秘书素质修养课件

1、 新时期秘书的素质修养中国高等教育秘书学会副会长 西安政治学院教授 王守福 二、新形势对秘书素质的新要求 三、新时期秘书应强化几种能力一、如何认识秘书人才一、如何认识秘书人才现代社会的第三百六十一行 古代名人与秘书 屈原、司马迁、陈琳、弥衡、杨修、任 肪、 李德林、魏徵、虞世南、李商隐、李白、杜甫、白居易、陈子昂、 司马光、苏轼、蒲松龄现代社会对秘书的别称 “白领”、“秀才”、“笔杆子”、 “随从”、 “耳目”、 “喉舌”、 “心腹”、“外恼”、“二首长”、 “领导身边人”、 “领导肚里的蛔虫”、“马屁精”、“吹鼓手”、“刀笔吏”、“老板的小蜜”。现代名人与秘书 毛泽东、邓小平、江泽民、 胡锦

2、涛、 温家宝、王兆国、 曾庆红、杨尚昆、 宋庆龄、宋美龄、 陈布雷、邵力子、程思远、陈伯达、 胡乔木、田家英、 叶子龙、雷英夫、 王瑞林、贾廷安（一）秘书的涵义 1、辞海：秘书是协助领导人综合情况，调查研究，联系接待，办理文书和交办事项等的工作人员。 2、秘书辞典：秘书是我国党政机关、企事业单位、社会团体、军队内的一种行政职位，其主要职责是当好领导的参谋和助手，为领导工作进行辅助管理，综合服务。 3、国家职业标准：秘书是从事办公室程序性工作,协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。案例： 台湾亲民党主席宋楚瑜,2005年5月11日在清华大学演讲结束后,清华大学校长顾秉林向宋楚瑜

3、赠送了一幅小篆书法,顾校长却说成是“捐赠”。书法作品的内容是清末外交官黄遵宪写给梁启超的诗赠梁任父同年:“寸寸河山寸寸金,侉离分裂力谁任?杜鹃再拜忧天泪,精卫无穷填海心!”当顾校长念到“侉离分裂力谁任”的“侉”时,竟然被卡住了,引得台下笑声连连。2、秘书是存在于世界各国各行业中的一种行政职位，这种职位具有普遍性；两位联合国秘书长在交接仪式上潘基文安南 3、秘书是一种特殊的管理人才，这种人才具有综合辅助性； 4、秘书是从人类文化中分离和演变来的一种特殊现象，是人类文明的重要标志。 秘书都具有广泛的常识，也是我们这个文明时代最富有教养的人。一个优秀的秘书往往同时是我们这个时代的佼佼者。 日夏目通利

4、 （三）从领导者对秘书的要求看秘书人才应具备的素质周总理和秘书们在飞机上办公周恩来与秘书们合影1、迅速、准确、保密；2、秘书要广学博览；3、秘书要替领导把关；4、从领导角度思考问题；5、作风要勤、严、细；6、具备综合概括能力。邓颖超论新时期秘书素质政治上可靠；思想上敏锐；工作上勤奋；学习上刻苦；作风上严谨；有较高的政治水平和文化水平。江泽民论秘书素质政治上要过得硬；要培养一个好的作风，最重要的是群众路线、实事求是；对自己要严格要求，要有光荣感、责任感，但不能有特殊感、优越感；不要帮领导的倒忙；要不断提高业务素质。 包括调研能力、综合能力、协调能力、办事能力和文字水平。最重要的是政策水平。1、忠

5、诚可靠 2、勤奋细致3、任劳任怨4、严守纪律 5、知识广博6、文笔精湛7、能参善谋8、善于协调秘书人才应具备的基本素质美国秘书协会对秘书职业的要求1.像心理学家一样善于观察和理解他人;2.像政治家一样有灵活的头脑;3.像外交官一样有潇洒的风度;4.有调查各种棘手问题的丰富经验;5.有良好的速记能力和文字功夫;美国秘书协会对秘书职业的要求6.谙熟各种商业往来中的法律关系;7.能熟练使用各种自动化办公设备;8.具备相当的金融和税务方面的知识;9.能熟练地对各种文件资料进行整理归类;10.当好上司的参谋助手,并发挥作用.（一）社会环境的诱惑对秘书定力的挑战 权力的诱惑 金钱的诱惑 美女的诱惑 享乐的

