中国高科档案管理手册

1、三茅招聘管理软件，永久免费，HR都在用PAGE 官方下载网站： PAGE 2目 录 HYPERLINK l 集团公司档案管理网络图 集团公司档案管理网络图 1档案管理理制度 2 HYPERLINK l 中国高科科集团股股份有限限公司档档案管理理办法 集团团公司档案管理办法2 HYPERLINK l 档案分类类与档号号编制规规定 档案分分类与档号编制规规定 113 HYPERLINK l 二级公司司档案管管理的补补充规定定 二级级公司档档案管理的的补充规规定 23 HYPERLINK l 投资管理理档案管管理规定定 投资资管理档档案管理规定 299 HYPERLINK l 业务类档档案管理理规定

2、 营销销贸易类类档案管理规定 331 HYPERLINK l 财务档案案管理规规定 财务档档案管理规定定 335 HYPERLINK l 图书、报报刊、音音像资料料、软件件管理规规定 图书、报刊、音像资资料、软件件管理规规定 40三、档案案管理工工作职责责与整理理规范 442 HYPERLINK l 集团公司司档案管管理工作作职责 集团团公司档档案管理理员工作作职责 42 HYPERLINK l 二级公司司档案管管理岗位位工作职职责 二级公公司档案案管理岗位位工作职职责 43 HYPERLINK l 集团公司司职能部部门兼职职档案管管理岗位位工作职职责 集团公公司职能能部门兼兼职档案案管理岗岗

3、位工作作职责 444 HYPERLINK l 档案整理理工作规规范 档案整整理工作规范范 445附录 57 HYPERLINK l 中华人民民共和国国档案法法 中华华人民共共和国档档案法 557 HYPERLINK l 上海市档档案条例例 上海市档案案条例 601兼职档案员各分、子公司集团公司司档案管管理网络络图党群组织负责人兼职档案员监事会负责人董事会办公室董事会监事会党群组织各职能部门总经理办公室分管副总裁档 案 室- PAGE 12 -中国高科科集团股股份有限限公司档档案管理理办法为加强集集团公司司档案管管理工作作，严格格工作制制度、规规范工作作秩序、严肃工工作纪律律，提高高档案管管理水

4、平平，特制制定本管管理办法法。总 则 第一条条 为了了加强集集团公司司档案管管理，有有效地保保护和利利用档案案，为集集团公司司的经营营和发展展服务，进而带带动集团团公司档档案管理理水平上上个台阶阶，根据据中华华人民共共和国档档案法及其实实施办法法，结合合本集团团公司实实际情况况，制定定本管理理办法。 第二条条 集团团公司的的档案管管理分为为集团公公司和二二级公司司两部分分。集团团公司的的档案是是指公司司在基本本建设、经营发发展、党党政管理理、会计计工作等等各项活活动中形形成的具具有利用用、保存存价值的的各种文文字、图图表、图图纸、声声像以及及其他不不同载体体，不同同形式的的历史记记录。二二级公

5、司司的档案案是指公公司在进进行主营营业务以以及基本本建设、党政管管理、经经济活动动、会计计工作中中形成的的具有利利用、保保存价值值的各种种文字、图表、图纸、声像以以及其他他不同载载体，不不同形式式的历史史记录。根据集团团公司的的实际情情况和档档案目标标管理的的要求，将档案案统一划划分为十十六大类类作为档档案管理理的范畴畴。它们们分别是是：党群群工作类类、决策策类、监监督类、行政管管理类、经营管管理类、营销贸贸易类、生产管管理类、产品类类、科学学技术类类、设备备仪器类类、基本本建设类类、会计计档案类类、员工工档案类类、实物物档案类类、声像像档案类类及电子子档案类类。各二二级公司司参照执执行。第三

6、条 集团公公司及二二级公司司档案工工作的基基本任务务是贯彻彻国家关关于档案案工作的的方针、政策和和指示精精神，遵遵循档案案工作统统一领导导，分级级管理的的原则，维护集集团公司司及二级级公司档档案的完完整、准准确、系系统、安安全，为为发展集集团公司司的事业业服务。第四条 集团公公司和二二级公司司的档案案工作是是集团公公司及二二级公司司各项管管理工作作的重要要组成部部分，纳纳入集团团公司工工作的发发展规划划和年度度工作计计划中，保证档档案管理理职能、人员编编制和经经费适应应整个集集团公司司档案工工作发展展的需求求。管理体制制与职责责第五条 集团公公司应设设置专人人专岗负负责档案案管理工工作，二二级

7、公司司可参考考总部，根据公公司自身身的情况况设立专专岗对档档案进行行管理。集团公司司的档案案工作在在主管副副总裁的的领导下下，实行行档案工工作集中中统一管管理。总总裁办是是集团公公司档案案工作的的行政管管理部门门，对档档案工作作实行统统一管理理，统筹筹规划、组织协协调、统统一制度度；同时时又是收收集、保保管集团团公司档档案和提提供利用用服务的的职能部部门，并并对各部部门立卷卷归档工工作进行行指导和和监督。二级公司司的档案案工作在在主管总总经理的的领导下下，实行行档案工工作集中中统一管管理。其其方法可可参考集集团公司司执行。第六条 集团公公司及二二级公司司均应明明确一名名公司领领导分管管本公司司

8、档案工工作，在在各部门门应明确确一名部部门领导导负责本本部门档档案工作作，并负负责本办办法在该该部门业业务范围围内的贯贯彻实施施；各部部门应设设立一名名兼职档档案员，负责做做好本部部门档案案工作，并定期期将整理理好的档档案移交交档案室室。第七条 本办法法第二条条所列档档案大类类，根据据各部门门业务范范围，其其具体负负责的各各类档案案为：（一）总总裁办负负责行政政管理类类、经营营管理类类中经营营决策档档案、设设备档案案、实物物档案、声像档档案及电电子档案案的收集集、积累累、整理理和归类类。（二）人人力资源源部负责责人事档档案、劳劳动人事事方面档档案的收收集、整整理和归归类，人人事档案案由人力力资

