Excel电子表格处理基础

1、第 5.3 Excel 2003电子表格处理基础 9/4/20225.3.1 Excel 2003概述5.3.2 工作表的建立、编辑和格式化5.3.3 数据的图表化5.3.4 数据管理和分析 5.3.5 工作表的打印 本章主要内容本章重点：工作表的建立、编辑和格式化，图表制作，数据管理和分析9/4/2022 5.3.1 电子表格概述Office家族成员之一电子表格软件表格标题数据文字数值自动填充公式函数图表图形对象数据清单排序筛选分类汇总公式自动处理图表直观显示数据管理功能1、Excel2003的功能、保存、启动与退出9/4/2022编辑栏列号名字框行号当前单元格工作表标签工作表区域工作簿65

2、5363256Sheet1!B32、Excel 2003的工作窗口9/4/2022显示和选定单元格、图表项、绘图对象等取消操作确定操作“编辑公式”状态EnterTabEsc或或编辑输入区9/4/2022工作簿是计算和存储数据的文件，其扩展名.xls。新建的第一个工作薄的默认名：book1.xls。每一个工作簿可由一个或多个工作表组成，在默认的情况下是由3个工作表组成的。工作簿工作表一个工作表最多有65 536行、256列。行号：165536 列标：AAAIV 工作表由工作表标签区别，如sheet1、sheet2、Sheet33、电子表格的基本概念9/4/2022 工作表中行和列的交叉部分称为单

3、元格，是存放数据的最小单元。 单元格的地址表示形式： 列标+行号 如： A5、 D8 为了区分不同工作表的单元格，需要在地址前加工作表名称，如Sheet1! B3单元格单元格区域 单元格区域的表示方法为:左上角单元格地址：右下角单元格地址。如：b3:c69/4/20221、工作表的建立（输入计算）输入数据 直接输入 快速输入数据 利用填充柄自动填充数据 从外部导入数据计算数据“记忆式输入”“选择列表输入”5.3.2工作表的建立、编辑和格式化9/4/2022单击单元格，从键盘直接输入数据。输入结束后按ENTER键、Tab键或确认输入，按Esc或取消输入。 用户使用Excel时，可以输入两种类型的

4、数据：常数和公式。常数可以是字符、数字、日期和时间。公式是基于用户输入的值来进行计算的。（1）输入数值型数据 在Microsoft Excel中，数值数据允许包括以下一些字符：0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + （），/ % .E e。 输入数值数据应注意以下几点：直接输入9/4/2022负数的输入可以用“”开始，也可用（）的形式，如 （50）表示50；分数的输入为了与日期相区别，应先输入“0”和空格，如输入0 1/2可得1/2; 当输入的数据（整数）长度超过单元格的列宽或超过11位时，数据将以科学记数形式表示。（7.89E+08）；当科学计数形式仍然超过单元格列宽时，屏幕上会出现“#

5、”，此时只要加大单元格列宽即可。单元格数字设定为两位小数，若输入3位小数，则末位进行四舍五入。(小数点位数的更改:格式/单元格/数值) 注意：Excel计算时，将以输入的数值，而不是以显示的数值为准。数据右对齐。9/4/2022（2）输入日期和时间数据 输入日期采用的形式：“年-月-日”或者“年/月/日” 输入时间采用的形式：时：分：秒(pm/am) 如要输入当天的日期，按“Ctrl”+“；”键； 如要输入当前的时间，按“Ctrl”+shift+“；”键。 数据右对齐9/4/2022（3）输入字符型数据 文本数据可以由字母、数字、汉字、或其它字符组成，在单元格中显示时一律左对齐。注：对于全部由

6、数字组成的文本数据，输入时可以在数字前加一英文单引号（）。一般不建议这样做。应该： 选中行或列“单元格”“数字”“文本”，然后“确定”。 若要输入“=”字符，也要先输入单引号，否则会当作输入公式处理。 如果输入的文字长度超出单元格宽度，若右边单元格无内容，则扩展到右边列，否则截断显示。返回9/4/2022快速输入数据“记忆式”输入“选择列表”输入（仅对文本数据有效）“选择列表”命令，或者按“Alt+”键返回 记忆式输入：是指当输入的字与一列中已输入的内容相匹配时，系统将自动填写其他字符。选择列表输入：Excel自动将本列已输入的内容形成列表，供用户选择输入。9/4/2022a. 自动填充已定义

