QPADMIN001某地产（上海）有限公司行政管理制度v1.01

1、PAGE PAGE 10版本号：1.0签发人：华润置地（上海）有限公司行政管理制度目的：为了提高公司行政管理效率，保证公司日常运作的高效、安全，加强行政管理工作的综合职能和服务职能。范围：本制度适适用于华华润置地地（上海海）有限限公司。人事行政政部工作作职责：在公司总总经理领领导下工工作，认认真做好好写字楼楼日常管管理工作作。负责公司司的文秘秘工作，包括文文件制发发、公文文呈转、文书档档案、印印鉴管理理、会议议组织、接待及及取送信信函物件件等事宜宜。统一购置置、分发发办公用用品；负负责固定定资产报报批、购购置、清清点和管管理；做做好写字字楼绿化化、饮用用水的管管理。负责电话话申请安安装、接接转

2、，电电话、传传真机、复印机机的维修修、养护护及费用用结算等等事宜。负责集团团公司人人员的日日常接待待、住宿宿安排、机票及及车船票票的预订订工作。负责公司司业务招招待的酒酒店预订订、车辆辆安排工工作；负责公司司的总务务及后勤勤保障工工作。配配合并推推动有关关部门的的日常管管理。负责写字字楼的防防火、防防盗、安安全保卫卫、清洁洁卫生工工作。负责员工工午餐费费用结算算工作。负责公司司车辆保保养、年年检、养养路费及及车船使使用税的的交纳、驾驶员员的安全全学习与与管理；负责车车辆损坏坏及肇事事的保险险理赔工工作。按照公司司车辆使使用的有有关规定定保障公公司领导导、各部部门用车车要求。确保公司司在办公公用

3、品、固定资资产采购购及酒店店、车船船票、机机票预订订等各项项开支方方面，保保持成本本领先。公文管理理：文档编号号格式公司的文文档均采采用如下下格式予予以编号号：A/B/CC/DAA表示对对文档的的分类：日常工工作用CCRLSSH表示示，项目目收发文文须注明明项目名名称（如如：董家家渡DJJD）BB表示发发文的部部门：行行政代码码为“11”，财财务代码码为“22”， 设计部部代码为为“3”，市场场部代码码为“44”，合合约部代代码为“5”，经营部部代码为为“6”，工程程代码为为“7”，新增增部门以以此类推推。C表示示部门下下属子目目录：采采用两位位数字代代码：（01、02、03、04、05、06

4、、07、08999）各部部门可根根据公司司的规定定以合理理分类使使用，一一般情况况下部门门规章制制度代码码为“001”，会议纪纪要代码码为“002”，公司的的通知、通告、决定代代码为“03”，政府府所发相关关文件代代码为“04”，集团团相关文文件代码码为“005”，致政府府机关的的信函代代码为“06”，公司司签定的的合同代代码为“07”，部门门工作计计划代码码为“008”，部门的的各种请请示报告告代码为为“099”，公公司法律律文件代代码为“10”，公司司财产资资料代码码为“111”，其他代代码为“99”；预留留“122-300”的代代码编号号由公司司统一分分类使用用，各部部门可从从“311-

5、988”的代代码中自自行选择择分类，但每个个分类编编号一经经使用，需到行行政部备备案登记记。D表表示流水水号以四四位数计计如“000011、00002”等，此此号为大大流水号号不因部部门而重重复。如如果是发发文可在在流水号号前标示示撰文人人简称。举例：11、董家家渡项目目指挥部部发来的的关于办办理申请请拆迁许许可的文文，是我我们的第第二十三三个需要要收 编编的文，则编号号为DJJD/11/04/002232、芮洁写写的关于于公司注注册资料料的函，发到集集团，是是我们的的第一百百个需要要收编的的文则编编号为CCRLSSH/11/05/RJ001000收文收文办理理程序包包括签收收、编号号、登记记

6、、分发发、批办办、承办办、传递递、催办办、查办办、立卷卷、归档档、销毁毁。部门来文文，人事事行政部部刻制一一个收文文专用章章，所有有收文均均由行政政部秘书书统一登登记编号号加盖收收文专用用章，经经行政部部经理签签署拟办办意见后后，放入入相应的的传阅文文件夹送送有关人人员、部部门批阅阅。根据阅批批范围,由行政政部负责责送阅及及催办。公司领领导及各各相关部部门对文文件应及及时阅看看并签字字,之后后应退回回行政部部,不得得自行传传递,以以防丢失失和延时时误事。来文处理理必须做做到及时时、准确确、安全全，必须须严格执执行保密密原则和和有关保保密的规规定，确确保公司司商业秘秘密的安安全。各有关部部门对公

