ISO9002-全套制度及业务流程之档案管理程序

1、*/房地产有限公司 质量体系程序、制度文件汇编 第D版 第0次修改25档案管理程序目的和范围：建立公司档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序，确保公司档案完整、齐全、高质，档案资源得到妥善保管、有效利用和持续补充。该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。职责：2.1公司档案按统一领导、分级管理的办法进行组织管理，即图书档案室（隶属人力资源部）负责公司档案的总体管理，部门资料员负责本部门的立卷归档工作，图书档案室对各部室进行业务上的指导、监督和检查。2.2鉴鉴于财务务档案的的特殊性性，公司司财务档档案（包包含各类类合同）由财务务计统部部自管，图书档档案室提提供存放放点。使使用时，由财务

2、务计统部部指定专专人调档档。2.3鉴鉴于人事事档案的的特殊性性，公司司人事档档案由人人力资源源部人力力资源口口自管，人力资资源部经经理指定定专人按按集中管管理、严严格保密密的原则则进行管管理。流程：3.1档档案分类类：3.1.1 文书档档案：即即在公司司管理过过程中产产生的有有保存价价值的普普发性内内外部文文件。3.1.2 基建档档案：即即以竣工工图为核核心的在在工程建建设过程程中形成成的专业业材料。3.1.3 财务档档案：即即在公司司经济活活动中产产生的会会计凭证证、帐簿簿和财务务报告等等具有保保存价值值的会计计核算专专业材料料。3.1.4 人事档档案：即即公司员员工在应应聘、转转正、考考评

3、等人人事活动动中形成成的反映映个人基基本情况况、工作作表现的的个人资资料。、3.1.5 经营销销售档案案：即公公司房产产经营销销售活动动中产生生的具有有保留和和存查价价值的历历史记录录，如合合同评审审记录、商品房房预售合合同、客客户档案案、市场场调研资资料、楼楼盘宣传传资料等等。3.1.6 客户服服务档案案：即公公司在提提供客户户服务过过程中形形成的具具有保留留和存查查价值的的历史记记录，如如客户投投诉记录录、处理理方案、落实反反馈记录录、客户户满意度度调查与与分析记记录等。3.1.7 对外联联络档案案：即公公司在项项目报批批报建过过程中形形成的具具有保留留和存查查价值的的历史记记录。如如政府

4、和和公共事事业单位位的批文文、文件件和专题题会议纪纪要等。3.1.8 声像档档案：即即在公司司生产经经营活动动中形成成的有保保存价值值的、以以音像或或图象记记录在特特殊载体体上的并并配有文文字说明明的历史史记录。3.2具具体管理理：3.2.1立卷卷归档：各部室资料员在每年年初，根据以往本部门文件运转情况，预计当年可能形成的文件，拟制或修订立卷类目，如人力资源部可制定“人事行政发文”、“周记”等，并将空白的文件清单置于该类目文件的最前面。A流程程：随时将已发放完毕的文件按已编好的类目及时归入卷内，并按文件收进顺序随时填写文件清单。一个较长时间段后，对手头上的所有文件进行清理，对不需归卷的文件材料

5、另备文件夹单独存放文书档案每2年为一个归档周期。各部室资料员在逢偶数年的6月底，将前两年形成的文件整理后向图书档案室移交。声像档案的归档时间同文书档案。单位工程预决算可在清尾款后半年内归档。财务档案在会计年度终了后，暂由财务计统部保管3年后再存放于图书档案室。基建档案在竣工决算工作完成后两个月内归档，项目前期资料一年后归档。B要求求：a各部部室向图图书档案案室移交交档案时时，均需需附上移移交清单单一式两两份。移移交时，交接双双方据此此进行清清点签收收，并各各自保存存一份。（移交交清单即即文件清清单）各部室向向图书档档案室移移交档案案时要做做到种类类齐全、份数完完整，图图书档案案室不接接收未经经