9、源部部负责该该档案的的保管和和利用。（三）财财务部负负责监督督类中审审计管理理、经营营管理类类中财务务管理及及会计档档案的收收集、积积累、整整理和归归类。（四）资资金部负负责经营营管理类类财务管管理中有有关资金金借款、担保等等合同、协议的的收集、积累、整理和和归类。（五）投投资管理理部负责责决策类类、经营营管理类类中投资资管理档档案的收收集、积积累、整整理和归归类。（六）法法务部负负责监督督类中法法律事务务档案的的收集、积累、整理和和归类。（七）贸贸易部负负责营销销贸易类类中经营营贸易档档案的收收集、积积累、整整理和归归类。注：监事事会、党党群工作作档案由由监事会会、党群群组织负负责人收收集、

10、积积累、整整理和归归类。二级公司司可参照照总部的的责任办办法，制制定公司司内部各各部门档档案管理理职责。 第八条条 归档档时间（一）管管理类、营销贸贸易类：一般每每年三月月各部门门将上年年度工作作形成的的文件材材料收集集、整理理、立卷卷归档五五月底前前交档案案室，由由档案专专管干部部统一编编目。（二）科科研或产产品项目目：对于于形成周周期不长长的课题题研究或或产品研研制，可可按项目目结束时时间归档档；也可可按工作作阶段归归档，是是指当一一项科技技、生产产活动按按其工作作程序完完成一个个阶段后后，即将将该阶段段形成的的科技文文件归档档。（三）设设备档案案：应抓抓住设备备开箱验验收和安安装、调调试

11、完毕毕两个环环节，将将随机文文件材料料和安装装、调试试过程中中形成的的文件材材料由专专人收集集，交档档案员归归档。设设备档案案应保证证该设备备资料齐齐全，使使用完毕毕后及时时立卷归归档，设设备维修修记录按按年归档档。（四）基基建项目目：要分分阶段收收集、整整理，并并在竣工工验收时时完成全全部档案案立卷归归档工作作。工程程项目验验收结束束后6个个月内移移交档案案室。（五）会会计档案案：由公公司财会会负责收收集归档档，在财财会处保保存一年年后于次次年五月月底前送送公司档档案室统统一保管管，此外外并重视视收集相相关法律律、法规规、享受受优惠的的政策等等。（六）实实物档案案：当证证书、奖奖状、奖奖杯等

12、实实物档案案形成时时即进行行收集、存档，或将其其复印件件存档，实物办办理借出出手续后后进行张张贴或悬悬挂。（七）声声像档案案：平时时将反映映公司主主要职能能活动的的照片、录音带带、录像像带及时时收集、整理、归类，于每年年六月将将上一年年度的声声像档案案进行归归档。（八）电电子档案案：每年年三月将将上年度度形成的的反映本本公司主主要职能能活动、存有重重要数据据信息的的磁盘、光盘进进行收集集、整理理、归类类，五月月底前交交档案室室归档。（九）二二级公司司当年的的文件资资料于次次年由二二级公司司自行归归档并留留本公司司提供利利用，在在后年的的第一季季度内上上缴集团团公司。 第九九条 为完完善集团团公

13、司档档案管理理工作，根据各各自的特特点，应应制定一一系列相相关档案案管理制制度，做做到公司司的档案案管理有有法可依依、有制制度可依依。本办法所所规定的的工作制制度有：各类档档案的归归档制度度、管理理制度、档案管管理人员员的岗位位责任制制、考核核奖惩办办法及档档案的分分类及编编号办法法。各部部门、各各二级公公司必须须认真贯贯彻执行行，不得得违反。第三章 档案案管理队队伍建设设及培训训 第十条条 根据据集团公公司经营营业务的的发展和和档案目目标管理理的要求求，集团团公司应应配备具具备档案案专业大大专以上上学历的的专职档档案人员员，各部部门及各各公司档档案管理理人员在在上岗前前须经过过档案岗岗位培训

14、训。培训训的内容容包括宣宣传贯彻彻中华华人民共共和国档档案法和中中华人民民共和国国档案法法实施办办法、企业业档案管管理办法法等国国家、上上级颁发发的档案案工作法法规性文文件，以以及档案案管理及及保管等等专业知知识的培培训。以以上各部部门及各各公司档档案管理理人员在在培训结结束时均均须参加加档案管管理业务务知识考考核，并并通过考考核，方方具备上上岗资格格。 第十一一条 集集团公司司及二级级公司档档案管理理人员在在职称及及福利待待遇上享享受与其其他管理理人员同同等的待待遇。第四章 文件件材料的的形成与与归档 第十二二条 文件材材料的形形成、运运转、积积累、整整理和归归档工作作纳入集集团公司司经营管

15、管理、基基本建设设的计划划和工作作程序，实行“四同步步”管理：在布置置、检查查、总结结、验收收各项工工作时，要同时时布置、检查、总结、验收档档案工作作，并纳纳入部门门领导和和有关人人员的岗岗位职责责，作为为各部门门季度或或年度考考核的依依据之一一。 第十三三条 为了加加强对公公司设备备管理，将固定定资产中中设备建建档范围围定为单单位价值值在2万万元以上上（含22万元）的设备备要立卷卷归档。 第十四四条 凡集团团公司的的员工在在经营管管理、外外事、以以及党政政管理等等各项工工作中形形成的具具有保存存价值的的文件材材料，在在下一年年度内均均应向档档案管理理部门移移交入库库归档，上一年年度的档档案资

