监理资料管理培训课件

1、监理资料管理培训 目 录二项目部资料管理的现状二监理资料管理相关规定项目监理资料的管理职责监理资料存档的具体做法 监理资料查找竣工监理资料移交 前 言前 言澄清一些观念：正如汪总在2010年半年工作总结会上所讲： “监理资料管理是基础工作，是项目部做没做工作的证据；管好现场和做好资料是项目部监理工作的核心体现”。因此，公司每位员工必须清楚地知道：1、监理资料是项目监理工作质量的直接体现，监理资料管理的混乱，足以说明监理项目部的监理工作不到位。2、不懂监理资料组成内容、编写要求、管理规定的项目监理人员，即使具有中、高级职称，也不能算是称职的监理人员，更不会是称职的项目总监。3、项目监理资料的管理

2、不是资料员一个人的事情，监理项目部各级人员都对项目监理资料的管理负有不同的管理职责。4、公司对资料员岗位的定位是监理员级，资料员不等同于文员，今后项目的资料员逐步成为流动岗位，每位监理员要想晋升为工程师岗位，必须有半年以上的资料管理经历。一、项目部资料管理现状1、剖析一下现状：项目资料管理现状大多数项目部项目部架构不清晰、监理资料管理职责分工不明确、项目资料管理由资料员包办。所以很多人忙过之后，不知道忙了些什么。或者有些人看起来繁忙，实则悠闲。所以项目资料管理不到位少数项目部项目部架构清晰、监理资料管理职责分工比较明确、项目各级人员都有不同的资料管理职责。所以项目部每个人都尽职尽责，努力完成自

3、己职责范围内的工作。所以项目资料管理较好剖析2、当前项目资料管理存在的主要问题：项目资料归档不符合公司要求项目归档资料滞后项目人员对资料存放查找不熟悉项目归档资料缺失严重归档监理资料内容不完整归档监理资料内容不正确验收资料内容不真实其他：行文不规范；字迹不清晰；用词不准确；签字不完整等等。当前项目资料管理主要问题一、项目部资料管理现状一、项目部资料管理现状2）一些项目资料管理混乱。一些项目资料室内的资料到处堆放，资料没有及时处理或归档；资料保存混乱，查找困难；保存的资料不完整、不整齐整洁；已归档的资料，因有人查阅未及时放回原处，造成资料缺失。一、项目部资料管理现状3)一些项目的资料没有严格按照

4、公司ISO 9001文件的要求进行归档，造成各项目资料各有各的“特色”，没有达到公司资料统一、规范的要求。一、项目部资料管理现状5）现场发现的质量、安全隐患情况未及时发文要求施工单位整改，监理工程师通知单、安全隐患整改通知单、停工令等监理资料未及时封闭。6)现场旁站完成后未及时形成旁站记录；有些项目为应付政府检查临时编制旁站记录；旁站记录内容不详实。7)监理规划未及时更新，监理细则的编制流于形式，未根据实际情况编制。二、监理资料管理相关规定1、我司监理项目部监理资料管理应遵循的规范规定建设工程监理规范GB503192000建设工程施工质量验收统一标准GB503002001监理资料的内容及监理资

5、料的管理建筑工程分部分项的划分及验收资料的规定建设工程文件归档整理规范GB T 50328-2001建筑工程文件归档整理的相关规定公司ISO9001质量管理体系文件WI-4.1监理资料管理指引公司监理资料管理的要求、方法及内容公司工程监理档案管理制度公司对工程监理档案管理的职责分工及管理规定公司质量管理体系记录表格公司环境与安全管理体系记录表格公司三个管理体系对形成表格资料的具体要求工程所在地城建档案馆的有关规定当地城建档案馆对工程档案资料表格等的具体要求二、监理资料管理相关规定2、项目监理资料的构成项目部监理资料施工监理过程应当形成的监理资料公司三个管理体系运行应当形成的记录资料公司相关规章

