某公司文件控制程序规范

1、青岛扶桑桑精制加加工有限限公司 程程序文件件文 件 编 号号JFQ.P-OO.011修 改 状 态态0文 件 控 制制 程 序页 数1 / 51 目目的为对公司司的文件件进行控控制，确确保其适适用性、系统性性、协调调性和完完整性，公司制制定并执执行文文件控制制程序2 范范围：2.1 本程程序规定定了管理理体系文文件的控控制原则则和方法法。2.2 本程程序适用用于与质质量/环环境/职职业健康康安全有有关的所所有文件件，其中中有公司司自己制定的的，也有有引用的的国家或或行业标标准，以以及顾客客提供的的各种资资料。 3 职职责3.1 ISSO小组组是文件件控制的的主管部部门。3.2 秘书书科对文文件

2、进行行管理。3.3 三层层文件由由各主管管部门进进行控制制。4 程程序要求求4.1 文件件的分类类：本公公司文件件分为55类4.1.1 手册 文件类别别代号：M（质质量手册册QM，环境手手册EMM，职业业健康安安全手册册HM）4.1.2 程序文文件 文件类别别代号：P（共共用程序序P，质质量程序序QP，环境程程序EPP，职业业健康安安全程序序HP）4.1.3 作业性性文件 文件件类别代代号：OO4.1.4 记录 文件件类别代代号：RR4.1.5 技术标标准 文文件类别别代号：S4.2 文件件的编号号规定公司的文文件进行行统一编编号，由由4部分分组成：公司代代号；文文件类别别代号；发发布部门门代

3、号；部门流流水号。编号形式式： JFFQ.（）. a b cc d 青岛扶桑桑精制加加工有限限公司 程程序文件件文 件 编 号号JFQ.P-OO.011修 改 状 态态0文 件 控 制制 程 序页 数 2 / 5公司代号号：JFFQ文件类别别代号：见4.1.11 4.11.5部门代号号：总务务部A；营业部部B；生生产部CC；工程程部D；品质保保证部EE；薄片片部F；技术协协作部GG；ISSO小组组O。部门流水水号：由由各部门门经理将将编号分分配给各各科室，流水号号自011起，各各类文件件（5类）分别别编号。流水号号允许不不连续。例：质量量手册： JFFQ.QQM-OO.011文件控制制程序：

4、JFQQ.P-O.001合同评审审控制程程序： JFFQ.QQP-OO.011文件控制制程序： JFQQ.P-O.001化验室管管理规定定： JJFQ.O-E.0024.3 文件件的编写写格式及及内容要要点4.3.1 针对公公司内部部的文件件以中文文编写，对外发发布的文文件可根根据需要要以中文文、英文文或日文文编写。4.3.2 一般地地，文件件发布时时采用书书面形式式，留档档保存的的文件可可采用磁磁盘硬拷拷贝。4.3.3 同类文文件采用用统一格格式。4.3.4 程序文文件应包包括以下下内容：封面、正文页页眉、目目的、范范围、职职责、程程序要求求、相关关文件和记记录。4.3.5 作业文文件、记记

5、录可以以包括以以下内容容：封面面、正文文文件名名称、文文件编号号、范围围、正文、相关关文件和和记录。4.4 文件件的编制制、审批批4.4.1 手册由由管理者者代表编编写审核核，总经经理批准准。4.4.2 程序文文件由IISO小小组组织织各有关关部门编编制，由由管理者者代表审审核、总总经理批批准。4.4.3 三层文文件由各各部门主主管负责责组织有有关人员员编制，由部门门主管审审核，部部门经理理批准。4.5 文件件的发放放青岛扶桑桑精制加加工有限限公司 程程序文件件文 件 编 号号JFQ.P-OO.011修 改 状 态态0文 件 控 制制 程 序页 数 3 / 54.5.1 手册和和程序文文件的发

