中外理总公司OA系统用户需求说明书V12

1、中国外轮理理货总公司司OA系统统 用户需需求说明书书中远信息科科技有限公公司2007年年3月TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc210132223 1项目概概述 PAGEREF _Toc210132223 h 5 HYPERLINK l _Toc210132224 1.1项项目概述 PAGEREF _Toc210132224 h 5 HYPERLINK l _Toc21001322225 1.2参考资料料 PAGEREF _Toc210132225 h 6 HYPERLINK l _Toc210132226 1.3术术语 PAGEREF _Toc210132226

2、h 6 HYPERLINK l _Toc210132227 2项目背背景 PAGEREF _Toc210132227 h 6 HYPERLINK l _Toc210132228 3现行业业务流程分分析 PAGEREF _Toc210132228 h 6 HYPERLINK l _Toc210132229 4系统详详细需求 PAGEREF _Toc210132229 h 7 HYPERLINK l _Toc210132230 4.1系系统功能组组成 PAGEREF _Toc210132230 h 7 HYPERLINK l _Toc210132231 4.2文文书岗位说说明 PAGEREF _T

3、oc210132231 h 7 HYPERLINK l _Toc210132232 4.3发发文管理需需求说明（党党办需求党委发文文） PAGEREF _Toc210132232 h 7 HYPERLINK l _Toc210132233 4.3.11功能说明明 PAGEREF _Toc210132233 h 7 HYPERLINK l _Toc210132234 4.3.22输入数据据及处理要要求 PAGEREF _Toc210132234 h 8 HYPERLINK l _Toc210132235 4.3.33输出数据据及要求 PAGEREF _Toc210132235 h 8 HYPER

4、LINK l _Toc210132236 4.3.44流程图 PAGEREF _Toc210132236 h 8 HYPERLINK l _Toc210132237 4.3.55流程描述述 PAGEREF _Toc210132237 h 10 HYPERLINK l _Toc210132238 4.3.66数据项描描述 PAGEREF _Toc210132238 h 12 HYPERLINK l _Toc210132239 4.3.77发文稿纸纸界面 PAGEREF _Toc210132239 h 13 HYPERLINK l _Toc210132240 4.4收收文管理需需求说明 PAGER

5、EF _Toc210132240 h 16 HYPERLINK l _Toc210132241 4.4.11功能说明明 PAGEREF _Toc210132241 h 16 HYPERLINK l _Toc210132242 4.4.22输入数据据及处理要要求 PAGEREF _Toc210132242 h 17 HYPERLINK l _Toc210132243 4.4.33输出数据据及要求 PAGEREF _Toc210132243 h 17 HYPERLINK l _Toc210132244 4.4.44流程图 PAGEREF _Toc210132244 h 17 HYPERLINK l

6、 _Toc210132245 4.4.55流程描述述 PAGEREF _Toc210132245 h 19 HYPERLINK l _Toc210132246 4.4.66数据项描描述 PAGEREF _Toc210132246 h 21 HYPERLINK l _Toc210132247 4.4.77表单界面面 PAGEREF _Toc210132247 h 22 HYPERLINK l _Toc210132248 4.5签签报管理需需求说明 PAGEREF _Toc210132248 h 23 HYPERLINK l _Toc210132249 4.5.11功能说明明 PAGEREF _T

7、oc210132249 h 23 HYPERLINK l _Toc210132250 4.5.22输入数据据及处理要要求 PAGEREF _Toc210132250 h 23 HYPERLINK l _Toc2101322251 4.5.3输出数据据及要求 PAGEREF _Toc210132251 h 23 HYPERLINK l _Toc210132252 4.5.44流程图 PAGEREF _Toc210132252 h 23 HYPERLINK l _Toc210132253 4.5.55流程描述述 PAGEREF _Toc210132253 h 25 HYPERLINK l _Toc

8、210132254 4.5.66数据项描描述 PAGEREF _Toc210132254 h 26 HYPERLINK l _Toc210132255 4.5.77稿纸界面面 PAGEREF _Toc210132255 h 27 HYPERLINK l _Toc210132256 4.6会会议纪要需需求说明 PAGEREF _Toc210132256 h 28 HYPERLINK l _Toc210132257 4.6.11功能说明明 PAGEREF _Toc210132257 h 28 HYPERLINK l _Toc210132258 4.6.22输入数据据及处理要要求 PAGEREF _

