从一起行政复议案件看未开放档案利用工作的法规制度建设

1、从一起行政复议案件看未开放档案利用工作的法规制度建立摘要:本文以一起行政复议案件为例,通过分析档案馆和行政复议机关对案件的看法,指出了档案部门应该用依法行政的要求审视未开放档案的利用工作,为此作者建议从以下四个方面加强未开放档案利用工作的法规制度建立。一是依法区分档案行政审批职能;二是加强利用环节法规制度建立;三是梳理特殊档案查阅限制规定;四是强化查档身份审查追溯管理。关键词:未开放档案档案利用法规制度建立案情简介2022年11月某日,某律师事务所一律师持律师执业证、原告代理人的受权委托书及某法院的受理案件通知书来到某档案馆,要求查阅其代理的经济纠纷案件中的被告当事人的婚姻登记档案。因涉及第三

2、人隐私,未提供该法院开具的有明确调查内容的协助调查函或调查令,接待人员回绝了其查档要求。该律师对相关解释不认同,坚持认为受理案件通知书就是?婚姻登记档案管理方法?第十五条第四项规定的律师及其他诉讼代理人在诉讼过程中,持受理案件的法院出具的证明材料及本人有效证件可以查阅与诉讼有关的婚姻登记档案中所称的“证明材料。次日,遂向区政府法制办提起行政复议,后由于其他原因该申请人以“民事诉讼案情开展需要为由主动撤回申请,该案件因此而终止,是北京市首个提起档案行政复议的案件。点评分析该档案馆认为,该案件中档案馆未允许申请人查阅未开放档案根据充分。?中华人民共和国档案法?(以下简称?档案法?)第八条规定,地方

3、各级各类档案馆,是集中管理档案的文化事业机构,负责接收、搜集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。?中华人民共和国档案法施行方法?(以下简称?施行方法?)第二十二条第四款、?北京市施行中华人民共和国档案法方法?(以下简称?北京市施行档案法方法?)第二十七条第一款规定,机关、团体、企业事业单位和其他组织以及中国公民利用档案馆保存的未开放的档案,须经保存该档案的档案馆同意,必要时还须经有关的档案行政管理部门审查同意。该案件中,申请人要求查阅其所代理的经济纠纷案件中对方当事人与第三方的婚姻登记档案,涉及公民个人隐私,根据?施行方法?第二十条第一款第二项和?各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用

4、范围的暂行规定?第七条第十六项的规定,形成未满30年(便形成满30年),因涉及个人隐私,属于未开放档案。根据?最高人民法院关于民事诉讼证据的假设干规定?第十七条第二项中,涉及个人隐私的材料,当事人及其诉讼代理人可以申请人民法院调查搜集证据的规定,以及?婚姻登记档案管理方法?第十五条第四项的规定,档案馆只向持单位介绍信的人民法院工作人员,或持法院的协助调查函、调查令的委托人、诉讼代理人提供所要查阅的婚姻登记档案信息。因此,档案馆未允许申请人查阅婚姻登记档案根据充分。该区政府法制办在该行政复议案件立案过程中认为:接待人员在办理查阅未开放档案的利用过程中,应留取或复印相关证件、证明等证据材料;对法规

5、规章条款内涵不清楚的,不应以本机关的理解做出规定,应提请制发机关做出书面解释,在执行时根据更为充分。该档案馆已经就律师争议的“证明材料的内涵,提请?婚姻登记档案管理方法?的制发机关民政部做出解释。案件启示与对策该行政复议案件对档案部门今后如何依法行政、依法利用档案具有导向和警示作用。通过办理该案件,笔者认为应该用依法行政的要求来审视区县级档案馆未开放档案的利用工作。2022年以来,北京市各级档案行政管理部门以法律为履行职责的根据,梳理、确认和公示了行政执法职权,在其他档案行政执法职权中确定了“利用档案馆未开放档案的审批类工程。同时,“档案馆未开放档案的利用效劳作为档案馆效劳工程,以受理、审查、