6、发放范围围由管理理者代表表批准；其它文文件的发发放范围围由各发发布部门门主管批批准。 文件必必须按确确定的文件发发放范围围发放放，发放放前进行行标识、编号，并建立立文件件发放记记录。 文件的的发放必必须在文文件实施施日期前前进行。 文件的的控制 公司的的文件分分“受控”和“非受控控”两类，分别在在其封面面加盖印印章。受受控文件件受更改改控制。 文件的的持有者者应妥善善保管。受控文文件不允允许复制制、外借借、涂改改，不得得遗失、破损。 受控文文件如遗遗失、破破损，应应及时向向文件的的管理部部门说明明情况，填写文件领领用申请单后后给予补补发。同同时应将将破损不不全的文文件交回回，由文文件的管管理部

7、门门销毁，并填写写文件件销毁记记录。 非受控控的文件件允许复复制，不不受更改改控制。对外发发放的非非受控文文件须经经发放范范围批准准人批准准，并填填写发放放记录。 文件一一经修改改，文件件管理部部门应立立即将受受控的作作废文件件向所有有文件持持有者收收回，所所使用的的文件和和资料必必须是有有效版本本。作废废的文件件由文件件管理部部门集中中销毁，并填写写文件件销毁记记录。 文件的的管理部部门应将将作废文文件的每每一版本本、每一一次修改改都保留留一份，并加盖盖“作废”印章后后存档。 文件的的管理部部门应建建立文件件管理档档案，内内容包括括：文件件的每一一版本（包括作作废版本本）、文文件更改改申请单

8、单、文件件更改状状况一览览表、文文件销毁毁记录、文件发发放范围围、文件件发放记记录等。文件管管理档案案由专人人负责管管理。 如需要要借阅时时，应向向文件的的管理部部门办理理借阅手手续，填填写借借阅记录录。4.7 文件件的更改改4.7.1 文件更更改及换换版时应应填写文件更更改申请请单，由原批批准岗位位批准后后，由原原编制部部青岛扶桑桑精制加加工有限限公司 程程序文件件文 件 编 号号JFQ.P-OO.011修 改 状 态态0文 件 控 制制 程 序页 数 4 / 5门进行，如由其其它部门门进行时时，该部部门必须须获得原原批准时时所依据据的所有有资料。更改后后的文件件由原文文件审核核岗位审审核，

9、原原批准岗岗位批准准后才能能发布。 文件更更改后仍仍须执行行4.55和4.6条款款。 文件更更改采用用手写划划改及换换页更改改两种方方式：a、改内内容较少少时，可可采用手手写划改改，将原原文划掉掉，在行行间填写写更改内内容并签签名。应应保证更更改内容容有足够够的空间间填写。同一页上上手写更更改达33处以上上或更改改内容较较多，不不能保证证清楚明明了时，应采用用换页方方式。 当出现现下列情情形之一一时，应应进行换换版a、一次次性修改改过多或或更改次次数过多多，影响响使用。B、体系系发生重重大变化化或编制制依据发发生重大大变化。 手写更更改时应应将发放放范围内内的所有有原文件件都进行行更改；换页更

10、更改或换换版后的的新文件件仍按原原发放范范围发放放，同时时收回作作废页或或作废文文件，保保证所使使用的文文件为有有效版本本。 文件的的每次更更改情况况均应记记入文文件更改改状况一一览表，注明明有关内内容。4.8 外来来文件的的控制4.8.1 公司使使用的外外来文件件，由各各使用部部门进行行控制，同时建建立外外来文件件及更新新状况明明细表。4.8.2 外来文文件应由由其控制制部门设设专人每每年进行行检索，并在新新版文件件发布后后及时进进行更新新。外来来文件的的更换情情况应在在外来来文件及及更新状状况明细细表进进行记录录。4.8.3 对于适适用的法法律法规规、行业业标准、地方标标准等，各部门门应按照照法律律、法规规及其他他要求控控制程序序予以以控制。4.9 文件件在控制制过程中中产生的的记录，由其控控制部门门整理，归档，保存。具体参参见记录录控制程程序。5 相相关文件件青岛扶桑桑精制加加工有限限公司 程程序文件件文 件 编 号号JF