9、Toc210132258 h 28 HYPERLINK l _Toc210132259 4.6.33输出数据据及要求 PAGEREF _Toc210132259 h 28 HYPERLINK l _Toc210132260 4.6.44流程图 PAGEREF _Toc210132260 h 28 HYPERLINK l _Toc210132261 4.6.55流程描述述 PAGEREF _Toc210132261 h 29 HYPERLINK l _Toc210132262 4.6.66数据项描描述 PAGEREF _Toc210132262 h 29 HYPERLINK l _Toc2101

10、32263 4.6.77表单界面面 PAGEREF _Toc210132263 h 29 HYPERLINK l _Toc21011322664 5环境需求求 PAGEREF _Toc210132264 h 30 HYPERLINK l _Toc210132265 5.1硬硬件需求 PAGEREF _Toc210132265 h 30 HYPERLINK l _Toc210132266 5.1.11应用服务务器 PAGEREF _Toc210132266 h 30 HYPERLINK l _Toc210132267 5.1.22客户机 PAGEREF _Toc210132267 h 31 HY

11、PERLINK l _Toc210132268 5.1.33备份服务务器 PAGEREF _Toc210132268 h 31 HYPERLINK l _Toc210132269 5.2软软件需求 PAGEREF _Toc210132269 h 31 HYPERLINK l _Toc210132270 5.2.11应用服务务器 PAGEREF _Toc210132270 h 31 HYPERLINK l _Toc210132271 5.2.22客户机 PAGEREF _Toc210132271 h 31 HYPERLINK l _Toc210132272 5.2.33备份服务务器 PAGERE

12、F _Toc210132272 h 32 HYPERLINK l _Toc210132273 6安全保保密性需求求 PAGEREF _Toc210132273 h 32 HYPERLINK l _Tooc21001322274 7易使用性性需求 PAGEREF _Toc210132274 h 33 HYPERLINK l _Toc210132275 8可维护护性需求 PAGEREF _Toc210132275 h 33文档名称中国外轮理理货总公司司OA系统统用户需求求说明书文档编号OAD-0001-20007编 制 人人景照艳、田田松涛、徐徐永利完成日期2007-03-09审 核 人人审核意见

13、审核日期批 准 人人批准意见批准日期备 注版本修订记记录修 改 人人修改内容概概要（或原原因）修改日期版 本 号号审 核 人人项目概述项目概述系统名称：中国外轮理理货总公司司OA系统统任务提出：中国外轮轮理货总公公司需求综述：通过实施施本系统帮帮助中国外外轮理货总总公司实现现无纸化的的电子文件件审批流程程. 中国外轮轮理货总公公司的OAA系统主体体部分由多多个子系统统组成，包包括公文管管理、日常常办公、信信息广场、财务管理、个人办公公、系统维维护等。各各业务系统统间紧密集集成，形成成一个有机机的整体，不不会出现任任何一个信信息孤岛，可可以满足企企业未来发发展的要求求。项目目标：目前现有的的传统

14、手段段的管理已已经不能满满足中国外外轮理货总总公司日益益发展的办办公需要，而而采用新的的BS版OOA系统的的目标就是是建设一个个功能完善善、设置灵灵活、安全全方便、管管理简单、高质高效效的协同办办公平台系系统。通过过协同办公公平台的建建立，在集集团范围内内提高信息息共享程度度，实现文文件、信息息、会议及及各种审批批业务流的的协同管理理。并通过过引入新的的技术和手手段，提高高系统的安安全性、信信息的及时时性，便于于员工之间间的沟通协协作、文档档及知识的的共享、办办公业务处处理以及企企业文化的的营造。软件开发方方及相关人人员：中远远信息科技技有限公司司参考资料参考资料: 中远远信息科技技有限公司司