6、制度运行要求形成的记录资料 质量管理体系：文件收发记录、 规范清单、场地移交记录等等；环境与安全管理体系：环境因素识别评价汇总表等监理规划、监理细则、施工图纸清单、检验批资料等 员工内部调动单（工程部）资产调拨申请单（行政）、申请开具监理费发票申请（财务）员工培训记录、考勤表（人力）计算机设备收货确认单（信息化）二、监理资料管理相关规定4、监理项目部文件编号 ： 监理项目部归档监理资料的编号形式为：XXXXXXX/XX/XX/XXX 1）说明： 项目代码，同监理合同号，由经营管理部统一编号，如FJ08025。 卷号，0115。 类号，AAZ。 资料顺序号，根据资料形成时间先后顺序编写。0019

7、99，若顺序号超过999，则从第一位开始用小写英文字母继续编号，如a01-a99，b01-b99，依次类推。 2）编号举例： FJ08025/01/H/003 ； FJ08025/09/AC/006三、项目监理资料的管理职责1、总监在资料管理中的职责 根据建设工程监理规范（GB 50319-2000）中规定： “建设工程监理应实行总监理工程师负责制”，“总监主持整理工程项目的监理资料”。同时，汪总在2010年半年工作总结会上也指出“总监是资料管理的第一责任人”。由此可见，总监在项目的资料管理中起着举足轻重的作用。 总监对资料的重视程度及熟悉程度直接影响一个项目资料做的好坏。 1) 负责本监理项

8、目监理资料管理的领导工作； 2）督促本项目相关责任人完成工程监理资料的收集、整理、归档及移交工作； 3）负责检查并保持本监理项目部归档监理资料的真实、准确、合法及完整，并保持与工程进度同步。三、项目监理资料的管理职责主持编写项目监理规划、审批项目监理细则，审批及签发施工过程中各类文件审核工程师及监理员的监理日记及旁站记录（每周审核一次，检查工程师或监理员现场检查情况）项目结束时，无论此时总监在该项目或调离该项目（除离职），总监要安排专人完成竣工资料的整理及归档工作，只有项目的竣工资料（交档案馆、业主、公司）完成时，总监才算完成该项目的总监理工程师工作。三、项目监理资料的管理职责2、专业工程师在

9、资料管理中的职责:1）负责本人所分管监理工作范围内相关工程监理资料的收集、整理和审核工作。2) 负责及时将本人所分管监理工作范围内的相关工程监理资料向项目部专职（兼职）资料员移交。负责完成相关专业监理细则、专题纪要（也可指导监理员完成）、监理工作总结的编制；工程资料的审核及签字。（注：现在很多项目都是挂一些有证的监理工程师，在检验批签字时，资料上应双签，既要有盖章人的签字，也要有现场验收人员的签字）三、项目监理资料的管理职责及时将设计变更内容在图纸上加以标注、写明变更日期，并加受控章。监理日记的填写配合资料员，督促相关单位提交现场安全及质保资料。（根据公司检查工作指引及政府检查表格，配合资料员

10、收集齐相关资料）完成总监交代的其他相关资料管理工作。3、监理员在资料管理中的职责:协助工程师完成检验批的签字、盖章及整理工作，在工程师的指导下完成专题会议纪要的编制。 监理日记的填写。完成旁站记录，并做好相关资料的整理工作。完成总监及工程师安排的其他资料管理工作。三、项目监理资料的管理职责4、资料员在资料管理中的职责:1）负责本监理项目部工程监理资料的整理、归档和保管工作。2）负责工程竣工后向城建档案馆、项目业主、公司档案室移交工程监理档案资料。收发文整洁、清晰明了，能较快的查找到某份文件的收发文记录往来资料及时整理、及时归档，保证保存的资料完整、整齐、整洁；资料室内保持整洁、有序。归档资料严

11、格按照公司9001文件要求进行整理，包括文件夹标签、卷内目录等。三、项目监理资料的管理职责完成监理周报、监理周例会纪要、监理月报等文件的编制，完成公司CDMS系统的填报及公司季度信息的上报工作。做好电子版资料的收集、整理工作。根据公司或政府检查表格，及时提醒总监和工程师完成相关文件的编制和收集。项目竣工后，完成各方的资料交档工作。完成总监安排的其他监理资料管理工作。1、监理资料目录监理资料目录分为卷外目录索引及卷内目录1）卷外目录索引即为项目监理部资料目录索引。 资料目录索引是资料管理的关键，掌握了资料目录，资料员就能顺利将资料归档、项目上其他人员也能顺利地查找资料。四、监理资料存档的具体做法

