商业公文函件管理规定

1、公文函件管理规定第 页 共5页1公文、函件管理公文按机密程度可分为以下几类：a）绝密：极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文书；b）秘密：次重要并且所涉及内容不得向公司内外无关人员泄露的文书；c）机密：指不得向公司以外人员透露内容的文书；d）普通：非机密文件；e）传阅：指在本公司内部传阅或传达的文书。公文种类a）请示：下级向所属上级请求指示，批准事项时使用的呈请性上行文书，请示 必须坚持一文一事的原则。b）报告：是向所属上级汇报工作、反映情况、提出意见或者建议、答复上级的 询问时使用的一种陈述性文书。c）通知：向所属下级布置工作，阐明工作活动的指导原则和方法；还用于传达 上级的决定和指示、布置

2、需要执行或办理的工作事项等。d）函：是平行或不相隶属的机关单位之间互相商洽工作，询问和答复问题，向 有关主管部门请求批准等使用的文书。e）会议纪要：记载会议议定事项和主要精神，要求有关部门和人员遵照执行。公文签发制度下列公文必须经总公司总经理批阅后方可对外发送：a）总公司各部门所有对外正式函件、公文及其他正式文件等，b）以公司名义向集团领导、有关部门等报送的报告、请示等文件；c）所有以总公司名义下发或转发的带有总公司文件文件：d）所有以项目公司名义对外发送的重要文件，项目公司总经理须提前向总公司总经理报告，经过批准后方可对外发送。文件传递规定文件传递应当遵照简便、快捷的原则，尽量减少传递环节，

3、提高工作效率；提倡使用电子传递方式，不需要总公司主管领导签字的文件，一律使用电子 邮件传递，以节省传真费用和纸张。由各公司自行起草并且需要总公司领导及各部门签批的文件，文件页数在5张以下的，可以将整个文件传至行政部或相关部门；文件页数在5张以上的，应当将需要签批的文件页传真至行政部或相关部门，其他文件页通过电子邮件传递，由 行政部或相关部门打印后呈审批人签字。转呈外部公司的信函、文件，可以使用传真。无法使用电子邮件形式传递的文件，可以使用传真。如总公司领导在外地出差，文件急需领导签字的，各公司可以将签批页传至 行政部，其他文件页通过电子邮件发送，由行政部将签批页传真至领导出差地办公 室，并将其

4、他文件页电子邮件传至出差地办公室，由该地办公室打印后呈领导签批。 领导签批后，将签批页传回行政部即可。文件发送确认制度各公司应当将发送的文件分为紧急文件和一般文件。紧急文件应当在发送完毕后立即确认，一般文件在发送完毕后由经手人进行 每日文件发放记录，每日下班前一次性与总公司行政部确认，以减少不必要的长途 电话费用。通过电子邮件形式发送文件，须立即确认以避免文件遗漏。项目公司上报文件的程序要求各项目公司上报文件必须有相关部门负责人及总经理本人签字认可后，可按 公司规定程序办理。所上报文件必须严格按照总公司规定格式填写，如发现漏填、错填，一律重 新上报。紧急程度：总公司行政部制作印章“急件”，对项

5、目公司上报的急须总公司尽 快批复的文件进行盖章，以规范管理。发放公文一律加盖印章。a）附件一公文如有附件，应在正文后注明附件的名称和顺序； b）发文时间一在正文结束之后，注明发文的日期及时间。公文处理必须做到准确、及时、简便。公文由行政部统一收发、传递、用印、立卷、归档。文件处理期限规定资金审批单、公司重大决策急须请示领导的文件及机密文件等，应随到随办, 二十四小时内给予对方答复。一般文件由部门主管根据文件具体情况指定处理期限，一般以文到三日内处 理完毕为原则。来文指定有答复期限者，应尽力于来文所定期限内处理完毕。如不能及时处 理或须做进一步审核者，须与项目公司经办人及时联络，解释原因。计划、

6、规章修订、招投标资料审核、预算审核等特殊文件，部门负责人应斟 酌实际需要分别规定其处理期限。2保密制度各所属公司经营活动中，所有涉及公司商业、技术机密的文件、文稿、收发文 登记本、电报、信函、磁盘、光盘、录音（像）带等，均应纳入保密范围。根据泄密可能给公司造成损害的严重程度，保密级别划分为三级，即：绝密、 机密、秘密。保密范围、保密级别，以及涉密人员范围，集团公司保密级别划分规则中 已做出基本规定，各级公司应遵照执行。在此基础上，各所属公司应根据本公司经 营业务、所处地域、市场竞争及竞争企业等具体情况，进一步细分和完善保密范围 和级别的划分，并在工作记录一览表和归档范围明细中做出具体规定。密级

7、确立、变更及解除各级公司（部门）在日常工作过程中，应根据集团保密级别划分规则确 定经办文件和记录是否涉密文件、保密级别、保密期限。临时产生的文件资料，由产生部门提出定级意见，行政部经理审核、公司领 导签发时确定密级，并在正式文件右上角注明。在执行各级公司管理制度文件产生的记录、报告，涉密部分应根据工作记 录一览表、档案归档范围具体确定密级。在具体确定保密级别时，如该文件包含不同保密级别的内容，或在两个保密 级别之间难以决定时，应确定为较高一级的保密级别。特殊情况下，各公司秘密事项但不能标明密级的，通过口头通知、传达接触 范围内的人员。确定的保密级别和保密期限必须严格遵守，需要变更密级或提前解密

8、的，必 须经过授权人员批准。因工作或环境变化，需要变更密级，由原产生密件部门或行政部经理提出中 请，交公司领导批准变更，或由公司领导直接变更；对尚在保密期的文件事项，因工作或环境变化，需公开但不损害公司利益的， 由原产生密件部门或行政部主任提出申请，交公司领导批准解密，或由公司领导直 接解密。保密期届满，除要求继续保密事项外，自行解密。保密措施各级公司应实行全员保密教育和保密知识系统培训，确保各级员工严格遵循 集团员工保密守则的规定，切实理解和执行集团保密管理制度。各直属管理公司应组织各下属公司，针对本公司实际情况，确定重点保密部 位和保密人员，并针对重点保密部位和保密人员制订相应的控制措施，

9、并予以实施。各级公司形成的重点保密部位（设备）和人员清单，以及相应的保密措施 文件应提交一份至总公司（行政部）备案。各级公司确定的重点保密人员，在正式聘用时必须签订保密协议书。重点保密人员应至少覆盖集团保密级别划分规则列明的保密范围，包括（不限于）：a）公司领导；b）部门经理（副经理）；c）财务人员；d）档案管理人员；e）人事主管；f）行政秘书、文印人员;g）项目发展策划、规划设计、成本管理、营销策划及销售主管人员等。各级公司制订的保密措施应以集团保密措施基本要求为基础，增加范围 和进一步细化，不得制订比集团要求更宽松的规定。应制订的重点保密部位（设备） 的控制措施包括（不限于）：a）档案室（或兼做办公室的区域）；b）财务室；c）文印室；d）电脑、互联网、传真机、打印机、电话等。保密工作监督检查各公司行政部负责本公司保密工作的监督检查，定期监督检查应每季度进行 一次，并