7、公司领导导已批示示的公文文要及时时处理,或复印印一份留留存办理理,但需需将处理理意见或或结果标标注于收收文签上上,并将将原件退退回行政政部归档档备案。传阅文件件,请阅阅后签名名并注明明阅文日日期,不不得以圈圈阅代替替签名。经有关人人员带回回的发给给公司的的公文及及有关会会议文件件,应统统一交行行政部登登记、传传阅、归归档。上级机关关及政府府致公司司领导的的信件，由收件件人开封封并视信信件情况况决定处处理意见见后，一一般交由由行政部部保存。公司所有有收到的的传真，均由行行政部统统一收集集，在加加盖传真真收件章章后，按按照收文文操作程程序办理理。发文发文程序序包括拟拟稿、审审核、会会签、编编号、缮

8、缮印、校校对、用用印、分分发、立立卷、归归档、销销毁。常用的公公文种类类：决定：适适用于对对重要事事项或重重大行动动做出安安排。通告：适适用于在在一定范范围内公公布应当当遵守或或周知的的事项。通知：适适用于批批转下级级单位的的公文，转发上上级和不不相隶属属单位的的公文；发布规规章；传传达要求求下级办办理和有有关单位位需要周周知或者者共同执执行的事事项；员员工的职职务任免免和聘用用。通报：适适用于表表彰先进进，批评评错误，传达重重要精神神或情况况。报告：适适用于向向上级机机关汇报报工作，反映情情况，提提出意见见或建议议，答复复上级机机关的询询问，不不得夹带带请示事事项。请示：适适用于向向上级机机

9、关请求求指示、批准，要求一一文一事事。批复：适适用于答答复下级级单位请请示事项项。函：适用用于不相相隶属单单位之间间相互商商洽业务务、询问问和答复复问题。会议纪要要：适用用于记载载和传达达会议情情况的议议定事项项。公文格式式及字体体规则:编号：五五号 宋体签发人：五号 宋体体标题：三三号 仿仿宋GBB23112 居中称呼：四四号 黑黑体 左左齐正文：小小四号 宋体 左齐行间距定定义为最最小值118磅, 并通通过调整整字间距距, 尽尽量避免免“此页页无正文文”和段段落最后后一个字字另起一一行，以以保证页页面充实实、完整整、美观观。正文中的的结构层层次序数数为，第第一层为为“1”，第第二层为为“1

10、.1”，第三层层为“11.1.1”，第四层层为“11.1.1.11”。除成文时时间、部部分结构构层次序序数和词词、词组组、惯用用语、缩缩略语、具有修修辞色彩彩语句中中作为词词素的数数字必须须使用汉汉字外，应当使使用阿拉拉伯数字字。附件：正正文之后后, 成成文时间间之前，注明顺顺序和名名称。发文单位位及成文文时间：小四号 仿宋GGB23312 左齐 以以领导签签发日期期为准印章：除除会议纪纪要及部部门文档档外, 应加盖盖印章(需“骑骑年压月月”)。抄报、抄抄送：小小四号 仿宋GGB23312 与正正文齐公文用纸纸统一采采用国际际标准AA4型(长2997mmm 、宽宽2100mm)，左侧侧装订。以

11、公司司或部门门名义发发文，要要采用公公司信笺笺，并加加盖相应应印章。凡以公司司或部门门名义发发文，均均应实行行部门流流转会签签制度填填写发发文会签签单（见附表表一），文稿由由各相关关部门使使用统一一的拟稿稿纸草拟拟并签名名，部门门负责人人核签，由文稿稿内容涉涉及的各各相关部部门签署署意见，并经部部门经理理签字，然后交交人事行政政部复核核，人事事行政部部负责确确定发文文范围、印发份份数和缓缓急程度度后，呈呈总经理理签发。经总经理理签发的的文件底底稿退回回行政部部进行登登记、编编号、打打印和发发送。草拟、修修改和签签批公文文，不得得使用铅铅笔或圆圆珠笔，不得在在文章装装订线以以外书写写。向下级单单

