档案综合管理制度汇编

1、中山市XXXXXX局档案综合合管理制制度汇编编中山市XXXXXX局综合合档案室室二七七年六月月目录1、中山山市XXX局档案案综合管管理实施施办法2、中山山市XXX局档案案分类编编号方案案3、中山山市XXX局各类类档案归归档制度度4、中山山市XXX局各类类档案保保管期限限表5、中山山市XXX局档案案保管和和库房管管理制度度6、中山山市XXX局档案案保密制制度7、中山山市XXX局档案案利用制制度8、中山山市XXX局档案案鉴定销销毁制度度9、中山山市XXX局综合合档案室室职责10、中中山市XXX局档档案员岗岗位职责责及考核核办法中山市XXX局档档案综合合管理实实施办法法第一条 为加加强我局局档案的的

2、科学管管理，充充分发挥挥档案的的作用，更好地地为我局局各项工工作服务务，根据据中华华人民共共和国档档案法、广广东省机机关档案案工作业业务建设设实施办办法等等有关法法律法规规，结合合我局档档案工作作的实际际，制定定本办法法。第二条 本办办法所称称档案，是指本本局在各各项工作作中形成成的具有有保存价价值的各各种文书书、基建建、会计计、声像像、实物物、业务务等不同同载体和和内容的的文件材材料，它它是本机机关在各各项工作作活动中中形成的的历史记记录，反反映本机机关不同同时期的的历史面面貌，是是本局工工作查考考、制定定决策的的重要依依据。第三条 机关关档案工工作是机机关工作作的组成成部分，是提高高机关工

3、工作效率率和工作作质量的的必要条条件，是是维护机机关历史史面貌的的一项重重要工作作，必须须加强对对档案工工作的领领导，将将其列入入本局的的工作计计划，统统筹安排排，保障障档案工工作的顺顺利进行行。第四条 本局局档案工工作坚持持统一领领导、综综合管理理的原则则，由分分管办公公室工作作的局领领导负责责主管全全局档案案工作；办公室室下设综综合档案案室，并并负责管管理综合合档案室室的日常常工作；综合档档案室配配备专（兼）职职档案管管理人员员，负责责具体档档案业务务工作。第五条 本局局档案工工作接受受同级档档案行政政管理部部门的监监督和指指导。第六条 本局局在各项项工作中中形成的的所有档档案，包包括文书

4、书、基建建、会计计、声像像、实物物、业务务等档案案，均由由本局综综合档案案室统一一保管，任何部部门和个个人不得得擅自留留存，以以确保档档案的完完整和安安全。第七条 本局局在各项项工作中中形成的的各种门门类、载载体的档档案材料料，由各各部门初初步整理理后，及及时向综综合档案案室移交交；业务务档案则则由业务务部门整整理完毕毕之后，再向综综合档案案室移交交。归档档的文件件材料必必须齐全全、完整整、准确确。第八条 综合合档案室室负责档档案材料料接收后后的归档档、管理理工作，对各门门类、载载体的档档案，都都要进行行系统化化整理，保持归归档材料料之间的的历史联联系，区区分保存存价值，便于利利用管理理，并编

5、编制各类类档案的的检索工工具，积积极主动动提供档档案利用用，开发发档案信信息资源源，为本本单位各各项工作作服务。 第九条 综合合档案室室要建立立档案的的统计制制度，对对档案的的收进、移出、保管、利用等等情况进进行统计计，并按按规定准准确编制制档案工工作统计计报表，及时上上报档案案行政管管理部门门。第十条 综合合档案室室要定期期对已超超过保管管期限的的档案进进行鉴定定，对确确无保存存价值的的档案进进行登记记造册，经档案案鉴定领领导小组组审核、分管档档案领导导批准后后方可销销毁，任任何人不不得擅自自销毁档档案。第十一条条 机机关的档档案库房房应做到到有防盗盗、防火火、防虫虫、防鼠鼠、防潮潮、防尘尘

6、、防光光、防高高温高湿湿等设施施。要定定期检查查档案保保管状况况、对破破损的档档案应及及时修补补、复制制或作其其他技术术处理。第十二条条 综综合档案案室要建建立健全全档案的的借阅制制度，根根据档案案的机密密程度，确定不不同的利利用范围围，规定定不同的的审批权权限。第十三条条 档档案人员员要忠于于职守，遵纪守守法，具具备档案案管理的的有关专专业知识识，熟悉悉业务技技能，能能胜任本本职工作作。档案案工作岗岗位人员员要相对对稳定，确因工工作需要要调动时时，应在在离职前前办好交交接手续续。第十四条条 综综合档案案室应按按时向市市档案馆馆移交由由本局制制发的、或由本本局收到到的省级级以上（含省级级）政府