15、编编制规范术语OAOffficee Auttomattion,办公自动动化IT-IInforrmatiion TTechnnologgy,信息息技术CDMSCOSSCO DDigittal MManaggemennt Syystemm,中远数数字化管理理平台 项目背景中国外轮理理货总公司司是专门从从事船舶理理货业务的的国有重要要骨干企业业，下辖884家口岸岸公司，日日常管理工工作非常繁繁重，需要要大量的协协同工作解解决日常工工作中的问问题，通过过现有的传传统手段的的管理已经经不能满足足中外理总总公司业务务的快速发发展，传统统的管理模模式逐渐成成为了阻碍碍企业发展展的瓶颈。中国外轮理理货总公司司

16、作为中远远集团的二二级公司，需需要一流的的信息支撑撑平台，利利用成熟的的IT技术术，结合企业的发展展战略，理理顺企业信息流流，充分利利用现代信信息技术，提提高信息利利用效率，提提升企业的核心心竞争力，打打造一流企企业的信息息平台，为为实现更高高的战略目目标提供强强有力的支支持工具。 中远信信息科技有有限公司的的办公自动动化软件产产品易易智办公系系统（CooSharre）采用用先进的技技术和科学学、系统的的设计思想想，不仅能能够对传统统文档数据据进行管理理，而且能能够对图形形、图象、声音等非非结构化数数据进行管管理。同时时，系统在在设计思想想上采用WWWW的技技术，使得得提供给用用户的不仅仅是办

17、公自自动化产品品，更为用用户构筑了了信息网络络/Inttraneet框架。通过本系系统，用户户在实现协协同办公的的同时，既既可以通过过浏览器链链接以前的的已有应用用，充分利利用已有的的投资，也也可以按照照分步实施施、建用结结合的模式式，链接未未来的应用用，以达到到系统扩展展的目的。中国远洋运运输（集团团）总公司司的数字化化管理平台台（简称CCDMS）系系统是基于于易智办公公系统实施施的最经典典范例。现行业务流流程分析目前现有的的传统手段段的管理已已经不能满满足中国外外轮理货总总公司日益益发展的办办公需要，逐渐成为了阻碍企业发展的瓶颈。系统详细需需求系统功能组组成文书岗位说说明为方便文件件中转，

18、以以及满足因因公司文书书人员变化化但不能影影响公司文件正正常运转和和查阅的需需求，在中中国外轮理理货总公司司协同办公公平台中，建议设立一个专门的文书帐号：公司文书，用来实现公司级文件的中转。即担当文书岗位的员工有两个帐号，一个是本人的真实身份注册的帐号，一个是使用专门文书帐号，用于处理公司文件的流转等日常文书工作。那么，即使文书岗位的人员有变化，但文书帐号不变，仅改变文书登录密码即可正常使用，不影响文件的运转与处理等。发文管理需需求说明（党党办需求党委发文文）功能说明主要完成发发文所涉及及的一系列列操作：部部门拟稿、部门审签签、领导签签发、文书书印发、归归档等。系系统对发文文的整个流流程进行跟

19、跟踪，详细细记录公文文的当前状状态、发文文审核的过过程和领导导审签，系系统还提供供强大的痕痕迹保留功功能。在保保证安全权权限的前提提下，允许许对公文进进行各种形形式的查询询(如：按按日期、按按类型、按按拟稿单位位)，根据据实际情况况，管理员员可以对公公文进行手手工干预，跳跳转、调整整流程流向向和处理人人，以便公公文得到及及时、正确确的处理。文件签发发后，再逐逐级返回至至公文存档档人员进行行归档操作作，可根据据流程定制制，自动或或手动转到到档案库中中，以便进进行档案管管理。所包含的发发文文种有有：公司发发文（行政政发文）、党委发文文。包含的发函函类型有：函。其中公司发发文和函共共用一个表表单和流

20、程程。党委发文表表单同公司司发文，由由于党委发发文是党办办核稿、套套红归档，党党委发文流流程独立创创建。发文的领导导核批意见见按照时间间倒序排列列。发文类的公公文可以按按照主办部门、文号、时间间范围等字字段进行查查询。办公室李主主任提供了了贵司电子子档发文稿稿纸，详见见4.377发文稿纸纸界面，经经过和贵司司沟通，同同意OA系系统中发文文、发函表表单设计界界面根据实实际需要进进行格式调调整，在文文件签发后后打印时的的格式要按按照4.337发文稿稿纸界面格格式进行输输出。输入数据及及处理要求求见本节流程程描述。输出数据及及要求发文在流转转结束后有有3种可能能输出结果果:文件流转结结束1年后归入文