16、料料任何人人不得私私自占有有。 第十五五条 集团公公司员工工在工作作变动和和离退休休时，必必须将属属于归档档范围（上述第第十四条条）的文文件资料料全部移移交归档档，不得得据为己己有或私私自带到到其他单单位。第十六条条 文文件材料料一般归归档一份份，重要要的或经经常使用用的可归归档数份份。第十七条条 归归档要求求归档文件件材料，应完整整、准确确、系统统，签署署齐全，确定密密级，保保管期限限（保管期限分分永久、长期2550年年、短短期110115年三种），填写写移交清清单，履履行交接接手续； （二）归档的的文件资资料须制制成材料料优良、符合规规定、字字迹线条条和图像像清晰，手稿须须用碳素素或蓝黑黑

17、墨水书书写，粘粘贴、装装订应符符合档案案保护的的要求； （三）归档的的文件资资料应是是原件（文件里里页允许许打印，但封面面必须手手工签署署完整）。 （四）档案的的装具采采用国家家标准的的科技档档案卷皮皮、卷夹夹、卷盒盒和表式式。会计计档案按按照会计计档案的的凭证、帐册、报表分分类组卷卷,采用会会计凭证证、帐册册盒。档案的保保管及库库房管理理 第十八八条 集团公公司各类类档案由由总部档档案室库库房集中中统一保保管。二二级公司司按规定定未到移移交期的的各类档档案由二二级公司司集中统统一保管管。保持持归档文文件的完完整、系系统、准准确的反反映集团团公司及及二级公公司各项项经营管管理活动动的面貌貌，符

18、合合统一规规范。 第十九九条 集团公公司及二二级公司司档案管管理部门门应加强强档案资资料的收收集工作作，并对对接收到到的档案案分门别别类系统统整理、登记和和安全保保管。 第二十十条 对对案卷保保存情况况应定期期检查，定期更更换防虫虫药物,发现霉霉变、破破损等情情况，应应立即报报告领导导并及时时采取抢抢救措施施。 第二十十一条 档案案管理人人员调动动工作时时，严格格做好移移交手续续。 第二十十二条 为确确保档案案的安全全和有效效提供利利用，集集团公司司实行档档案库房房与办公公室、阅阅览室三三分开；档案库库房须保保持适宜宜的温、湿度，同时必必须具备备防火、防盗、防光、防虫等等应急安安全措施施。二级

19、级公司应应参照总总部的标标准，配配备相应应的档案案管理硬硬件设施施，确保保档案管管理工作作顺利开开展。第二十三三条 严禁在在档案库库房内吸吸烟及存存放易燃燃易爆物物品。第二十四四条档案案库房是是机要重重地，未未经管理理人员许许可，不不得擅自自进入库库房。档档案库房房应随手手关门，妥善保保管好库库房钥匙匙，下班班前要检检查门窗窗，切断断电源。档案的密密级设定定与保密密第二十五五条 集团公公司的档档案分为为内部级级和保密密级二大大类；保保密级档档案的密密级由低低到高依依次分为为：秘密密级、机机密级、绝密级级。按国国家有关关规定，保密期期限原则则上为115年以以内。具具有一定定密级的的档案在在超过保

20、保密时效效后，自自动解密密密级级下调一一个等级级。第二十六六条 档案密密级的设设定由各各归档部部门经理理与档案案管理员员协商决决定，并并报主管管副总裁裁审核。 第二十十七条 密级级档案的的查阅、借阅需需经指定定负责人人批准后后方可办办理查阅阅、借阅阅手续。与利用用目的无无关的密密级档案案资料不不得查阅阅、借阅阅。 第二十十八条 销毁毁档案文文件,必须严严格履行行批准手手续。销销毁时要要严格检检查、严严格控制制销毁现现场，防防止失密密、泄密密。 第二十十九条 未经经公司领领导批准准，不得得多制和和摘抄密密级档案案。 第三十十条 确确定秘密密级以上上的档案案，必须须严格保保管。 第三十十一条 密级

21、级档案要要经常查查对，发发现丢失失要及时时报告有有关部门门处理。 第三十十二条 对故故意遗失失档案或或故意泄泄密者，必须依依法追究究责任。档案的借借阅与利利用 第三十十三条 集团团公司内内部级档档案资料料向所有有员工开开放，提提供档案案信息的的利用，为公司司经营发发展服务务。需要要查阅时时应向总总裁办档档案管理理人员办办理查阅阅手续，查阅本本部门内内部级档档案填写写档案借借阅登记记表；查查阅相关关部门内内部级档档案，还还需填写写借阅申申请单，详见档档案借阅阅审批流流程。 第三十十四条 档案案查阅完完毕，须须及时归归还，档档案的借借阅期限限一般为为一周，若有特特殊原因因需延长长借阅期期限者，应向

22、档档案管理理人员办办理需借借手续。档案管管理人员员应及时时催缴，以免档档案材料料遗失。 第三十十五条 不得得将档案案材料拿拿给无关关人员阅阅读或凭凭私人关关系随意意借阅。非档案案管理人人员不得得随意进进入档案案库房，档案管管理人员员不得将将档案带带到室外外，不得得和外人人谈论库库内情况况。二级级公司内内部级档档案向所所有该公公司员工工开放，手续可可参照上上述办法法执行。 第三十十六条 保密密档案的的借阅规规定 （一）凡借阅阅行为应应在档案案阅览室室进行，任何人人未经允允许不得得将保密密档案带带出档案案室外。如有特特殊情况况需借出出档案库库房，必必须在借借阅手续续中注明明。 （二）集团公公司各部

23、部门只能能查阅本本部门业业务范围围内的保保密档案案。具体体程序为为：填写写借阅申申请单，经本部部门经理理签字并并报分管管领导批批准后，向档案案管理人人员办理理查阅手手续并查查阅。 （三）查阅与与本部门门业务有有关的其其他类别别的保密密档案除除办理第第三十六六条第二二点的手手续外，还需经经相关部部门经理理签字并并报相关关部门的的分管领领导批准准后方可可查阅。查阅财财务、投投资类的的保密档档案以及及其他绝绝密级的的档案必必须统一一经总裁裁批准。 （四）摘录批批准查阅阅的保密密档案或或对档案案内容进进行复制制，应在在查阅申申请单中中复制栏栏内加以以说明（批准程程序同上上），并并由档案案管理人人员负责

