工作分析及职务说明书撰写

1、2016年5月12日工作分析与职务说明书撰写实务广州九恒人力资源部内部培训课件1目 录 1、工作分析与职务说明书简述 2、如何进行工作分析及撰写职务说明书 3、撰写职务说明书的注意事项1、工作分析与职务说明书工作分析：又叫岗位分析、职务分析、职位分析解决：1、“某一职位应该做什么？”2、“什么样的人来做最适合？”2职务说明书则是工作分析的输出成果之一。职务说明书是对岗位的基本信息、总体目标、职责范围、权限、工作联系及任职条件等岗位信息作出明确规定的人力资源管理文件工作分析工作说明任职条件职务说明书工作分析就是要对某一工作在调查研究的基本上，就其工作内容（what）、责任者（who）、工作岗位（

2、where）、工作时间（when）、怎样操作（how）以及为何这样做（why），即“5W、1H”进行书面描述，并按此描述进行操作，达到完成职务任务的目标。2、工作分析与职务说明书撰写 之工作分析选择什么方法？工作分析信息收集方法的选择依据1、根据被分析岗位的性质的特点2、根据工作分析的目的工作分析的信息收集方法参与法工作日写实法访谈法问卷法测时法测时法能较多、较深刻地了解岗位的工时消耗情况不适用于管理类职位、研究工作、耗时长或技术复杂的工作、不确定性工作访谈法效率较高面谈对象可能持怀疑、保留态度；对提问要求高；易失真问卷调查法费用低；速度快，调查面广；可在业余进行；易于量化；可对调查结果进行多

3、方式、多用途的分析对问卷设计要求高；可能产生理解上的不一致参与法短期内可掌握的工作不适用于需进行大量训练或危险的工作工作日写实法可揭示工作的动态性，生动具体费时；难以形成对一般性工作行为的总的概念 工作分析常用方法对比 职位标识：职位编号、名称、类别、所属部门、直接上级、所辖下级、制作日期、薪点等 职位概要：用一句话说明为什么要设置这一职位，目的是什么？ 履行职责：主要应负责任，每一项责任的具体内容、要达到的目的 业绩标准：业绩衡量标准，如何衡量每一项责任的完成情况 工作关系：报告对象、监督对象、合作对象、外部交往，职位关系 使用设备：使用的主要设备 工作的环境和工作条件：时间、地点（室内、室

4、外）、噪音、危险等等 任职资格：任职资格要求，具备何种条件的人适合承担这一职位 其他信息：主要挑战，决策和规划等 职务说明书是对岗位的基本信息、总体目标、职责范围、权限、工作联系及任职条件等岗位信息作出明确规定的人力资源管理文件，是工作分析的输出成果。必须包括以下内容52、工作分析与职务说明书撰写 之职务说明书 职务说明书包含的内容职务标识 提供了岗位基本信息，包括岗位名称、所在部门、岗位定员、直接上级、直接下级、所辖人数等，主要反映该岗位的岗位性质、考核关系、在组织中的地位及未来可能发展的岗位方向。岗位名称所属部门直接上级职族类别任职者的岗位名称。（限定词 + 名词）填写具体部门名称填写行政

5、隶属关系中直接上级主管的所在单位及岗位岗位层级岗位层级该岗位属和职族6 简单，准确地说明该岗位存在的意义及它对整个组织成功的独特贡献，可通过思考以下问题来概括：（1）为什么要设立本岗位（该岗位实现了组织的哪些目的）？（2）如果不设本岗位公司将无法实现哪些工作目标（如果没有这一岗位的存在，则不能实现哪些组织功能）？职务说明书包含的内容职务概要（职责、目标）形式：总是始于一个主动词继续说出这一动词起着什么样的作用，要达到什么目的 根据（），做（）工作，达到或确保（）结果 。或 为了,在指导下，做（）工作，达到或确保（）结果 。是岗位总体目标的逐一分解落实描述了工作的成果而非过程每项职责描述了单独的

6、、不同的结果如果岗位没有改变，职责不会改变岗位说明书包含的内容履行职责 （1）特 征:8职务说明书包含的内容履行职责 （2）职务职责的构成：9A 行为动词目的，（最终结果）B （频度副词）对进行行为动词C 负责.的行为动词如：负责事业部内部跨部门人员的调动审核，或审核事业部内部跨部门人员的岗位调动如：对公司生产管理中心的管理状况进行分析，不断向总经理提出改善建议。 履行职责书写的正确格式准备、监督和控制制订和实施部门年度预算培训计划和方案以保证开支符合业务计划要求以确保管理者及员工掌握必要的技术和经验，以取得出色业绩动 词 （做什么）对 象（ 对什么/对谁）结果（什么结果）与人力资源部门配合，

