XX集团职业化经理助理与秘书的技能培训

1、XX集团团职业化经经理助理理与秘书书的技能能培训“告诉我我，我将将会忘却却；教我怎么么做，我我也许会会记住；让我参与与，我能能够牢记记并理解解。”心有灵犀犀一点通通假如您有有一个苹苹果，我我也有一一个，彼彼此交换换后，各各人仍是是只有一一个苹果果；假如您有有一种思思想，我我也有一一种，彼彼此交换换后，我我们每个个人都有有两种思思想。甚甚至，思思想经过过碰撞后后，还可可以产生生两种思思想之外外的东西西。职业化经经理助理理与秘书书的技能能助理/秘秘书职业业的职业业化1什么么是现代代职业秘秘书/助助理？2职业业秘书/助理的的作用3职业业秘书/助理应应掌握的的基本工工作方法法4职业业秘书/助理必必备的

2、工工作工具具5职业业秘书/助理应应具备的的职业素素质6职业业化秘书书人员与与非职业业秘书人人员的特特点比较较电话沟通通技巧1您的的声音、态度和和姿势2成功功地树立立企业形形象如何职业业化地接接听电话话学会处理理难应付付的情况况档案管理理企业内不不同部门门的档案案特点实用有效效的办公公室档案案管理办公室档档案管理理的基本本原则办公室档档案管理理系统档案载体体与标签签时间管理理工作中常常见的五五种类型型“时间观观念”分析自我分析析时间管管理，找找出问题题个人工作作计划任务优先先权的分分配原则则有效的时时间管理理工具信息传递递与交流流工具沟通与协协调的技技能沟通的目目的沟通的原原则沟通的基基本方法法

3、沟通的误误区与障障碍沟通的技技巧：倾倾听、表表达、提提问团队合作作第一章 助理理/秘书书职业的的职业化化1什么么是现代代职业秘秘书/助助理？2职业业秘书/助理的的作用3职业业秘书/助理应应掌握的的基本工工作方法法4职业业秘书/助理必必备的工工作工具具5职业业秘书/助理应应具备的的职业素素质6职业业化秘书书人员与与非职业业秘书人人员的特特点比较较什么是现现代职业业秘书/助理？秘书/助助理是在在决策者者和私人人身边，承承担着沟沟通信息息、辅助助决策、掌管公公文和处处理日常常事务工工作的人人员。今天的秘秘书/助助理工作作已不再再局限于于其传统统模式： 打字字、作记记录、转转接电话话、接待待客人。随着

4、着国际国国内市场场竞争的的日益激激烈，各各企业对对秘书/助理的的要求日日趋严格格；现代代化信息息技术的的迅速发发展，也也给秘书书工作带带来巨大大变革。现代秘秘书/助助理职业业已经成成为充满满挑战和和变革的的职业。职 业 分 析析*职业业秘书/助理的的作用*职业业秘书/助理应应掌握的的基本工工作方法法* 职业业秘书/助理必必备的工工作工具具* 职业业秘书/助理应应具备的的职业素素质* 职业业化秘书书人员与与非职业业秘书人人员的特特点比较较1职业业化秘书书人员与与非职业业化秘书书人员的的特点比比较职业化谋生手段段2. 选选择工作作的结果果3. 维维护企业业与职业业利益第第一具有良好好的个人人素质按

5、职业的的社会概概念规范范个人行行 为，包包括言谈谈举止，穿穿着打扮扮6. 严严格区别别职业要要求与个个人生生活，上上下班不不一样7. 受受过职业业技能训训练8. 能能在短期期内熟悉悉新行业业知识9. 工工作选择择面广，任任何行业业都能从从事秘书书工作10. 较高的的职业敏敏感11. 目标观观念强，会会自我安安排工作作12. 分析问问题，解解决问题题的能力力较强13. 管理与与自我管管理能力力强非职业化化谋生手段段生活的需需要结果果或被动动被选择择的结果果维护个人人利益第第一具有一般般的个人人素质按个人的的爱好和和习惯规规范行为为包括言言谈举止止，穿着着打扮将个人生生活与工工作混为为一谈，上上下

6、班一一样未受过职职业技能能训练常常有较较强的某某行业专专业知识识工作选择择面窄按指示办办事，没没有职业业敏感性性目标就是是完成任任务常常将问问题推在在别人身身上服从管理理，但自自我管理理能力差差2. 秘书/助理的的作用秘书/助助理应把把上级或或同一工工作团队队中其他他人员从从繁忙的的办公室室事务中中解放出出来，使使他们集集中精力力去做的的他们的的职责范范围内的的工作。 是信息中中心：收收集和传传递信息息是秘书书/助理理的首要要工作是协调部部：秘书书/助理理处于中中介地位位，枢纽纽地位，联联系上下下、左右右、内外外是行政助助理：现现代秘书书/助理理工作中中包含许许多上级级要做的的工作，尤尤其是承

7、承担不必必上级亲亲自操办办的办公公程序细细节和其其他事务务，以减减轻上级级繁忙而而大量的的工作代表企业业的形象象：秘书书/助理理是外界界了解企企业的窗窗口是经理的的得力助助手：不不可缺少少的左、右臂3. 助助理/秘秘书应掌掌握的基基本工作作方法案例：如如果我是是小迟， 我是职职业化的的助理，我我会怎么么做？合理布置置你的办办公地点点：这对对工作效效率的高高低至关关重要 例：*你的的办公桌桌放在某某个地方方是否合合理？*你的的工作空空间附近近和经过过办公室室的通道道是否合合理？*档案案箱离办办公桌的的距离多多远？你你和同事事使用档档案箱的的频率有有多高？*是否否存在效效率更高高的布置置办公室室的