6、系统整整理的零零散文件件。文件在各各部室保保存阶段段，要注注意保持持字迹清清晰、份份数完整整，防止止发生霉霉变等。复写件件、圆珠珠笔书写写件或传传真件等等均应重重新复印印存档。各部室可可根据实实际工作作需要保保存文件件，但向向档案室室移交档档案时，则应按按规定的的归档范范围进行行。a）总经经理室：会议纪纪要、董董事会文文件、诉诉讼文书书、项目目策划与与年度计计划文件件、有关关公司送送交的文文件、各各部门送送交的文文件、外外来文件件、外送送文件、大事记记等；b) 人人力资源源部：人人事行政政发文、企业设设立与登登记材料料、员工工的人事事资料（应聘表表、编制制表、工工资单、培训记记录等）、内部部刊

7、物等等；c) 工工程材料料部：前前期文件件、施工工文件、竣工文文件、竣竣工图和和声像材材料（亦亦即内业业资料、竣工资资料、设设备说明明书等）；其中中前期文文件由工工程部负负责收集集，竣工工图由施施工单位位负责编编制；文文书如外外送文件件、外来来文件、有关人人员出差差带回来来的文件件等；d) 财财务计统统部：财财会档案案见第三三层次文文件财财务档案案管理程程序；审计核算算部：决决算资料料、签价价单、外外送文件件、外来来文件等等；经营销售售部：合合同评审审记录、售楼合合同、协协议、广广告宣传传资料、客户资资料、市市场调研研资料、外送文文件、外外来文件件等；设计研发发部：工工程地质质勘察报报告、方方

8、案设计计图纸和和说明、扩初设设计图纸纸和说明明、勘察察设计报报告及招招标文件件（标书书、合同同等）、工程设设计概算算说明、各项目目往来文文件（传传真、工工作联系系函等）、施工工设计图图纸和说说明、设设计变更更、设计计合同、外送文文件、外外来文件件等。对外联络络部：联联络函、活动计计划、外外送文件件、外来来文件等等。客户服务务部：客客户投诉诉记录、处理方方案、落落实反馈馈记录、客户满满意度调调查及分分析记录录等。整理上架架：组卷：通过鉴定的文件材料严格按规定排列、打号、装订、著录并制作卷内目录，组成案卷。鉴定：对各部室移交的档案，图书档案室档案员要重新审查其价值性，并剔除无保存价值的文件材料。

9、A. 流程程造册：制作全引目录和案卷目录，形成保管清册。上架：案卷按档号顺序竖放在密集架上，一般小号在左，大号在右，自上而下。 B要求：a. 卷内内文件的的排列应应条理系系统。文文书档案案按时间间顺序依依次排列列，具有有密切联联系的文文件应依依一定的的次序排排列在一一起，即即批复在在前、请请示在后后；正件件在前、附件在在后；基基建档案案的卷内内排列顺顺序为文文前图后后。b. 不同同保存价价值的文文件应分分开组卷卷。c. 凡有有文字部部分的均均应打上上号码（采用打打号机，正面右右上角，背面左左上角）。d. 文件材材料装订订前应剔剔除金属属物。e. 图纸纸采用手手风琴式式折叠法法，规格格为300c

10、m21ccm；装装订边应应加垫纸纸以使左左右平整整并注意意露出图图标。 33.2.3 保保管： A. 库房管管理： a. 库房房应集中中布置、自成一一区，不不堆放与与档案资资料无关关的物品品，不从从事与库库房管理理无关的的活动；库内档档案必须须按顺号号上架，不得错错架、乱乱架； b. 除档档案员外外，非档档案人员员不得随随意出入入库房，确需进进库的（如维修修库房或或设备等等），则则须有档档案员陪陪同并相相伴始终终； c. 库房房设有中中央空调调、除湿湿机、温温湿度测测量仪和和消防喷喷淋等设设备，档档案员要要定期检检查，以以确保以以上设施施的安全全有效； d. 随时时注意库库房温湿湿度的具具体指