7、府及政府府部门颁颁发的正正在执行行的非秘秘密现行行文件；在本单单位保管管已超过过10年年的永久久、长期期文书档档案，连连同档案案目录和和有关的的检索工工具一并并向市档档案馆移移交。第十五条条 根根据中中华人民民共和国国档案法法有关关条款及及其它法法规的规规定，对对在档案案工作中中做出贡贡献的档档案工作作人员和和有关人人员给予予适当的的奖励。对违反反国家档档案法规规和本局局有关规规定的，应依法法给予处处罚和通通报批评评。第十六条条 本本办法自自文件下下达之日日起执行行，由中中山市XXX局办办公室负负责解释释。中山市局档档案分类类编号方方案为了加强强我局档档案工作作业务建建设，提提高档案案综合管管

8、理水平平，实现现档案分分类整理理、排列列、管理理的标准准化和规规范化，促进档档案业务务管理水水平的提提高，以以更好地地为我局局各项工工作服务务，根据据广东东省机关关档案分分类办法法，结结合我局局的实际际情况，特制定定本方案案。一、分类类原则1、档案案分类原原则是以以本局所所形成的的全部档档案为对对象，依依据职能能，结合合档案内内容和载载体形态态特点，便于科科学管理理和开发发利用。2、分类类后的档档案，分分别用英英文字母母按顺序序编大类类代字。3、本办办法适用用于对本本局全部部档案进进行实体体分类、组卷和和排架管管理。二、类别别设置本局档案案共分六六大类：文书档档案（）、基基建档案案（）、会计计

9、档案（）、声像档档案（）、实实物档案案（）、业务务档案（），大类用用英文字字母作代代字，大大类以下下的属类类用阿拉拉伯数字字作代号号。大类及属属类设置置如下： 文书档档案基建档档案 会计计档案 报报表账簿簿凭证证其他他声像档档案录音音带录像带带照 片.会会议接待待类.文文体活动动类.实实物照片片类.其其他类注：从220066年开始始，照片片档案不不再分属属类。光盘及及其他实物档档案 锦锦旗类 奖奖杯奖牌牌类 纪纪念品类类 其其他类 业务务档案 类 类三、编号号方法1、文书书档案的的编号：（1）220000年以前前，文书书档案采采用立卷卷归档方方法，其其编号结结构模式式为：大大类代字字保管管期限

10、代代号目目录顺序序号案案卷号。其中保保管期限限代号永永久为11，长期期为2，短期为为3，永永久长期期合编为为12，永久长长期短期期合编为为0。例：A . 111案卷号（第1个个案卷）目录顺序序号（第第1条目目录）保管期限限代号（永久、长期、短期合合编）大类代字字（文书书档案） （2）20000-220033年文书书档案采采用单件件归档方方法，其其编号结结构模式式为：大大类代字字保管管期限代代号目目录顺序序号件件号。其其中保管管期限代代号永久久为1，长期为为2，短短期为33。例：A 1. 1件号（第第1件） 目目录顺序序号（第第1条目目录） 保保管期限限代号（永久） 大大类代字字（文书书档案）

11、（3）20004年开开始，文文书档案案仍采用用单件归归档方法法，但其其编号结结构模式式改变为为：大类类代字保管期期限代号号年度度件号号。保管管期限代代号永久久为1，长期为为2，短短期为33。例：A 1.200041件号（第第1件） 年年度 保保管期限限代号（永久） 大大类代字字（文书书档案）2、基建建档案按按工程项项目组卷卷，其编编号的结结构模式式为：大大类代字字工程程项目代代号案案卷号。例： B 111案卷号（第1个个案卷）工程项目目代号（第1项项工程）大类代字字（基建建档案）3、会计计档案的的编号，其结构构模式为为：大类类代字属类代代号目目录顺序序号案案卷号。 例：会计凭凭证的编编号 D

12、3 .11案卷号（第1个个案卷）目录顺序序号（第第1条目目录）属类代号号（会计计凭证）大类代字字（会计计档案）4、声像像档案的的编号（1）录录音带、录像带带的编号号，其结结构模式式为：大大类代字字属类类代号案卷号号。例：录音音带F 1 - 11案卷号（第1盒盒录音带带）属类代号号（录音音带）大类代字字（声像像档案）（2）照照片档案案的编号号20066年之前前的照片片档案在在整理时时，一个个照片档档案册为为一个案案卷，其其编号结结构模式式为：大大类代字字一级级属类代代号二二级属类类代号案卷号号。例： FF3.1 -1案卷号（第1本本照片册册）二级属类类代号（活动类类照片）一级属类类代号（照片档档