8、方式式(提建建议前要要先画一一张办公公室草图图，并说说明改进进方式)请讨论补补充：2）日常常工作有有计划、条理化化* 您您日常工工作中每每天到办办公室先先要做的的三件事事情是：* 每每天下班班之前，最最后要做做的工作作是：3）办公公设备使使用、管管理、维维修例：* 定定期清理理办公桌桌抽屉，定定期擦拭拭电脑，打打印机等等电器并并除尘，定定期清理理硬盘及及软盘(用专用用软盘清清洗硬盘盘振动器器)；* 将将定期打打扫所有有办公设设施作为为定期预预防维修修计划的的一部分分，避免免重大项项目的操操作过程程中办公公设施突突然发生生故障；请讨论补补充：4）听写写、誊写写与打印印*听写写准备与与收尾：写上日

9、日期*听写写过程中中：不懂懂即问*不止止为一个个人作听听写时：专本专专用*听写写急件时时：特殊殊处理*录音音机听写写：问清清上级的的新的修修改意见见*誊写写：要及及时，准准确*打印印稿：自自查在先先其它基本本技巧*上级级办公室室内的材材料：未未经允许许，不要要去整理理*为上上级安排排约会：在上级级和自己己的工作作台历上上都留下下记录(并及时时提醒以以防重复复安排约约会或失失约)*必须须确切知知道哪些些信息是是您的上上级希望望保密5）如何何减少上上级所遇遇到的干干扰a. 如如何处理理电话干干扰：不要打搅搅正在会会客的上上级（除除非事情情非常紧紧急）；对于固执执的来电电把握住住回电的的主动权权，同

10、时时给上级级多留余余地 上级的上上司来电电话找上上级：直直接接通通或做留留言处理理，但答答复要洽洽当；上级要给给下属打打电话：紧急的的立即接接通；不不急的您您可安排排在合理理的时间间接通；电话备忘忘录。b. 如如何处理理偶然来来访：来访者看看不见上上级或看看见上级级正忙着着时；来访者正正好看见见上级独独自一人人时。c. 助助手与上上级的暗暗语：可以使使用以下下方法帮帮助上级级掌握时时间：“对不起起，打搅搅了，我我想提醒醒您，XX时X分分您还有有一个会会。”“对不起起，打搅搅了，我我是来提提醒您一一下，您您的下一一个约见见快到时时间了。”6).如如何安排排并保证证上级的的约见必备工具具日历、台台

11、历；记记事簿（AAgennda）安排约见见时的注注意事项项掌握主动动: 了了解上级级的时间间安排，与与上级很很好地配配合；不要把约约见安排排在下述述时间：* 避免免两个约约见或会会议连在在一起；* 约见见不要安安排在上上级出差差归来的的那一天天；* 约见见不要安安排在上上级度假假的前一一天和度度假回来来的第一一天；* 约见见不要安安排在星星期一上上午和星星期五下下午；* 约约见不要要安排在在周末或或节假日日中。安排约见见时要争争取主动动，尽可可能向对对方建议议时间约见的确确认：* 一定定要在取取得上级级同意后后再与对对方确认认约见；估计上上级有困困难保证证赴约时时，更要要事先向向对方解解释，并

12、并约好再再联系确确认的确确切时间间；* 所有有取得上上级同意意的约见见都要尽尽快向对对方确认认；* 约见见地点较较远时，在在上级出出发之前前与对方方再次联联系以防防约见有有变动；若上级参参加的是是午餐会会一类的的活动，要要在上级级出发之之前了解解清楚该该活动是是否包含含午餐等等，以确确定上级级是否需需要带相相应的现现金； 安排如何何约见都都要留下下对方的的联系电电话和传传真； 代替他他人接安安排约见见的电话话时，一一定要有有详细的的留言记记录（约约见人姓姓名、见见地点、约见时时间、约约见内容容等）。7）如何何向上级级汇报工工作：-选择择适当时时机-表达达简洁、清楚、正确，先说结果8）助理理/秘

13、书书人际关关系助理/秘秘书的作作用和所所处的位位置决定定了其人人际关系系的重要要性。a. 首首先要树树立良好好的自我我形象： 勤奋奋好学，热热情谦虚虚。b. 公公正和距距离原则则：* 公公正：实实事求是是，一视视同仁* 距距离：不不过份讨讨好和敬敬畏别人人 不过过份信赖赖和夸赞赞别人 不过过份谦虚虚，否则则会自卑卑 不对对别人有有不切实实际的期期待 c. 与上级级的关系系:每一位助助理都希希望工作作得心应应手，如如何处理理好与上上级之间间的关系系非常重重要:* 勇于于认错及及时改正正* 尊重重领导，维维护领导导威信，忠忠诚守密密，虚心心请教 * 在决决策过程程中起到到真正的的协调、配合作作用*

14、 在出出现矛盾盾时，正正确对待待：谅解解、沟通通、关心心、回避避4秘书书应具备备的职业业工作工工具* 字典典/词典典，最新新英汉词词典，辞辞海，相相关外文文词典，专专业词典典* 世界界地图册册，中国国地图，本本市交通通地图，本本市交通通旅游地地图，中中国重要要城市交交通、旅旅游地图图* 本市市通讯录录(最新新版，含含国际国国内电话话区号和和邮政区区号)，* 全国国重要/相关城城市和地地区常用用信息通通讯录* 企业业内部主主要人员员名单及及电话表表(注意意保密)* 企业业内部结结构图* 百科科全书缩缩印本* 交通通工具（飞飞机、火火车等）时时刻表 * 本市市、全国国重要/相关城城市和地地区常用用