11、数数，务必必使温度度保持在在140C2000C，相相对湿度度50%655%； e. 档案案入库前前要进行行严格的的检疫工工作，特特别注意意检查易易于生虫虫的部位位；同时时对档案案必须进进行定期期的防疫疫检查，有计划划、分期期分批地地对档案案进行翻翻动； f. 每月月中旬定定期对库库房进行行清扫擦擦拭，包包括擦洗洗密集架架、地面面、门窗窗等，特特别是对对一些小小角落、缝隙要要进行清清洁消毒毒以防害害虫滋生生；g. 档案员员离开库库房时应应随手锁锁门，并并注意检检查库房房门窗的的紧闭性性；h. 公司采采用移动动式密集集架作为为档案装装具。档档案按部部室存放放，密集集架的编编号及档档案的存存放顺序序

12、为自门门口起，从左自自右，从从上到下下。 B. 流流动中的的安全防防护： a. 档档案在库库房外未未被使用用时，不不允许长长时间摊摊放在桌桌子上，而应及及时放入入库房或或专用的的柜子中中锁好，更不准准擅自带带离规定定的使用用场所； b. 未未经许可可，利用用者不得得将所借借档案转转借他人人，以防防泄密； c. 未未经许可可，利用用者不得得擅自拍拍照、抄抄录、复复印； d. 尽尽量减少少档案原原件在同同一使用用人手中中的滞留留时间，以防因因档案外外借时间间过长而而出现的的泄密现现象。3.2.4 提供利利用： A加加强基础础工作：编制必要要的全引引目录和和案卷目目录，为为档案用用户提供供必要的的检

13、索工工具；安装使用用快捷便便利的档档案管理理软件，提高查查档效率率；开辟阅览览室，向向档案用用户提供供档案信信息。B开展展查借服服务：借阅：公司内部部人员借借阅档案案的，须须填写档案借借阅登记记表，阅毕及及时归还还；归还还时，管管理人员员必须当当面清点点档案页页数，之之后再入入库；非公司人人员借阅阅档案的的，须持持有关单单位介绍绍信，并并经公司司相关部部门主管管同意后后方可借借阅；借阅者必必须爱护护所查阅阅的档案案，不得得在档案案上涂改改、勾划划、圈点点或做其其他各种种标记；不得撕撕去档案案内页；借阅者不不得在阅阅览室吸吸烟、大大声喧哗哗。借出：档案使用用人如需需借出档档案，须须填写档案借借出

14、登记记表，并按规规定于11周内归归还，不不能及时时归还的的，经档档案员同同意可办办理续借借手续；归还时时，档案案管理人人员必须须当面确确认档案案完整性性后方可可入库。非公司人人员若需需借出档档案，须须持有关关单位介介绍信，并征得得公司相相关部门门主管同同意后，方可借借出；借出人员员须妥善善保管好好档案，不得遗遗失、抽抽换、拆拆散、涂涂改、转转借，并并负有保保密的完完全责任任。复印：档案使用用人若需需复印档档案资料料的，须须经档案案员同意意；图纸资料料若需借借出复印印的，须须经档案案员同意意并严格格控制复复印份数数。3.2.5 销毁：A流程程：图书档案室档案员将确认销毁的档案材料登记在档案销毁清

15、册上，并组织销毁图书档案室档案员每两年对已到保管期限的档案资料进行复查复查结果上报人力资源部经理审批 B要求：准备销毁毁的档案案材料在在未批准准前应单单独保管管；批准销毁毁的档案案可送造造纸厂作作原料或或用碎纸纸机销毁毁，严禁禁将需要要销毁的的档案作作其他用用途，更更不允许许出卖。档案销毁毁时，须须有两人人以上监监销，并并在销毁毁清册上上签字以以示负责责。相关文件件：4.1 *集团团档案管管理办法法之档案保保管期限限表4.2 *集团团人力资资源管理理体系之人人事档案案控制程程序4.3 财务务档案管管理制度度5相关关表单：5.1 文件清清单/移移交清单单（具体体见文文件管理理程序）5.2 档案借