7、的序列 Excel 2003预先设置了“一、二、”、“星期日、星期一、”、“一月、二月、十二月”、“甲、乙、丙、丁、”等中英文数据序列，将这些序列填充到工作表的操作步骤如下：(工具/选项/自定义序列)将序列中的第一个数据输入活动单元格；在活动单元格右下角总有一个小方块，称“填充柄”。把鼠标指针移到填充柄上，此时，鼠标指针将由空心十字光标变为实心十字光标；按下鼠标左键，将鼠标拖动至结束的单元格。 这时，在起始至结束的单元格内自动填充了数据序列。利用填充柄自动填充数据9/4/2022 b.填充尚未定义但有明显变化规律的序列 ：自动填充相同的值。如：1,1,1、团员,团员,团员。把数字输入第一个活动

8、单元格/拖动“填充柄”到所需位置。注： 若要输入一部分为字符，一部分为数字的序列，如class1,class2,class3 ：直接拖动填充柄，字符数据复制，数字自动增1class1、class1、class1：按ctrl键拖动进行复制。9/4/2022 ： 若需输入等比等差，如：2,4,6,8、2,4,8,16这些有规律的数据，也可采取自动填充功能，操作步骤如下：方法一： 选定2个单元格作为初始区域，输入序列的前面两个数据；选择这两个单元格；用鼠标左键按住第二个单元格的右下角的填充柄,拖动鼠标到结束的单元格。 编辑/填充/序列方法二：按住鼠标右键拖动，到达目的地之后松开鼠标，这时会弹出一个快

9、捷菜单，在菜单中选择等比数列还是等差数列。9/4/2022 c.填充尚未定义又无明显变化规律的序列 若要输入a,b,c,d这样得序列，这时需要通过自定义序列来做： 工具/选项/自定义序列 在输入序列里输入a,b,c,d 拖动填充柄9/4/2022d.用预置小数位数（或尾0）的方法输入数字 工具/选项/编辑/选择小数点的位数 位数0,则设置的是小数点的位数 位数=0，不变 位数0，则设置尾数为0的个数9/4/2022e.同时在多个连续或不连续单元格中输入相同数据 选择需要输入数据的单元格。选择的单元格可以是 连续的，也可以是不连续的； 键入数据； 按Ctrl+Enter键，完成操作。9/4/20

10、22自动填充小结： （1）若起始数据为日期型，则填充的效果是日期按天数递增或递减，如2009-9-14、2009-9-15、2009-9-16； （2）若起始数据为时间型，则填充的效果是单元格的时间型数据按小时数递增或递减，如3:34、4:34、5:34； （3）若起始数据为已定义的“自定义序列”中的数据，则填充的效果是按自定义的特殊序列中的顺序循环填入（有关“自定义序列”后叙）； （4）若起始数据为含有阿拉伯数字的字符型数据，则填充的效果是字符复制，而其中的数字递增或递减，如第1名、第2名、第3名；如abc1、abc2、abc3；再如2df9、2df10、2df11（注：若含有几个被分开的数

11、字，则最右边的数字发生递增或递减）； （5）若起始数据为数值型、逻辑型或其它不含有数字的字符型数据，则填充的效果是复制起始单元格的数据； 返回9/4/2022从外部导入数据选择“数据获取外部数据”命令，可导入其他数据库（如Access、FoxPro、Lotus123等）产生的文件和文本文件。在数据输入过程中，有可能会输入无效数据，因此通常在输入前选择“数据有效性”命令。返回9/4/2022计算数据 P150（1）公式 Excel的公式由运算符、数值、字符串、变量和函数组成。公式必须以等号“=”开始Excel中的运算符：运算符运算功能优先级( )括号1-负号2%算术运算符34*与/5+与-6&文