6、审定、告知等为办理程序,同时公布。但档案馆在实际提供利用中,对利用未开放档案的,仅要求利用者填写查档登记表,询问要查阅的档案内容;对涉及个人隐私档案的,只要身份证件、证明材料符合要求的就准予查阅。对不符合要求的,口头答复予以回绝,未按照程序办理。当今,我国处于黄金开展期,各种矛盾日益凸显,利益格局日趋多元化,弱势群体的利益诉求量大面广。档案馆馆藏档案在为弱势群体解决落实政策、经济纠纷、维护权益、遗产继承等关系切身利益的问题中发挥着重要作用。面对来档案馆查档人员因档案当事人身体原因、外出(出境)、故亡等原因委托别人代查、继承人查阅的情况越来越多;面对查档人员收入程度、受教育程度不同、人员素质差异

7、大等情况,如何进一步进步档案利用效劳程度还不完全适应;随着法治建立的不断深化,依法行政的要求不断进步,制订和执行便民、高效的档案利用规章制度还相对滞后;未开放档案、特别是专门档案利用的某些条款规定原那么性多、不详细,有的单位要求出具档案证明的内容多样,法院等单位开具的介绍信、证明格式内容不一。详细利用过程中对相关条款内涵理解不一、相关解释又不及时,导致执行不一等等。为确保档案部门依法行政、依法利用档案,正确作出未开放档案利用的审查批准决定,不致成为行政复议或行政诉讼的“输家,提出如下对策:对策一:依法区分档案行政审批职能近几年,北京市各区县档案馆利用人次逐年攀升,有的档案馆年接待利用者近万人次

8、,其中90%以上是公众个人且几乎都是利用未开放档案。假如全部履行审批手续,工作繁琐且不利于利用。档案行政管理机关应该对“利用档案馆未开放档案审批工程、档案馆效劳工程“档案馆未开放档案的利用效劳中的未开放档案的内容以及利用者身份条件等加以区分,确定哪些实行行政审批固定程序审查同意准予利用;哪些由档案馆实行简易程序,对符合条件的准予利用。如可考虑对公众查阅涉及证明本人学籍学历、工龄、婚姻状况、财产(和本人继承财产)等类未开放档案的利用,实行简化利用程序:填写相关登记表格,接待人员审核,科长(或带班人)批准。而对档案当事人身份为外籍华人的、且查阅利用又涉及个人财产的;查阅?各级国家档案馆馆藏档案解密

9、和划分控制使用范围的暂行规定?第七条规定的控制使用范围以外的特定范围的未开放档案信息的,严格履行申请受理、审查、合法性审查、审核、审定和告知的审批程序。上述程序可以在经办和审批环节的分工上加以区分。如利用接待部门接待人员经办,科长(在人员编制答应的情况下由法规部门)审核,主管指导批准。建立网上和实体的“办事指南、表格下载、填表说明、示范文本使利用者一目了然,对低学历、年龄大、残障人员等实行“全程代理、“一站式效劳,方便利用者。对策二:加强利用环节法规制度建立依法开展档案利用工作,其结果是要靠过程来保证的。应当由国家或省市档案行政管理部门制订利用者身份审查工作规那么、出具档案证明规那么、无档证明办理规那么,作为法规规章或行业规那么予以贯彻执行。由档案馆或同级档案行政管理机关制订查阅未开放档案的规定、查档接待人员行为标准、应对查档利用突发情况应急预案等。将上述制度的制订根据、办理程序和结果对外公布。上述法规制度都应与上位法的规定一致,条款细致,内容详尽,操作性强,确保档案利用始终依法标准运行。详细如下:1.利用者身份审查工作规那么。参照中国公证协会制订?审查自然人身份的指导意见?的做法,制订档案行业?利用者身份审查规那么?。规定利用者提交的证件种类,证件必须是有接待人员可视读的照片、且由户籍管理公安机关或全国性行业核发的居民身份证、工作证、护照、律师证等;建立审查证件