学校档案运用校园办公平台管理的应用

1、学校档案运用校园办公平台管理的应用 绍兴市上虞区滨江小学 葛水文 摘要：随着现代社会的快速发展和科学技术的进步，信息化时代的飞速前进，本文以滨江校园办公平台一体化为实例，阐明在校园办公平台下学校档案管理的应用，分析了各应用过程的实践价值，为学校的教育发展奠定了基石。 关键字： 学校档案 校园办公平台 管理应用 当今社会已步入网络化时代，我校也已充分利用现有计算机软件通过高性能网络，组成分布式系统的校园办公平台，使其在学校行政管理决策、教育教学改革、后勤服务方面发挥重要作用。作为一个档案工，以自身的职业敏感意识到档案管理工作必须赶上信息时代，如何利用现有校园网络的基础设施，提高档案管理的质量，使

2、学校的档案更好地服务于管理、教育而进行的一些实践与应用。 一、基本实践 1、在校园办公平台上开辟档案信息站点 学校领导已充分意识到档案在学校各项工作中的作用。利用计算机等设备和网页制作平台的基础上，在校园办公平台上开辟了档案信息站点，并根据档案的类别属性，设置了学校简介、组织机构沿革、大事记、上级来文、本校文件、规章制度、教育教学信息、教育科研、教师基本情况简介、荣誉登记，名师风采及各部门的工作计划、总结、行事历等栏目都输入在学校档案信息平台中，学校档案室及各职能部门根据工作实际，各活动安排及通知都能及时了解或查询有关的档案信息。 2、文件管理计算机化 利用计算机的大存储量、高速检索功能及校园

3、办公平台查询便捷，我校对上级来文、本校文件等都进行校园信息平台一体化办公，在校园办公平台的相应栏目中，把文件名、发文单位、文件文号、文件日期、关键词、主题词、负责办理的主要责任者及纸质档号等内容输入计算机，待查询时，可根据来访者所需，在校园办公平台中的任何一个终端，只需输入上述一项或几项检索标识，由计算机自动搜寻，以迅速找到我们所需的相应文件和纸质文件档号，对校园办公平台中的各个站点只要找到所需文件的索引，若有利用价值，再可寻找纸质档案中的原始资料。 3、学校重大活动音像文一体化管理 传统的档案管理不可能把同一文件的音像文集中反映出来，而利用计算机及校园办公平台可将形成于不同载体上的照片、录音

4、、录像、文字等通过现代技术设备合成一体，进行集中存储、传送、利用和综合管理。如2022年12月份，全国少工委在我校召开生活教育与少先队课题成果鉴定会，会议结束后，我们把会议的主要概貌、领导题词、活动过程中的录像、活动照片等经过计算机技术处理制作成网页，这样通过校园办公平台可向来访者全方位、多角度生动形象地展现活动的全貌。 4、教师业务档案管理的计算机化 档案室把教师的基本情况（包含任课、任职情况，参加工作时间，教学质量、课题研究、奖惩、考核情况、教学论文、公开课、视频课件等情况输入计算机校园办公平台，便于查询。如校长室要知道每位教师任教以来的工作情况，只要在自己的工作站相应格式中键入教师姓名，

5、该位教师的情况就能一目了然，再如要了解历年来在校任教教师的基本情况，同样也只要在相应的格式中键入相关的标识就可以了。 当然在校园办公平台中实施档案管理，对有些保密资料我们设置加密措施，以防泄密和修改。同时在现有条件下，我们切实做到校园信息平台管理和纸质档案双料保管，逐步完善现代化档案管理格局。 二、主要作用 学校档案的计算机化管理及在校园办公平台上的应用主要体现在对档案的现代化管理、开放式利用等发挥了十分重要的作用。 1、档案的基础建设更趋规范化、现代化。 建立书面材料的立卷归档，按统一的分类标准，统一的立卷整理方法和标准，并把案卷目录实行计算机信息平台的贮存和检索，一方面保证了归档案卷质量的

6、完整性和规范化，另一方面使查询、检索、统计等更趋便利，更好地为学校管理服务，使档案管理走上了规范化、现代化的轨道，使档案的标准化和现代化管理水平有了明显提高。 2、更好地开发利用档案。 学校档案管理工作的性质决定了学校档案必须为学校领导决策、为教育教学服务工作的主旋律，为此，我们把学校的各部门的月工作行事历，周工作计划、值周安排，学生自查等情况都输入校园办公平台中，使学校的主要责任人能及时了解各部门工作开展情况，也使各部门及教师了解近期学校开展的主要工作及响应情况，以便促进部门和教师更好地围绕学校计划有序地开展工作。 3、有利于档案资源共享。 由于计算机信息平台具有收集、归类、自动归纳、自动检

7、索和查询的功能，而且包容量大，给各个环节以很大的拓展，如各活动形成的优秀记录；学校在校舍建设中形成的基建材料；历届师生的个人档案和学籍档案；学校科学发明和创造成果的信息和展示；都便于档案资源共享；给利用者提供了极大的方便，并使档案人员的工作效率得到很大提高。 4、更好地为学校决策、教育教学服务。 当学校各部门需要时，可按档案信息站点，在校园办公平台上查询到所需要的档案资料，为学校编辑大事记、教育科研汇编、优秀教案集、规章制度汇编、分类计划方案、总结材料等专题参考资料提供了基础工作，也为学校的教育教学、行政管理决策寻找相关资料提供了便利；对发展教育和开展宣传等方面也都取得很好的成绩。 三、几点思考： 1、学校各处室负责人及教师，必须树立现代档案意识，严格遵守学校规章制度，提高思想认识，及时把有价值的资料分门别类输入校园网平台，提供信息资料。 2、必须提高档案人员的地位，让档案人员积极参与各部门的各项工作，领会会议精神，以便了解文件材料的形成过程以更好地做好档案管理工作。 作为档案本身，是沟通历史与未来的桥梁，是连