24、责操作，在复制制件上加加盖“集团公公司档案案室”的标识识章后，方为有有效。 （五）二级公公司保密密档案的的查阅、复制办办法可参参照集团团公司的的规定执执行。第三十七七条 外单位位来集团团公司调调阅档案案，必须须持组织织介绍信信，写明明查阅内内容，由由相关部部门经理理签字并并经集团团公司行行政副总总批准后后，方可可查阅。 第三十十八条 党委委档案只只限党委委领导查查阅，其其他部门门不得调调阅。外外单位需需调阅须须经党委委书记批批准。 第三十十九条 借阅人人员必须须爱护好好档案。 （一）查阅档档案的人人员，必必须爱护护档案材材料，维维护档案案的完整整、清洁洁并注意意摘录或或复制材材料的安安全和保保

25、密。 （二）档案管管理人员员对调阅阅的档案案材料，必须做做到手续续清楚，归还时时详细检检查，如如有损坏坏、拆散散、失窃窃等情况况，应及及时向总总裁办领领导汇报报追查处处理。第四十条条 档案管管理人员员应严格格遵守本本制度以以及其他他档案相相关制度度。如有有违反，将在本本人绩效效考核中中视情节节轻重予予以扣分分处罚；情节严严重的，将赔偿偿经济损损失，辞辞退直至至追究法法律责任任。第四十一一条 凡凡单位或或个人赠赠给总部部的档案案，集团团公司按按有关规规定给予予表彰和和奖励外外，该单单位或个个人还享享有该档档案的无无偿优先先利用权权。档案的统统计 第四十十二条 档案案的统计计数据以以原始记记录为依

26、依据，做做到准确确、可靠靠、内容容齐全。 第四十十三条 档案案数量统统计： （一）对对本公司司案卷按按档案的的门类分分别进行行数量统统计； （二）对对档案破破损情况况进行统统计； （三）按按类别、保管期期限做好好销毁档档案数量量统计。 第四十十四条 档案案利用效效果统计计： （一）档档案借阅阅人次、卷次统统计； （二）档档案利用用社会效效果、经经济效果果统计。档案的鉴鉴定与销销毁 第四十十五条 档案案库房的的档案鉴鉴定、销销毁工作作由集团团公司主主管副总总裁组织织档案管管理部门门和有关关业务部部门组成成工作小小组实施施，鉴定定档案要要按照“保存从从宽”、“销毁从从严”的原则则。 第四十十六条

27、档案案库房销销毁的档档案，指指己过保保管期限限案卷，经过鉴鉴定确认认无保存存价值的的档案材材料。 第四十十七条 档案案需销毁毁时，应应由档案案管理人人员提出出初步书书面意见见，经工工作小组组提出鉴鉴定销毁毁意见，由档案案管理人人员负责责编制销销毁清单单，经主主管领导导审批后后执行。 第四十十八条 对批批准销毁毁的档案案，只能能化为纸纸浆或焚焚毁，不不能出卖卖或作其其他用途途。 第四十十九条 销毁毁档案时时，应派派两人监监销。销销毁后，监销人人员应在在销毁清清单上注注明“已销”字样和和销毁日日期及销销毁方式式，并签签名以示示负责。 第五十十条 销销毁清单单应一式式两份，一份交交档案室室归档，一份

28、交交上级主主管领导导。 奖 惩 第五十十一条 对于于在档案案的收集集、保管管、提供供利用和和档案编编研、管管理等方方面做出出显著成成绩的部部门或个个人，每每年年底底组织专专项评比比工作，由档案案管理部部门汇总总材料报报请集团团公司领领导给予予表彰和和奖励。 第五十十二条 各部部门、各各二级公公司的档档案工作作列入对对部门、公司负负责人、兼职档档案管理理员的绩绩效考核核内容。 第五十十三条 有下下列行为为之一者者，由集集团公司司档案管管理部门门、相关关主管部部门责令令限期整整改，并并视不同同情节，对直接接负责的的主管人人员或其其他直接接责任人人员报请请集团公公司领导导给予行行政处分分；构成成犯罪

29、的的，提请请司法机机关追究究其刑事事责任。损毁、丢丢失属于于国家所所有的档档案的；涂改、伪伪造档案案的；擅自出卖卖或转让让档案的的；倒卖档案案牟利或或者将档档案卖给给、赠送送外国的的；将职务活活动中形形成的应应归档的的文件、资料占占为己有有，拒不不归档或或不按规定期期限向档档案管理理部门移移交档案案的； （六）将具有有一定密密级的公公司内部部档案文文件内容容对外泄泄密，甚甚至造成成集团公公司损失失的。经 费 第五十十四条 集团公公司及各各公司档档案工作作的经费费，纳入入集团公公司财务务管理的的年度计计划中，保证档档案工作作的正常常开展。第五十五五条 各各门类档档案的归归档所需需经费从从各相关关

30、业务的的经费中中支出。第五十六六条 档档案人员员培训经经费由人人力资源源部教育育经费中中支出。验 收 第五十十七条 集团团公司在在每年年年底对总总部及各各二级公公司当年年的档案案管理工工作进行行验收。验收主主要从以以下几个个方面进进行： （一）档案管管理工作作的领导导负责制制以及专专人专岗岗的推行行落实情情况； （二）根据制制定的档档案管理理岗位职职责，对对集团公公司和各各公司的的档案管管理情况况进行评评定； （三）检查集集团公司司及各公公司档案案管理制制度的制制定情况况，是否否达到制制度配套套、齐全全； （四）档案归归档的落落实情况况： 1完整、齐全度度： 主要按按照相关关档案及及其二、三级

