经验不适用于工作循环周

6、期长的工作不能得到有关任职者资格要求的信息观 察2022/8/20工作分析的方法访谈法优势：访谈法是国内运用最比较广泛和成熟的一种方法。能够适用于各层、各类的岗位分析的要求，尤其是对中高层管理岗位进行深度岗位分析效果最好的方法，有助于任职者完成对岗位的系统思考、总结和提炼信息来源直接，便于得到准确及时的信息访谈法是通过工作分析人员对岗位任职者以及相关人员进行访谈，来收集岗位信息的方法。特点适用范围适用于中高层管理者和脑力工作者劣势：比较费时对工作分析人员有较高的要求2022/8/20工作分析的方法工作分析调查问卷法劣势：有时很难全部收回 对于语言表达技巧不熟练的员工则受到限制 对于不全面，不准

7、确的信息需要有跟进措施需要注意不充分的回答或有意的错误陈述调查问卷法是由工作分析人员事先拟定调查问卷，然后由任职者或其他岗位相关人员进行填写，以此来收集岗位信息的方法。优势： 信息收集比较完整和系统适用范围规范 比较经济 可以个性化设计信息收集速度快适用于脑力工作者、管理者或工作不确定因素较大的岗位特点适用范围问 卷2022/8/20工作分析的方法工作日志法适用于工作相对稳定的、重复性的岗位工作日志法是通过任职者在规定的时限内，实时、准确记录工作活动的工作信息的收集方法。劣势：是源自任职者的单向信息获取方式，容易造成信息缺失、理解误差等系统性或操作性错误耗时长，组织比较困难后期信息处理量大特点

8、适用范围优势：原始工作信息的有效收集方法为其他岗位分析方法提供支持XXXXXXXXXXXXXXXX日 志2022/8/20什么是工作分析工作分析的意义工作分析的方法工作分析中应注意的问题工作分析：2022/8/20工作分析中应注意问题分析岗位而不是分析具体个人防止任职者夸大自己工作的重要性分析岗位现实的情况使用统一和规范的标准编制岗位说明书岗位说明书需经由直接上级和员工共同确定工作分析中需要注意的问题：注意2022/8/20一、工作分析二、岗位说明书编写说明目 录2022/8/20岗位说明书结构设计岗位描述基本信息工作关系岗位设置目的 管理范围与幅度工作领域工作职责、权限 职业发展工作条件修订

9、履历 岗位说明书其它学历专业工作经验任职资格知识与技能深入分析环能德美整体管理水平及员工能力表现一个基础定位岗位说明书管理目标-确保支撑部门职能实现，为部门选人、育人、用人及留人提供明确指导一个定位结合欧洲模式、美国模式及行业企业成熟模式，经过多轮论证汲取优秀做法。多轮的论证2022/8/20岗位说明书的编写原则 1、坚持对事不对人的原则 填写岗位说明书是以岗位工作为基准，针对岗位本身的要求进行编写、描述或说明，不能考虑或针对实际岗位所在员工的具体情况进行编写。2、坚持实事求是的原则 填写岗位说明书要客观、真实和公正，防止人为夸大或缩小岗位元素，做到不增不减。3、坚持统一和规范的原则 填写岗位

10、说明书对所需编写每一项内容元素要不遗不漏，并按照统一的要求，使用规范用语和标准进行编写。岗位说明书的编写原则：注：岗位任职者编写完岗位说明书后，部室负责人应在与任职者沟通的基础上对岗位说明说进行审核和确认。2022/8/20一、基本信息科目填写一、岗位基本信息岗位名称： 岗位编号：暂不填写制定者： 填写日期： 所属部门： 岗位类别：暂不填写审批者： 审核日期： 岗位名称：以此次梳理后的岗位名称为准岗位编号：将来依照一定的编号规则由人力资源部对岗位进行统一编排，暂不填写所属部门：填写岗位所在部门或单位的名称岗位类别：填写岗位类别名称，暂不填写制定者：编写岗位说明书的任职者姓名审批者：岗位所在部门

11、的部门长姓名填写日期审核日期：描述岗位说明书的时间，本次统一按照2014年08月12日填写2022/8/20二、工作关系科目填写隔级领导的岗位名称直接上级岗位名称您所任职岗位的名称直接下级岗位名称二、工作关系直接上级 按照公司规定的汇报关系填写直接上级岗位名称，而不是任职者的名字直接下级 按照公司规定的汇报关系填写直接下级岗位名称，而不是任职者的名字，若没有填写“无”内部协调部门 填写因履行岗位职责需要与公司内部发生工作协调关系的有关部门名称，如人力资源部（对环能德美总部岗位而言为环能德美总部各部门）外部协调单位 填写因履行岗位职责需要与公司外部发生工作协调关系的有关机构名称，如环能德美北京公