12、位的重重要行文文，应当当同时抄抄送直接接上级机机关。受公司公公文格式式限制，且只需需报送公公司分管管领导和和有关部部门，避避免滥送送。严肃公司司行文制制度，要要注重效效用，不不得滥发发，做到到少而精精。公司所有有对外传传真应由由行政部部统一编编号、发发送，行行政部秘秘书在文文件发出出后应加加盖传真真发件章章，并统统一归档档以便查查阅。印章管理理公司内设设三级公公章。一一级为公公司法人人代表个个人印章章和公司司公章，二级为为财务专专用章、总经理理个人印印章、人人力资源源部章、合同专专用章，三级为为部门章章和其他他业务公公章。总总经理负负责公司司法人代代表、总总经理个个人印章章的保管管、使用用；人

13、事事行政部部负责公公司印章章、人事事行政部部门章的的保管、使用；财务部部负责财财务专用用章、合合同专用用章的保保管、使使用；其他部部门负责责部门章章及业务务章。印印章须有有专人保保管,不不得随意意转交他他人。人事行政政部负责责公司印印章的刻刻制、更更换。使用公章章需填写写用印印单（见附表表二）由由部门经经理签署署意见，并确定定是否需需总经理理加签后后交人事事行政部部办理。一般性性事务，授权人人事行政政部经理理签署。凡以公司司名义对对上级单单位和外外单位的的请示、报告、公函、通知、合同、协议等等具有法法人性质质的书面面文件及及工作人人员的工工作证件件，外出出联系工工作介绍绍信均加加盖公司司公章。

14、凡部门门用于对对内对外外工作往往来的文文字交接接、说明明、财产产手续和和其它实实物进入入库证明明，用部部门公章章。凡公司领领导已签签署的文文件、合合约，如如需用印印，视同同领导同同意，可可直接与与行政部部联系办办理。遇特殊情情况，需需在空白白纸上加加盖公司司印章时时，必须须经公司司领导批批准，登登记后方方可签发发。如未未使用，须退回回行政部部。非签约、工商登登记、领领取牌照照额度等等特殊情情况，不不得携带带公司公公章外出出。必须须携带公公章外出出时，需需填写印章借借用登记记表（见附表表三）并并经公司司总经理理同意后，由经经办人在在行政部部办理借借用手续续，使用用完毕应应及时归归还。印印章外借借

15、期间，责责任由借借用人承承担。行政部负负责填写写印章使使用登记记表（见附表表四），内容包括括使用时间间、用途途、份数数、批准准人、承承办人；借用公公章应记记录借用用人、借借用时间间、用途途、归还还时间。凡授权有有关部门门管理使使用的印印章要严严格用印印制度,认真履履行登记记签手续续,不得得擅自扩扩大使用用范围；印章须须有专人人保管,不得随随意转交交他人。办公用品品管理公司写字字楼办公公用品由由人事行政政部统一一购买。各部门门须指定定专人负负责报领领；急需需且人事事行政部部没有库库存的文文具用品品，由部部门购买买后，需需经人事事行政部部负责人人签字，方可到到财务部部报销。领用文具具，需填填写 月

16、份办办公用品品申领计计划表（见附附表五），并并由领用用部门负负责人签签字认可可。各部门每每月200日前，将所需需办公用用品数量量汇总至至人事行政政部，由由其负责责准备。每月100日为办办公文具具领用日日，其他他时间不不再零星星发放办办公用用用品。如如因工作作需要临临时领用用办公用用品需填填写办办公用品品领用表表（见见附表十十八）。凡1000元以上上较贵重重文具，由行政政部经理理审批后后，方可可购买。计算器、胶纸座座、订书书机等不不易耗损损用品，一次配配齐后，原则上上不重复复发放。如丢失失，需由由部门经经理签批批；如破破损，须须以旧换换新。注注意节约约开支，不得铺铺张浪费费。公司信笺笺、信封封、

17、名片片、资料料袋、便便签纸的的印制，需严格格按照集集团的统统一字体体、颜色色和规格格，以保保持公司司对外的的企业文文化形象象。各部门对对领用的的印有公公司字头头的信封封和信笺笺要严加加管理，防止其其他人员员利用公公司信封封、信笺笺做有损损公司利利益的活活动。电话、传传真机管管理人事行政政部委派派专人负负责管理理和操作作写字楼电电话总机机、传真真机，并并做好日日常养护护及维修修联系工工作。公司写字字楼电话话一般不不开通国国内、国国际长途途。因业业务需要要使用国内内、国际际长途电电话，必必须严格格履行申申请、审审批手续续。使用用人告知知总台文文员电话话号码，由总台台文员负负责接通通后转接接申请人人

