信息交流管理程序

1、信息交流管理程序1 目的 建立有效的信息交流机制，保证员工充分参与公司事务的管理，保证内外部信息得到及时有效的交流，使公司各部门、各级人员之间建立一个良好的沟通途径和协调方式，使公司各工作、生产过程得以高效优质地进行,特制定本程序以规范相关作业。 2 范围 适用于家用空调内外部信息交流的管理。 3 职责 3.1 公司采购中心供应链管理部、行政人事中心相关行政事务科、安全环保科、营销业务部门等相关职能部门负责收集对应相关方的信息。 3.2 品质中心办公室负责统筹外部信息的传递和处理及外部书面信息的存档工作。 3.3 品质管理部负责对各部门识别、收集、整理后的内外部信息汇总管理。 3.4 各部门负

2、责工作范围内外部信息的收集、传递和处理。 3.5 行政人事中心相关行政事务科负责监督处理公司内部员工反映的问题。 3.6 各部门负责按本程序要求，开展相关沟通。 4 工作流程 4.1 信息的分类 4.1.1 外部信息 4.1.1.1 来自附近居民的投诉与抱怨； 4.1.1.2 来自供方或协力厂商的信息； 4.1.1.3 来自政府部门（政府主管部门及其它权威机构如环保局、安检局、质检局、认证机构等）的法律法规，条例和标准信息； 4.1.1.4 来自客户的信息； 4.1.1.5 其它外部相关方的信息，如工程合同方、供应商、运输公司、工业区内的其它企业； 4.1.1.6 本公司需向外部传递的信息。

3、4.1.2 内部信息 4.1.2.1 内部日常信息，指正常情况下的各类信息。 4.1.2.2 内部异常突发信息，指活动中发生偏差的信息，如不符合信息(包含 HSF)。 4.1.2.3 紧急信息，如火灾、食物中毒和安全事故等紧急情况。 4.1.2.4 其他内部信息（如员工的意见和建议等）。 4.2 外部信息的交流管理 4.2.1 常规性外部信息交流 4.2.1.1 品质管理部、品质中心办公室、行政人事中心经营管理科、安全环保科等部门分别负责环保局、质监局、产品检查机构、疾病防治、食品卫生管理机构、认证机构、防雷检测所、消防单位等监测或检查结果及反馈信息的收集，这类信息由相关部门自我保 存，并将信

4、息传递到公司的有关部门，具体见下表，当监测或检查结果出现不符合情况时，按照EHS 不符合、纠正和预防措施控制程序的要求进行处理。 负责部门 相关方 信息 沟通渠道及处置方式 品管部 认证机构 QEHS 体系认证及运行的有关信息 面谈/邮件/传真/电话等 质量技术监督局 行业/产品的有关信息(包含 HSF) 面谈/邮件/传真/电话等 品质中心办公室 产品测试机构 产品的有关信息(包含HSF) 面谈/邮件/传真/电话等 行政人事中心经营管理科 废弃物处置方、社区居民、职业病防治、食品卫生管理机构、环境、安全检测机构 相关废弃物收集处理、环境卫生、食品安全、职业病体检、三废检测、安全检测等信息 合同

5、/联单/重要相关方一览表EHS 影响状况调查表EHS 保护调查书/监测报告 行政人事中心人力资源部 劳动、人事、公积金管理中心 相关人事、社保及内部员工等信息 面谈/邮件/传真/电话等 采购中心供应链管理科 主要供应商和合同方 影响环境及化学品使用安全等信息 合同/联单/重要相关方一览表EHS 影响状况调查表EHS 保护调查书营销中心业务部门 主要客户 影响环境、环保、节能等信息 法律法规及其他要求清单 安全环保科 安监、环保、防雷检测、消防单位、环保局 环保、危废处理、安全检查验收等有关信息 面谈/邮件/传真/电话等 工业园建设指挥部 施工单位、消防、安全验收单位 建筑包括安全验收等方面的有

6、关信息等。 面谈/邮件/传真/电话等 4.2.1.2 以上政策法规、标准类等的资料信息 (包含有害物质的信息)中，由品质管理部、海外营销业务部门、品质中心办公室等相关部门负责收集、更新和整理保存及管控，详见管理文件和资料控制程序 、 法律法规控制程序 、 相关方控制程序 、 安全设施管理程序、EHS 监测、测量控制程序。 4.2.1.3 工业园建设指挥部、采购中心供应链管理部、物流管理部分别负责与工程合同方、供应商、运输公司和工业区内的其它企业等相关方进行沟通，对这些相关方传来的信息，各责任部门应尽快处理，相关部门针对相关方反映的问题，采取纠正/纠正措施，详见EHS 不符合、纠正和预防措施控制

7、程序。 4.2.1.4 市场信息、顾客不满意信息和客户投诉的处理由营销中心市场部负责。对客户反映比较严重的问题，营销中心市场部应及时转达到相关部门并采取相应的措施。 4.2.1.5 各部门直接从外部获取的其他信息，以电子邮件或公告栏的形式反馈到相关部门处。 4.2.1.6 公司需向外部（包括顾客、相关方以及外部公众）传递的信息，如：公司产品类型、质量、售后服务等信息，包含HSF产品的任何可能导致污染的过程以及对HSF产品满足ROHS要求所采取的控制措施的信息，由营销业务部门负责向顾客进行传递和沟通；公司相关方针政策、重大行动、组织环境治理绩效及产品服务等情况由公共关系部负责向外部作宣传解释。