21、档档管理数据据库，并从从应用数据据库删除，同同时删除相相关的待阅阅和待办文文件。如果发文最最后需要发发送到内部部单位,则则可通过OOA系统中中发送待阅阅（发送文文件链接形形式）通知知收件人。如果发文最最后需要发发送到外部部单位,则则可通过直直接打印出出套好红的的发文文件件,而后以以纸质方式式送交有关关单位。流程图公司发文流流程图：函流程图：详见公司司发文流程程图。党委发文流流程流程描述公司发文、函流程权限和操作作拟稿起草发文；填写相关关文件要素素；可以将将发文传递递给部门领领导审核，若若是由部门门领导起草草文件，直直接送分管管公司审批或送会会签部门。需要输入的的内容：标标题、缓急急程度、密密级

22、、正文文、附件、主送对象象、抄送对对象、内部部送达人员员、印数、备注等等信息。在在登记内容容中标题为为必填项目目。选择会签部部门和分管管领导，确定会签部部门、主管管领导审批批人员。部门领导审审核分两种情况况：（1）审核核发文，选选择主管公公司领导、选择会签签部门，然后将发发文送交给给办公室核核稿；也可可以将文件件打回给拟拟稿人。（2）审核核发文，选选择主管公公司领导、选择会签签部门，如如需会签，然然后将发文文送交给会会签部门领领导审批，会会签部门领领导审批顺顺序将按照照选择顺序序进行流转转；也可以以将文件打打回给拟稿稿人。会签部门领领导会签部门领领导办理完完毕后返回给会签签发起人；或者直接接送

23、交给下下一个会签签部门领导导，由最后后一个会签签部门领导导返回给会会签发起人人。办公室核稿稿核稿后提交交给公司分分管领导审审批。（核稿人人员需要确确定）主管公司领领导审批审批后送总总经理签发发；或者直直接签发文文件，然后后送拟稿人人，由拟稿稿人送交给给档案管理理员编号。公司领导签签发签发文件，然然后交给档档案管理员员编号。然后后送拟稿人人，由拟稿稿人送交给给档案管理理员编号。编号档案管理员员填写文号号，并提交给拟稿人人套红分发发。编号环节办办理人员只只需点击“编号”按钮，系系统自动进进行编号，对对于特殊情情况下对编编号手动干干预的调整整权，将分分配给办公公室李东主主任。拟稿人套红红分发归档校对

24、、整理理版式，生生成红头文文件（CSS客户端生生成）、分发文件件，然后预预归档，流流程结束。 分发时可以以按部门/人人员/群组组选择分发范围。注：除公司司发文外函函的流程节节点说明同同公司发文文的流程描描述。党委发文流流程描述：流程权限和操作作党办拟稿起草发文；填写相关关文件要素素；可以将将发文传递递给部门领领导审核，若若是由部门门领导起草草文件，直直接送分管管公司审批批或送会签签部门。需要输入的的内容：标标题、缓急急程度、密密级、正文文、附件、主送对象象、抄送对对象、内部部送达人员员、印数、备注等信信息。在登登记内容中中标题为必必填项目。仅限于党办办起草。选择会签部部门、主管管公司领导导。部

25、门领导审审核分两种情况况：（1）审核核发文，选选择主管公公司领导、选择会签签部门，然然后将发文文送交给办办公室核稿稿；也可以以将文件打打回给拟稿稿人。（2）审核核发文，选选择主管公公司领导、选择会签签部门，如如需会签，然然后将发文文送交给会会签部门领领导审批，会会签部门领领导审批顺顺序将按照照选择顺序序进行流转转；也可以以将文件打打回给拟稿稿人。会签部门领领导会签部门领领导办理完完毕后返回回给会签发发起人；或或者直接送送交给下一一个会签部部门领导，由由最后一个个会签部门门领导返回回给会签发发起人。党办核稿党办核稿后后提交给公公司分管领领导审批。（核稿人人员需要确确定）主管公司领领导审批张书记审