12、四、监理资料存档的具体做法2、资料分卷各监理项目部存档资料共分十五卷，每各卷内容为：01卷、合约类文件；02卷、指导性文件；03卷、开工竣工资料；04卷、相关单位往来文件；05卷、施工单位往来文件；06卷、设计管理文件；07卷、监理简报工作总结；08卷、会议纪要；09卷、质量控制；10卷、物料管理；11卷、投资控制；12卷、进度控制；13卷、安全监理；14卷、公司及项目部内务资料；15卷、其他文件注意：这15卷也是各卷的第一册集中放在项目资料柜中 标签详细做法请参考公司的CI手册四、监理资料存档的具体做法各卷资料内容1）每卷资料内容分为若干类，编号从AAZ，见项目部资料目录索引2）目录索引中含

13、盖的内容为规定的类号。索引中未包含的资料内容，项目上可在后面自行增加类别。项目也可根据工程实际情况对类别进行分专业、分单位编号四、监理资料存档的具体做法在表后预留空位，以便根据现场情况增加卷的类别 调整完成的项目监理部资料目录索引应挂在资料室显眼的地方当调整每卷资料的类别时，必须同时调整卷外目录索引，使分类与卷外目录保持一致。当增加分册时，应该同时调整册内目录。五、监理资料查找例如：需查找第63周的工程例会纪要五、监理资料查找例如：需查找第63周的工程例会纪要第8卷的五、监理资料查找例如：需查找第63周的工程例会纪要第8卷的第8卷第二册的六、竣工监理资料移交1、监理竣工资料的整理 监理资料以监

14、理项目（监理委托合同）为单位进行归档。监理资料按移交对象分成三类分别整理归档：一、交公司档案室类；二、交各地城建档案馆类；三、交建设单位竣工资料类。在监理工程竣工验收后且监理项目部撤离现场前，监理项目部应分别按照三类档案要求整理好监理档案，经项目总监或项目部经理审核后，移交公司档案室、当地城建档案馆和建设单位 。六、竣工监理资料移交2、交档案馆资料 各地交档案馆要求，各有不同，如广西监理资料就不需要交档案馆。各地项目应根据当地档案馆要求做好交档工作。 现在就以深圳为例，我们来介绍下监理交档案馆的内容。 1）城建档案馆接收管理档案范围： 市政、公用工程档案，包括：道路、隧道、桥梁、铁道、港口、码

15、头、机场、防洪、涵洞、电讯、消防、供电、供水、排水、供气、供热以及地下地上各种管线工程（含部队、公安、海关、边检等所有的直埋通讯线路）和文教、卫生、广播、电视、体育、环保、环卫、城市雕塑等市政公用设施档案 ； 所建项目所在地确认的重点工程的档案 ； 符合下列条件之一的办公、商业、住宅、综合楼等其他单位建设工程的 档案：a、十层以上（含十层）；b、投资在五百万元以上（含五百万元）；c、建筑面积一万平方米以上（含一万平方米）； 设计新颖、有特色的建筑工程和具有纪念性的新、老建筑和构筑物的档案六、竣工监理资料移交2)交档案馆资料流程资料员按照A类交档案馆目录，整理资料，收集成册，此时不用装订成册相关

16、单位资料整理基本完成，建设单位邀请档案馆人员来项目进行预验收，在档案馆人员检查资料后，形成建设工程档案验收意见书根据档案提出的问题，对资料进行整改。将整改完成的资料拿到档案馆进行复核合格不合格对资料进行装订、打码准备A、B类移交书交给甲方。待甲方收集起齐各方竣工资料，一起交给档案馆合格不合格对资料进行整改档案馆接收资料，并在A类移交书上盖章。六、竣工监理资料移交3、交业主资料不同区域、不同业主对监理所交资料的要求也是各不相同的，各项目应根据业主要求完成交业主资料工作。 一般来说，业主都是按照档案馆提供的目录（B类工程档案卷内目录）要求监理交资料。六、竣工监理资料移交4、交公司资料 1）移交公司档案室资料可分七部分组卷：一、监理工作重要文件；二、监理工作