7、有计划地培训、训练所属人员以提高其工作能力和素质妥善存储、整理及保管所有待销的商品以确保出仓商品的优良质量岗位说明书包含的内容履行职责 1）明确列举出欲描述岗位所必须执行的任务；2）分析任务并将相关任务归类成数项不同的工作；3）逐条指出每项工作的执行内容；4）各项工作职责按照该岗位的主要业务流程顺序进行；如工作之间缺乏必要的流程关系，则按工作职责重要性进行排序；5）结合岗位总体目标检查各项岗位职责，确保清楚、准确地归纳反映了该岗位的工作产出11撰写工作职责的基本规则121）对于同一部门但不同层级的职员，要区分其工作职责的范围和程度。如：部门经理对部门负全责；副经理(如有)负责组织制定、实施部门

8、经理的分管业务；专业人员/员工的职责主要在具体执行层面上。2）注意用词的准确性。 如：“负责”表明员工对所述工作职责有最终决定权，此时才可以考虑使用“负责”。部门经理/副经理应多用“领导”、“指导”、“监督”、“组织”等动词；专业人员/员工应多用针对可以完成具体工作的动词，如“开展” 、“执行”、“收集”、“填写”、“保管”、“保存”、“办理”等。3） 注意避免病句。4）岗位职责的描述坚决避免使用形容词、副词，比如：积极地、努力地、做好、尽快、不断、有效等。岗位说明书包含的内容履行职责注意事项针对制度、方案、计划等文件：编制、制订、拟定、起草、审定、审核、审查、转呈、转交、提交、呈报、下达、备

9、案、存档、提出意见针对信息、资料：调查、研究、整理、分析、归纳、总结、提供、汇报、反馈、转达、通知、发布、维护管理关于某项工作（上级）：主持、组织、指导、安排、协调、指示、监督、管理、分配、控制、牵头负责、审批、审定、签发、批准、评估描述职责的动词分类A(根据宾语不同）岗位说明书包含的内容履行作职责在填写工作职责的时候，应尽量以动词作为一句话的开端，同时尽量避免使用“做好”、“搞好”等词。可以参考下列动词：规范化用词参考：13思考行为：研究、分析、评估、建议、倡议、参与、推荐、计划直接行动：组织、实行、执行、指导、带领、控制、监管、采用、生产、参加、阐明、解释、提供、协助上级行为：许可、批准、

10、定义、确定、指导、确立、规划、监督、决定管理行为：达到、评估、控制、协调、确保、鉴定、保持、监督专家行为：分析、协助、促使、联络、建议、推荐、支持、评估、评价下级行为：检查、核对、收集、获得、提交、制作描述职责的动词分类B岗位说明书包含的内容履行职责14 维持、保持、建立、开发、准备、处理、执行、接待、安排、监控、汇报、计划、经营、确认、概念化、合作、协作、主持、获得、核对、检查、联络、设计、带领、指导、评价、评估、测试、建造、修改、执笔、起草、拟定、收集、引导、传递、翻译、组织、控制、操作、保证、预防、解决、推荐、介绍、支付、计算、修订、承担、支持、谈判、商议、面谈、拒绝、否决、监视、预测、

11、比较、删除、运用其它：岗位说明书包含的内容履行作职责描述职责的动词分类C15所用动词的解释：规划为实现组织长期发展目标和长期利益，对组织的发展方向、资源配置、实现目标的途径和手段所做的安排。计划规定组织的目标，制定整体战略以实现这些目标，以及将计划逐层展开，以便协调和将各种活动一体化。起草将思想转化成书面文件的过程。拟订提出文件（或制度）的草案，并提交上级领导审议的行为。制定战略、目标、方案、制度、计划等内容在获得批准之前形成的过程，包括拟定、修改、讨论、审核等环节。 组织通过设计和维持组织内部的结构和相互之间的关系，使人们为实现组织的目标而有效地协调工作的过程。管理运用组织赋予的权力和资源，

12、同别人一起或通过别人更有效的达成组织目标的过程。贯彻在组织中层层下达指令，使组织接受并执行某项规章制度、规定、规范等内容，并对执行情况进行监督检查，确保达到预期的效果。岗位说明书包含的内容履行职责16指导对工作的方法、思路、步骤、规则给予指示、建议、引导。协调对工作中出现的矛盾进行调解以使能够顺利进行。监督在执行过程中通过检查发现现状与标准的差距，反馈意见，促使执行者达到标准的过程。检查将标准与结果对比。检验运用仪器设备，检查对象特征并与设定的标准对比，判断对象是否合格的过程。考核对工作过程和结果进行调查、了解，并与标准、计划、目标对比后给予评价。协助配合开展某项工作，在工作中处于辅助地位。审