26、批批后送总经经理签发；或者直接接签发文件件，然后交交给档案管管理员编号号。公司领导签签发卢总签发文文件，然后后交给档案案管理员编编号。也可可以退回拟拟稿部门领领导，由部部门领导返返回拟稿人人。编号档案管理员员填写文号号，并提交交给拟稿人人套红分发发。编号环节办办理人员只只需点击“编号”按钮，系系统自动进进行编号，对对于特殊情情况下对编编号手动干干预的调整整权，将分分配给办公公室李东主主任。党办套红分分发归档党办校对、整理版式式，生成红红头文件（CCS客户端端生成）、分发文件件，然后预预归档，流流程结束。 分发时可以以按部门/人员/群群组选择分分发范围。数据项描述述表单由如下下基本数据据项构成：

27、数据项功 能 和和 概 述抬头起草时默认认为“中国外轮轮理货总公公司发文稿稿纸”。当前状态记录文件当当前的处理理人和状态态。文件编号用户通过操操作按钮编编辑输入，编编号采用同同一文种内内所有部门门共同使用用的大流水水方式 。公司领导签签发意见总经理签发发意见。主管公司领领导意见主管公司领领导审批意意见。文件标题发文的标题题。密级用户可选择择，起草时时默认为空空，列表为为秘密、机机密。急缓用户可选择择，起草时时默认为空空，列表为为急和特急急。电话拟稿人电话话。主办部门拟稿单位名名称。拟稿人拟稿人姓名名。部门经理会会签会签部门的的部门经理理意见。主办部门经经理审核主办部门经经理审核意意见。核稿办公

28、室核稿稿意见。主送主送单位抄送抄送单位内部送达内部送达人人员，通过过分发的方方式发送电电子文件链链接，拟稿稿人填写，办公室核稿人（公司文书角色）可以调整。附件随文发附件件名称。印数文件打印份份数。主题词发文文件的的主题词打印印制人签名名校对校对人签名名备注主管公司领领导拟稿人选择择，部门经经理可以修修改会签部门拟稿人选择择，部门经经理可以修修改注：因贵司司未提供发发函稿纸界界面，除公公司发文外外的函，数数据项以公公司发文为为基准，根根据具体需需要作适当当调整。发文稿纸界界面公司发文稿稿纸：中国外轮理理货总公司司发文稿纸纸中理 字字 号(封发日期期 年 月 日)缓急急 密密级公司领导签签发： 分

29、管领导意意见：部门经理会会签：主办部门：拟稿人：电 话：主办部门经理审核：核 稿：印 数：打 印： 校 对：主送：抄送：附件：主题词：标 题：内文（仿宋宋3号）正文： HYPERLINK 6/BSOA/FILESEND.NSF/0/C6F0D323CE9D8C4D48257050000A7A50/$File/1122861346734.doc 附件：上传删除流程设置主管公司领领导：会签部门：注：函稿纸纸同公司发发文稿纸。公司发文稿稿纸：中国外轮理理货总公司司党委发文稿稿纸中理 字字 号(封发日期期 年 月 日)缓急急 密密级公司领导签签发： 分管领导意意见：部门领导会会签：主办部门：拟稿人：电

30、 话：主办部门领导审核：核 稿：印 数：打 印： 校 对：主送：抄送：附件：主题词：标 题：内文（仿宋宋3号）正文： HYPERLINK 6/BSOA/FILESEND.NSF/0/C6F0D323CE9D8C4D48257050000A7A50/$File/1122861346734.doc 附件：上传删除流程设置主管公司领领导：会签部门：收文管理需需求说明目前办公室室收到的来来文分三种种类型：（1）、通通过3111网收到的的上级来文文，包括涉涉密文、非非涉密公文文，其中大大部分是非非涉密公文文。（2）通过过vpn访访问中国远远洋运输集集团总公司司OA系统统，在集团团总公司OOA系统中中注册