12、本运算符7=、=、关系运算符89/4/2022引用运算符含 义示 例：区域运算符：包括两个引用在内的所有单元格的引用SUM(A1:A10)，联合操作符：对多个引用合并为一个引用SUM（A2，C4，A10）空格交叉操作符：产生对同时隶属于两个引用的单元格区域的引用SUM（C2：E10 B4：D6）引用运算符：引用运算符可以将单元格区域合并起来进行计算 四类运算符的优先级从高到低依次为：“引用运算符”、“算术运算符”、“文本运算符”、“关系运算符”，当优先级相同时，自左向右进行计算。9/4/2022例：有“学生成绩表.xls”,请计算每位学生的总分 ）自动求和9/4/2022（2）函数是预先定义好

13、的公式，它由函数名、括号及括号内的参数组成。其中参数可以是常量、单元格、单元格区域、公式及其他函数。多个参数之间用“，”分隔。函数输入有两种方法：直接输入法和插入函数法（更为常用）9/4/2022 相对引用。当公式在复制或填入到新位置时，公式不变，单元格地址随着位置的不同而变化，它是Excel 默认的引用方式，如：B1。如：学生成绩表中公式从G3复制到G4中，列号未变，行数加1，所以公式也就从“=D3+E3+F3”变成“=D4+E4+F4”。绝对引用。指公式复制或填入到新位置时，单元格地址保持不变。设置时只需在行号和列号前加“$”符号，如$B$1。混合引用。指在一个单元格地址中，既有相对引用又

14、有绝对引用，如$B1或B$1。$B1是列不变，行变化；B$1是列变化，行不变。（3）公式和函数中单元格的引用9/4/2022(4)几种常用的函数求和函数sum()格式：sum(单元格区域)功能：对指定的单元格或区域进行求和例：求每个学生的总分输入：=sum(e2:g2)或者=sum(e2,f2,g2)求平均值average()格式：average(单元格区域)功能：对指定的单元格或区域进行求平均值例：求每个学生的平均分输入：=average(e2:g2)9/4/2022最大值max()和最小值格式：max(单元格区域) min(单元格区域)功能：对指定的单元格或区域求最大值和最小值例：求每门课

15、程的最高分和最低分输入：=max(e2:e8) =min(e2:e8)9/4/2022条件函数if()格式：if(logical,value_if_true, value_if_false)功能：执行真假值判断，根据对指定条件进行逻辑评价的真假而返回不同的结果。说明：logical:代表逻辑判断表达式 value_if_true:表示当判断条件为逻辑“真”时的显示内容，如果忽略返回“true” value_if_false:表示当判断条件为逻辑“假”时的显示内容，如果忽略返回“false”例：查看学生是否每科都及格,都及格的学生打上“”输入：=IF(AND(e2=60,f2=60,g2=60)

16、,) 9/4/2022条件求和函数sumif()格式：sumif(range,criteria,sum_range)功能：计算机符合指定条件单元格区域里的数值和说明：range：代表条件判断的单元格区域 criteria：是指定表件表达式 sum_range：代表需要计算的数值所在的单元格区域例：求所有“男生”的大学英语成绩和输入：=SUMIF(d2:d8,男,f2:f8)9/4/2022条件统计函数countif()格式：countif(range,criteria)功能：计算某个区域中满足给定条件单元格的数目说明：range：需要统计的单元格区域 criteria：指定的表件表达式例1：计

17、算平均成绩大于等于90分的人数输入:I12=COUNTIF(I2:I8,=90)例2：计算平均成绩大于等于80分的人数输入：I13=COUNTIF(I2:I8,=80)-I12练习：计算平均成绩分别大于70分和60分的人数9/4/2022排名函数rank()格式：rank(number,ref,order)功能：返回指定数字在一列数字中的排位说明：number：需要排序的数值 ref：排序数值所处的单元格区域(取绝对地址) order：排序方式参数(如果是“0”值或者忽略，则按降序排名；如果是非“0”值，则按升序排名)例：给学生排名输入：=RANK(I2,$I$2:$I$8,0)9/4/202

