六、文字沟通技能训练

1、文字沟通通技能训训练目的一、 通过过对目前前的和期期望的文文字沟通通效果，确确认改善善的领域域。二、通过掌掌握有效效的文字字沟通技技能，获获取更好好的结果果。三、培养和和发展文文字沟通通技能。 文字沟通通分析单单阅读下下面的各各项内容容和要求求，完成成后面的的分析表表。1 在在分析表表的第一一栏，根根据你的的工作填填写那些些你经常常要写给给他们文文字材料料的人（或或一类人人）的姓姓名（或或职务）。2 我我们将文文字沟通通材料分分为三类类：肯定的文字字沟通；否定的文字字沟通；指示做什什么的文文字沟通通。在分析中中，我们们要把精精力集中中在最常常用的文文字沟通通材料上上-信信件，包包括备忘忘录，便

2、便条和各各种类型型的信。现在，开开始填写写第一栏栏，然后后确定写写给每个个人的文文字沟通通材料类类型（即即肯定定型、否定定型和和指示做做什么类类型），并并把它们们填写在在第二栏栏里。3 在在第三栏栏中确定定这些信信件属于于下面两两种情况况的哪一一种：由你直接接写给他他们的；对他们的的文字沟沟通材料料的回复复。4 在在第四栏栏，根据据对你工工作的重重要程度度，将第第一栏填填写的受受信人进进行排序序。5 在在第五栏栏，根据据你写给给第一栏栏人的困困难程度度进行程程序。如如果需要要，可做做补充说说明。6 检检视已填填写的所所有内容容，确定定应对哪哪类文字字沟通材材料加以以重视，并并把你的的决定记记在

3、第六六栏中。分析表主要受受信人“肯定”“否定”“指示”直接回复复受信人的的重要程度度写给受信信人的困难程程度是否应加以注意意备注 文字沟通通一、 有效的的文字沟沟通1 传达达必要的的、精确确的信息息。2 发信信者的表表述对特特定的情情境应是是恰如其其分的。二、提高高文字沟沟通水平平应注意意三个阶阶段1 写作作准备阶阶段： 思考：写写给谁？写什么么？为什什么？提纲：主主要点使使用索引引卡整理：按按逻辑排排列各要要点的位位置去掉掉无关的的和重复复的内容容2 写写作过程程文字沟沟通有三三种主要要类型： 肯肯定型 否定定型 指示型型 写肯肯定型：直接给给出好的的消息解解释好消消息用好好的祝愿愿结束 写

4、否否定型：用缓缓冲式式的自然然叙述开开头在给给出坏消消息之前前加以解解释告诉诉坏消息息如果可可能，建建议某些些可能的的选择用用好的祝祝愿结尾尾 写指指示型：以一种种具有吸吸引受信信人注意意力的叙叙述开始始表述建建议或要要求，及及可能的的利益清清楚地指指示受信信者应如如何去做做鼓励克克服困难难，尽早早完成工工作。3 检检查 是否表表述准确确。 是否有有不适当当的描述述。 有否文文法、文文字上的的错误。文字沟通通技法概概要要想通通过文字字的沟通通达到预预期的结结果，表表达的准准确性是是至关重重要的。在工作作中，人人们经常常要用文文书的形形式来转转达信息息；因而而文字沟沟通的有有效性是是管理者者必须

5、熟熟练掌握握的一种种基本管管理技能能。文字沟通通的内容容千差万万别，但但其写作作可归结结为三个个阶段：1 写写作前的的准备阶阶段；2 写写作过程程阶段；3 写写作后的的检查阶阶段。1 写写作前的的准备 思考考：a) 写写给谁-你是是写给谁谁看的。b) 写写什么-确认认你所要要发送出出去的信信息。如如果你是是回复一一个信函函，就要要分析交交弄清回回复的关关键点。c) 为为什么-为什什么需要要写？达达到的目目的是什什么？ 提纲纲把你准备备写的关关键全都都列出来来，这对对尔后的的写作及及修改都都有帮助助。 整理理根据提纲纲，把你你所要表表达的要要点按逻逻辑编排排顺序，去去掉那些些无关的的和重复复的内

6、容容。完成上述述三步，就就可以着着手写了了。2 写写作过程程有人曾经经说过：在写作作过程中中，写作作的目的的要绝对对清楚地地牢记心心中。在在信件写写作方面面，虽然然内容千千差万别别，但大大致可以以分为三三类：（1） 转达肯肯定的信信息；（2） 转达否否定的信信息；（3） 转达指指示的信信息；（1） 转达肯肯定信息息信件的的写作方方式。这类信件件可能是是同意某某种请示示，提供供一个机机会，或或者是一一些好的的消息。在写这这类信件件的时候候，可按按下列格格式进行行：a) 直直接了当当地给受受信者好好消息，使使之高兴兴。b) 然然后解释释这个好好消息，目目的是解解除受信信者可能能产生的的一些疑疑问。

7、c) 用用好祝愿愿来结束束信件，目目的是使使受信人人知道，你你在与他他分享愉愉快的感感觉。（2） 转达否否定信息息信件的的写作方方式。这种信件件可能是是对要求求的一种种否定，或或者是一一个坏消消息。下下面几点点是写这这类信件件时的格格式：a)信的的开始以以一种自自然的、渐进的的方式叙叙述，为为受信者者接受坏坏消息先先行辅垫垫。b)在给给出坏消消息之前前给出一一些背景景方面的的信息，对对受信者者进行暗暗示，使使之有进进一步的的思想准准备。c)给出出坏的消消息，要要清楚、准确。不能使使受信者者产生误误解。d)如果果有可能能的话，建建议选择择其他方方式，这这样做减减缓受信信人的心心理压力力，使之之易

