时间管理培训5

1、时间管理-四象限部 门：人力资源部课件制作人：刘宽宽日 期：2014年5月14日2四象限法则3案例分享1自我测试 培训目录Training directory2自 我 测 试你是否有时间管理不良的征兆？看一下这些问题：你是否同时在进行几个方案，但似乎无法全部完成？你是否因为顾虑其它的事情，而无法集中精力来做目前的事？如果工作被中断，你是否特别生气？你是否每天回家的时候都是筋疲力尽，有觉得好像没做什么事情？你是否觉得老是没有什么时间做运动或者是休闲，甚至是只是随便玩玩都没有时间？1自我测试4只要有两个回答“是”的话，那你的时间管理就有问题了！1自我测试我们经常遇到这样的问题？1、电话又响了，有急

2、事的、请示的、投诉的、朋友聊天的等等都是不得不接的电话。可是，手头上正在写一个计划，一个上午了，还没写几个字2、最近领导分配了好多事情需要做，一起堆进来，我都不知道怎么办，这个也说马上要交，那个也说马上要交，我有不是三头六臂。3、整天就像救火车，哪里有火情就往哪里赶，可是天天忙救火，就没有时间静下来想想，“火灾”从哪里来？5四 象 限 法 则重要性紧迫程度象限2：重要但不紧急象限1：重要而且紧急 象限4：不重要且不紧急象限3：不重要但紧急2四象限法则7重要性紧迫程度 2：重要但不紧急 制定工作规划 改进工作效能 建立良好的人际关系思考：如何避免更多的事情进入令人讨厌的第一象限？1：重要而且紧急

3、 有期限压力的工作危机思考：真的有那么多重要而且紧急的事情吗？4：不重要且不紧急 无聊的事 盲目的事思考：我们在工作中是否有必要进入这个象限？ 3：不重要但紧急 不速之客来访 帮同事维修电脑思考：我们如何尽量减少第三象限的事务？2四象限法则8重要性2四象限法则第一象限：没什么好说的，立即去做！ 我们工作中的主要压力来自于第一象限，其实第一象限80%的事务来自于第二象限（重要但不紧急）没有被处理好的事情，也就是说这个压力和危机是自己给自己的。 所以关键是尽可能解决多的来自第二象限的事情才能是的压力减缓。 92四象限法则第一象限：没什么好说的，立即去做！ 重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足，而

4、变成迫在眉睫。 该象限的本质是缺乏有效的工作计划导致本处于“重要但不紧急”第二象限的事情转变过来的，这也是传统思维状态下的管理者的通常状况，就是“忙”。9第二象限：有计划去做！ 不能因为不紧急就不去解决它。我们应该第一时间将任务进行分解，然后一个一个解决，并制定时间表，在规定的时间内完成就不会让第二象限的事情偷溜到第一象限中去。2四象限法则10第二象限：有计划去做！ 荒废这个领域将使第一象限日益扩大，使我们陷入更大的压力，在危机中疲于应付。反之，多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力，缩小第一象限的范围。 做好事先的规划、准备与预防措施，很多急事将无从产生。这个领域的事情不会对我们造成催促

5、力量，所以必须主动去做，这是发挥个人领导力的领域。 这更是传统低效管理者与高效卓越管理者的重要区别标志，建议管理者要把80%的精力投入到该象限的工作，以使第一象限的“急”事无限变少，不再瞎“忙”。2四象限法则10 第三象限：交给他人去做！ 第三象限的事情是我们忙碌而且盲目的源头。 最好的方法是放权交给别人去做，或者通过委婉的拒绝以减少此类事务的发生。 2四象限法则11 第三象限：交给他人去做！ 表面看似第一象限，因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉实际上就算重要也是对别人而言。我们花很多时间在这个里面打转，自以为是在第一象限，其实不过是在满足别人的期望与标准。2四象限法则11 第四

6、象限：尽量别做！ 当你疲惫的时候，可以通过一些不重要的而且不紧急的事情来调整身体，但是不要在这个象限中投入过多的尽力，否则就是浪费生命了。2四象限法则12 第四象限：尽量别做！ 但我们往往在忙得焦头烂额，不得不到第四象限去疗养一番再出发。这部分 范围倒不见得都是休闲活动，因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。然而像阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。这样的休息不 但不是为了走更长的路，反而是对身心的毁损，刚开始时也许有滋有味，到后来你就会发现其实是很空虚的。2四象限法则12重要性紧迫程度 2：重要但不紧急 65%80% 1：重要而且紧急 20%25% 4：不重要且不紧

7、急 1% 3：不重要而且紧急 15%成功的时间分配管理2四象限法则12案 例 分 享3案例分享案例1： XX一周的事务清单参加例行会议,整理会议资料。 （不重要但紧急）解决客人投诉。 （重要而且紧急）提交月度办公用品申购单。 （重要但不紧急）整理本周所有文件资料。 （不重要也不紧急）核对工程量。 （重要而且紧急）计划给前厅员工及其领班进行关于发票登记的培训。 （重要但不紧急）陪朋友买手机。 （不重要也不紧急）向上次联系的客户询问产品使用情况，搜集反馈资料。 （重要但不紧急）发邮件给客户报价。（重要但不紧急）打若干个沟通的电话。（不重要但紧急）核查当日所有挂账账单及其消费小单是否准备齐全。（重要

8、而且紧急）工人打架斗殴。（重要而且紧急）帮助一名新同事解决系统中一个遇到的难题。（不重要但是紧急）14案例2：重要不紧急带来高效率-I 我的姓笔划少,曾经在一家公司工作的时候,人力资源部门按照姓氏笔划来排节日值班, 不幸的是,元旦是我,五一是我,国庆又是我, 是值班,不是加班,也就是我可以坐在办公室里面上网,即使这样, 谁愿意到节日就去空无一人的公司, 我那段时间正烦,因为一个海外大客户很难缠,整天投诉, 动不动就搞到老总办公室都知道, 还想放假玩一玩调节一下呢.让我去值班?我可以坐在电脑前上网聊天,玩游戏。 3案例分享15时间的合理分配案例2：重要不紧急带来高效率-II 可是这样做有意义吗?

9、 我改变了主意,充分利用那几天的时间,和海外的客户办公室沟通,了解他们的真正需求,和我们公司的各个分公司联系,了解同一产品在各处的市场反馈情况,然后进行统计分析.找到问题的所在. 放假结束一上班,我就给那个很麻烦的客户一个报告,制订了一个改进计划.结果,我换来的是后来将近半年多的安宁,以前那些不得已总要接受投诉和紧急回复的时间不存在了,我牺牲了一个假期,消灭的是郁闷和情绪化,换来的却是,半年工作时间的从容,甚至可以有偷懒的功夫了. 所以说,无论遇到什么来自自己的阻力和情绪,只有不断地战胜自己,才可以不断提升质量.3案例分享15时间的合理分配 案例3：精雕项目工地-会议室工程总图及进度广告板的制作3案例分享16工程部领导下达的工作目标背景-I：1、Why“原因”：为了满足工地管理和各方检查的形象需要；2、What“事”：制做项目总图和单体进展网格图，；3、Where“定位”：悬挂在工地会议室的墙壁上，并与环境协调；4、When“定时”：一周内完成；5、Who“定人”：安全员负责完成，技术负责人支持；6、How to“定方法”：我司提供CAD和EXCEL，供应商完成；7、How much“定花费”：供应商提供报价，安全员报批。背景-II：因为领导安排的事情很多及遇到自己不熟悉广告制作的基本常识，超过2周