31、的中中外理文书书帐号，用用此用户身身份接收集集团总公司司来文，打打印出纸质质文件进行行阅、示、办。（3）、接接收来自中中办、国办办下发的公公文。对于收到的的涉密公文文，根据贵贵司意见，不不在OA系系统中进行行阅、示、办，仍按按原处理方方式进行处处理。功能说明可以实现收收文的流转转全过程，流流转的环节节和权限控控制可以在在定义流程程时灵活设设定；其他他功能和发发文管理类类似。所包含的收收文文种有有：公司收收文、党委委收文。党委收文表表单和公司司收文共用用一个表单单。通过公文接接口接收中中远集团来来文。公司文书进进行来文起草，将中远集团团来文、3311网收收到的上级级来文、来来自中办、国办下发发的

32、公文进进行登记，收文起草权限仅限于公司文书。公司文书根根据办公室室主任的拟拟办意见，确定选择来文处理：阅知、阅办、领导批示。阅知：根据据拟办意见见，公司文文书选择阅阅知人员，送送交阅知人人员办理。阅办：根据据拟办意见见，公司文文书选择阅阅办部门，送交交阅办部门门人员办理理。领导批示：根据拟办办意见，公公司文书选选择批示领导，送交交公司领导导批示。对于需要阅阅办的文件件，主办部部门只有一一个，可能能有多个协协办部门，每个承办部门办完后交给公司文书，再选择下一个部门办理，串行处理。收文分为限限办、急办办（立即就就办理），期限分限限期、不限限期。系统提供催催办功能，收文处理理单提供催催办时间字字段，

33、公司司文书根据据拟办意见见设定催办时间，到到期前三天，自动动提示。根据重要等等级，待办办有颜色提提示。如果果是急办事事宜，待办办中显示红红色。收文类的公公文可以按按照部门、时间范围围进行查询询。输入数据及及处理要求求见本节流程程描述和数数据项描述述。输出数据及及要求收文在流转转结束后同同样在收文文数据库中中保留为期期一年的备份，同同时发送一一份拷贝到到文档管理数数据库。流程图公司收文流流程：党委收文流流程：流程描述公司收文流流程：流程权限和操作作登记文件公司文书根根据接收的的收文内容容，起草收收文办理单单；填写相相关文件要要素；然后后将文件送送办公室主主任拟办。办公室拟办办办公室主任任填写拟办

34、办意见后，将将文件返回回给公司文文书处理。可以选择办办理部门、批示领导导。公司文书根据拟办意意见，确定定来文处理理：阅知、阅办、领领导批示。阅知：根据据拟办意见见，公司文文书选择阅阅知人员，送送交阅知人人员办理。阅办：根据据拟办意见见，公司文文书选择阅阅办部门，送送交阅办部部门人员办办理。领导批示：根据拟办办意见，公公司文书选选择批示领领导，送交交公司领导导批示。根据拟办意意见可以选选择办理部部门、批示示领导。对于需要阅阅办的文件件，主办部部门只有一一个，可能能有多个协协办部门，每个承办部门办完后交给公司文书，再选择下一个部门办理，串行处理；也可以按照选择顺序进行办理。 根根据情况，每每个批示

35、领领导审批完完后通过公公司文书送送交下一个个领导批示示，也可以以按照选择择顺序进行行流转批示示。领导批示批示领导意意见。办理部门办理部门意意见。公司文书根据文件流流转情况，将将文件送交交办理部门门领导或送送公司领导导批示。承办结果、分发公司文书根根据承办情情况填写办办理结果；选择分发发范围进行行分发。预归档承办部门归归档，结束束流程。党委收文流流程：流程权限和操作作登记文件公司文书根根据接收的的收文内容容，起草收收文办理单单；填写相相关文件要要素；然后后将文件送送办公室主任任拟办。党办拟办党办主任填填写拟办意意见后，将将文件返回回给公司文文书处理。可以选择办办理部门、批示领导导。公司文书根据拟