31、类类目的归归档范围围进行检检查，看看归档文文件是否否按照归归档范围围进行归归档，以以及是否否有所缺缺损，并并如何解解决。2归档档档案的的质量： （1）文件、案卷的的装订的的质量： 每份文文件是否否已去除除所有金金属装订订物，纸纸张是否否折叠整整齐，页页面是否否清楚、无污等等。 （2）卷内文文件目录录的质量量： 每一卷卷档案是是否均备备有卷内内文件目目录，目目录编写写是否清清楚，有有无遗漏漏卷内文文件，目目录中档档号是否否与文件件上的档档号相一一致等。 （3）卷内页页码的质质量：每卷档案案是否均均编有流流水页码码，每页页的页码码是否清清晰无误误等。 （4）档号的的质量：每份文件件是否均均编有相相

32、对应的的独立且且唯一的的档号。档号的的编制是是否符合合档号编编制规范范的要求求，以及及档号的的书写是是否清晰晰可辨等等。 一般完完整的验验收程序序如下： 首先，由集团团公司及及各二级级公司主主要档案案管理人人员向集集团公司司提交档档案管理理年度总总结报告告，请求求对集团团公司及及各二级级公司的的档案工工作进行行评审验验收。集集团公司司接受报报告后，组成一一个验收收组，由由主管档档案工作作的领导导和在集集团公司司中形成成各项档档案的现现行工作作负责人人员组成成。随后后，即召召开验收收工作会会。其验验收过程程为：首首先验收收组听主主要档案案管理人人员对于于当年档档案工作作的情况况小结，然后，验收组

33、组根据上上述验收收准则进进行认真真、细致致的检查查（检查查可采用用抽样形形式）。档案人人员对于于在检查查中发现现的问题题应及时时进行记记录，并并于验收收工作结结束后立立即实行行整改。在验收组组对集团团公司或或各二级级公司的的档案工工作进行行了较为为全面的的审查后后，由验验收组对对该项工工作作出出最后的的评审验验收结论论，并在在集团公公司内部部以简报报形式向向各部门门及各二二级公司司通报该该次档案案工作的的验收情情况。至至此。归归档档案案验收工工作告一一段落。附 则 第五十十八条 本实实施办法法适用于于中国高高科集团团股份有有限公司司总部及及各二级级公司的的档案工工作。第五十九九条 各二级级公司

34、可可根据本本办法，结合公公司实际际情况，制定相相应档案案工作制制度报该该公司总总经理办办公室备备案。第六十条条 本实实施办法法由集团团公司总总裁办负负责解释释。附件： 1 HYPERLINK l 档档案借阅阅审批流流程 档案借借阅审批批流程2 HYPERLINK l 中国国高科集集团股份份有限公公司档案案借阅申申请单 档案案查阅申申请单3 HYPERLINK l 档案案借阅登登记表 档案案借阅登登记表附件1档案借阅阅审批流流程1内部部级综合合档案借借阅（复复制）流流程 本部门档档案 档档案管理理员 复制制 部门门经理签签字 申请人人相关部门门 相关部部门经理理签字档案 加盖盖标识章章确认2密级

35、级档案借借阅（复复制）流流程 部门门经理签签字 分管管副总裁裁本部门 财务、投资及及 档档案 绝密档档案申请人 总裁 档案管管理员 复制相关部门门 财财务、投投资及档案 部门门经理签签字 分管管副总裁裁 绝密密档案 相相关部门门经理签签字 分分管副总总裁加盖标识识章确认认附件2中国高科科集团股股份有限限公司档档案借阅阅申请单单借阅部门时间借阅人借阅目的文件名称文件密级是否出借复制分数部门意见见：分管领导导意见：相关部门门意见：相关部门门分管领领导意见见：总裁意见见：档案管理理员签字字：备注：注：1借阅本本部门密密级档案案，需分分管领导导签字； 2借借阅相关关部门密密级档案案，另需需经相关关部门

36、经经理及相相关部门门的分管管领导签签字；3借阅阅财务、投资类类密级档档案以及及其他类类绝密级级档案需需总裁签签字。PAGE PAGE 23档 案 借 阅阅 登 记 表表附件33序号档 号文 件件 名名 称称密级借阅日期期到期日期期归还日期期借阅者复制份数数档案分类类与档号号编制规规定总则为了更好好地规范范公司的的档案业业务。提提高管理理水平，促进公公司档案案工作的的整体建建设，以以便为公公司的经经营、管管理、决决策和各各项工作作更好地地服务，特制定定本规定定。本规定制制定了集集团公司司统一的的档案分分类原则则、方法法、类目目设置及及其所含含基本范范围，适适用于集集团公司司以及各各二级公公司档案

37、案的分类类整理、组织案案卷、排排架管理理。集团公司司档案分分类的原原则是以以集团公公司的全全部档案案为对象象，依据据集团公公司的特特点和主主要职能能,保持文文件之间间的有机机联系，便于科科学的管管理和提提供利用用。根据集团团公司的的特点和和主要职职能，共共设置了了十六个个一级类类目，即即党群工工作类、决策类类、监督督类、行行政管理理类、经经营管理理类、营营销贸易易类、生生产管理理类、产产品类、科学技技术类、设备仪仪器类、基本建建设类、会计档档案类、员工档档案类、实物档档案类、声像档档案类及及电子档档案类。档案的二二级类目目，按照照集团公公司的特特点和主主要职能能进行设设置。附附表中设设置的二二