15、服务性性合作伙伙伴信息息* 本市市、全国国重要/相关城城市和地地区常用用酒店、餐馆等等相关资资料*名人人录，商商人和企企业家手手册，投投资服务务信息，行行业商会会名录* 法律律词典， 财务词词典* 软件件使用说说明书* 实用用文件写写作大全全， 等等熟练使用用现代化化办公设设备：* 电电话，传传真，IInteerneet；* 复复印机，电电脑，打打字机，装装订机，等等5. 秘书/助理应应具备的的职业素素质高度责任任心做事有有始有终终准确准时，工工作中避避免任何何疏漏效率工作有有组织，有有计划，有有条理可靠需要时时总是在在 主动性自觉觉执行指指示，具具有独立立判断的的能力有时刻扩扩大自己己的知识

16、识面的愿愿望头脑 条理理 “自知之之明”耐心 细心心 智慧 团队工作作意识尽力理解解上级，尽尽力配合合上级的的工作，相相互默契契配合对对双方的的成功都都是有益益的对上上级忠诚诚才会受受信任其它应变能能力，忠忠诚守密密，开朗朗乐观，谈谈吐有礼礼，待人人和气，衣衣着大方方整洁自我分析析我的主要要任务：因此，我我的工作作目标是是：期限和自自我检测测如何做个个职业化化秘书/助理高效效率，有有创造性性地工作作1. 调调整你的的观念是是工作转转变的前前提 由事务型型转向政政务型：转变只只忙于具具体事务务的旧习习惯，树树立全局局观念，与与领导的的思想重重心协调调，正确确地抓工工作重点点 由被动型型转向主主动

17、型：在被动动中争取取主动，将将你个人人的综合合分析能能力注入入信息处处理工作作中，使使你的工工作结果果更富价价值树立时效效观念：“今日事事今日毕毕”！时刻刻把提高高工作效效率放在在心上。区分工工作的轻轻重缓急急，紧急急工作紧紧急对待待 树立协调调观念：在工作作中与上上级、与与其他同同事和其其他部门门的工作作很好地地协调 2.“适适应力补充性性”使使你的工工作高效效率并有有创造性性适应力：积极适适应新的的工作任任务，新新的工具具，新的的上级；在深入入了解工工作领域域的基础础上结合合自身特特点，充充分发挥挥您的主主观能动动性。补充性：适应上上级的风风格，“扬长避避短”，与上上级形成成最佳搭搭档。实

18、现高效效率、有有创造性性工作的的“四步循循序渐进进法”：*观察察：充分分了解你你的工作作环境和和你的上上级*提问问：澄清清产生理理解的误误区，扫扫清产生生误解的的障碍*建议议：当彼彼此信任任的气氛氛建立后后，可将将改进工工作方法法和提高高办公效效率的建建议向上上级提出出来* 行行动：一一次只作作一项变变动，制制订严格格期限以以检验、改进效效果3. 敢敢于坚持持自己的的正确意意见积极提出出合理化化建议为了企业业利益、工作职职责敢于于据理力力争第二章 电话话沟通技技巧1您的的声音、态度和和姿势2成功功地树立立企业形形象3. 如如何职业业化地接接听电话话4. 学学会处理理难应付付的情况况前 言人们会

19、很很自然地地一边接接听电话话一边想想象和推推测也许许中的对对方： 对方是是否情绪绪愉快，是是否态度度认真、乐意满满足自己己的要求求，等等等。虽然然您看不不见对方方，但是是您却会会如他就就在您面面前一样样对他加加以判断断。反之亦然然。对对对方而言言，您的的声音代代表了您您的形象象。在职业生生涯中，您您的形象象则代表表了您所所服务的的企业形形象。今天的市市场竞争争日趋激激烈，竞竞争不再再单纯是是产品的的竞争，更更是与产产品相关关的服务务的竞争争。显而易见见，在与与客户的的接触中中，礼貌貌周到的的服务已已成为企企业成功功的一个个重要武武器；今今天全神神贯注的的倾听、热情洽洽当的接接待会在在明天为为企

20、业带带来收益益。遗憾憾的是这这种“服务意意识”并没有有每时每每刻存在在于我们们的工作作当中。因此，当当您拿起起电话听听筒，作作为企业业形象代代表的您您，该如如何准备备好您自自己呢？练习打出电话话时，我我应该注注意些什什么？2. 接接听电话话时，我我应该注注意些什什么？3.电话话中您最最初的几几句话应应该是什什么？4. 如如何请来来电对方方等候？5. 如如何确认认来电对对方？6. 如如何明确确来电对对方的来来电意图图？一您的声音音、态度度和姿势势声音：吐吐字清晰晰，愉快快、充满满微笑的的声音；态度：亲亲切、客客气、可可信赖、乐于服服务；姿势：保保持正确确的姿势势，如同同对方就就在您面面前一样样。

21、成功地树树立企业业形象公司的形形象取决决于您：*“微笑”送给客客户的第第一份礼礼物“和气生生财”打电话来来的客户户生气的的原因如何职业业化地接接听电话话打出去的的电话1. 通话之之前取出有关关卷宗，并并准备好好记录纸纸和笔；将通话要要点列出出，并将将最重要要的列在在前面；估计一下下对方会会问的问问题，事事先准备备好答案案；为上级代代拨电话话时，要要保证电电话接通通时上级级在您身身边。2. 通通话当中中通话一开开始就清清楚明确确地自报报家门（公公司名称称、部门门、姓名名和职位位）；先向对方方明确您您打电话话的目的的,声明明共有几几件事，注注意顺序序；语速要慢慢，表达达力求简简明扼要要；立即将对对