13、案）大类代字字（声像像档案）20066年开始始，照片片档案不不再分属属类，其其编号的的结构模模式为：大类代代字属属类代号号保管管期限代代号年年度组组号张张号。一一次活动动形成的的照片为为一组，每个年年度的组组号均从从1开始始编，每每组照片片的张号号也从11开始编编。保管管期限代代号永久久为1，长期为为2，短短期为33。例：20006张号（第第1张）组号（第第1组，即第11个活动动）年度保管期限限代号（长期）属类代号号（照片片档案）大类代字字（声像像档案）5、实物物档案的的编号,其结构构模式为为：大类类代字属类代代号件件号。例：H11 - 1件号（第第1件）属类代号号（锦旗旗类）大类代字字（实物

14、物档案）6、业务务档案采采用立卷卷归档方方法，其其编号结结构模式式为：大大类代字字属类类代号案卷号号。例：G 1 - 1案卷号（第1个个案卷）属类代号号（类）大类代字字（业务务档案）四、本办办法自发发布之日日起执行行，由本本局档案案室负责责解释。中山市XXX局各各类档案案归档制制度一、文书书档案归归档制度度（一）归归档范围围凡是本局局党务、群团、行政管管理活动动中形成成的，具具有查考考利用价价值的文文件材料料均属文文书归档档范围，具体范范围按文书档档案保管管期限表表所列列条款执执行。（二）归归档要求求1、归档档的文件件材料要要齐全、完整、准确、系统。2、按照照归档原原则和本本镇制定定的档案案分

15、类编编号方案案进科学学规范化化的归档档，确保保文件材材料之间间的有机机联系，真实地地反映本本局历史史面貌，便于查查找利用用。3、从2200?年开始始采用单单件归档档方法。所有文文件材料料按年度度归档，并根据据文书书档案保保管期限限表的的规定，准确划划分档案案材料的的保管期期限。4、归档档文件材材料应逐逐件在文文件首页页上方空空白处加加盖档号号章，并并填写各各项目内内容。每每份文件件单独装装订，单单独编页页号。永永久、长长期保存存的档案案在装订订时应去去除金属属物。5、归档档的永久久、长期期档案应应编有归档文文件目录录一式式三份，并附上上年度归归档说明明，其中中一份随随相应的的文件放放在档案案盒

16、内，其余用用于制作作档案目目录；短短期文件件目录一一式二份份，其中中一份随随相应的的文件放放在档案案盒内，一份用用于制作作档案目目录。（三）归归档时间间每年的66月底前前完成上上一年度度形成的的文书档档案归档档任务。二、基建建档案归归档制度度（一）归归档范围围本局各个个基建项项目从酝酝酿、决决策到建建成使用用的全过过程中形形成的有有查考利利用价值值的文件件材料均均属基建建档案归归档范围围，具体体范围按按本镇基建档档案保管管期限表表所列列条款执执行。（二）归归档要求求归档的基基建档案案必须完完整、准准确、系系统，以以保障管管理、维维护、改改扩建的的需要。基建文文件材料料按工程程项目组组卷，卷卷内

17、文件件要进行行系统排排列、编编号和编编目，并并按A44（2997mmmX2110mmm）的规规格折叠叠成统一一的幅面面。（三）归归档份数数比较重要要的一式式二份，一般的的一份，并编制制基建档档案目录录一式二二份。（四）归归档时间间工程竣工工后，在在三个月月内将全全套竣工工图和全全部文件件材料向向综合档档案室移移交。（五）归归档手续续基建材料料归档时时，必须须履行交交接手续续，填写写移交清清单一式式二份，交接双双方在交交接清单单上签字字。三、会计计档案归归档制度度（一）归归档范围围本局在会会计工作作中形成成的各种种会计报报表、帐帐簿、凭凭证等会会计材料料均属会会计档案案归档范范围，具具体范围围按