38、级类目目是档案案分类的的基本二二级类目目，各部部门、各各公司可可结合实实际需要要增设或或减少二二级类目目。集团公司司档案分分类类目目标识、归档范范围及保保管期限限档案类目目分类号号一律采采用阿拉拉伯数字字统一编编号标识识。其表表示为：一级类目目二级类目目三级类目目归 档档 范范 围围保管期限限代号名 称代号名 称代号名 称0党群工作作类1党务工作作上级党组组织颁发发的属本本公司主主管业务务并要贯贯彻执行行的决议议、决定定、条例例、规定定、指示示、通知知、通报报长期短短期上级党组组织颁发发的非本本公司主主管业务务的文件件短期上级党组组织召开开的要贯贯彻执行行的重要要会议文文件长期短短期上级党组组

39、织对本本公司领领导任免免的通知知等文件件永久本公司党党委会议议记录 本公司党党委会议议纪要永久长期本公司党党委制度度的文件件：有关关方针政政策、法法规性的的一般事务务性的长期短期本公司党党委向上上级报送送的请示示、报告告、汇报报等和上上级批复复文件材材料长期本公司党党组织对对二级公公司进行行工作检检查形成成的主要要文件材材料长期短短期本公司党党委主要要领导在在大会上上的重要要讲话长期本公司召召开的党党代表会会议的批批准文件件、通知知、报告告、决议议、总结结、纪要要、开幕幕闭幕词词、会议议代表名名单讲话、提提案、讨讨论文件件、小组组记录、参考资资料长期短期本公司党党员、党党组织情情况年度度统计报

40、报表永久基层关于于改选、增补党党支部成成员的请请示、报报告和集集团公司司党组织织的批复复长期本公司党党组织工工作总结结、调查查研究、大事记记永久长长期本公司党党员组织织关系介介绍信及及存根长期本公司党党员党费费收据等等材料短期上级有关关纪检和和违纪案案件审理理工作指指示、规规定、办办法、通通知、通通报等长期一级类目目二级类目目三级类目目归 档档 范范 围围保管期限限代号名 称代号名 称代号名 称0党群工作作类1党务工作作本公司纪纪委会会会议记录录长期本公司关关于纪检检和案件件复查工工作意见见、规定定、通知知、计划划、总结结、报告告等长期本公司关关于违纪纪案件调调查报告告、会议议记录、处理意意见

41、和上上级处分分决定等等永久长长期上级有关关监察工工作的指指示、规规定、通通知、通通报长期本公司关关于监察察举报及及有关调调查、处处理材料料长期短短期2工会工作作上级有关关工会工工作的指指示、决决议、规规定、条条例、制制度、办办法等长期短短期本公司工工会会议议记录永久本公司工工会年度度工作计计划、总总结、报报告等材材料长期本公司关关于工会会改选请请示、报报告及上上级批复复永久本公司工工会关于于经费开开支、提提取各项项基金等等规定、办法、通知长期短短期本公司工工会关于于职工疗疗、休养养办法、生活困困难补助助规定等等通知长期短短期3共青团工工作团工作计计划、总总结、评评优申报报材料及及批复长期组织建

42、设设，团员员大会，团组织织活动，团员、团费管管理等长期短短期1决策类1董事会董事会会会议文件件长期董事会的的往来文文件、信信函长期短短期执董会会会议文件件长期2股东大会会股东大会会会议文文件永久2监督类1监事会监事会会会议文件件长期监事会往往来文件件、信函函短期2法律事务务判决书、调解书书、裁定定书、仲仲裁决定定书等长期诉状、答答辩状、代理词词等长期证据材料料长期授权委托托书长期重大法律律事务的的请示、报告长期审核公司司重大合合同、经经营行为为出具的的法律意意见长期工作计划划、总结结等长期短短期合同、协协议等长期短短期3审计管理理政府相关关部门关关于审计计工作的的指示、规定、办法、条例、通知等

43、等长期本公司关关于审计计工作的的制度、意见、办法、通知长期短短期本公司年年度财务务情况审审计报告告永久本公司关关于财经经违纪的的专题报报告长期短短期本公司领领导任期期主要经经济指标标审计材材料长期本公司领领导离任任经济责责任审计计报告长期二级公司司年度经经营审计计材料长期一级类目目二级类目目三级类目目归 档档 范范 围围保管期限限代号名 称代号名 称代号名 称3行政管理理类1行政事务务外来文件件中属本本公司主主管业务务并要贯贯彻执行行的决议议、决定定、条例例、规定定、指示示、通知知、通报报、函长期短短期外来文件件中的非非本公司司主管业业务的文文件短期本公司、二级公公司关于于机构成成立、合合并、

44、撤撤消、更更改名称称、启用用印信、办公迁迁址等文文件永久公司发文文（本公公司颁发发的规章章、制度度、决定定、条例例、规定定、办法法、任免免等）永久长长期行政各项项日常工工作的计计划、报报告、总总结、通通知等短期公司内部部刊物长期短短期2劳动人事事政府相关关部门关关于人事事政策、法规性性文件、规定、办法、条例、通知等等长期本公司领领导干部部任免文文件永久每年的员员工名册册永久本公司薪薪酬制度度、福利利制度、绩效考考核办法法、员工工手册等等长期本公司组组织机构构设置、部门职职能、岗岗位描述述等材料料长期本公司、二级公公司关于于员工处处分、撤撤消处分分请示报报告及批批复长期本公司关关于员工工培训材材

45、料、员员工信息息、员工工考核材材料长期短短期本公司关关于员工工医疗费费补贴、劳保待待遇、工工伤护理理疗养费费等规定定、办法法、通知知长期3资产管理理关于固定定资产申申请调拨拨、报废废、封存存的请示示、报告告及批复复：重要要的(设备除除外 ) 一般般的永久长长期短期固定资产产登记表表、清单单等短期千元以上上除设备备以外固固定资产产的说明明书、使使用手册册等配套套材料至设备报报废4后勤管理理本公司有有关办公公用品的的登记、申请、批示、情况统统计等短期本公司用用印单及及重要文文件的复复印件长期短短期有关行政政管理方方面的合合同、协协议短期5信息管理理本公司信信息中心心软件开开发标准准短期本公司开开发

