高职院校档案管理队伍建设若干问题的思考

1、高职院校档案管理队伍建立假设干问题的考虑摘要本文通过对高职院校档案管理队伍的现状分析，讨论目前高职院校档案管理队伍建立存在的问题，提出高职院校加强档案管理队伍建立的根本思路。关键词高职院校；档案管理；队伍建立现阶段，档案管理工作面临着档案信息化资源开发、针对性开展编研工作、个性化信息效劳、资源合理有效利用等课题，而目前高职院校档案管理队伍由于存在人员构造不够合理、缺乏有效的鼓励机制和人员培养制度、未能做到与院校管理队伍有机交融等问题，无法适应这些新课题的要求。高职院校应重视档案管理，建立健全有效的鼓励机制，标准档案管理人员培训，促进档案管理研究，加强档案管理交流沟通，建立一支具有自身特点的专兼

2、结合的院系两级的学习型管理队伍，以适应现阶段对档案管理工作的要求。一、高职院校档案管理队伍现状分析1、人员构造存在“五低一高一差。高职院校由于建校时间较短，档案管理尚处于初级阶段，其档案管理队伍的年龄构造、职称构造、专业构造、学历构造均存在不合理，存在“五低一高一差现象，主要表达在：档案管理梯队尚未形成，缺乏引领院校档案管理与研究的领军人或技术骨干，档案管理专业技术人员比例低，普遍存在职称和学历层次较低，档案专业技能程度较低，档案专业研究程度较低，兼职人员调整变化频率高，队伍稳定性差。2、档案管理队伍与院校管理队伍未能做到有机交融。高职院校的档案管理是为院校管理工作效劳的，是院校管理工作历史的

3、记录，档案管理与院校管理是息息相关、不可别离的。但目前高职院校往往为搜集档案而抓档案管理，为抓院校管理而无视档案管理，未能做到档案管理队伍与院校管理队伍的有机交融，往往是为应付档案管理而临时组建一支档案管理队伍，未能做到院校管理与档案管理合二为一，无法做到工作的系统化，在管理工作中协同效应不强、凝聚力不够。3、缺乏对档案管理人员有效的鼓励和培养机制。高职院校的档案管理往往被视为非技术性工作，专职档案管理人员由于其工作不被重视，长期充当院校管理中的配角，经常还兼做档案管理外的一些杂事，感到工作枯燥乏味，思想压抑，其专业才能得不到充分发挥，因此缺乏工作激情；档案管理人员被视为普通行政后勤人员，他们

4、的工资、福利与其工作业绩联络少，个人利益与其专业奉献没有直接挂钩，不能表达其价值，无法起到鼓励作用；没有建立起专兼职档案管理人员的职称评聘、评先评优、进修培训、对外交流学习等方面的规章制度，没有在职称、绩效考核等方面制定优惠的政策，兼职档案管理人员认为这一工作可有可无，导致档案管理兼职人员频繁更换，档案管理队伍的稳定性得不到保障。二、高职院校加强档案管理队伍建立的根本思路1、重视档案管理工作，坚持抓档案管理“一把手工程重视档案管理工作是做好档案管理工作的前提，高职院校必须在管理队伍建立中坚持专兼结合，抓好档案管理的“一把手工程，努力做到院校管理与档案管理“合二为一，详细如下：其一、坚持专兼结合

5、，做到院校管理与档案管理“合二为一。高职院校档案管理具有双重性，它既要遵循高职教育管理规律，又要符合档案管理标准和业务流程。高职院校的档案管理队伍应该由组织管理人员、档案专业技术人才、兼职管理人员、技术保障人员组成，其中档案管理组织人员是档案工作的组织者和带头人，档案专业技术人员负责把握档案管理及编研的专业技术方向和提供技术支持，兼职管理人员负责各自职责范围内档案的搜集与管理，而档案信息化现代化管理手段的实现与改良需要技术保障人员的现代化技术支撑。由于高职院校工作是围绕培养高技能人才展开的，其档案管理的核心内容是记录高技能人才培养过程的各个细节，故其档案管理队伍的组成应该表达高职教育管理与档案

6、管理的有机交融，应建立起以复合型档案专业技术骨干为带头人、辅以各自管理职责范围内兼职管理人员和技术保障人员的管理队伍，形成一支既懂院校管理又熟悉档案业务的专兼结合的院系两级管理队伍。其二、抓好档案管理“一把手工程，建立健全档案管理队伍。高职院校档案管理工作与院校指导尤其是主要指导的重视息息相关，院校主要指导一定要高度重视档案管理，树立“档案管理程度表达院校管理程度的观念，要优化环境，建章立制，为档案管理队伍建立提供必要的外在条件，要抓好档案管理“一把手工程，坚持部门“一把手负责制，各处室、系部均是档案管理的责任部门，档案管理主管部门“一把手主抓全校档案管理，配置档案专业技术人员，各单位均要“一