18、会会计档案案保管期期限表所列条条款执行行。（二）归归档要求求1、归档档的会计计档案必必须齐全全完整。2、归档档的各类类凭证的的规格基基本一致致，折叠叠整齐，装订牢牢固。3、装订订时应注注意调节节案卷的的厚薄，利于保保管和查查阅，每每册封面面要书写写工整、编号清清楚、加加盖经办办人印章章。（三）归归档份数数凭证、帐帐簿、年年报表一一式一份份。（四）归归档时间间当年的会会计档案案，在会会计年度度终了之之后，可可暂由会会计部门门保存一一年。期期满后，向综合合档案室室移交。（五）归归档手续续会计档案案移交时时，由会会计人员员列出清清单一式式两份，交接双双方在交交接清单单上签字字，双方方各持一一份备查查

19、。四、声像像档案归归档制度度（一）归归档范围围本局在各各项工作作活动中中形成的的具有查查考利用用价值的的声像图图片材料料，包括括光盘、录音带带、录像像带、照照片、底底片等，均属声声像档案案归档范范围，具具体范围围按本局局声像像档案保保管期限限表所所列条款款执行。（二）归归档要求求1、归档档的声像像档案必必须详细细说明摄摄录时间间、地点点、人物物、主要要事由和和摄录人人。2、声像像档案必必须清晰晰、完整整。3、对有有保存价价值的声声像档案案，由摄摄录人在在摄录工工作完成成后及时时整理，照片档档案要将将照片、说明与与底片对对应夹好好，录音音、录像像档案要要将音、像带与与说明对对应夹好好。4、归档档

20、的声像像档案必必须是原原版原件件，按类类分组。（三）归归档份数数一般为一一式一份份。（四）归归档时间间声像档案案应在拍拍摄录制制完成后后一个月月内，向向综合档档案室移移交。（五）归归档手续续声像档案案归档时时，必须须履行交交接手续续，填写写移交清清单，一一式二份份，交接接双方在在交接清清单上签签字。五、实物物档案归归档制度度（一）归归档范围围1、本局局获得的的奖状、奖杯、奖旗、牌匾、证书等等；2、本局局已停止止使用的的印章；3、上级级领导或或名人、相关友友好单位位在检查查、交流流活动中中题写、赠送的的字画、纪念品品等。（二）归归档要求求1、应归归档的实实物材料料必须齐齐全、完完整、集集中存放放

21、。2、实物物材料分分属类并并按时间间顺序排排列、编编号、编编目。（三）归归档时间间实物档案案在其形形成后一一个月内内，由经经办人说说明有关关情况，交综合合档案室室登记归归档。（四）归归档手续续实物档案案归档时时，必须须履行移移交手续续，填写写移交清清单一式式二份，双方在在清单上上签字，各留一一份备查查。如有有特殊情情况，经经综合档档案室登登记后，可暂由由经办人人单位或或经办人人保管。注：如本本单位还还有其他他类别档档案，其其归档制制度请按按以上格格式拟出出，跟在在本份制制度后面面。中山市XXX局各各类档案案保管期期限表（请各单单位根据据自身实实际情况况拟出各各类档案案的保管管期限表表，建议议用

22、表格格式方法法列出）例： 会计档档案保管管期限表表序 号号一级类目目二级类目目保管期限限一会计凭证1、原始始凭证和和记帐凭凭证2、涉外外会计凭凭证15年永久二会计账簿1、总帐帐、日记记帐、明明细帐2、现金金出纳帐帐、银行行存款帐帐3、辅助助帐簿4、固定定资产明明细帐15年25年15年5年三会计报表1、单位位会计预预算、决决算年报报2、单位位会计预预算、决决算月、季报永久5年四其它1、会计计移交清清册2、会计计档案保保管清册册3、会计计档案销销毁清册册4、银行行余额调调节表、银行对对帐单15年永久永久5年实物档案案保管期期限表序号类 目保管期限限1 本局获得得省级（含）以以上的荣荣誉证书书、奖状

23、状、奖旗旗、奖牌牌永久2本局获得得市级（含）以以下的荣荣誉证书书、奖状状、奖旗旗、奖牌牌长期3本局以前前使用过过，现已已停止使使用的印印章长期4上级领导导、名人人重要的的题写字字画永久5上级领导导人一般般的题写写字画长期6本局与其其他单位位在友好好往来活活动中接接受的赠赠品、纪纪念品长期中山市XXX局档档案保管管和库房房管理制制度一、档案案是党和和国家的的宝贵财财富，必必须坚持持集中统统一管理理的原则则。为了了科学的的管理本本单位全全部档案案，切实实保证档档案的完完整与安安全，特特制定本本制度二、管理理人员应应对移交交进档案案室的档档案材料料进行认认真审查查、鉴定定、清点点，力求求齐全、完整、