22、方谈话话要点记记录下来来；结束通话话之前，务务必自己己或请对对方将通通话要点点复述一一遍。3. 通话之之后在电话记记录上补补充必要要的信息息；协助与此此有关的的后续工工作的实实施（必必要的电电话联络络或有关关的后续续工作等等）。打进来的的电话1. 通话之之前：铃响23声之之前，尽尽快拿起起话筒，迟迟接须表表歉意；迅速调整整自我，以以最佳状状态面对对来电对对方；左左手握话话筒,右右手顺手手拿起电电话记录录本和笔笔，以备备记录来来电。2. 通话当当中：1) 先先自报家家门；2) 确确认对方方的姓名名、身份份和来电电意图；3) 用用“封闭式式问题”，尽快快确认对对方来电电意图的的要点；4) 若若是找

23、上上级的来来电，一一定要想想办法搞搞清楚来来电意图图；5) 处处理令上上级感到到棘手的的电话时时，务必必使自己己保留回回电的主主动权；6) 请请对方等等待或留留言或请请对方再再来电话话；若来来电对方方愿意等等待，您您应每11分钟与与之对话话一次；7) 将将来电留留言记录录在“来电记记录”上；简简单扼要要，字体体清晰，勿勿使用速速记；8) 在在挂断电电话之前前，应复复述一遍遍来电要要点;9) 结结束时别别忘了道道别，让让对方先先挂断电电话，再再轻放话话筒。3. 通通话之后后：在“来电电记录单单上”补充必必要的信信息；在信息库库中认真真仔细地地补充来来电方的的有关信信息；将来电留留言及时时送达有有

24、关人员员，并协协助与此此有关的的后续工工作的实实施。企业形象象的代表表-电电话沟通通中的不不同情况况介绍一转接接电话接起电话话自报家家门时：2. 当当对方所所找的人人正在听听另一个个电话时时：3. 当当对方所所找的人人无人接接听电话话时：4当对对方所找找的人的的电话一一直占线线时：二 确确认来电电方和来来电意图图的电话话用语1. 如如何获得得来电方方的姓名名： 2. 当当您没听听清对方方的姓名名时：3. 当当来电方方拒绝回回答姓名名或借口口是私人人电话时时：4. 如何明明确来电电意图：记录电话话留言1. 准准备：1）打出出去的电电话：在通话话前应准准备好有有关资料料以备查查询；通话前前将谈话话

25、要点按按重要性性依次列列出；2） 打打进来的的电话：事先准准备好记记录纸和和笔以备备记录留留言； 2. 务必必问清来来电人的的姓名（全全名）、联系电电话、公公司全称称、通讯讯地址（含含邮政编编码），若若没听清清，一定定请对方方复述，不不要遗漏漏；3. 安排预预约时一一定要先先和对方方一起分分别查看看各自上上级的工工作日程程表，然然后再选选择适当当的时间间；结束电话话前，与与对方一一起将通通话内容容的要点点重复一一遍(来来客姓名名、约见见时间、约见地地点、约约见主题题等)。学会处理理难应付付的情况况1. 当来电电方因不不满而大大发抱怨怨时保持冷静静和友善善和蔼的的态度；让对方把把不满发发泄完；认

26、真倾听听对方的的抱怨，并并准确地地将引起起不满的的原因归归纳出来来；向对方表表示您将将立即寻寻求解决决办法。2. 当当来电方方喋喋不不休时 你应应该引导导对话：使用“封封闭式问问题”提问；归纳重述述对方的的要求；避免回答答过于私私人化的的问题。3. 当当来电方方盛气凌凌人时第三章. 档案案管理* 企业业内不同同部门的的档案特特点* 实用用有效的的办公室室档案管管理* 办公公室档案案管理的的基本原原则* 办公公室档案案管理系系统* 档案案载体与与标签前言“档案管管理”并非一一个复杂杂的概念念，但是是，不少少人对“档案管管理”有不正正确的理理解，例例如：* 存档档，不就就是把一一件东西西或一份份文

27、件放放起来吗吗！（可是，常常常能听听到有人人自言自自语：“我明明明把它收收好的，可可到底放放哪儿了了？怎么么就想不不起来了了？”* 存档档可得有有个好记记性（可是，再再好的记记忆力也也会出差差错；再再说，如如果存档档工作是是由他人人做的，您您又如何何凭记忆忆一一记记住每份份文件的的具体存存放位置置呢？）* 档案案实际上上和废品品箱没什什么两样样（若果真真如此，我我们索性性把文件件直接扔扔进垃圾圾桶算了了。）档案管理理这件工工作看似似简单做做来并不不那么容容易，虽虽然繁琐琐却非常常重要。那么，如如何科学学有效地地做好“档案管管理”呢？一档案案管理工工作的重重要性为什什麽要进进行档案案管理？每一个

28、企企业，都都有许多多内部的的、外部部的联系系：外部联系系：比如如商业的的，市场场的内部管理理：比如如财务，人人员管理理一个企业业的档案案管理，在在进行研研究、决决策的时时候作用用是至关关重要的的；对企企业的日日常工作作，从生生产到销销售的各各个方面面，文件件、资料料常常是是决策的的基础之之一。一个系统统健全，优优质量的的档案管管理，是是企业发发展成功功的重要要因素之之一。二二. 企企业内不不同部门门的档案案特点1. 公司司里的部部门的状状况a.一些些部门如如销售部部、市场场部等和和外界比比其它部部门有更更紧密的的联系。这些部部门的文文件会具具有比其其他部门门的形式式更多样样，文件件的档案案(快

