二、会议管理制度及流程

1、会议管理制度第一个目的为规范公司各类会议和各类培训流程，统一会议管理模式，减少会议次数，缩短 会议时间，提高会议质量，特制定本制度。第二条责任一是行政部负责会议管理，所有重要会议都要经过公司领导批准后，向行政部登 记备案。二是会议工作主要由行政部门承担；行政部门应当为其他部门主办或者召集的会 议提供协助。三.除其他部门主办的会议材料外，会议材料由行政部整理、发放、归档、归档。 第 3 条会议分类一、公司部门周会制度(一)主持和记录:各部门的助理记录由部门负责人主持(2)召集时间:每周一上午 9:00。如因特殊原因需要延期开会，部门负责人应提前 通知。(三)参会人员:如果部门领导和部门员工因出差

2、等特殊原因不能参加例会，应提前 向部门领导请假。(4)会议内容:部门上周工作总结，本周工作计划等。二、公司员工月度会议制度(1)会议主持和记录 : 行政部召集，总经理主持，行政专员做会议记录。总经理不 出席会议时，由副总经理主持。(2)召集时间:每月 30 日上午 9:00 。因特殊原因需要延期的，行政部门应当提前通 知。(3)参与者 :公司全体员工。如因出差等特殊原因不能参加例会，应提前向行政部 请假。(4)会议内容:1.公司日常经营总结。2.各部门应报告本月任务的执行情况和取得的成绩或成果，重点是任务执行过程 中出现的问题。3.部署下个月的任务。三.其他会议(一)公司年终总结表彰大会总结年

3、度工作情况，部署下一年的工作任务，对先进集体和个人给予表彰和奖励。 会议由办公室组织实施。(二)专题会议相关部门根据实际工作需要不定期召开会议。会议内容主要是讨论、安排和总结 运营中的问题或与项目相关的工作。第四条会议召开一、会议安排:(1) 涉及多个部门人员的会议或因舞台工作临时召开的会议，召集部门应在会议 召开前 1-2 天将总经理批准的会议通知上报行政部，行政部统一安排后方可召开。 (2) 公司已将会议列入会议计划，如需重新安排，或遇特殊情况，需临时安排其 他会议。会议，组织部门应提前 2 天报总经理审批并报请行政部调整会议计划，未经行政部门调整，任何人(部门)不得随意调整正常的会议计划

4、。(3) 各部门的定期工作会议必须服从公司的统一安排。各部门的小型会议不得与 公司例会同时召开。应坚持小会议服从大会，地方会议服从全体的原则。 (4) 一旦会议确定，与会者应提前做好所有的工作安排。原则上，他们不应该请 假或迟到。如遇特殊情况，应提前向总经理请假。只有获得批准后，他们才能任 命某人参加会议。会后，应主动询问会议内容和分配的项目，以确保会议安排的 所有工作按时、优质完成，并对工作结果负责。二.会议筹备:(1) 对于专题会议或需要演示和讲解投影设备的会议，行政部应提前做好投影设 备的连接和调试工作；(二)会议召开前，行政管理部门应有专人负责会议标识的制作和设置，并根据会 议的级别或

5、性质为会议准备饮用水或其他娱乐用品；(3)特别重大会议，由行政部负责全部准备工作，包括以下内容 :1 。会议议程 ( 应 提前提交给公司领导或主要与会者)；2.会议材料的准备(如有必要，应在入场前登记分发)；3.会场布置；4.会议服务人员的安排；5.会议签到表；6.会后安排。7.如果会议需要保留信息，应提前通知相关部门拍照、录像。三.会议召集和沟通:(1) 公司会议的目的要明确，公司会议的目的是解决问题，提高效率，所以会议 的主题要明确，不能开无休止的会议。(二)与会者应在会前明确要研究的议题，以便准备相关文件和材料。(3) 与会者的发言应简明扼要，发言一般不宜过长。会议组织者或主持人应在会

6、议前统计和控制每个人的发言时间，时间到了后，无特殊情况不得延长。每次会 议都应该强调发言的时间要求。(四)重要会议决议或记录正式公布前，与会人员不得提前透露会议内容。(5) 参会人员必须用正式的会议纪要做详细的会议纪要，以便会后向部门员工准 确传达会议精神，落实各项任务。行政部会随机查看参会人员的会议纪要。 (6) 公司会议纪要由总经理办公室专人整理，公司领导审核签发。会议记录应在 必要时分发给与会者和相关部门。其他会议由召集部门记录安排，主管领导审核 签发，并编号存档。(七)会议结束后，办公室或其他会议组织部门负责对问题进行总结和分类，对会 议中各部门的工作要求进行整理、分类和分发。对公司会

7、议决定事项的监督、检 查和跟踪由行政部负责，行政部按规定的时间节点逐项跟进，并在下次例会前向 公司领导汇报各部门的完成情况。第四，会议纪律(一)严格遵守会议开始时间，提前 3 分钟到达会议现场。不得缺席、迟到或早退， 并记录会议人员的出席情况。迟到的话捐 10.00 元，迟到超过一分钟的话依次增 加 10.00 元。如果需要请假，需要得到会议召集人的批准。无故缺席者，罚款 100 元。( 二) 至少提前一天通知管理层以上人员参加的中层会议。迟到的则乐捐 200.00 元，迟到每超过一分钟增加 20.00 元，依次累加。（三）决策层人员共同参加的为高层会议应至少提前一天通知。参会人必须到场， 迟

8、到的则乐捐 500.00 元赞助费，迟到每超过一分钟增加 30.00 元，依次累加。 （四）所有参会人员在开会期间应将手机等通讯设备设置为无声或震动状态。会 议期间，所有与会人员必须尊重发言人，不得随便发言扰乱会议次序，不得看报 纸杂志、听音乐、接听手机等做与会议无关的动作，如需接听电话，必须到会议 室外接听。发现有以上情况者，一次乐捐 50.00 元。（五）会议需要表决时，原则上采取少数服从多数的方法，特殊情况可集中，一 经会议决议之事，应按期完成。管理级别未能兑现承诺的每次乐捐 200.00 元。 对于需要在会议上讨论的问题，提前与会议发起人沟通，以便于及时通知所有参 会人，在提出问题的时候应该同时提交对该问题的解决方案。第五条 本制度适用于公司全体员工。第六条 本制度由行政部负责解释，如有未尽事宜，将按公司相关规定执行。 附件：会议签到表会议通知单会议纪要会议签到表编号：会议名称会议时间年月日时分会议地点序号姓名部门签到时间备注会 议 通 知 单编号：会议主持会议日期会议地点会议主题