24、准确，并做好好加工整整理、科科学分类类、编目目、著录录、装盒盒、上架架等工作作。三、档案案室实行行专人负负责，库库存档案案坚持谁谁保管谁谁负责的的原则，管理人人员要严严格执行行各项制制度，忠忠于职守守，确保保档案实实体安全全和秘密密安全。四、切实实做好档档案库房房的防盗盗、防光光、防高高温、防防火、防防潮、防防尘、防防鼠、防防虫等措措施，定定期检查查档案的的保管状状况，维维护档案案资料的的完整、安全、整齐、美观，室内布布局要整整齐、美美观，保保持清洁洁，及时时调节通通风和温温湿度，并做好好记录（适当温温度14424、湿度度45%65%为宜），库房房内严禁禁吸烟、存放易易燃、易易爆品及及其他杂杂

25、物等。五、管理理人员发发现破损损、虫蛀蛀、鼠咬咬等情况况要及时时采取措措施，并并做好处处理工作作。六、管理理人员每每天下班班前，要要锁好库库房门窗窗，切断断电源。七、管理理人员因因工作调调动离开开档案工工作岗位位的，离离岗前要要对所保保管的档档案进行行清点，履行交交接手续续。中山市XXX局档档案保密密制度一、档案案工作人人员要认认真学习习、遵守守国家保密法法、保密法法实施办办法及及上级和和本单位位制定的的各种保保密条例例和制度度，严守守国家秘秘密，确确保档案案的安全全。二、认真真执行保保密守则则，不断断增强保保密观念念。三、不在在公共场场所和家家属、亲亲人、朋朋友面前前谈论档档案材料料中的一一

26、切内容容。四、借阅阅档案资资料必须须履行借借阅手续续，未经经有关领领导批准准，不得得将档案案材料借借给任何何无关人人员查阅阅，不得得擅自拍拍照、复复印或将将档案带带出档案案室。五、不得得在档案案库房接接待来访访人员，不得与与无关人人员谈论论档案工工作中的的秘密事事项。六、发现现失密、泄密现现象，应应及时报报告办公公室领导导、分管管单位领领导、及及本单位位保密委委员会。中山市XXX局档档案利用用制度一、设置置档案利利用登记记簿，根根据档案案的秘密密等级，严格履履行不同同的借出出登记、归还注注销、反反馈利用用效果登登记等手手续。二、凡调调阅有密密级的档档案资料料需经有有关领导导批准，并且一一般情况

27、况下只限限于在档档案室内内阅读，未经批批准不得得带离档档案室。三、利用用者借阅阅档案时时，要爱爱护档案案，注意意维护档档案的完完整与安安全，严严禁在档档案资料料上涂改改、勾（圈）划划、污损损、增删删、剪裁裁甚至拆拆卷撕换换，否则则追究其其责任。四、本单单位工作作人员因因工作需需要，可可借阅本本部门归归档的档档案。本本单位工工作人员员因工作作需要借借阅非本本部门的的档案，需要经经过该部部门领导导同意。五、外单单位查阅阅本单位位档案，应有单单位介绍绍信，并并经本单单位有关关领导人人批准，方可查查阅。六、经批批准抄录录、复制制、复印印的档案案材料，由档案案部门核核对无误误后，加加盖档案案部门证证明专

28、用用章，可可与档案案原件同同效。七、利用用者归还还调阅案案卷时，应亲自自交回档档案室，经档案案室管理理人员检检查无误误后，办办理注销销借阅手手续及反反馈利用用效果。中山市XXX局档档案鉴定定销毁制制度一、为了了充分、合理、有效的的保护档档案，提提高本单单位档案案的质量量，特制制定本制制度。二、本单单位成立立专门的的档案鉴鉴定小组组，负责责档案鉴鉴定工作作。鉴定定小组由由分管单单位领导导、办公公室主任任、档案案部门和和业务部部门有关关人员组组成，并并在有关关人员岗岗位变动动后及时时进行调调整。三、档案案鉴定工工作应坚坚持全面面、历史史的观点点，根据据本单位位制定的的各类档档案保管管期限表表，结合合实际情情况，对对过期档档案进行行及时清清理鉴定定，对案案卷的存存毁提出出意见。四、鉴定定工作中中应遵循循“保存从从宽、销销毁从严严、本机机关文件件从宽，上级文文件和其其他机关关文件从从严”的原则则。五、对保保管期限限已满和和确定再再无保存存价值的的档案，经鉴定定小组鉴鉴定之后后，提出出处理意意见，经经单位领领导审批批后可进进行销毁毁。销毁毁时，由由