秘书的重要职业技能日程安排

1、PAGE PAGE 22中国管理资源网 /秘书的重要职业技能日程安排 掌握日程，意味着你与总经理一起有序工作。“日程安排”是指时间排定的领导工作方案，是领导工作量、工作效率、工作成果的一种反映，是时间管理艺术的集中体现。秘书的职责是当好“管家”按日程安排为领导做好各种必要的预备，并提示领导实施。本文将从总体日程安排、出差日程安排、会议要求、媒体采访、大型活动和突发来访六部分加以具体说明并供应文字模版，期望能给大家的工作供应参考。日程是领导的工作质量，工作效率，工作成果的一种体现，而规划 、安排领导的工作日程是秘书的一项基本工作。这项工作看似简洁，但却特别重要，它是秘书帮助总经理工作的基础，安排

2、好总经理的日程，意味着秘书将和总经理一起进行有序的工作。作为秘书确定要细心观看领导的工作习惯和做事风格，调整自己的工作方法，主动适应领导的工作节拍。在没有达成默契的状况下，最好在合作之初与领导做一次深化沟通，精确了解领导的要求、需求，并对可能会遇到的一些状况的处理原则达成共识，为日后工作的顺当开展做铺垫。此外，勤于思考，多做总结对于秘书日常工作效率的提高是特别必要的，把看得出的阅历、教训、小技巧等做一备忘录，时常翻看，补己之短，扬己所长这不仅提高了自己的工作水准，同时也对领导的工作效率起到了间接地促进作用。总体日程安排领导的日常工作分为日常性工作，即事先有方案的相对固定的工作（如会议、出差、接

3、待等）和突发性工作（临时安排的事情）两类。而秘书的通常做法是将有方案的事情预先填入拟好的日程表中，同时细致敏捷地安排好突发随机大事。（一）总体原则：了解总经理的日常工作、近期业务重点、作息习惯、身体状况， -优化工作方法，细心观看总经理的工作习惯与做事风格，主动适应其工作节拍； -了解公司业务发展状况，特殊是所服务总经理的业务进展状况，留意近期的工作兴奋点；对方案内事情预先写入日程；准时整理日程表，以免安排冲突；明确事情的优先级，在处理事务时留意理顺和排序，分清轻重缓急，酌情安排处理；定期与总经理沟通，将双方的要求、需求和可能会遇到状况的处理原则达成共识，以利工作开展；留意日程安排的时间松紧，

4、适当安排；（二）阅历与技巧周一日程、出差前后一个工作日不要安排过多的事务；在两个约会间留出机动时间，防止会议延长引起时间冲突，并给总经理留出整理思路的时间；同时预留时间处理日常事务；依据总经理习惯留出适当固定时间阅读报刊资料及其他信息；对于总经理的各项安排熟记于心，准时提示已定下来的安排，防止冲突；每日安排相对固定时间与总经理核对日程，保证秘书与总经理日程表内容全都；不要代替领导做打算，在总经理的同意下针对其工作习惯和时间对各种预约酌情处理；掌握约会时间，适时打断，防止拖延，以免影响下面的日程；把握近期要回避的人物；月/周方案安排模版可用法NOTES日历功能，填入相关安排，打印即可；也可依据总

5、经理习惯，自行制作日程表；二、出差日程安排 做为秘书，安排总经理出差是常常的一项工作，同时也是需要越发细致的一项工作。通过秘书的方案，把总经理出差在外的工作安排得紧急而有序，开心而圆满，这是秘书工作的目标，也是工作价值的一个体现。（一）国内出差 出差前： 确定出差目的和日期；确认总经理出差陪随人与出差地相关人员沟通，确定周到的日程安排（明确如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程时间、接待人员等信息。）确定行程，预定机票（留意选择好航空公司、机型及班次）、酒店（选择总经理习惯的酒 店、生疏酒店的电话、传真等）、接/送机人员（明确接送机人的联系方式）；完善细致周到的日程表（时间、地点、对方参会人、