29、速的的市场变变化，新新客户，大大规模突突然发展展业务)也会比比其他部部门的稳稳定性差差一些。b.某些些部门会会更多地地“自给自自足”地工作作。这些部门门更多的的是一种种战略性性的、研研究性的的工作。从文件件的产生生至文件件的归档档，安全全性和稳稳定性较较强。以前的的经验可可以作为为保存的的决定基基础。c.有些些部门(信息部部门、普普通部门门、总经经理办等等)和所有有的部门门都有联联系。档档案会被被公司内内部记录录性文件件占满，必必须与其其它部门门共商以以决定归归档方案案(包括需需保存什什么，保保存多久久)。d.领导导部门更更多地是是保存一一切资料料。“监督一一切”的必要要性使他他们至少少要保存

30、存一年内内的文件件，并且且这项难难管理的的、大量量而多样样化的归归档工作作。e.有些些部门需需要进行行重要的的技术上上的监督督(法律上上的、信信息上的的)，并必必须以一一些合理理的方法法作为工工具来管管理信息息 (光盘盘驱动器器、数据据库、IInteerneet 书书面或电电子目录录)。f. 还还有一些些部门是是受其它它部门支支配的(如：质质检部门门、后勤勤部门)，常会会和其它它部门所所整理的的文件发发生“冲突”，这就就要求采采用一个个科学的的档案管管理系统统，针对对公司里里的不同同部门的的不同要要求采用用不同的的方法进进行科学学的档案案管理。三什么么是实用用有效的的档案管管理一种实用用有效的

31、的档案管管理应该该使上级级、我自自己、同同事及合合作伙伴伴能够：查找到所所需要的的信息迅速地 并且将文件正正确归档档练习您认为如如何才能能达到上上述的这这一目标标呢？写出您认认为最重重要的几几点原则则。实用有效效的档案案管理是是：选择适的的材料选择适合合实际需需要的档档案管理理系统合理利用用时间合理、实用地地组织使使用存放放地点方便所有有相关人人员使用用四. 办办公室档档案管理理系统三种基本本档案管管理系统统：字母顺序序系统数字顺序序系统科目档案案系统其它档案案管理系系统，如如：编年年体系统统、地区区系统、交叉分分类系统统等，都都属于上上述三种种基本系系统的衍衍生系统统。三种基本本档案管管理系

32、统统的优缺缺点比较较1.字母母顺序系系统：优点* 易于于掌握：不需说说明他人人就可以以正确地地使用；* 当文文档不多多时，这这是个操操作简单单方便的的好方法法；* 在同同名同姓姓出现时时或姓名名有变动动时，这这一方容容易出错错；* 可简简单地根根据公司司名称进进行归档档。缺点* 当文文档数量量大时查查询困难难，您必必须根据据第五位位或第六六位字母母才能确确定文档档的位置置如：BRENNIERR BRENNIOUUX* 不易易进一步步扩充存存储量；* 根据据公司名名称归档档时易主主观臆断断。2.数字字顺序系系统：优点* 易于于扩充存存储量（在在已有的的两个数数字之间间插入新新的数字字或在最最大数

33、字字的基础础上任意意增大数数字都是是很任意意的事）；* 安全全可靠：我们不不会把一一个数字字与另一一个数字字搞混；* 易于于调整档档案系统统：数字字比字母母更容易易细分；* 易于于迅速查查找和归归档；* 保密密性强：对于个个人资料料可以匿匿名存档档。缺点* 需要要有文字字目录说说明来协协助使用用，否则则很难知知道所查查找文档档的归档档编码。3.科目目档案管管理系统统：优点* 在科科目说明明的指导导下，操操作和使使用非常常方便；* 综合合性强、非常有有效的档档案管理理系统；* 易于于扩充存存储量。缺点 * 没没有科目目说明时时，人们们很难使使用这一一档案系系统。由此可见见，每种种档案系系统都各各

34、有所长长、各有有所短，一一种档案案系统的的优点往往往是另另一种档档案系统统的不足足。因此此，档案案系统的的选择往往往基于于：* 文档档数量的的多少以以及对数数量扩大大可能性性的估计计；* 使用用者在查查找文档档时，使使用姓名名索引更更方便还还是使用用数字索索引更方方便。科目分类类方案科目档案案管理系系统要求求事先建建立一个个完整的的科目分分类方案案：将同同一主题题的文件件集中在在一个大大主题下下；在此大主主题下，再再细分出出若干次次主题；在各个个次主题题下，又又可再细细分出若若干次次次主题，依依此类推推大主题次主题 1 次主题22 次次主主题1.1 次次主题题2.11 次次次次主题11.1.1

35、次次次主主题1.1.22次次次主主题2.1.11次次次主主题2.1.22科目分类类方案应应该用“结构树树”、“结构图图表”或“主题卡卡”等方式式明确出出来，既既供档案案管理者者使用，又又供文档档调用者者作为使使用文档档和归档档的指南南。在使用科科目档案案管理系系统时，应应特别注注意：* 科科目分类类的编排排必须是是综合性性的，越越简单越越好；* 选选择一种种合适的的编码排排列体系系，例如如：字母母顺序或或数字编编号体系系，或者者将字母母顺序体体系和数数字编号号体系结结合在一一起使用用；* 将将说明科科目分类类方案的的“结构树树”或“结构图图表”印发给给所有的的文档使使用者，或或将这些些使用说说