7、把手主管，装备档案兼职管理人员，形成院系两级档案管理格局。2、建立有效的鼓励机制，稳定档案管理队伍建立档案管理有效鼓励机制的核心问题是增强档案管理人员工作的主动性、事业心和成就感。鼓励机制的建立必须因地制宜，因人、因事、因时而定：一是要根据不同人的不同需要以及同一人在不同时期的不同需要来建立鼓励机制；二是要根据不同的任务来确立鼓励机制。鼓励机制包括考核、评价、奖励、惩罚等环节，每个环节又可以运用不同手段和方法，相应也会产生不同的效果。鼓励机制要做到物质鼓励和精神鼓励相结合，物质性的鼓励要量化、可操作，要逐渐打破对档案管理人员按级别、工龄等“资历考评、奖励、晋升的方法，将档案管理工作作为院校专业

8、技术管理工作列入绩效考核内容，其考核津贴及其职称晋升与档案管理工作业绩、工作量、工作性质严密结合起来，逐步建立健全对档案管理人员进展“专业业绩考核。如对档案兼职管理者，可根据档案整理与搜集、工作效率、管理手段与技术改良、档案研究成果等各项指标对档案工作人员进展考核，根据考核结果进展考评和奖励，这样就能调动兼职档案管理人员的主动性、积极性，让他们用心用脑，尽职尽责地工作。高职院校要建立档案管理团队岗位职责、职称职务聘任制度，逐渐将档案管理团队的成员转变为档案系列的职称聘任制度，鼓励管理团队的专业化、职业化方向开展。同时重视对档案管理软硬件建立，要对档案管理队伍实行优惠政策，改善档案工作环境，加大

9、对档案工作硬软件设备的投入，加大对档案管理工作的宣传力度，营造档案管理队伍的文化气氛，给档案管理人员以精神上的富足感。3、标准档案管理人员培训，打造学习型管理队伍高职院校档案管理人员应具备以下的素质：良好的效劳意识、无私奉献的敬业精神、全面的档案专业知识和行政管理知识、较强的组织协调才能和计算机应用才能、外语阅读才能、法律知识的运用才能等。尤其是作为档案管理带头人或技术骨干除了具备以上素质外，还要具有较强的创新意识、研究把握最新档案管理与改革方向的才能。为此档案管理人员的继续教育和业务培训是极其重要的。档案管理人员培训做到以下几个方面：一是转变思想观念。要通过培训端正档案管理人员的心态，树立效

10、劳第一、效劳荣耀、效劳自豪的观念，促进档案管理人员树立强烈的责任心、良好的工作心态、较强的奉献精神；二是进步综合素质。要通过培训培养档案管理人员一定的组织协调才能、口头表达才能和文字组织才能；三是组织业务培训，要进展管理学专业知识培训和档案管理动态、档案政策等专业方面的培训与学习，增强档案管理者现代管理意识和竞争创新意识。在施行中可以通过请主管部门指导或专家来校做有关档案政策、管理知识、法律学、公共关系学等方面的报告或讲座的“请进来的培训形式，或通过轮流让管理人员去听课或集体研讨、派往外校学习深造、攻读学位等“走出去的培训学习形式，将档案管理队伍打造成一个学习型团队。4、推动档案管理研究，创新

11、档案管理高职院校档案管理在管理手段、管理形式、合理资源利用、工作运行机制等方面值得讨论与研究，档案管理也必定会随着科学技术飞速开展而不断开展，必定会不断出现许多新问题、新课题，要逐步将档案管理由过去视为“经历管理转变为“科学管理，做到集中管理与分散管理相结合、柔性管理与刚性管理相结合、现代管理与传统管理相结合。可以通过设立专项研究基金去讨论、去研究，丰富、开展、创新档案管理，奖励档案管理研究工作中有突出奉献和优秀成果的工作人员。高职院校应该重视以档案管理研究工程来推动档案管理工作人员业务才能和队伍整体程度的进步，以便创新档案管理。5、顺畅档案管理交流与沟通渠道，构建和谐档案管理团队气氛交流与沟

12、通是理解的前提，理解是支持的基矗通畅的交流与沟通渠道，是建立互相理解、互相支持的良好气氛的根底，是创立管理团队文化的重要组成部分，也是档案管理人员锻炼才能、进步业务的关键环节。高职院校档案管理交流与沟通渠道包括院内档案管理人员间、院内档案管理人员与其他管理人员、院内档案管理部门与上级档案主管部门间、高职院校档案管理人员间、高职院校档案管理人员与其他高校间的交流与沟通等几个层面。档案管理人员应充分理解、掌握学校最新的档案管理和研究进展，也要熟悉国家和地方的科技政策与信息，充分发挥这些信息优势，在管理中一方面要主动地向主管部门指导汇报并争取支持；另一方面及时地将主管部门的意见反响给各部门档案管理人员，帮助他们对档案管理工作做相应的调整或改良。只有建立起通畅的横向和纵向交流和沟通渠道，才能充分发挥档案管理者的枢纽作用、桥梁作用，才能使互相间形成互相沟通、彼此理解、互相支持的良好场面，从而真正到达优势互补、资源整合、力量倍增，促进档案管理工作开展。这样的档案管理就不仅仅是一种效劳，而