12、司、设计院、社保局（对环能德美总部岗位而言为各分、子公司各部门及外部单位）2022/8/20三、岗位设置目的科目填写三、岗位设置目的示例：为了确保公司人力资源满足公司经营活动需要，根据公司发展战略与人力资源战略，组织公司人力资源规划、招聘管理、培训管理、绩效管理、薪酬管理、员工关系管理等工作。 岗位设置目的是用简练而准确的语句来描述本岗位在单位及部门中存在的目的和作用。它要求能够用一句话来高度概括本岗位的工作，使不在本岗位上工作的员工也能够对本岗位有一个大概的了解。句式结构为：为（目标），在/依据（范围内/指导下/影响下），做（工作）。释义：为了（目标），指的是本岗位存在的目的和对公司的价值，

13、注意与本岗位的层级相挂钩，不要夸大；在/依据（范围内/指导下/影响下），指的是本岗位的工作达成受到的限制条件，如“依据文件、制度、规定、计划、规划”，或“在XXXX（领导）的指导下”等；做（工作），指的是对本岗位主要工作的概述，总是始于一个主动词，并表达出这一动词要达到的主要结果或目的。2022/8/20三、岗位设置目的科目填写（续1）“以何为目标With What Objectives”市场 Market业绩 Performance利润 Profitability效率 Efficiency生产率 Productivity质量 Quality服务 Service期限 Deadlines安全 S

14、afety持续性 Continuity“有何限制 Within Which Limits”法律 Laws价值观Values原则 Principles政策 Policies策略 Strategies方针 Guidelines模型 Patterns方法 Methods技术 Techniques体系 Systems作法 Practices习惯 Customs程序 rocedures条件 conditions模式 Models规定 Rules常规 Routines指示 Instructions规则 Regulations准则 Criteria岗位目标、限制的一些例子：2022/8/20三、岗位设置目的

15、科目填写（续2）不够简洁明了结构混乱2岗位总体目标：为达到监督业务开展情况，减少业务差错（目的、目标、主要产出），依据公司市场部门制定的业务稽核相关规章制度和工作流程，在稽核班长的指导下（工作依据），完成业务稽核、新客户回访及业务单据保存与查询工作（工作主要内容）。示例业务稽核员修改示意岗位总体目标编写的典型错误2022/8/20注：图中每个框代表1人本岗位下属人数：43人直接下属人数：9人间接下属人数：34人下属人数的计算：直接下属+直接下属的直接下属四、组织关系科目填写四、管理范围及幅度 下属类别人数人力资源类直接下属（人数）间接下属（人数）2022/8/20五、工作领域和职责科目编写五、

16、工作领域和职责描述工作领域工作职责及目的业务权限工作频率工作衡量标准权重执行 (拟制）组织执行(审核）决策(批准)日常周期随机工作领域和职责确定的原则：岗位的工作职责来自该岗位所在部门的部门职能分解；岗位工作职责要体现出岗位总体目标向下的分解，每一条职责都是岗位总体目标的一个具体的工作成果或一个具体目标的体现；工作职责应无重叠和遗漏；每一项职责都是没有时限的，临时性工作不列入工作职责；工作职责应描述岗位工作内容的基本事实，而非对之进行评价或提出主观要求；注意不要和其他岗位有交叉。列举本岗位的主要工作领域，描述为达成本项工作领域所需要的工作具体职责、职责业务权限和频率，同时列出各主要工作领域业绩

17、评价标准及权重。将所负责的工作分块，写出主要工作领域，即基于战略的职责分解并结合流程将工作划分为几大块内容，然后再基于工作领域的达成，看看需要做什么具体的工作职责来保证此项工作领域的达成。 2022/8/20五、工作领域和职责科目编写(续1)根据正略咨询在咨询过程中对企业内各层各类岗位的研究，我们发现，同一岗位的各项职责的内在关系可以大致区分为四种类型：类型图示流程型并列型网络型混合型岗位目标职责与职责之间相互并列，不存在顺承关系上一职责的工作成果构成下一职责完成的工作输入存在着某一核心职责，其它职责彼此并列，其成果成为该核心职责的工作输入上述几种类型的混合体。应用范围最广逻辑关系2022/8

