企业内部控制第六章采购业务内部控制

1、第六章采购业务内部控制 了解采购业务内容熟知采购业务风险掌握采购业务的内部控制环节第一节 采购业务概述 采购是企业支付货币资金取得材料物资和物品的过程，包括企业为生产经营所需而向其他供应商购买商品、原料、办公用品、固定资产、商标商誉、专有技术等，或者要求其他公司提供诸如法律、会计、广告、修理、水电等劳务的一切交易活动。 1制订采购计划采购材料的申请通常是仓库存货的储备需要或各个部门的需要。仓库或各个部门应填制请购单，送交采购部门。大多数企业都对正常经营所需的物资的购买进行一般授权。企业政策通常要求对固定资产的购买和超过正常金额的购买进行特殊授权，就是说，只允许指定人提出该类购买的请购申请。2购

2、买采购部门按照经过授权批准的请购单实施采购，即选择合适的供应商，发出购货单。如果企业与某些供应商有合约，那么购货单的发出就比较简单、直接；否则，采购部门应针对每次购货，确定最佳的供应来源。采购部门可以通过与供应商谈判和竞价等方式来保证所定货物的质量、成本和供货的及时性。3验收严格验收并填制货物验收单，并以此作为会计记账的依据。仓库部门存储已验收的商品，并保护存货的安全。4确认应付账款货物验收后，应核对购货单、验收单和供货发票的一致性，确认负债，编制付款凭单，并将经审核的付款凭单连同每日的凭单汇总表一起，送到会计部门，以编制有关记账凭证，登记有关明细账和总账账簿。5付款企业在付款前，应核对付款条

3、件，并检查资金是否充裕；在签发支票的同时，应登记支票簿和付款日记账，以便登记每一笔付款；已签发的支票应连同有关发票、合同凭证送交有关负责人审核、签字，并将支票送交供应商。这一环节是付款活动的关键环节，应采用邮寄或其他方式，以保证支票安全地送到供应商手中。6会计记录会计部门根据付款凭单、支票登记簿、付款日记账和有关记帐凭证，登记有关明细账和总账账簿。第二节 采购业务的风险1采购行为违反国家法律法规而受到行政处罚或法律制裁而造成资产损失。2由于采购业务流程设计不合理或控制不当，可能导致采购物资及价格偏离目标要求，或出现舞弊和差错而造成资产损失。采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，造成库存短

4、缺或积压，可能导致企业生产停滞或资源浪费；供应商选择不当，采购方式不合理，招投标或定价机制不科学，授权审批不规范，可能导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈。3采购物质验收程序不规范，可能造成账实不符或资产损失。如采购物资的品种、数量、质量和价格与审批的采购计划不一致，使盲目采购、超储积压和舞弊行为的发生。4付款方式不恰当、审核执行不严格或执行有偏差，可能导致企业采购的物资、资金受损失或信用受损。如应付账款被少计或漏计，有人将企业享有的各种折扣、折让隐匿不报，据为己有。 第三节 采购业务内部控制环节 1职务分离控制（1）负责采购业务与验收、保管业务人员的职务相分离；（2）生产计划编制与计划的

5、复核及审批人员的职务相分离；（3）付款审批与付款执行人员不得同时办理寻求供应商和索价业务；（4）货物采购与验收人员的职务相分离；（5）货物采购、储存和使用与存货账务记录人员的职务相分离；（6）接受或主管各种劳务业务与账簿记录人员的职务相分离；（7）款项审核与款项支付人员的职务相分离；（8）应付账款记录与付款业务人员的职务相分离。2购货定单控制（1）定单编号（2）专人检查单是否得到授权（3）专人复查购货定单的编制过程和内容（4）将购货定单副本交给提出请购单的部门及收货部门，以便请购人员证实购货定单的内容是否符合要求，以及收货部门据此验收货物。3订货控制对于大宗实物要做到公开招标采购，并与供应单位

6、签订合同。同时，将合同副本分送会计及请购等部门，以便于检查合同的执行情况。对于合同以外的进货必须得到另外的批准；对于经常性消耗物料用品的购买，则不必采用定货单程序，而是采用市场定点采购的方式。但购货发票必须有购货人、收货人和部门负责人员的签字对于小批量的材料则实行比价采购，即同等材料比价格、同等价格比质量、同等质量比服务的原则，综合分析进行采购。4验收控制收货部门应在其可能的范围内对货物购进日期、品名、规格、供货单位、质量及数量等进行检验。对于特殊标准的货物，收货部门还应将部门样品送交有关专家和实验室对其质量进行检验。收货部门检验货物后，应填制包括供应商名称、收货日期、货物名称、数量和质量以及