13、查检查以验证正确性或是否符合要求。审核根据规章制度和原则，对提交来的文件中所包含信息的真实性、准确性、正确性进行检查，否定错误、虚假的信息并提出改正的要求。审批指审核并签字批准后，制度、方案或计划即可实施，对内容及实施效果负责。注意：一 件事情只有一个人进行审批，但可以有几个审核者。分析将整体解剖、分开以发现其本质、比例、功能、关系等。预测事先感觉或意识到，预见。岗位说明书包含的内容工作职责17领导激励一个组织中的人朝着某个方向、目标努力的过程。授权依照规定授予行使某种权利。担任以明确形式行使职责。保证、确保承诺、担保按要求完成工作项目。参与加入某项活动，处于从属地位，完成所分配的任务并承担相

14、应的责任。跟进收集任务进展各阶段信息，关注各任务的执行过程。处理根据原则、规章制度、程序和权限，解决问题的过程。完善在实践中发现修改不合理的内容，补充原来遗漏的内容。 修订对已有文件中不合理的、过时的、疏漏的内容进行修正、完善和提高。整合调整后重新组合。解决运用组织赋予的权力和资源，依照组织内相关的规章制度和权限，决策并采取行动去除矛盾和问题的过程。控制监控各项活动以保证它们按计划进行，比较实际情况是否符合既定的标准，并纠正各种偏差的过程。提议依据法定的权利提出主张。批准正式确认或同意，以言语或行动赞同或认可，签署或授权。 岗位说明书包含的内容工作职责1819岗位任职条件包含的内容知识技能经验

15、基本要求岗位说明书包含的内容任职条件 岗位说明书包含的内容任职条件 岗位任职条件之基本要求学历：按照国家正规学历教育的程度，分为初中、高中、职高、中专、中技、大专、本科、双学士、硕士、博士。专业：按照国家正规学历教育结构设置的学科体系进行划分，包括：市场营销、工商管理（企业管理）、经济学（经济管理、区域经济或宏观经济学 ）、投资管理（投资经济）、信息管理、计算机应用、人力资源（劳动经济）、财会、审计、统计、行政管理、物流管理、物资管理、法学(经济法)、汉语言文学、文秘、英语（科技英语）、环境工程、机电工程（机械制造及自动化、机械工程、机电一体化、液压、金属压力加工、机械设计与制造）、电气技术（

16、电气自动化）、电子技术、冶金（轧钢）、金属材料、分析化学、焊接、给排水、公共关系、各种作业技能专业（车、钳、铆、铣、刨等）。性别：部分岗位的工作特点对性别需求可能有一定的倾向性，在这种情况下可进行选择。年龄：部分岗位的工作特点可能对年龄有一定的倾向性，在这种情况下可以进行选择，年龄区间为18-25-30-35-40-45-50-55-60岁。特殊要求：因为岗位必须要按照国家或行业规定的特殊职业资格，也需要在岗位说明书中注明，如：会计证、司炉证、电工证、焊工证、压力容器证、计量员证、驾驶执照等等。20岗位任职条件之经验工作经验：指任职者在不同企业或不同岗位所有工作时间的总和。部分岗位的工作特点可

17、能对工作经验有一定的要求，在这种情况下可以进行选择。行业经验：指任职者在本行业所有工作时间的总和。部分岗位的工作特点可能对该行业的工作经验有一定的要求，在这种情况下可以进行选择。岗位经验：指任职者在与公司相同或类似岗位所有工作时间的总和。部分岗位的工作特点可能对岗位经验有一定的要求，在这种情况下可以进行选择。2122岗位任职条件之知识知识财务知识、投资分析知识、项目管理知识、宏观经济学知识、战略管理知识、市场营销知识、管理学知识、人力资源知识、行政管理知识、 组织行为学知识、企业文化知识、统计学知识、审计学知识、法律知识、安全管理知识、质量管理知识、环境管理知识、生产管理知识、管理信息系统知识

18、、软件知识、硬件知识、网络知识、物流管理知识、仓储管理知识、成本管理知识、机械工程知识、分析化学知识、物资管理知识、品牌管理知识、合同管理知识、档案管理知识、热处理知识、表面处理知识、总装知识、保密知识、材料学知识23岗位任职条件之技能技能基本技能口头表达能力、书面写作能力、电脑操作能力专业技能团队领导能力、培养下属能力、督导控制能力、沟通能力 、组织协调能力、创新能力、计划能力、分析判断 能力、执行能力、危机管理能力、决策能力、培训能力、税务筹划能力、外语说写能力、谈判能力 潜在能力学习能力、制度执行能力、人际理解能力、适应能力、抗压能力、周密思考能力、应变能力、演绎思维能力24对事不对人实事求是、客观公正统一和规范各部门的职务说明书应根据部门职责分解落实岗位说明书原则上应该由任职者的直接主管编写，直接主管应与任职者进行逐条确认。撰写职务说明