36、办意意见，确定定来文处理理：阅知、阅办、领领导批示。阅知：根据据拟办意见见，公司文文书选择阅阅知人员，送送交阅知人人员办理。阅办：根据据拟办意见见，公司文文书选择阅阅办部门，送送交阅办部部门人员办办理。领导批示：根据拟办办意见，公公司文书选选择批示领领导，送交交公司领导导批示。根据拟办意意见可以选选择办理部部门、批示示领导。对于需要阅阅办的文件件，主办部部门只有一一个，可能能有多个协协办部门，每个承办部门办完后交给公司文书，再选择下一个部门办理，串行处理；也可以按照选择顺序进行办理。 根根据情况，每每个批示领领导审批完完后通过公公司文书送送交下一个个领导批示示，也可以以按照选择择顺序进行行流转

37、批示示。领导批示批示领导意意见。办理部门办理部门意意见。公司文书根据文件流流转情况，将将文件送交办理部门领导或送公司领导批批示。承办结果、分发公司文书根根据承办情情况填写办办理结果；选择分发发范围进行行分发。预归档承办部门归归档，结束束流程。数据项描述述表单由如下下基本数据据项构成：数据项功 能 和和 概 述抬头默认“收文文处理单”来文单位来文单位文件发号来文编号来文时间来文时间文件标题收文标题收文日期文件的登记记日期文件收号文件的收文文编号密级用户可选择择，起草时时默认为空空，列表为为秘密、机机密急缓用户可选择择，起草时时默认为空空，列表为为急和特急急拟办要求办公室主任任拟办意见见。各部门处

38、理理意见和结结果办理部门意意见和办理理结果。领导批示公司领导批批示意见。备注备注文件类型阅办、阅知知、批示。批示领导选择需批示示的公司领领导。办理部门选择办理部部门。表单界面文 件 传传 阅 处处 理 单单文件发号： 号 文文件收号：文件标题拟办要求领导、部门门签字：阅办办人/日期期领导批示总经理党委书记副总经理副书记总会计师办公室经营发展部部业务部财务会计部部人力资源部部党办 审计计部督办期号 呈送时时间办理结果要求 督督办文件须须按限期完成；阅办文件件阅后，请请及时退回回。附件：上传删除流程设置批示领导：办理部门：注：党委收收文表单和和公司收文文共用一个个表单。签报管理需需求说明功能说明完

39、成签报的的拟稿、审审核、批示示和归档等等一系列符符合公文处处理流程的的操作，可可实现签报报流转过程程的跟踪，具具有严格的的权限管理理。签报运运转完成后后，以部门门为单位进进行归档，以以便进行管管理。系统在显示示意见时只只显示意见见不为空的的意见条目目。稿纸中的编编号指档案案管理员编编号，各部部门不再单单独编号。签报的文件件可以按照照部门、时时间范围等等字段进行行查询。输入数据及及处理要求求见本节流程程描述。输出数据及及要求签报在流转转结束后到到承办人归归档。流程图签报流程图图：流程描述签报审批流流程描述：流程权限和操作作拟稿起草文件；填写相关关文件要素素；可以将将文件传递递给部门经经理审核，若

40、若是由部门门经理起草草文件，直直接送分主主管公司领领导审批或或送会签部部门。选择会签部部门和分管管领导。部门领导审审核分两种情况况：（1）审核核发文，选选择主管公公司领导、选择会签签部门，然然后将发文文送交给主主管公司领领导审批；也可以将将文件打回回给拟稿人人。（2）审核核发文，选选择主管公公司领导、选择会签签部门，如如需会签，然然后将发文文送交给会会签部门领领导审批，会会签部门领领导审批顺顺序将按照照选择顺序序进行流转转；也可以以将文件打打回给拟稿稿人。会签部门领领导会签部门领领导办理完完毕后返回回给会签发发起人；或或者直接送送交给下一一个会签部部门领导，由由最后一个个会签部门门领导返回回给

41、会签发发起人。分管公司领领导审批审批后送总总经理签发发；或者直直接签发文文件，然后后交给档案案管理员编编号。总经理签发发签发文件，然然后交给档档案管理员员编号。编号档案管理员员填写文号号，并提交交给承办人人分发归档档。编号环节办办理人员只只需点击“编号”按钮，系系统自动进进行编号，对对于特殊情情况下对编编号手动干干预的调整整权，将分分配给办公公室李东主主任。拟稿人套红红分发归档档校对、整理理版式、分分发文件，然然后预归档档，流程结结束。 分发时可以以按部门/人员/群群组选择分分发范围。数据项描述述签报数据项项：表单由如下下基本数据据项构成：数据项功 能 和和 概 述抬头起草时默认认为“中国外轮