18、，总台台文员应应同时做做好使用用记录。凡未按公公司规定定擅自使使用国内内、国际际长途的的，一经经查实，所发生生的费用用及法律律责任一一概由当当事人负负责。因公事使使用长途途电话，要尽量量缩短通通话时间间，可以以用电子子邮件、传真办办理的业业务，尽尽量不使使用电话话。任何员工工均不得得使用传传真机拨拨打长途途电话。建立传真真件发送送登记、审批制制度。凡凡发出的的传真件件，必须须在发发送传真真文件登登记表（见附附表六）进行行登记。公司的的传真接接收统一一由人事事行政部部负责，总台文文员需及及时登记记传真真接收登登记单（见附附表七），所收收传真按按公司收收文的有有关规定定办理。不得使用用传真机机办理

19、私私人事项项。人事行政政部负责责不定期期对电话话、传真真机的使使用情况况进行检检查。前台接线线员接听听电话用用语应规规范，“您好！华润置置地”，语气气应热情情诚恳、请字当当头，转转接分机机号码熟熟记，遇遇有忙音音应转接接最近的的分机以以免延误误，分机机呼叫回回转，接接线员应应询问来来电人的的电话、姓名、来电事事项并予予以记录录以便回回复。车辆管理理公司车辆辆主要是是保证公公司领导导及接待待有关宾宾客用车车。公司车车辆原则则上不安安排接送送内部员员工往返返机场，如人数数在四人人以上（含四人人）由人事行政政部根据据派车情情况统一一安排。公司车辆辆由人事事行政部部统一调调度，如遇特特殊情况况,公司司

20、领导直直接向司司机要车车，司机应应及时报报告人事事行政部部，以便便及时掌掌握车辆辆调度和和使用情情况。其其他人员员一般不不得随意意调动公公司车辆辆(含工工作时间间以外)。公司各部部门如需需用车应应提前一一天向人人事行政政部申请请，填写写派车车单（见附表表八），经部门经经理签署署后，交交由人事事行政部部统一安安排，车辆使使用完毕毕应即刻刻将钥匙匙和派派车单（派车车单须详详细填写写使用情情况）归归还人事事行政部部，并保保证车辆辆及车上上物品完完好。未未经同意意不得擅擅自动用用车辆。车辆使使用期间间如发生生事故，应冷静静对待及及时电话话通知公公司人事事行政部部，服从从民警的的调解，如属我我方责任任原

21、则上上应由我我方的保保险公司司指定的的车辆修修理厂予予以修复复，如对对方有异异议应凭凭民警开开具的调调解书的的意见予予以处理理。如遇公司司领导和和接待工工作繁忙忙，人事事行政部部安排车车辆有困困难时，人事行政政部按照照车辆使使用登记记情况及及任务的的轻重缓缓急程度度予以合合理调配配，各部部门应顾全大局局，人事事服从行行政部的的安排。驾驶员要要按要求求的时间、地点出出车，一一般应提提前5分分钟到达达出车地地点，出出车前应应详细记记录出车车地点、时间、用车人人，以免免延误。每次次出车后后驾驶员员应详细细填报派车单单的各各项内容容并将其其呈送行行政部，使公司司及时了了解车辆辆的使用用情况。每月330

22、日由由人事行政政部检查查、核对对车辆里里程表。驾驶员员的所有有费用报报销单据据应经人人事行政政部核对对签字后后财务部部方可报报销。驾驶员行行车应遵遵守交通通规则，注意礼礼貌行车车，要为为集团公公司领导导及重要要宾客打打开车门门。驾驶员在在出车前前应对车车辆予以以清洗，做到车车辆内外外清洁、车窗明明亮，车车辆的行行驶证、养路费费随车存存放，出出车前驾驾驶员应应检查上上述证件件是否齐齐备，严严禁证照照不齐上上路行驶驶；人事事行政部部定期对车车辆进行行检查、保养、维修，使使车况处处于良好好状态，严禁有有事故隐隐患的车车辆上路路行驶。车辆的的行驶证证、养路路费驾驶驶员应妥妥善保管管，以上上证件如如有丢

23、失失由责任任人自行行补办，补办费费用及延延误验车车的罚款款由责任任人承担担。驾驶员应应保持手手提电话话电源充充足，随随时接收收，不得得随意关关机。原则上任任何人士士不得将将公司车车辆开回回家泊车车过夜，未经允允许，擅擅自将公公司车辆辆开回家家过夜者者，不但但要受到到批评，一旦发发生车辆辆问题，责任将将由当车车人负责责。行政部负负责公司司车辆的的年检、保养、维修、装饰等等事宜，涉及费费用支出出的需填填写车车辆维修修申请表表（见见附表九九），经经批准后后方可实实施。写字楼管管理写字楼工工作员工工应遵守守劳动纪纪律，认认真打卡卡考勤，文明办办公。写字楼设设有门禁禁系统，员工进进出公司司需携带带门禁卡