6、诱惑 种种诱惑随时考验秘书的品德和纪律诸葛亮的“七考”问之以是非，观其志穷之以词辩，观其变咨之以计谋，观其权告之以难，观其勇醉之以酒，观其性临之以利，观其廉期之以事，观其信看其“定力”如何姓 名 职 务犯罪事实被处刑罚李 真河北省原省委书记程维高的秘书受贿1051万元死刑吴庆伍河北省原省委书记程维高的秘书伙同他人侵吞人民币1872万元死缓蔡建辉深圳市原人大副主任王矩的秘书受贿159万元判刑8年张焱争深圳市原人大副主任王矩的秘书受贿7万元判刑3年陈 健北京市原市委书记陈希同的秘书受贿40.9万元判刑15年闫振利北京市原副市长王宝森的秘书贪污人民币1万元判刑7年段爱华北京市原人大副主任铁英的秘书受

7、贿5.6万元判刑5年何世平北京市原副市长黄超的秘书受贿24.3万元判刑16年河北第一秘李真建设服务政府、责任政府、法制政府、廉洁政府、透明政府 市场经济深入发展，领导决策环境日益复杂，对秘书参谋能力要求越来越高； 民主政治深入发展，领导决策过程必须公开透明，对秘书综合协调能力要求越来越高； （二）社会转型期的变革对秘书能力的挑战法制建设不断加快，政府必须依法行政,对秘书执行能力提出了越来越高的要求 1、 学习贯彻国务院工作规则，提高秘书人员的执行能力； 2、学习贯彻中华人民共和国突发事件应对法，提高秘书人员的“处突”能力； 3、学习贯彻政府信息公开条例，提高秘书人员的信息处理能力。 建设学习型

8、社会，各级领导的综合素质和能力水平显著提高,对秘书的素质和能力要求越来越高据长沙市委组织部有关负责人介绍，2007年新选举产生的个县（市）区人大、政府、政协领导班子平均年龄岁，其中最年轻的岁 。本科以上学历占班子成员总数的， 检索相关领导简历，名正副县（市）区长有人具有博士研究生学历 。社会发展节奏加快，导致人们身心疲惫，“过劳死”增多。秘书工作十分辛苦，秘书人员更容易身心疲惫；社会矛盾突显，社会和谐度下降，各级领导工作压力增大，秘书心理压力随之增大；领导工作要求高,秘书工作压力很大，在社会转型期压力更大。3、社会发展中的问题对秘书心理压力的挑战2008年6月6日,韩国因进口美国牛肉问题引发百

9、万民众抗议,总统府7名高级秘书集体辞职新世纪新阶段,社会深刻变革,利益深刻调整,思想深刻变化,各级领导面临的机遇和挑战前所未有。办公厅(室)秘书人员必须适应新形势新任务的需要，解放思想，开拓创新，加强学习，提高能力，为领导工作提供优质和高效的服务。三、新时期秘书应强化几种能力“史上最牛女秘书”瑞贝卡案例： 背景介绍 2006年 4月7日晚，EMC大中华区总裁陆纯初回办公室取东西，到门口才发现自己没带钥匙。此时他的私人秘书瑞贝卡已经下班。陆试图联系后者未果。数小时后，陆纯初还是难抑怒火，于是在凌晨1时13分通过内部电子邮件系统给瑞贝卡发了一封措辞严厉且语气生硬的“谴责信”。陆在发送这封邮件的时候

10、，同时传给了公司几位高管。结果瑞贝卡以一封咄咄逼人的邮件进行回复，并让EMC中国公司的所有人都收到了这封邮件。这件事在网上吵得沸沸扬扬，形成几万人转发的局面。一些网友称瑞贝卡为“史上最牛女秘书”。 信件原文： “首先，我做这件事是完全正确的，我锁门是从安全角度考虑的，北京这里不是没有丢过东西，如果一旦丢了东西，我无法承担这个责任。 其次，你有钥匙，你自己忘了带，还要说别人不对。造成这件事的主要原因都是你自己，不要把自己的错误转移到别人的身上。 第三， 你无权干涉和控制我的私人时间，我一天就8小时工作时间，请你记住中午和晚上下班的时间都是我的私人时间。 第四，从 到EMC的第一天到现在为止，我工

11、作尽职尽责，也加过很多次的班，我也没有任何怨言，但是如果你们要求我加班是为了工作以外的事情，我无法做到。 第五，虽然咱们是上下级的关系，也请你注重一下你说话的语气，这是做人最基本的礼貌问题。 第六，我要在这里强调一下，我并没有猜想或者假定什么，因为我没有这个时间，也没有这个必要。” 几天后，瑞贝卡不得不离开秘书岗位，去寻求新的工作。 思考： 1、 EMC大中华区总裁陆纯初在处理这件事中有过错吗？如有，请你指出来。 2、女秘书瑞贝卡在处理这件事中有过错吗？如有，也请你指出来。 3、这个案例对你做好秘书工作有哪些启示？六种能能力：1.创新能力2.参谋能力3.协调能力4.办事能力5.写作能力 一、秘