18、/20五、工作领域和职责科目编写(续2)1、并列型职责示例某高校院系办公室主任提供本院教授级以上人员的用车服务。提供财务用车、行政用车、外事用车服务。到校后勤处联系车队。公务用车服务提供来访者在出发地与学校之间的往返用车服务。根据来访者需要，协助安排来客食宿接待学院来客了解行政人员对办公用品的需求。在金额规定范围内，采购优质适用的办公用品。协助教务秘书选购相关教材，并提供运输。到劳动部、劳动协会、教育部等有关机构取送文件和办理相关手续。行政服务工作采购固定资产登记固定资产卡片。报上级复批。日常维护固定资产。年底核查、清算固定资产。固定资产管理工作基本职责2022/8/20五、工作领域和职责科目

19、编写(续3)2、流程型职责示例某公司的市场部经理 1、收集、整理、分析主要政府政策及相关市场信息，编辑信息简报，建立顺畅的信息渠道，为领导进行战略决策提供依据。2、与业主沟通，收集业主项目招标意向、资质、标底等信息，融洽客户关系、掌握客户资源，以确保公司的项目投标的成功率。3、拟制项目整体的策划方案并根据项目所处的不同阶段草拟和执行策划建议书，以实现对项目前期实施过程的具体细节进行预测和有效的监控4、依据公司对项目标书的具体要求和业主的实际情况，参与制作标书，确保标书的新颖性、实用性和成功率。5、投标结束后，牵头汇总具体投标项目的投标总结和归档，并逐渐建立客户及竞争对手档案，为下次竟标提供相关

20、信息。6、项目中期，与业主联系，获取业主对项目施工的意见反馈，以利于树立公司的良好形象和业主的二次开发。前期调研阶段投标与竞标阶段项目计划阶段项目计划阶段投标结束总结阶段项目执行阶段2022/8/20五、工作领域和职责科目编写(续4)3、网络型职责示例某公司的战略分析高级主管收集行业信息，分析行业的发展趋势收集竞争对手的信息，监控竞争对手的动态与竞争策略收集并传达国家的产业政策与宏观经济信息，并分析其对本行业和本公司的战略影响分析组织内部的战略资源，发现组织的优势与劣势起草公司的长期、中期战略规划与公司的年度经营计划分析组织内部的战略变革因素，并形成对变革支持与阻力的判断2022/8/20五、

21、工作领域和职责科目编写(续5)1、工作领域的编写格式-按工作性质将本部门工作划分为几大块内容： 名词+规范动词；名词：工作的内容或对象；规范动词：规范动词要体现责任承担程度和职责完成方式；例如：培训管理、投资管理、供应商选择、招标与投标管理、人力资源规划等。2、工作职责的编写格式： 规范动词名词，达到什么目的（目标）；达到什么目的（目标）：工作职责的最终成果或要达到的核心成果或目标。例如：组织开展培训需求调查，确定培训需求，为培训提供依据 。3、工作领域和职责编写顺序：并列型工作领域和职责按重要性，由高到低排列；流程性工作领域和职责按流程逻辑顺序排列；网络型工作领域和职责按流程逻辑顺序或重要性

22、高低排列。 为强化工作领域和职责编写的规范性，避免造成语意含混和模糊，要采取规范的格式来编写。岗位工作职责编写格式：2022/8/20五、工作领域和职责科目编写(续6)规范化用词参考表编写工作职责要使用规范化的动词，避免采用模糊化动词如“负责”、“管理”等，以明确权责，避免歧义。例如：“负责成本核算工作，”。如果是部门经理，应为“组织成本核算工作，”。如果是从事具体工作的员工，应为“承担生产成本核算工作，”。分类规范化动词示例（包括但不限于）领导/决策审批、审核、领导、营造、建立、统筹管理、指导、主管、主持工作、建立、安排执行组织、实施、承担、执行、策划、贯彻执行、完成、落实、准备、递交、保证

23、、推动、工作、制定、拟订、修订、承担、联络、联系、调查、分析、搜集、维持、保持、汇总、编制、编写、办理、受理、核实、反馈、洽谈、准备、筹备、整理、培养、改进、提高、安排、调度、推动、配合、掌握、了解、完善、协助、参与、协调监督监督、检查、控制、抽查、督促2022/8/20五、工作领域和职责科目编写(续7)1、业务权限是根据该岗位的工作目标和工作职责，组织赋予该岗位的决策范围、决策层次和控制力度。 判断该职责业务权限，用“”勾选： 执行（拟制）、组织执行（审核）、决策（批准）2、工作频率是在履行该职责时的表现状态， ，用“”勾选 日常（每天或几乎每天都会发生）、周期（几乎每天/周都会发生）、随机

