浅谈水利工程档案的建设和管理

1、浅谈水利工程档案的建立和管理 王秀芳张光焰王建春水利工程档案是水利部门在从事各种活动及水利工程在建立运行中所形成的各种载体的档案，是水利工作真实的历史记录，是在工作中进展查考、研究、决策的重要根据，更是信息的源泉。在重大早、涝灾面前，国家财产、人民生命受到威胁的时候，档案中一个小小的数字，一句简单的文字，就能帮助决策者们做出正确的抉择，以保护国家财产、人民生命的平安，所防止的损失无法用数字衡量。首先，要进步基层水利单位主管指导的建档意识。水利部门要把基层水利单位建档、晋级工作作为年终先进单位考评之一，而基层水利单位的档案成绩好坏也要作为指导政绩的考核条件。同时，水利主管部门要建立健全工作责任制

2、，要指定每个基层水利单位的主管指导为档案负责人，每个单位设一个档案员，做到一级抓一级，层层抓落实。其次，基层单位主管指导在日常工作中，要监视档案员肩负起档案资料搜集的责任。最后，要健全档案工作的各项规章制度，如各种档案的管理制度、岗位责任制、查阅制度等。一、指导重视，确保档案资料的系统性、完好性水利工程一般都是国家重点工程，其建立规模大、时间长、要求严，在施工中还会创造许多新工艺、新技术，如不及时记录、搜集、归档，对工程建立和运行管理将会造成不可弥补的损失。而详细、全面地记载施工过程，并及时搜集归档，没有指导的高度重视，没有施工一线技术人员的认真负责，没有档案人员的勤奋敬业，是不可能做到的。二

3、、把好建章立制关，为工程档案标准管理提供可靠根据水利工程建立工程的各参建单位必须建立、健全工程档案各项管理制度，明确工程档案的分管指导及各部门职责分工，将工程文件的形成、积累和管理列入有关指导、部门、人员的职责范围或岗位责任制。在工程建立开始，就应根据国家?档案法?及水利部?科学技术档案管理暂行规定?，结合本工程管理的特点，编制本工程详尽的档案搜集、整理、分类编号、开工图编制以及档案的利用、保管、保密等制度。只有通过制定工程档案管理制度，统一标准与要求并加以落实，及时指导各施工监理单位，才能使档案搜集归档有序开展，分类整理有章可循，才能保证归档文件材料及图纸内容的准确、齐全、标准，保证施工技术

4、材料记录齐全、签署完备，原材料质量有保证，资料真实可靠，开工图与实物相符。(一)为改善档案保管条件，加强档案室建立，装备了档案密集架、灭火器等一系列设备，保证档案管理到达防盗、防鼠、防虫等“八防要求。同时。还装备了录像机、照相机等现代化管理设备，根本上实现了档案管理与利用的现代化，使各类档案资料条目清楚，存放有序，管理标准，从未发生过档案资料的丧失、损坏、泄密等现象。(二)对于水利工程的建立，在基层工作的同志一般都很少参与，对其中的档案管理更是陌生。因此，工程档案管理人员要不断加强业务学习，注重进步业务素质和工作才能，增强责任心和荣誉感，在工作中注意遵循档案材料形成规律，保持材料之间的有机联络

5、，使大型水利工程建立的档案管理到达高标准的管理程度。转贴于论文联盟.ll.三、系统科学的管理好水利工程档案只有完好、准确、系统的档案，才能满足工程建立、工管理管理工作对档案利用的要求，而做好档案管理工作是提供利用的根底和保证。因此，必须重视并好档案的管理开作。(一)指导重视档案工作是管好、用好档案的关键。科技档案管理是单位科技、消费管理的重要组成部分，指导应加以重视和关注，使其在制度上、资金积累上、人员装备上得到支持和保证，使档案工作能真正发挥其职能和作用。(二)通过规章制度的建立，使档案工作纳入科技、消费管理之中，把科技档案的形成、积累、整理工作形成制度并与个人的经济利益挂钩。即工程设计、施

6、工或开工，工程负责人在资料形成过程中对资料的搜集和整理负责；之后，又必须对档案进展鉴定、整理，并完好地移交档案室，凭移交单才能报销或结算差旅费、出差补巾费。档案工作人员也必须时时催促和指导档案的搜集、整理工作，一旦发现问题，及时更正。这样，使科技档案从产生和形成的那一刻起，就有人对它的搜集、整理、归档以及完好性、准确性负责。(三)科学管理工程档案，对工程按性质和工程进展分类，在任务下达时就同步进展。即由工程负责人到档案室领取工程档案号，使之在设计过程中就反映在设计文件和每一张设计图纸上。这样，不管这些文件和图纸是单一的还是散乱的，都能很快地归纳到它应在位置，不仅为文件资料的搜集、整理，以及档案

7、的完好性、系统性提供了保证，同时也为归档工作打下了很好的根底，无须再作另外的处理，只要按档案号进展清点后(一个档案号也就是一个案卷)，填写卷内目录，著录、登记完毕即可按号上架，进入提供利用工作。此外，需要统计的数据大多数都反映在档案号和明细帐上了，不必专门进展。所有这些，既节省时间，又节省人力。当以上工作完成之后，科技人员利用检索工具查找到所需档案，只要把档案号告诉档案员，数分钟之内既可准确无误地提供给对方。(四)实现档案管理现代化是社会开展的必然趋势，引进计算机技术对档案进展自动化管理无疑是使原有管理方法和手段更上一层楼。因此，档案管理现代化不仅是实现档案的加工、存贮、检索计算机化，更应该是向着数字化、局域网方向开展。(五)档案人员不但要学习档案理论，精通档案业务，同时，还要真正做好新时期档案管理工作，运用现代化办公手段，实现档案网络化管理。一是要进步思想素质，提倡爱岗敬业，增强效劳意识，具备良好的职业道德和心理素质；二是要进步业务