36、明放在在大家都都知道的的地方以以作查询询指南和和归档指指南。五. 存存档载体体和文档档标签1. 正确选选择存档档载体：（1）重重要性：在档案管管理规则则中代价价最高的的就是我我们在档档案管理理上所花花费的时时间, 因此，一一定要选选择一种种方便档档案管理理操作-好的的存档载载体。（2）选选择存档档载体时时，应当当考虑到到：文档的的自然状状态（卡卡片、卷卷宗、）；文档的的数量；文档的的使用率率；可供使使用的空空间；文档扩扩容的可可能性。卷宗：为了便便于常用用卷宗的的取放，卷卷宗应悬悬挂放置置在有参参照目录录的文件件柜中；注意所所有卷宗宗一定要要全部贴贴上标签签；使用大大型分类类夹和卷卷宗盒将将同

37、一主主题的数数量较大大的文档档集中在在一起；这种方方法很利利于归档档管理，但但却不利利于调整整存档文文件和文文件的取取用。卡片：很易于于添加补补充新的的内容；应有足足够数量量的参照照提示卡卡以方便便使用者者查找所所需文档档。2. 明明确的文文档标签签：（1）重重要性：这是良好好的档案案管理系系统的基基础。为了方便便使用者者查询，应应该尽可可能多地地使用分分类标签签来明确确说明文文档的位位置。（2）具具体做法法：将所使使用的档档案管理理科目分分类方法法张贴出出来；为所有有的档案案箱柜和和存放档档案的抽抽屉贴上上分类标标签；并并尽可能能多地使使用不同同颜色的的分类标标签来区区分不同同的档案案类别；

38、若是西西文分类类，标签签要竖写写以便于于阅读；* 将数数量较大大的文档档再细分分类：从从5份文件件中找出出一份文文件一定定比从1100份份文件中中查找要要容易的的多；* 一定定同时也也为每个个次主题题、次次次主题、次次次次主题一一一贴上标标签：注注意每一一个次主主题、次次次主题题、次次次次主题题的分分类夹的的标签上上都要注注明其所所属的大大主题和和各上级级主题的的名称以以及本次次级主题题的内容容；* 被取取用的文文件必须须在其原原位上插插入“outt”卡（明明确说明明此文件件被何人人取用），以以便他人人有急用用时您有有可能暂暂时取回回该文件件。第四章 时间间管理1. 工作中中常见的的五种类类型

39、“时间观观念”分析自我分析析时间管管理，找找出问题题个人工作作计划任务优先先权的分分配原则则有效的时时间管理理工具6 信信息传递递与交流流工具您是时间间的主人人，您是是自己的的主人时间最根本本的资源源时间是一一种不能能储存的的原始资资源。真正约束束我们的的不是一一分钟六六十秒的的时钟而而是我们们自己要要学会利利用时间间, 做做时间的的主人。我们分析析一下时时间损失失的原因因：* 无形形中，许许多的时时间损失失在于一一些外在在的因素素，如：电电话、会会议、来来访者，处处理纸张张文件* 另一一方面的的原因是是内在的的因素造造成的时时间损失失，即时时间管理理的原因因。内在的“时时间损失失”原因因：疯

40、狂狂工作的的神话形象描述述: 工工作的奴奴隶、自自愿的牺牺牲者 * 办办公室被被可怕的的堆积成成山的文文件纸张张塞满* 匆匆匆忙忙忙地吞下下三明治治* 总总是很晚晚才离开开办公室室* 总总是灾难难性地寻寻找紧急急问题的的解决办办法* 总总是没有有休假* 总总是不能能遵守时时间五种类型型的“时时间观念念” 对时间的的管理方方式是显显而易见见的，也也随着教教育程度度的提高高、工作环环境、生生活环境境等而有有所改变变。认识这五五种类型型的“时时间观念念”，对对每个人人日常的的工作和和生活都都非常有有用。五种类型型“时间间观念”类型骗人的承承诺使人人幻想“ 赶快快，赶快快 ” 型 你将能能在你可可利用

41、的的时间内内做完一一切“强大”型型 你将能能证明你你是最强强大有力力的完美主义义型 你将能能做得十十全十美美“取悦”他他人型 你将能能让所有有的人高高兴竭尽全力力型 发奋努努力，极极功尽力力于全部部获胜练习：讨讨论这五五种类型型“时间间概念”的的优缺点点类型优点缺点 “赶快快，赶快快”型 “强 大”型型完美主义义型 “取悦悦”他人人型竭尽全力力型五种类型型“时间间观念” 者的优优缺点“赶快，赶赶快”型型优点：良好的的充分利利用时间间的愿望望 总是匆匆匆忙忙忙缺点：总是迟迟到，没没安全性性“强大”型型优点：充满挑挑战精神神乐于挑战战，活跃跃缺点：总处于于战斗状状态，难难于适应应团队工工作 完美主

42、主义型 优点点：喜欢所所有的事事都完美美讲究所有有的事至至善至美美缺点：无工作作效率概概念, 对自己己和对别别人都过过于吹毛毛求疵，损损失很多多的时间间 竭尽全全力型优点：追求完完善，做做事有始始有终勤劳，力力求完善善 勤劳劳努力，极极功尽力力缺点：损失很很多时间间“取悦”他他人型 好好 脾 气优点：有团队队工作精精神，友善，和和别人和和睦相处处尽量满足足他人 缺点：不不知道说说“不”-不懂懂得拒绝绝，无安全全性个人工作作计划1. “什么么时候”制制订工作作计划2. 如如何制订订工作计计划(1). 只只有充分分了解目目前的工工作岗位位，才能能科学地地计划工工作 因因此，你你需要花花些时间间分析

