HX-QP-003 内部沟通管理控制程序(A)

1、程序文件版 本A内部沟通管理控制程序頁 次 PAGE 6 of 6程序文件制订部门行政部制订日期2009年06月10日内部沟通管理控制程序页 码 PAGE 1 of 6文件编号HX-QP-003版 本修(制)订内容容制/修订订者日 期期审 核核核 准准A新制订Amoss waang20099-6-10一.目的:通过畅通高效的沟通渠道和方法,使与日常工作和质量管理体系有关的信息在各级各部门和全体工作人员之间得到及时传递,从而在系统内部形成相互了解、相互信任、团结协作、全员参与的良好氛围.二.范围:适应于本本公司范范围内就就质量体体系的运运作事项项进行的的沟通.三.权责责: 无无四.定义义: 44

2、.1.对外会会议:指上级单单位、行行业单位位和第二二方、第第三方等等单位来来本公司司检查、审查工工作、洽洽谈业务务、参观观访问等需需要组织织召开的的会议.4.2.管理会会议:对全公司司有重大大影响的的会议,包括董董事长、总经理理主持的的会议,以及月月末大会会、工作作例会、生产质质量等专专题会议议. 44.3.专案会会议: 对某一一工作事事项或工工作流程程召开有有针对性性主题的的会议.4.4.部门会会议:指处理部部门(车车间)内内部事务务,一般般由本单单位人员员参加的的会议.4.5.视觉沟沟通:指通过看看板、黑黑板、公公告栏、海报和和标语等等视觉交交流的形形式,把公司司的决定定、通知知以及质质量

3、、生生产、顾顾客反馈馈等信息息与员工工进行沟沟通.五.参考考文件:无六.作业业流程: 无无七.作业业内容:7.1.沟通的的方式:本公司除除使用质质量体系系内其它它文件中中规定的的文件、表格进进行信息息传递和和沟通外外,还使用用了如下下的沟通通方式:序号方式频率A电话联络络不定B工作联络络单必要时C班前会次/日D早会次/周E管理会议议次/周F专案会议议必要时A.电话话联络:电话联络络方式适适用于各各部门间间、部门门内就简简单事项项的联络络进行沟沟通.B.工作作联络单单:在没有书书面文字字可能导导致错误误产生或或在部门门负责人人认为有有必要时时,就特定定事项进进行联络络时使用用.C.班前前会:主持

4、:生生产部门门主管/组长参会人员员:生产部部员工会议内容容:了解生生产进度度及产品品质量状状况,布署当当天的工工作任务务,协调解解决本部部门内的的工作.D.早会会:主持:行行政部主主管参加人员员:公司全全体员工工.会议内容容:意识,观念宣宣导及各各相关工工作事项项传达.E.管理理会议:主持:(副)总总经理参加人员员:各部门门主管会议内容容:工作状状况的总总结与下下阶段工工作的安安排.F.专题题会议:主持:相相关负责责人参加人员员:各部门门主管及及相关负负责人.会议内容容:了解专专案现状状与运作作的管理理现状,协调解解决专案案推动中中所发现现的问题题,并安安排下阶阶段工作作.7.2.会议管管理：

5、7.2.1.管理职职责：A.公司司行政部部是会议议室使用用的归口口管理部部门.B.行政政部前台台负责公公司级会会议的组组织、督督办,并并发布公公司级会会议的通通知.C.各部部门主管管负责本本部门会会议的组组织、召召开、会会议决议议的实施施以及督督办工作作.D.会议议主持人人负责制制定会议议议程,确定议议题及参参加会议议人员名名单.E.会议议主持人人或指派派专人负负责会议议记录及及会议纪纪要的起起草、发发放,会会议纪录录需经由由主持人人审核确确认.F.与会会人员应应服从会会议安排排,遵守守会议纪纪律.G.会议议主持人人应亲自自或指派派专人对对会议制制订的整整改计划划、纠正正/预防防措施进进行跟踪

6、踪、验证证,并在在下一次次同类会会议时进进行讲评评.H.各部部门应指指定一名名看板管管理人员员,负责责本单位位管理看看板内容容的更新新.7.2.2.会议管管理规定定:A.当多多个会议议在同一一时间或或空间上上有冲突突时,实实行小会会服从大大会,一一般会议议服从紧紧急会议议的原则则.B.公司司工作例例会应按按规定准准时召开开,无特特殊情况况不得延延期,不不必每次次通知.C.需召召开对外外会议时时,接待待部门应应提前11天通知知行政部部,以便便商定会会场,确定参参加会议议人员及及其它会会前准备备工作.D.召开开部门会会议需要要使用会会议室时时,该单位位应提前前4小时通通知行政政部,以以便安排排会场

7、.E.会议议上的个个人发言言一律讲讲普通话话,发言内内容应提提前准备备,不得长长篇大论论,不得偏偏离议题题或对他他人进行行人身攻攻击.主持人人有权对对任何讲讲话予以以制止.7.2.3.会议纪纪律:A.与会会人员必必须准时时到会,会议期期间未经经主持人人同意不不得擅自自离席,对违反反者将罚罚款100元/次次.B.会议议开始前前,参会会人员必必须将手手机调为为振动或或关机,会场内内禁止接接听电话话,对违违反者将将罚款110元/次.C.会场场内严禁禁吸烟,违反者者罚款550元.D.接到到会议通通知且无无故缺席席者,罚罚款200元/次次,中层层以上干干部罚款款50元元/次.E.会议议通知者者未及时时通

8、知,造成缺缺席时,将对会会议通知知者罚款款10元元/次.注: 罚罚款由会会议主持持人负责责当场兑兑现,作作为会议议经费.F.参会会人员必必须保持持肃静，爱护会会场设施施，保持持会场清清洁.7.3.视觉沟沟通管理理:7.3.1.看看板的设设置:在在每个部部门分别别设立管管理看板板,公司司在门卫卫室旁设设立公告告栏.7.3.2.看看板内容容的管理理:看板板上可以以张贴公公司的质质量方针针、质量量目标、质量目目标完成成情况、工作进进度计划划、月度度质量信信息、产产量信息息、顾客客反馈信信息、纠纠正预防防措施和和公司决决定、决决议、公公告、通通知等内内容.部门根根据工作作需要可可以在看看板上发发布本单

9、单位管理理工作的的相关信信息.7.3.2.每块看看板应确确定管理理负责人人,由其及及时更新新有关信信息.7.3.3.表彰好好人好事事的海报报可以在在公司公公告栏或或宣传栏栏上张贴贴.7.3.4.未经行政政部同意意,不得擅擅自在公公司视觉觉沟通设设施上发发布私人人信息,禁止涂涂鸦、更更改公司司发布的的决定、通知等等文件,对违反反者将视视情节和和后果罚罚款5001000元.7.4.公司同同时鼓励励员工提提出合理理化建议议,公司各各部门主主管负责责调动员员工合理理化建议议的积极极,并负责责收集和和传达,公司每每年对产产生效益益的合理理化建议议的提出出人员进进行表彰彰和奖励励.7.5.信息的的处理:7.5.1.对收集集到的信信息,各部门门根据实实际需要要,有目的的地加