24、卡，门禁禁卡如发发生丢失失，应及及时通知知公司行行政部，由行政政部予以以补办，费用员员工自理理，门禁禁卡每张张成本费费人民币币50元元，如因因个人原原因未及及时通知知行政部部，而给给公司造造成损失失的，责责任由丢丢失人承承担。员员工无论论何种原原因未打打卡考勤勤均应事事后向人人事部书书面陈述述原因，填写相相关考勤勤记录，具体见见人事部部考勤管管理制度度。公司员工工上班时时间应精精神饱满满，男仕仕必须着着西装或或衬衣扎扎领带；女仕须须着装整整洁、大大方得体体，不得得穿奇装装异服，周五为便便服日。上班时时间，不不得吃零零食，看看与工作作无关的的书籍、报纸，不得打打私人电电话、聊聊天、玩玩游戏、看电

25、视视等与工工作无关关的活动动。行政部前前台文员员每日应应按时到达达工作岗岗位，做做好报纸纸、信件件的分发发工作。接待客人人，热情情有礼；商谈业业务，耐耐心诚恳恳。写字字楼内严严禁大声声喧哗，聚众谈谈笑。凡需向公公司领导导、部门门经理汇汇报工作作，资料料内容应应准备充充分，叙叙述条理理清晰，重点突突出，重重大问题题应提出出解决的的方法及及意见，以便领领导决策策。不得随便便打断他他人谈话话，不准准随便翻翻动他人人桌上的的文件、物品、电脑资资料。办公场所所要保持持桌椅整整齐，文文件物品品要摆放放有序，不不得乱堆堆乱放，做好个个人桌面面的清洁洁卫生工工作。接听电话话应态度度和蔼、用语礼貌貌，控制制音量

26、，言简意意赅，严严禁煲电电话粥。领导布置置任务或或与之交交谈时，应作好好相关的的记录，工作处处理完毕毕应及时时口头或或书面汇汇报处理理结果。禁止在写写字楼用用餐、吸吸烟，不不得乱扔扔纸屑或或其它污污物。上班时间间，公司司员工内内部联系系工作，上下楼楼梯应保保持脚步步轻盈。未经行政政部许可可，不得得任意增增加电器器和大型型办公设设备；也也不得擅擅自移动动办公家家私、办办公设备备及绿化化花草。发扬“一一张纸两两面用”企业精精神，厉厉行节约约、杜绝绝浪费。写字楼办办公室门门及大门钥匙匙，未经经许可不不得私自自配制。认真做做好防火火、防盗盗、防破破坏工作作，发现现问题及及时解决决或报告告。平时下班班前

27、各部部门最后后离开办办公室的的人员应应负责检检查部门门内门窗窗、电脑脑、电灯灯、空调调、取暖暖器等设设备是否否关闭，最后离离开公司司的人员员需检查查公司各各部门是是否锁门门，在确确认无误误后负责责关闭公公司公共共部位的的电灯，锁公司司大门。节假日日前，需需进行安安全保卫卫工作检检查，落落实值班班人员，检查水水、电、门、窗窗、空调调、取暖暖器是否否关闭及及保密文文件的安安全存放放。来客接待待公司日常常来访的的客人由由前台文文员负责责接待，接待客客人应面面带微笑笑、态度度和蔼、用语礼礼貌、请请字当头头，先安安排客人人在接待待区就坐坐，电话话联系被被访人，确认后后安排接接待的会会议室，原则上上公司办办公区域域外人不不得入内内。为体现企企业形象象，前台台接待文文员应主主动将客客人领入入会客室室，打开开灯光，为来客客安排茶茶水，在在确定客客人无其其他事宜宜后方可可离开。公司会议议室、接接待室、阅览室室、储藏藏室、样样品间由由行政部部统一管管理，部部门需使使用公司司会议室室，需提提前一天天向行政政部提出出申请，由行政政部在会议室室使用记记录表（见附附表十）上予以以注明，会议室室的使用用以会会议室使使用记录录表所所列顺序序为准。由于业务务需要馈馈赠礼品品或业务务招待，须由两人人共同经经办并按按金额等等级提前前请示（详见