8、4.2.2 非常规性外部信息交流 除以上常规性外部信息交流外，在公司发生非常规性事件如地震、洪水、火灾等情况时，公司相关文件规定了此类非常规性外部信息交流的部门及渠道。具体见应急准备和响应控制程序。 4.3 内部信息的交流管理 4.3.1 内部信息的交流方式 4.3.1.1 交谈：凡部门与部门之间或部门内部人员之间协调处理一般性工作事务适宜使用此方式，采用此方式时，应注意避开生产作业通道或正在运行的生产作业岗位，同时注意避免大声喧哗。 4.3.1.2 书面联络：凡部门之间协调处理较重要的工作，特别是涉及处理工作指令、作业要求或工艺参数等事宜时，宜采用此方法。 4.3.1.3 汇报：凡部门工作在

9、执行过程中因各种因素的影响而导致工作难以按计划目标的要求达成,需寻求上级主管协调、支持和指导时,可采用此方式。按此方式作业时，下级部门须事先将工作汇报的意图告诉上级主管，以便其安排适宜的时间听取汇报，汇报工作一般应安排在上级主管所在的办公室地点进行。 4.3.1.4 报告：对上级交办的重要工作、重大突发事件、定期工作计划和总结等，一般采用书面报告形式提交给上一级领导。 4.3.1.5 会议：凡部门内部有重要的生产工作任务需要传达、宣告或部门之间有重要事务需要协调，或本公司有重要的生产工作措施需要讨论、发布执行时，均可按举行会议的方式进行沟通协调，会议一般应安排在专设的会议室进行，以保持其良好的

10、环境和应有的严谨气氛。 a) 开会前，会议主办单位应报办公室，由办公室依据会议议题、时间、地点及时通知相关人员参会。 b) 参加人员到会后，须签会议签到表确认实际到会人员状况，以确定缺席人员，便于其后对其进行会议决议的传达。 c) 对会议的讨论内容及决议事项，会议主办单位应指定专人进行记录形成会议纪要，在会议后传达到相关责任人员，并派专人对决议项目执行情况进行跟踪。 4.3.2 内部信息交流的途径 4.3.2.1 部门内部一般工作人员或一般作业人员之间需讨论问题或交换意见,须在进行此项活动之前征得各自直接负责人的同意，相关负责人在同意部属的交流申请后，须对此类活动的进行时间做出明确的规定，并按

11、此要求督促活动人员按时返岗作业。 4.3.2.2 当部门内部下级向上级提出谈心要求时，上级应尽量安排时间满足其要求，以便于上、下级之间及时达成共识，以利于工作开展。若因特殊原因不能满足下级要求，上级须直接或委托他人向申请人说明原因，征得谅解，并在后续适当的时机主动与申请人交换意见或委托其代理人与申请人进行意见交流，代理人在受委托后须及时将谈心情况转告给申请人，以便做出相应的调整和回应。 4.3.2.3 当部门之间有工作问题需协调处理时，须由部门班长以上，以适当的方式进行交流,拟定出解决问题的办法，若班长之间难以达成共识，则须向各自的上级主管反映情况以寻求更高层次的沟通或直接向部门经理反映情况，

12、以及时获得解决问题的方法。 4.3.2.4 一般情况下，班长以下人员不得越级向上反映情况，若因特殊情况，如直接上、下级之间虽然经多次交流，但仍不能获得共识时，下级在向其直接负责人说明原因后可向更高一级主管反映情况，寻求解决方案。 4.3.3 内部信息交流的注意事项 4.3.3.1 在进行沟通时，沟通参与人员应以客观事实为依据来阐述表达各自的看法和观点,尽量避免使用主观臆断性的推断或结论。 4.3.3.2 在讨论问题时，要注意围绕中心议题进行，尽量避免涉及与本会议内容无关的事项。 4.3.3.3 在进行交流讨论时，要注意保持文明、有礼、谦让、包容的态度和作风，对不同的观点可以评论，但不要发展成无

13、序的争吵，更应杜绝和避免揭短、漫骂乃至出手伤人的现象发生。 4.3.3.4 当下级出现工作失职或失误时，一般情况下不要在公共场合对其进行批评、指责,特别是当其部属在场时，更应尽力避免，以维护其自尊心及应有的工作权威。 4.3.3.5 若沟通双方一时难以达成统一意见，沟通双方此时均应保留意见，按各自原来的工作规定开展作业，不得强行要求对方接受自己的观点和意见，也不得因此给对方或对方部门设置工作障碍。 4.3.3.6 当沟通双方属上、下级关系时，若因工作方法或生产任务或工作安排等方面问题难以达成统一意见，除非上级的意见或指令明显违反本公司质量体系文件或本厂制定的其它规章制度，否则，下级必须接受上级的工作指令并服从有关安排。 4.3.3.7 若沟通过程中出现严重的违法违纪现象，则当事人须接受有关法规或本公司有关规定中相关条款所定的处罚。 4.4 协商 4.4.1 公司制定 QEHS 方针及管理程序时应有员工或员工代表参与。 4.4.2 公司充分调动与发挥各级员工参与企业 QEHS 活动之积极性，并积极采用员工建议，与员工进行 QEHS 方面的交流和协商