18、2工作表的选定操作如下表：选取范围 方法单元格鼠标单击或按方向键多个连续单元格从选择区域左上角拖曳至右下角；单击选择区域左上角单元格，按住Shift键，单击选择区域右下角单元格多个不连续单元格按住Ctrl键的同时，用鼠标作单元格选择或区域选择整行或整列单击工作表相应的行号和列号相邻行或列鼠标拖曳行号或列号整个表格单击工作表左上角行列交叉的按钮；选择“编辑/全选”命令；按快捷键Ctrl+A单个工作表单击工作表标签连续多个工作表单击第一个工作表标签，然后按住Shift键，单击所要选择的最后一个工作表标签2、工作表的编辑：先选定后执行9/4/2022单元格数据的编辑单元格内容的清除和删除、移动(本工

19、作表和其他工作表)和复制工作表的编辑工作表的插入、移动、复制（建立副本）、删除、重命名，隐藏和恢复，保护，设定工作表默认个数等9/4/2022 3、工作表的格式化 单元格格式化设置单元格中数据的类型（小数点的位数、日期数据的格式）数据的对齐方式、合并单元格、文字的方向边框和底纹 工作表格式化 调整列宽和行高 自动套用格式 使用条件格式（见下页）9/4/2022条件格式对学生成绩表完成进一步的格式化操作：设置标题行高为27,姓名列宽10,其它列宽为最合适的列宽；将不及格的成绩设置成红色、加粗倾斜、浅灰色底纹，90分以上的成绩设置成蓝色，加双下划线。 9/4/20225.3.3 图表制作 创建图表

20、（可通过“插入/图表”命令或单击“常用”工具栏中的 按钮，利用图表向导来创建图表） 编辑图表 调整图表的位置和大小 更改图表的类型 添加和删除数据 修改图表项 修改背景墙 对坐标轴的图案、刻度、字体、数字和文字对齐方式的设置9/4/2022图表组成9/4/2022图表制作根据学生成绩表中姓名、各科成绩产生一个簇状柱形图 9/4/20225.3.4数据管理和分析数据清单，又称为数据列表。是Excel工作表中单元格构成的矩形区域，即一张二维表。它与工作表的不同之处在于：数据清单中的每一行称为记录，每一列称为字段，第一行为表头数据清单中不允许有空行或空列；不能有数据完全相同的两行记录；字段名必须唯一

21、，每一字段的数据类型必须相同；1、建立数据清单在学生成绩表中，如果数据行较多，查看、修改、更新某学生的数据。要找到某数据行就有难度了。但记录单提供了这类操作的方便！9/4/2022（1）使用记录单修改、删除或增加记录 “删除”将删除工作中与记录单内容相对应的数据行“上一条”、“下一条”可进行逐行数据查看。选择“数据”|“记录单”菜单命令，Excel就会显示工作表的记录单！“新建”可在数据表最后一行的下面添加一行9/4/2022（2）用数据单进行条件查询 单击记录单中的“条件”就能进行条件查询！条件！查看姓王的学生查找系别为自动控制数学大于或等于90分的学生9/4/20222、数据排序作用：以便

22、于比较、查找、分类简单排序（1个关键字）单击、按钮或 “数据/排序”命令 复杂排序（两个以上）“数据/排序”命令 “排序”对话框对学生成绩表排序，首先按男女生排列，然后按“总分”降序排列，总分相同时再按“计算机”成绩降序排列。 9/4/20223、数据筛选（1）概念数据筛选就是将数据表中所有不满足条件的记录行暂时隐藏起来，只显示那些满足条件的数据行 。（2）Excel的数据筛选方式自动筛选 (数据|筛选|自动筛选）高级筛选 （数据|筛选|高级筛选）9/4/2022自动筛选 筛选学生成绩表中数学系计算机成绩在8090分（包括80和90分）之间的所有记录。 9/4/2022高级筛选 要筛选出数学系总分200且计算机成绩80或自动控制系总分200的所有记录9/4/2022分类汇总 是对数据清单按某个字段进行分类，将字段值相同的连续记录作为一类，进行求和、平均、计数等汇总运算。分为： 简单汇总（指对数据清单的某个字段仅统一做一种方式的汇总）嵌