7、运货人名称、原购货定单编号等内容的收货报告单，经部门主管签字后，及时交给购货和会计部门，以便支付货款及进行相应的账务处理。5退货与折让的控制购货部门在接到收货报告单后，如发现货物的数量和质量不符合购货定单要求，应及时函告或电告供应商。对于数量上的短缺，通常是要求供应商予以补足。如果是质量上的问题，则应首先通知使用部门不能使用该批货物。其次是决定退货还是要求供应商给予适当的折让。当决定退货时，购货部门应编制退货通知单，授权运输部门将货物退回。退货通知单要经授权人审核批准。同时将退货通知单副本寄交供应商，运输部门经手货物退回后，通知购货部门和会计部门。购货部门在货物退回后，应编制借项凭单。其内容包

8、括退货数量、价格、日期、供应商名称以及金额的计算等。借项凭单应由独立于购货、运输、存货职能的人员检查。会计部门应根据借项凭证来调整应付账款。因对购货质量不满意而向供应商提出的折让，往往需要同供应商谈判来最终确定。大多数企业对折让的控制制度均规定，折让金额必须由被授权的高级管理人员批准许可。当合适的折让金额一经确定，购货部门即应编制借项凭单，通知会计部门调整应付账款。6应付账款控制（1）应付账款的记录必须由独立于请购、采购、验收、付款的职员来进行，以保持采购环节中的控制得到有效的实施。（2）应付账款的入账还必须在取得和审核各种必要的凭证以后才能进行。这些凭证主要是供应商的发票，以及为核对发票正确

9、性的其他凭证。例如，请购部门的请购单，收货部门的收货报告单，购货部门的购货定单以及借项通知单等。负责应付账款的职员必须审核这些原始凭证是否齐全、日期和货物内容是否一致、有无经授权人的核准签字、发票的折扣是否与购货定单要求相一致，并且验算它们之间的数量、价格、加总合计是否正确。审核后应签字以示这一控制过程已完成。（3）对于有预付货款的交易，在收到供应商发票后，应将预付金额冲抵部分发票金额后记录应付账款。（4）必须分别设置应付账款的总账户和明细账。总账户根据汇总的应付凭单登记，明细账分别债权人根据发票登记。每月末总账和明细账总额应该相等，以防止过账中的错误。（5）对于享有折扣的交易，良好的控制制度

10、要求将供应商发票金额扣去折扣金额的净额来登记应付账款，以防日后有人在付款时贪污折扣。（6）每月末来自供应商的对账单必须同应付账款明细账余额相核对。这项工作应由财务经理或其授权的、独立于应付款明细记录的职员来办理。7付款控制会计部门收到收货报告单等单据后，应与合同（副本）核对。核对无误并经会计主管审核后，办理货款的结算业务。同时，在发票上加盖“付讫”戳记。货款支付控制的具体内容有：（1）发票价格、运输费、税款等必须与合同复核无误。（2）除了向不能转账的集体企业和个人购买货物以及不足转账起点金额可以支付现金外，货款结算应通过银行办理转账。（3）应付账款明细账和总账应经常核对，确保账账相符。案例某公

11、司材料采购业务内部控制可表述如下：（1）首先由仓库根据库存和生产需要提出材料采购业务申请，填写一份“请购单”。“请购单”交供销科批复。（2）供销科根据前制定的采购计划，对“请购单”进行审批。如符合计划，便组织采购；否则请示公司总经理批准。（3）决定采购的材料，由供销科填写一式二联的“订购单”，其中一联供销科留存；另一联由采购交供销单位。采购员凭“订购单”与供货单位签订供货合同。（4）供货合同的正本留供销科并与“订购单”核对；供货合同的副本分别转交仓库和财务科，以备查。（5）采购来的材料运抵仓库，由仓库保管员验收入库。验收时，将运抵的材料与采购合同副本，供货单位发来的“发运单”相互核对。然后填写

12、一式三份的“验收单”一联仓库留存，作为登记材料明细帐的依据；一联转送供销科；一联转送财务科。（6）供销科收到“验收单”后，将验收单与采购合同的副本、供货单位发来的发票，其他银行结算凭证相核对，若相符或不符，以确定此采购业务的完成情况。（7）财务科接到验收单后，有主管材料核算的会计，将验收单与采购合同副本，供货单位发来的发票，其他银行结算凭证相核对。以符或不符作为是否支付货款的依据。（8）应支付款的，由会计开出付款凭证，交出纳员办理付款手续。（9）出纳员付款后，在进货发票盖章“付讫”章。再转交会计记帐。（10）财务科的材料明细帐，定期与仓库的材料明细帐核对。要求：针对该公司材料采购业务的内部控制进行评审，指出控制的缺点，并提出改进意见。1控制弱点：（1）仓库只填一张“请购单”，无法核对供销科所订立的材料是否为本公司所需，也不宜发现供销科未经公司领导批准前，自行定货现象。（2）虽然要求材料采购按计划执行，但对无相应的检查措施，加上对采购业务的批准与执行均由一个部门来负责，因而缺乏必需的控制。（3）供销科未设立材料明细帐，不便于随时掌握材料的收发动态，不便与确定相适当的采购时间。2提出改进意见：（1）仓库填制的“请购单”该为“一式三联”。（2）采购业务的审批，应由生产计划科负责