24、（无规律、不确定）3、工作结果衡量标准：评价工作职责对应业绩表现的衡量标准，衡量标准可以从数量、质量、成本、时间、人员反应五个维度进行设计，应尽可能客观、量化、数据易采集。4、权重：即每项工作领域相对其它工作领域权重或配分，配分累加等于100%，。岗位业务权限、工作频率、工作衡量标准及权重设计形式：五、工作领域和职责描述工作领域工作职责及目的业务权限工作频率工作衡量标准权重执行 (拟制）组织执行(审核）决策(批准)日常周期随机2022/8/20六、任职资格科目编写六、任职资格素质要求 素质名称要求程度人际理解能力四级三级二级一级2、学历、专业、经历和技能要求类别学历专业经历（或经验）知识+技能

25、其它基本条件理想条件注意：本项内容是针对岗位的要求，而非目前任职者本人的情况 任职资格是岗位对任职者在知识、技能、能力及其他方面特质的要求。这部分内容由任职者的直接上级编写。2022/8/20六、任职资格科目编写（续1）任职资格：素质要求素质是指通过一个人的行动，以及其种种努力行为，最终能够达成企业期望结果的一种本领。1领导能力2影响力3计划能力4决策能力5创新能力6组织协调能力7沟通能力8执行能力9分析判断能力10人际交往能力11应变能力12团队合作能力13责任心14积极主动15耐心细致16逻辑思维17正直诚实18协作性19客户意识20质量意识21安全意识22自信心请选择该岗位做出优秀业绩所

26、需要3-5项素质要求2022/8/20六、任职资格科目编写（续2）、学历要求包括国家教育主管部门认可的同等学历：为该岗位最低学历要求；初中 高中 高职或中专 大专 本科 研究生 博士、专业要求岗位最适合专业是： ；岗位可接受专业有： 。专业名称要求按国家统一规范的专业名称填写。、工作经历（经验）工作经历（经验）是胜任本岗位的工作应至少具备的工作经验、本行业工作经验、本岗位工作经验要求：编写形式： （ ）年工作经验；（ ）年本行业工作经验；（ ）年本岗位工作经验。A、不要求 B、半年及以内 C、半年到二年 D、二年到五年 E、五年到八年 F、八年到十二年 G、十二到十六年 H、十六年以上学历、专

27、业、经历和技能要求编写： 2022/8/20六、任职资格科目编写（续3）、知识+技能知识部分知识：本岗位工作要求必须掌握的知识。填写格式：动词知识内容。动词可根据程度不同选用“精通、掌握、理解、熟悉、了解”例如：“精通市场营销知识，掌握市场调查、市场预测和财务会计方面的知识，了解质量管 理、法律、金融证券等方面的知识”知识内容的编写可参考下表：知识内容举例（包括但不限于）营销：市场营销、客户关系管理、营销心理学、公共关系学、品牌管理、营销渠道管理、价格管理、销售预 测、市场调查、市场策划、品牌管理财务：会计学、审计学、统计学、财务管理、会计电算化、管理会计、成本会计、金融证券法律：公司法、合同

28、法、劳动法、税法、会计法、专利法、安全生产法、产品质量法、环保法、计量法生产管理：生产计划、生产调度、生产安全、现场管理、生产工艺管理、生产成本控制、工艺设备管理、供应链管理质量管理：ISO9000标准、质量管理体系、全面质量管理、概率论与数理统计、计量与检验人力资源管理：人力资源规划、绩效管理、薪酬管理、培训管理、职业生涯规划、招聘2022/8/20六、任职资格科目编写（续4）、知识+技能技能部分 技能：本岗位工作要求必须掌握的技能。填写格式：动词技能内容。动词可根据程度不同选用“熟练掌握/使用”、“初步具备”（包括但不限于） 例如：“熟练掌握网络故障诊断与排除技能”、“初步具备品牌策略策划

29、与实施能力”技能的编写可参考下表：业务技能举例（包括但不限于）营销活动策划、流程设计与策划、调查结果分析与总结、品牌策略策划与实施、数据统计分析技术、网络故障诊断与排除技能、网络运行监测与分析能力、应急状况处理与控制能力、工程管理技能、网络规划应用能力、计算机数据库软件操作与维护技术、办公软件使用技能、会计电算化软件使用技能、专业软件能力开发技能、公文写作技能、英语听说读写技能2022/8/20六、任职资格科目编写（续5）、其它除学历、专业、经历（经验）及知识技能外的其它任职资格要求。2022/8/20六、任职资格科目编写（续6）基本/理想的学历、专业、经历（经验）和知识技能要求：“基本条件”指如果某人再低于这个资格条件时，连录用都困难。“理想条件”指符合公司未来发展要求的状况。2、学历、专业、经历和技能要求：类别学历专业经历（或经验）知识+技能其他特别要求基本条件本科电力类相关专业八年以上工作经验，五年以上电力行业工作经验，三年以上电力运行与维护管理经验1、熟悉热