46、或委委托开发发的计算算机系统统的全套套资料（用户需需求、系系统说明明、用户户手册等等）长期各类信息息数据(若以磁磁盘、光光盘形式式保存则则归入114类电电子档案案)永久长长期6上市管理理1上市文件件股票发行行的申报报材料及及相关内内部文件件长期2证券业务务内部职工工股股利利长期股利分配配长期筹资再融融资长期3信息披露露公司历年年来发布布的季报报、中报报、年报报、公告告长期4其它管理部门门行文、审计署署审计等等长期4经营管理理类1经营决策策企业改革革，重大大经营战战略性决决策，企企业发展展规划，方针目目标管理理等长期总裁办公公会议纪纪要长期其它重要要会议纪纪要长期各部门工工作计划划短期一级类目目

47、二级类目目三级类目目归 档档 范范 围围保管期限限代号名 称代号名 称代号名 称4经营管理理类2财务管理理1资金管理理政府相关关主管部部门关于于财务管管理、财财政纪律律检查、外汇管管理、税税收工作作规定、制度、办法、指示、通知等等长期短短期本公司关关于财务务管理、财政纪纪律检查查的规定定、制度度、办法法、通知知等长期短短期本公司财财务工作作计划、预算、编制说说明、总总结长期短短期本公司关关于提取取各类基基金、控控制社会会集团购购买力的的规定、办法及及通知长期短短期本公司有有关外汇汇管理、收入支支出办法法等有关关问题的的意见、规定及及申请使使用外汇汇的来往往文书长期短短期本公司有有关财务务工作会

48、会议报告告、总结结、汇报报材料等等长期短短期本公司有有关税收收、税收收工作的的意见、通知长期短短期经济合同同及协议议书长期短短期资金借款款合同、协议等等长期资金担保保合同、协议等等长期银行承兑兑汇票、商业承承兑汇票票、支票票、本票票等有关关票据的的复印件件长期互保单位位基本资资料短期2成本管理理成本定额额管理文文件短期成本分析析文件材材料短期其它短期3经济核算算经济核算算及其依依据材料料短期经济活动动分析文文件材料料短期有关经济济核算的的组织机机构与规规章制度度等长期3投资管理理1投资管理理公司有关关投资协协议、章章程长期股权变更更、转让让协议、中介机机构的审审计评估估报告长期集团公司司资产管

49、管理相关关文件长期二级公司司经营责责任书等等长期二级公司司经营情情况有关关资料长期2项目管理理项目可行行性研究究报告、合同、协议等等长期项目资料料、介绍绍等短期3清欠帐款款管理疑难应收收款的管管理制度度、办法法、操作作程序等等长期疑难应收收款各类类统计表表短期4清企管理理 (按企业业设置)企业注销销方面的的申请与与批复文文件长期有关企业业清算的的决议、清算报报告及相相关的审审计报告告、财务务报表等等长期清企各类类资料（如：企企业证照照、公司司及财务务公章、会计凭凭证、帐帐簿等）长期4物资管理理1物资供应应物资政策策及货源源状况的的调查材材料短期物资供应应计划。物资申申请或采采购计划划。短期一级

50、类目目二级类目目三级类目目归 档档 范范 围围保管期限限代号名 称代号名 称代号名 称4经营管理理类4物资管理理1物资供应应物资合同同（订货货、采购购）、物物资运输输及到货货台帐等等。长期短短期2仓库保管管存货管理理文件材材料。长期验收入库库文件。短期物资发放放凭证。短期3废旧物资资管理废旧物资资回收、修理、利用方方面形成成的记录录。短期5其它短期5营销贸易易类1产品销售售 1市场-销销售 (按产品品设置)市场调查查报告及及调查所所得材料料等。长期市场预测测方面的的报告、计划、分析等等长期产品销售售计划及及其编制制依据材材料长期有关销售售策略以以及考核核等文件件材料长期产品销售售合同、协议的的

51、履约管管理台帐帐、统计计表长期产品广告告、样本本、展销销等宣传传材料短期产品销售售及发运运记录、台帐、统计表表。短期产品销售售服务文文件材料料。短期2用户档案案 (按用户户设置)用户资料料(包括括用户联联系方式式、资信信、履约约情况及及往来重重要信函函等)长期产品购销销合同、协议长期售后服务务文件材材料长期其它长期短短期2经营贸易易 按项目设设置 售货确认认书或有有关销售售的合同同、协议议长期货物发票票、运单单、装箱箱单、提提单、保保险单长期进出口贸贸易的各各类单证证长期客户资料料(包括括客户联联系方式式、资信信、履约约情况及及往来重重要信函函等)长期其它短期3商标管理理商标设计计文件永久商标

52、报批批和注册册文件永久商标管理理和应用用文件永久长长期6生产管理理类1安全与能能源安全生产产的法规规、计划划和条例例及教育育材料。长期短短期工伤事故故处理文文件材料料。长期能源管理理制度与与标准、计划、执行及及培训等等文件长期短短期2质量管理理质量计划划、质量量管理制制度长期质量管理理教育材材料及质质量管理理活动文文件短期各类质量量达标、认证文文件(如如：ISSO、GGMP文文件等)长期标准化管管理工作作，各种种标准化化档案。(如：国家、行业、企业内内部标准准等)长期一级类目目二级类目目三级类目目归 档档 范范 围围保管期限限代号名 称代号名 称代号名 称6生产管理理类3科技管理理技术发展展的

53、计划划文件。长期技术引进进项目管管理文件件。长期技术协作作项目计计划、协协议等长期技术改造造文件。长期科技成果果管理(包含技技术服务务或转让让或推广广生产)。长期4其它科研年度度总结、技术会会议记录录、报上上级领导导试验报报告等。长期短短期各种计量量检测工工作。短期环境保护护检测与与控制，污染治治理等。短期7产品类1产品 (按产品品种类设设)1前期准备备阶段调查研究究、计划划决策文文件及产产品设计计和工艺艺准备方方面文件件。长期2试制、试试验 阶阶段产品试制制文件。长期产品试验验文件。长期产品鉴定定文件。长期3正式生产产阶段产品批生生产记录录长期短短期产品批检检验记录录长期短短期生产(QQA)