43、你你的工作作：a.用“自自我分析析表”反反映目前前工作现现状(工工作内容容、时间间分配、工作中中断及原原因等)；b.根据据“自我我分析表表”列出出：主要要工作内内容和平平均每天天工作中中断时间间及主要要原因；c.做必必要的单单项分析析，找出出效率不不高的原原因d.根据据单项分分析：*重新新排列主主要工作作内容的的先后次次序*重新新估计每每项工作作任务平平均每天天需要的的合理时时间 *重新新估计每每天应预预留出来来的“工工作中断断”的合合理时间间( 2 ). 制订订工作计计划a. 将将一天的的工作时时间合理理分配给给每项任任务（具具体到“分分钟”）b. 给给“工作作中断”预预留出合合理的时时间3

44、. 制制订工作作计划的的基本原原则及注注意事项项(1).同类工工作集中中处理(2).工作量量大的任任务，化化整为零零(3).任务优优先权分分配原则则期期限重重要性(4).顺应自自己的生生物钟(5).给“工工作中断断”合理理预留时时间(6).忽略原原则：抓抓重点(7).及时检检查工作作计划的的执行情情况：每每天下班班前检查查当天计计划完成成情况日 工 作 计计 划 表时间打字起草信件件打出电话话文件归档档其他8：0009：00010：00011：00012：00013：00014：00015：00016：00017：00018：000练 习 在你看来来，拿着着记事簿簿去与上上级共同同确定当当天的

45、主主要工作作内容，是是否是每每天一上上班就应应该优先先做的事事情？是是否有必必要？为什么？如何“延延长”您您的工作作时间？其实，工工作日是是固定的的，每个个人每天天的工作作时间也也是有限限的，所所谓的延延长，是是指合理安安排时间间提高工工作效率率。 您的工工作业绩绩不是由由工作时时间来体体现，而而是您在在工作时间间里究竟竟干了多多少事，即即工作量量与工作作时间之之比： 工作作量 工作时时间分子越大大，或分分母越小小，您的的工作效效率自然然就越高高，业绩绩就越好好。以下下是帮助助您提高高工作效效率的几几条建议议：对什么事事都一丝丝不苟未未必是优优点，关关键是要要做值得得做、一一定得做做的事。定出

46、工作作目标，列列出其重重要、紧紧急顺序。给各项任任务分分分轻重先先后。可以别人人（如旅旅行者，接接待人员员）干的的事，不不必一一一包办。检查是否否有纯碎碎的繁文文缛节，或或是历史史原因遗遗留下来来的无用用功。对于必须须要做的的事，想想一下怎怎样能做做好。准备充分分以后才才开始做做，比如如，起草草信件，打打（长途途）电话话之前先先了解所有必要要的信息息。不要因为为忙而不不订工作作计划，花花几分钟订订工作计划划，能省省下更多多的时间间。每天写下下当日工工作表，注注明相应应的工作作时间。前面一件件事未完完成，不不要忙着着开始后后一件。性质相似似的工作作集中到到一起做做。棘手的问问题选在在早晨处处理，

47、这这个时候候“天时时地利”。任务优先先权原则则什么是任任务优先先权原则则秘书和助助理的工工作，每每天都有有许多大大大小小小，重要要和不重重要，紧紧急和不不紧急的的工作要要处理，这这些工作作有来自自您的上上级、来来自部门门的其他他同事及及来自您您自己。任务优先先权原则则，是一一种让您您能从繁繁琐的工工作中理理出头绪绪来，按按照工作作的轻重重缓急，依依照工作作的重要要性来安安排好每每天的工工作时间间，有条条不紊地地完成每每项工作作。您每天的的工作中中，有些些工作是是非常重重要的，但但未必很很紧急，有有些工作作是非常常紧急的的，但不不是非常常重要，有有的是紧紧急又重重要的， 任务优先先权原则则根据据

48、每项工工作的重重要性和和急性来来决定其其“优先先权” 如何决定定工作的的优先权权？四区区域划分分法每天或每每星期（依依每人工工作具体体情况而而定）做做工作计计划时，先先准备如如下一张张表格，将将要做的的工作填填入表内内。要完成的的工作紧急重要在将每项项工作都都填入表表中的第第一栏后后，开始始认真想想一下每每项工作作的重要要性和紧紧急性，依依次予以以“重要要”，“紧紧急”的的顺序编编号，填填入表中中。例如有十十项要完完成的工工作，最最紧急的的工作在在“紧急急”这一一栏由填填入100，其次次的填入入9，依依此类推推，最不不紧急的的为1，同同样在“重重要”栏栏内，重重要的工工作在此此栏内填填入100

49、，其次次的填入入9最不重重要的为为1。再做如下下一张坐坐标图：紧急10AC 9 8 7 6 5BD 4 3重要 2 11 22 3 44 5 6 7 88 9 100任务优先先权原则则在图中依依据表中中每项工工作的“重重要”，“紧紧急”的的 号码码在横坐坐标和纵纵坐标中中找出，分分别定位位于A、B、CC、D，四四区。 在A区区的工作作：即为为“优先先权”的的工作，即即紧急又又重要，必必须马上上完成； 在B区区的工作作：重要要但不紧紧急； 在C区区的工作作：紧急急但不重重要； 在D区区的工作作：即不不紧急也也不重要要。 根据此此四区域域划分，将将您要完完成的工工作依先先后顺序序优优先权，填填入你