42、轮理货总公公司签报用用纸”。当前状态记录文件当当前的处理理人和状态态。文件编号用户通过操操作按钮编编辑输入，编编号采用同同一文种内内所有部门门共同使用用的大流水水方式 。总经理批示示总经理批示示意见。主管公司领领导意见主管公司领领导审批意意见。文件标题发文的标题题。主办部门拟稿单位名名称。承办人拟稿人姓名名。部门经理承办部门经经理审批意意见。部门会签会签部门的的部门经理理意见。主送主送单位抄送抄送单位内部送达内部送达人人员，通过过分发的方方式发送电电子文件链链接，拟稿稿人拟稿时时可以选择择分发范围围，部门经经理、档案案管理员可可以调整。附件随文发附件件名称。备注主管公司领领导拟稿人选择择，部门

43、经经理可以修修改会签部门拟稿人选择择，部门经经理可以修修改稿纸界面中国外轮理理货总公司司签报用纸纸中理 字字20007 号总经理批示示：主管公司领领导意见：部门会签：主办部门：部门经理：承办人：标题： 关关于 的请请示总经理：正文： HYPERLINK 6/BSOA/FILESEND.NSF/0/C6F0D323CE9D8C4D48257050000A7A50/$File/1122861346734.doc 附件：上传删除流程设置主管公司领领导：会签部门：会议纪要需需求说明功能说明在总经理办办公会会议议、党政联联席会议、总经理办办公会扩大大会会议结束后后，记录人人起草的会会议纪要通通过审批，以

44、以公文流转转的形式发发放到各相相关部门以以及与会人人员。会议议纪要在公公司文秘处处进行管理理。办公室主任任有权更改改编号，有有权更改编编号基数。会议纪要类类的文件可可以按照部部门、时间间范围进行行查询。输入数据及及处理要求求见本节流程程描述和数数据项描述述。输出数据及及要求会议纪要在在流转结束束后在会议议纪要数据据库中保留留为期一年年的备份，同同时发送一一份拷贝到到文档管理理数据库。流程图流程描述总经理办公公会会议、党政联席席会议、总总经理办公公会扩大会会会议纪要要流程：流程权限和操作作拟稿起草会议纪纪要单，填填写相关文文件要素，送交给总经理签字。总经理签字字对会议纪要要进行审批批，然后返返回

45、拟稿人。拟稿人发布布套红、打印印、分发、归档。流流程结束数据项描述述表单由如下下基本数据据项构成：抬头用户填写会会议纪要标标题。总经理签字字时间地点经办部门经办人会议议题：文件编号与会人员主持人记录人主送抄送发布范围可以按接收收人员/部部门/群组组进行选择择。备注附件附件名称。表单界面 会会议纪要 总经理签字字：时间：地点：经办部门：经办人：会议议题：文件编号：与会人员：主持人：记录人：主送：抄送：发布范围：(请选择内内部接收人人员或部门门)备注：附件：附件：上传删除环境需求硬件需求应用服务器器CPU：双双Xeonn 3.00G以上内存： 22GB以上上（建议44GB）硬盘： 773G硬盘盘4

46、 /RRAID卡卡网络协议：可支持TTCP/IIP、IPPX/SPPX等多种种通信协议议网卡：10000M网网卡2电源：双电电源服务器需要要提供UPPS电源，能能够提供至至少一小时时的不间断断供电。客户机CPU：IIntell PenntiummIII 600MMHz以上上内存： 2256MBB以上硬盘： 220G以上上空闲硬盘盘空间网络协议：可支持TTCP/IIP、IPPX/SPPX等多种种通信协议议网卡：1000M网卡卡备份服务器器CPU：XXeon 2.0GG以上内存：1GG以上硬盘：733G硬盘4 / RAIDD卡网卡：10000M网网卡2 电源：单电电源服务器需要要提供UPPS电源，能能够提供至至少一小时时的不间断断供电。软件需求应用服务器器操作系统：Winddows22003 Servver中文文版浏览器：IIE6以