54、控控制记录录长期短短期4评优产品评优优从申报报直至批批准的全全过程文文件长期短短期2原辅包材材 按材料种种类 设设置包括批检检验记录录、物料料供应厂厂商资质质证明短期8科学技术术类按研究课课题 设设置1科研准备备阶段课题选择择、开题题论证、课题评评审等文文件长期短短期2试验研究究阶段科研项目目试验大大纲与规规程、各各项试验验原始、记录报报告、技技术经济济性能测测算材料料、阶段段小结、报告等等。长期短短期3总结鉴定定阶段科研报告告、鉴定定会议记记录、经经专家签签证的科科研成果果鉴定书书等文件件长期短短期4成果和奖奖励 申申报阶段段成果专利利和奖励励申报与与审批材材料，专专利证书书，获取取经济效效

55、益和社社会效益益的证明明文件等等。长期短短期5推广应用用阶段课题推广广应用计计划，应应用效果果调查，反馈信信息及改改进意见见等。长期短短期9设备仪器器类(按设备备性质设设置)1办公设备备按设备种种类设购置、验验收、调调试文件件长期使用维修修文件长期旧设备处处理文件件长期2生产设备备按设备种种类设购置、验验收、调调试阶段段相关文文件长期使用维修修阶段产产生文件件长期更新改造造阶段文文件长期旧设备处处理文件件长期3科研设备备按设备种种类设归档范围围同生产产设备 长期4其它按设备种种类设如：本公公司有关关车辆管管理的材材料（采采购过程程、产权权证、保保险单、维修记记录等）长期一级类目目二级类目目三级

56、类目目归 档档 范范 围围保管期限限代号名 称代号名 称代号名 称10基本建设设类按项目设设置1立项阶段段立项阶段段文件（项目申申报、地地质勘探探、使用用土地、动拆迁迁、工程程申照、招投标标及项目目监理方方面的合合同、协协议、报报告等文文件）。永久长长期2设计阶段段设计阶段段文件（扩初设设计、施施工设计计图纸、说明和和设计合合同、设设计计算算书及说说明书、工程概概算等）永久短短期3施工阶段段施工阶段段文件（土建工工程和水水电安装装工程的的施工合合同、协协议、预预决算、竣工图图、施工工技术资资料、技技术管理理资料、施工管管理资料料；工艺艺设备安安装工程程等）永久短短期4竣工阶段段竣工阶段段文件（

57、初验文文件材料料、试生生产文件件材料、竣工验验收文件件、审计计文件、声像材材料等）永久长长期5其它短期11会计档案案类1凭证原始凭证证、记帐帐凭证、汇总凭凭证等15年其中：涉涉及外事事和入股股的会计计凭证永久2帐簿现金和银银行存款款日记帐帐25年明细帐15年总帐15年固定资产产台帐（卡片）固定资产产报废 清理后后保存55年辅助帐册册、备查查薄15年涉及外事事和入股股的帐册册永久3报表月、季度度会计报报表（包包括文字字分析）3年年度会计计报表（包括文文字分析析）永久4其它会计移交交清单15年会计档案案保管清清册永久会计档案案销毁清清单25年银行余额额调节表表5年银行对帐帐单5年12员工档案案类1

58、在职员工工档案参照国家家有关干干部档案案管理规规定的有有关条例例执行永久2退休员工工档案永久3其它永久13实物档案案类1证书反映本公公司主要要职能活活动的证证书、奖奖杯、奖奖状、奖奖章、锦锦旗等国家级上海市、部级区、局级级永久长期短期2奖状3奖杯(牌牌)4其它14声像档案案类1照片反映本公公司主要要职能活活动的照照片永久长长期一级类目目二级类目目三级类目目归 档档 范范 围围保管期限限代号名 称代号名 称代号名 称14声像档案案类2录音带反映本公公司主要要职能活活动的录录音带永久长长期3录像带反映本公公司主要要职能活活动的录录像带永久长长期4其它永久长长期15电子档案案类1磁带反映本公公司主要

59、要职能活活动、存存有公司司重要的的数据信信息的磁磁带永久长长期2磁盘反映本公公司主要要职能活活动、存存有公司司重要的的数据信信息的磁磁盘永久长长期3光盘反映本公公司主要要职能活活动、存存有公司司重要的的数据信信息的光光盘永久长长期4其它永久长长期档号的组组成本公司档档案的档档号由一一级类号号、二级级类号、年份、点、短短线、案案卷流水水号和斜斜线、卷卷内流水水号组成成。类目目之间以以点分隔隔开，必必须时可可以增加加三级类类号。编号格式式和示例例 按年度度划分，卷内由由若干份份文件组组成。适适用于004类类和6类类，可增增设三级级类目。 例例如： X X XXXXX XXX / XX 11 1 2

60、20011 1 / 8 卷卷内流水水号 卷卷内流水水号 案案卷流水水号 案案卷流水水号 年年份（用用四位表表示） 年份份（用四四位表示示） 二二级类目目 二级类类目（董董事会） 一一级类目目 一级级类目（决策类类） 上例例表示：本公司司决策类类中20001年年董事会会第1卷卷内第88份。2) 按年年度划分分，案卷卷为一不不可分割割的整体体。适用用于第111类和和第155类。 例如如： X X XXXXX XXX 111 1 19996 662 案案卷/实实体流水水号 案卷流流水号 年年份（用用四位表表示） 年份份（用四四位表示示） 二二级类目目 二级类类目（凭凭证） 一一级类目目 一一级类目目