12、书的创新能力(一)什么是秘书的创新能力1、勇于否定旧思想旧事物的批判能力2、敏于认同新思想新事物的接受能力3、善于进行独立思考的思维能力4、长于处理各种信息的综合能力5、乐于探索未知领域的学习能力6、巧于处置突发事件的应变能力(二) 秘书如何增强创新能力克服奉命为谨的传统观念;跳出秘书工作被动论的理论误导;破除习惯性思维方式的束缚。二、秘书的参谋能力 参谋能力是秘书人员在工作中积极主动为领导者出谋献策的意识和艺术。（1） 发挥参谋职能是新时期秘书工作的本质要求（2） 发挥参谋职能是各级领导决策科学化民主化的客观要求（3） 发挥参谋职能是适应我国全面建设小康社会新形势的迫切要求 （4） 发挥参谋

13、职能是各级党委政府和领导人的强烈要求 （一）强化参谋意识（1）点子要正（2）点子要新（3）谋而不断（4）谋而不争（5）谋而有度（6）谋不居功（二）遵循参谋原则 （1）领导主动询问时 （2）拟制工作方案时 （3）调查归来汇报时 （4）传达上级指示时 （5）领导遇到难题时 （6）领导心情舒畅时（三）寻找参谋时机 （1）拾遗补缺式 （2）参与策划式 （3）正向推进式 （4）反向劝谏式 （5）提供信息式 （6）调研报告式 （7）时间缓冲式（四）选择参谋方式（1）场合：非正式场合比正式场合好 （2）身份：个人身份比政治身份好 （3）时机：领导心情愉快时比烦恼时好 （4）气氛：轻松气氛比在严肃气氛好 （5

14、）方式：以间接方式比直接方式好 （6）语言：委婉含蓄比直爽生硬好 （五）讲究参谋艺术案例： 某单位首长收到一封非常无礼的来信，信是由一家交往很深的协作单位领导人寄来的。首长怒气冲冲地把秘书叫来，让他记录自己口述的回信：“XXX：我没有料到你会写这样的来信！尽管我们过去一直保持良好的合作关系，但从现在开始，我不得不中止我们之间的合作，并且按照惯例，我会将此事公布于众！” 首长命令秘书立即将信抄好寄出。 对于首长的命令，秘书可选择四种方式： A ： “是！” 秘书执行命令，立刻将信抄好寄出。 B ： “首长，你这样做将造成严重的后果！让我把信撕了吧。” C： “首长，请你不要意气用事！难道我们自己

15、没有需要反省的地方吗？” D： “好的！”秘书退出首长办公室，将信抄好，但没有马上寄出。 当天快下班时，秘书将信递给已心平气和的首长，说：“请您审查一下，看是否需要修改，然后我再发出去。”分析与思考： 1、 逐条分析上述四种行为的优劣。 2、 你认为哪种最理想，哪种最不可取？三、秘书的协调能力 (一)什么是协调能力指秘书处理好各种关系的能力，这是做好秘书工作的基础,也是秘书的职责。秘书与领导主辅关系：服从、参谋秘书与部门平行关系：尊重、协商秘书与群众主宾关系：热情、礼貌秘书与秘书同事关系：合作、谅解(二) 如何认识秘书与领导的关系 、政治上的同志关系 、人格上的平等关系 、组织上的上下级关系

16、、工作上的主辅关系 、感情上的朋友关系 (三)如何正确处理与领导的关系、坚持党性原则 保持人格独立、服从领导指挥 贯彻领导意图 一位优秀的秘书不是为自己的上司而工作，而是与上司共同工作。但是在任何时候，他都必须牢记一切权力属于自己的上司这一铁的原则。 （日）夏目通利、尊重领导职权，维护领导威信 不排错象征领导身份的座次 不当众解释和反驳领导的批评 不背后议论领导的是非长短 4、适应领导特点，弥补领导缺失 了解领导人性格特点 内向型 直爽型 随和型 多疑型 了解领导方式特点 命令式 协商式 叫卖式 放任式 了解领导作风特点 风火型 超脱型 稳健型 躬亲型 了解领导工作习惯 猫头鹰型 百灵鸟型 全