8、于接接近现实实。e)用良良好的祝祝愿结束束信件。不要为为坏消息息辩解，以以免引起起反感。（3） 转达指指示的信信件写作作方式。这类信件件一般是是指示他他人进行行某项工工作，开开展某些些活动、同意你你的见解解或提供供你的信信息等。下列几几点是写写作这类类信件应应注意的的：a) 信信件的开开头对受受信人应应具有吸吸引力，使使其有兴兴趣读下下去。吸吸引受信信人的方方法可以以用直接接的提问问（例：你想获获得），也也可以是是直接的的叙述（例例：这是是你），或或者是一一种命令令式的口口气。b) 表表述事实实、要求求或建议议。当这这些与某某种利益益有关时时，使受受信者屈屈从。c) 清清楚地指指示受信信者如何

9、何去做。d) 鼓鼓励受信信者克服服困难，尽尽快完成成任务。3 写写毕后的的检查。信件完成成以后，应应检查：a) 是是否有不不准确的的地方，如如错误的的描述、夸大的的事实、忽略的的问题或或错误的的数字、日期等等。b) 有有否文法法、文字字上的错错误。文字沟通通练习第一部部分写一封信信或便条条，应清清楚地、简明扼扼要地表表达你要要说明的的问题。下面是是一项练练习，要要求每个个学员写写一封信信，然后后分成两两至三人人一组，互互相传阅阅你们所所写的信信，并根根据各自自对信的的不同见见解进行行讨论。信的背景景材料。1 这这是一封封复信，信信中你要要拒绝来来信者的的请求。2 来来信者是是一位骨骨干员工工，

10、他提提出脱产产进修的的要求。3 在在写信前前，先新新闻记者者一下你你手中的的有关材材料，然然后独立立完成它它，写在在下面的的空白处处。 第二部分分下面分组组，相互互传阅信信件，就就下面几几个项目目完成对对信的评评价：1 是是否清楚楚地表达达了自己己的目的的。2 信信的结构构是否符符合前面面所讲的的要求。3 换换种方式式表达是是否效果果更好。4 对对文字进进行评价价，评价价的内容容如下：（1） 信中有有否使用用不常用用的词句句？如有有，请把把它们记记下来，考考虑用什什么词句句来替代代；（2） 信中有有没有容容易引起起受信人人误解的的地方，如如果有是是哪些，应应如何修修正这些些表达。（3） 信中写

11、写了多少少句话，数数一下记记下来。（4） 数一下下每句话话的字数数各为多多少，画画出一张张分类表表，例如如10个个字以下下的句子子有3个个，100至155个字的的句子有有2个等等。5 讨讨论信件件能否更更简洁些些。6 重重新写过过这封信信，并谈谈谈有什什么感受受。文字沟通通能力训训练（之二） 一、 目的1 在在前面训训练的基基础上，进进一步提提高文字字沟通技技能。2 此此训练为为提高群群体间的的文字沟沟通能力力。3 培培养沟通通文字的的准确性性。二、训练练内容安安排1 管管理游戏戏2 小小组讨论论三、时间间安排大约三个个小时。教师指导导概要序号内容时间12345678 讲述课程程安排向学员讲讲

12、清游戏戏规则和和注意事事项将学员分分组，每每组人数数不少于于两人，共共四组，发发放材料料，进行行拼装，材材料为一一张拼成成的图形形、拼图图规则和和拼块老师给出出答案和和信息统统计结果果，分发发分析及及讨论提提纲进行行小组讨讨论每组派一一名代表表，发表表本小组组的讨论论结果，并并组织课课堂讨论论小组讨论论，总结结收获再拼一组组图型，用用总结的的方法教师做简简要总结结5分钟5分钟50分钟钟40分钟钟20分钟钟25分钟钟30分钟钟5分钟备注游戏规则则一、 将学员员分为四四个小组组，每组组至少两两人。二、游戏戏需要四四个相邻邻的小房房间。如如果没有有条件，可可选大礼礼堂、或或户外场场地，各各组彼此此不

13、能影影响。三、每组组桌子上上只准有有纸和笔笔。四、 发发给每组组一张拼拼图结果果图形和和一组硬硬纸拼图图片。五、 每每组选一一名传送送员，他他不能说说话，也也不能指指导如何何拼图，只只负责传传递书面面信息和和硬纸片片，并观观察沟通通效果、沟通障障碍，以以便讨论论时用。六、 每每个小组组应用最最大的创创造力和和最有效效的方法法努力实实现小组组的目标标-寻寻找出拼拼出大希希腊十字字的方法法。七、 当当哪个小小组找出出实际拼拼出十字字的办法法并有证证明的根根据时，通通知指导导老题。八、 组组内沟通通可以自自由口头头交流，小小组间沟沟通时，只只能通过过联络卡卡。九、 拼拼块转移移应遵循循两条规规则：第第一，每每小组均均可根据据其他小小组的要要求转递递任何拼拼块，也也可向其其他小组组申请任任何拼块块；第二二，每小小组桌上上至少保保留三块块。十、 不不得将拼拼块向一一个小组组转移，因因为在日日常工作作中，不不可能由由一个群群体承担担全部任任务。拼图结束束后，每每小组根根据老师师所给的的答案，进进行分析析和讨论论。组间沟通通联络卡卡 送： 小组组自： 小小组一、 拼拼块转移移要求：二、有关关拼图结结果的见见解：三、其他他建议信息分析析表逐一分分析每张张收到的的联络卡卡，将所所有沟通通内容分分为三类类：有效效的信息息、无效效的信息息和引起起混乱的的信息，并并分析和和推论原原因，填填入表