50、的的日/周周工作计计划表。 这样您您就可以以按工作作计划表表有条不不乱地一一件一件件地完成成工作。事半功倍倍的几点点原则-要想想节省时时间，先先要花些些时间以下几点点原则值值得借鉴鉴：行动之前前的必要要准备会会使你事事半功倍倍 对于助理理/秘书书工作，“紧紧急”不不存在，只只须考虑虑“期限限”天天调整整工作计计划同类工作作集中处处理，完完成一项项工作后后再开始始另一项项工作是是减少不不必要的工作中中断的有有效办法法难度大的的工作安安排在干干扰少和和最佳工工作状态态下进行行时刻注意意“聪明明地工作作”：用用尽可能能少的时时间、精精力、运运动来达达到最佳佳工作效效果有效的时时间管理理工具 1. 记

51、事簿簿1) 使使用原则则：* 定期期对照你你的记事事簿和你你上级的的记事簿簿，及时时补充信信息* 你只只能有一一本记事事簿，以以免记录录混乱，并并避免浪浪费时间间去查证证对同一一事件的的多个记记录* 只有有你自己己有权在在你的记记事簿上上作记录录。如果果有人要要与上级级定约会会，你不不能擅自自决定，应应该告诉诉对方必必须请示示后再与与之确认认 * 用铅笔笔作记录录，因为为约会时时间、地地点常常常有变动动* 每天都都要为第第二天的的约会做做确认工工作* 在记事事簿后部部，列出出你最常常用的330660个电电话号码码2) 记记事簿的的种类： * 常规 * 电脑记记事簿 2 “应应办事宜宜备忘录录”

52、是一种内内有311分页的的大分类类夹。内内部每一一分页代代表一个个月中的的一天。你可以以把需要要在这一一天完成成的所有有任务及及其相关关文件资资料一并并放入与与这一天天对应的的分页之之中。使用规则则：* 每天天必须打打开与之之对应的的分页，取取出工作作任务及及相关文文件资料料；* 所有有要完成成的任务务及相关关文件资资料必须须全部依依次放入入与这一一天对应应的分页页之中(会议组组织，要要打出的的电话清清单，要要处理的的文件，要要打印的的文件等等)； * 当当你缺勤勤时，接接替你工工作的人人应该能能够很容容易地找找到你的的“应办办事宜备备忘录”；* 当天天应完成成而未能能完成的的任务应应立即重重

53、新计划划分配到到其他分页页中去；* 每每天下班班前，要要安排第二二天工作作计划，将将相应分分页中的的工作任任务依次次排放好好；3. “日日办公事事务夹”每天一早早将从“应应办事宜宜备忘录录”中取取出的当当天工作作内容放放入“日日办公事事务夹”中中。每天天下班时时，这个个夹子应应该是空空的，因因为你应应该在当当天之内内完成夹夹子中的的全部任任务。使用原则则：你只能有有一个“日日办公事事务夹”, 以免免混乱； “日办公公事务夹夹”放置置的位置置要固定定下来，而而且必须须便于你你自己和和上级，同同事取、放和查查找。给您的经经理作为领导导，您知知道怎样样让您的的助手替替您节省省下 11/3的的时间吗吗

54、？ 简单单的信，我我请她直直接起草草。 我只只阐述一一下主要要意见，由由她去组组织成文文。 我不不过问文文件归档档的事宜宜，她负负责建立立、维护护文件档档案。 每天天我花时时间跟她她小结一一下：* 一一天工作作的重要要、紧急急、先后后性；* 当当日收到到的信函函及时回回复原则则；* 检检查日程程安排。 她负负责安排排我的工工作日程程：我的的记事本本由她来来填，她她给我一一份复本本。 我们们使用留留言条来来交换意意见。 我请请她经常常性对工工作情况况进行分分析，提提出改进进、简化化意见，我我们不断断发现和和改进工工作中的的不完善善之处。 我请请她代为为阅读报报刊杂志志，并向向我推荐荐好的新新闻、

55、文文章。 我熟熟悉她使使用的办办公工具具。 我请请她对来来找我们们的电话话进行筛筛选，她她询问对对方来电电目的，她她能解答答的，就就直接予予以解答答。 我在在众人面面前注意意建立她她的威信信，请别别人有事事直接与与她联系系，她接接电话时时自报姓姓名等。 我请请她对公公司动作作机制有有了良好好的认识识，这样样便于建建立有效效的沟通通。 我让让她为我我准备会会议，演演讲的有有关资料料。 她有有权与他他人直接接联系，了了解情况况。 我尽尽量请她她与我一一起出席席会议，进进行记录录和写会会议纪要要，并监监督会议议上决定定的计划划实施情情况。 我对对她的创创新、她她为改善善工作所所作的努努力给予予肯定。

56、第五章 沟通通与协调调的技能能沟通的目目的沟通的原原则沟通的基基本方法法沟通的误误区与障障碍沟通的技技巧：倾倾听、表表达、提提问团队合作作什么是沟沟通发送方以以特定的的沟通模模式将“信息”传递给给接收方方，并有有信息的的反馈。沟通的目目的1).将将“信息”传递出出去2).被被理解3).被被接收4).得得到答复复性的行行动沟通的原原则* 简单* 清楚* 直接* 准确只传达所所要传达达的信息息，表明明所要表表明的意意图，这这才是好好的沟通通。在信息传传递中，一一切超出出本职范范围的努努力都是是浪费时时间，浪浪费精力力，是糟糟糕的沟沟通。沟通的基基本方法法-5WW1H法法在进行沟沟通之前前，首先先确定1).您您沟通的的动机（why）2).您您的接收收方是谁谁（whho）3).您您要传递递什么信信息(wwhatt)4).哪哪种沟通通模式对对发送方方传递信信息内容容和意图图