17、天候型 正规化型 了解领导文风特点 引经据典型 出口成章型 风趣幽默型 尖锐泼辣型 逻辑推理型 了解领导的兴趣爱好 饮食爱好 穿着爱好 娱乐爱好 情趣爱好 5、怎样处理与领导班子的关系 （1）严格按章办事 （2）保持等距交往 （3）讲究传话艺术 （4）乐于当避雷针 1、秘书不要传闲话 闲话不听少是非 闲话不信少受骗 闲话不传少伤人 闲话不议少烦恼(四)秘书协调应注意的问题2、多做沟通协调工作 不能当面协调的可以背后协调； 不能会议协调的可以文件协调； 不能立即协调的可以暂缓协调； 不能直接协调的可以间接协调。3、需要委曲求全的心态 正确对待领导的批评 正确对待部门的误解 正确对待群众的指责 正

18、确对待社会的偏见四、秘书的办事能力 (一)秘书办事的难处1.不同领导交办同一件公事，意见不一致，秘书很难办；2.领导交办的私事，有时不大符合政策和原则，秘书很难办； 3.领导希望既要把事办成，又不能造成不利影响，秘书很难办；4.领导交代了10件事，你办好了9件，如果最后1件重要事没办好，可能抹杀你的全部成绩。 2006年11月,国民党主席、台北市长马英九，因秘书余文图方便，报销特别费时将小发票换成大额发票，造成数额差错，被民进党利用。迫使马英九捐出1500万台币，以证明自己的清廉。(二)秘书办事的要求1.高度重视领导交办事项2.原则性与灵活性相结合3.讲究办事的方法和艺术4.避免给领导造成不利

19、影响（五）秘书的办事能力1、抓住办事的三个环节 受命 办理 复命2、弄清办事的三个要素 办事内容 完成时限 领导要求3、优化办事效果的三个比较 利利相较取其大 利弊相较取其利 弊弊相较取其小4、用好办事的三种形式 单一办事 交叉办事 穿插办事5、检验办事效率的三条标准 办事质量 办事速度 群众影响6、向领导复命时的三项注意 不失真 不表功 不邀利五、秘书的写作能力 1、应用写作实效性强 从公文写作目的来看 对作者的要求： 1)客观公正，反映实情； 2)调查研究，掌握材料； 3)有的放矢，切实可行； 4)用词准确，文风直朴。 公文写作特点对秘书人员的基本要求 2、遵命写作 被动性强 从公文写作意

20、图来看（要我写）对作者的要求（我要写） 1）明确任务 2）领会意图 3）吃透两头 4）转换角色 3、集体写作 群众性强 从公文形成过程来看对作者的要求： 1）发扬民主，集思广益； 2）谦虚谨慎，欢迎修改； 3）遵守程序，注意协商。 4、条理写作逻辑性强 从公文思维形式来看对作者的要求 1）掌握辨证逻辑思维方法对立统一律、质量互变律、否定之否定律 2）掌握形式逻辑思维方法概念、判断、推理、证明同一律、矛盾律、排中律、充足理由律 5、限时写作时效性强 从公文写作速度来看对作者的要求 1 ）理顺写作思路 2 ）调动平时积累 3 ）巧用公文套路 4 ）力争一次成文 5 ）学会电脑写作 6 ）发扬吃苦精

21、神 6、 规范写作 格式性强 从公文外观形式来看对作者的要求1）熟悉公文法规2）研读公文范例3）评改公文病文领导测评秘书二十题 在领导者的心目中秘书怎样才算合格？美国著名的管理学家K亚历克麦肯齐在其所著时间管理一书中，提出二十道测评题目： 1、秘书知道你在组织中的职责范围和全部活动吗？他是否了解你的目标和意向？以及怎样将目标和意向同组织的总目标相结合的？ 2、假如你离开机关34周，你是否深信你的秘书仍能认真负责地处理你的公事和私事？ 3、他是否帮助你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切都不用你催促和烦神？他本人是不是一个很会安排自己时间的人？ 4、如果你不提醒他，他能否主动执行和坚决完成

22、你交给他的工作？ 5、他对待你的同事、来访者和客户是否有礼貌？他能尊重人、帮助人，把别人的事放在心上吗？6、他是一个富有想象力和创造力的人吗？他能否提出一些新的设想和建议供你参考？他是否经常采用新的方法来改进你的工作和他自己的工作？他是否能制订新的工作制度或工作程序？他的工作有条理吗？ 7、他是一个机智的人吗？他能否主动地解决一些问题而不麻烦你？他害怕困难吗？ 8、他能否提高文件运转效率？他能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件？他能否及时地从其他领导处取来你正需要的文件？ 9、他所具备的秘书基本技能（例如文件归档、使用电脑和听电话的态度）是否无可指责？ 10、他在危急关头是否沉着？在紧急状态