6、议程等）（见范例）。依据总经理的习惯，预备出差用物品（见物品携带表）。拟写授权书并于总经理出差前一天向各相关部门及相关人员发出邮件和复印件（财务部等）。（见范例） 出差中 在第一时间把握总经理到达后的联系方式，必要时通知授权人及其它相关人员。依据总经理日程安排，随时通报公司及GM关怀的业务进展状况；协作总经理授权人的工作，准时把握公司及业务相关信息。依据状况准时与相关人员及总经理沟通，准时调整日程安排； 出差后 准时向总经理汇报出差期间公司内部事务及业务进展；出差资料整理（包括资料、名片、会谈备忘），依据需要转发相关人员或存档；向总经理认为有必要的合作方致感谢函。各种差旅费用报销；跟进业务后续

7、事宜；（二） 国外出差出差国外与国内出差安排挨次及内容大致相同，但在此要特殊提示您留意以下几点：依据公司最新业务状况预备PRESETATION （中/英文），与对方确认演示设备，必要时预备彩色打印胶片和打印稿。机票购买时留意避开经停中转，选择好的航空公司和服务，长途飞行选择好的机型；留意预备好各种证件及邀请函，并提示总经理携带；依据客人的级别和国家风俗习惯预备礼物；预备当地的地图及国家风情资料；确认对方还是我方供应翻译服务；回国后向邀请方致谢。（三）陪随出差 陪随总经理出差无疑对秘书的工作提出了更高的要求，在出差前除了前面介绍的留意事项外，在出差过程中，要求秘书留意以下事项：登机前，为总经理办

8、理机场建设费购买、机票换票及各种登机手续；并再次确认接车人；到达后，办理宾馆入住手续，了解总经理房间号码及电话，并将秘书房号电话准时告知总经理；每日准时核对本日及第二天的日程安排；提前设置早晨叫醒，并安排早餐；依据当天的日程安排实行车辆；准时提示并事先实行各项安排；携带总经理名片、必要的会议资料（报告稿件、会面备忘、采访提纲）；留意建立各种客户关系（包括政府领导、合作伙伴、媒体记者）着装要求：大方职业装、着淡装；留意言谈举止；出差返回后将总经理与客户沟通的事项逐条实行、跟踪，并准时办理费用报销、资料整理。 附件一：出差物品携带表名片若干日程表证件（身份证、护照、港澳通行证、边防证等）笔记本电脑

9、和ppt（保存在桌面）、ppt备份软盘2张来回机票（将保险费保留在秘书手中）书面讲话稿及素材2份活动或会议等背景材料出访地联系人通讯录预备现金或信用卡注款备用笔等文具*预备一支彩色笔礼品*包装应急药及常用药品附件二：授权书模版文件编号OUR REF.：LCS-DTB60023-99发文日期DATE：2000.6.14文件类别CATEGORY:通知拟文人FROM:审核VERIFIED:/批准APPROVED:收文人TO：全体人员收文部门TO(DEPT.):台式电脑事业部、笔记本事业部、软件事业部、服务器事业部、外设事业部抄送 CC:总裁室、企划部秘书处、财务附件ATTACHMENT:/ FORM

10、CHECKBOX 传阅 FORMCHECKBOX 阅后存档 FORMCHECKBOX 保密 保密期限 CIRCULAR FILING CONFIDENTIAL TERM FORMCHECKBOX 其他 OTHERS/ FORMCHECKBOX 页 数NO.OF PAGES1授 权 通 知 电脑公司副总裁在2000年6月15日-16日期间因公外出，此期间将台式电脑事业部资材、质控、经营管理等相关签字权授予副总经理，台式电脑事业部其他相关财务及文件审批授权予常务副总经理，除台式电脑事业部外其他事业部系统相关财务签字及文件审批托付副总裁处理。 特此通知 2000.6.14 附件三：国内出差日程范例刘

11、军总经理出差深圳日程安排（4月25-27日）时间日程地点备注 4月25日17：25北京深圳CA1305机场接机人： 1360 入住新世纪酒店该车在深圳期间随行21：30夜宵自行安排4月26日11：30嘉利会面及午餐新世纪酒店上海餐厅宁波厅嘉利参与人：何焯辉、谭永雄、 邓秉觉*集团：、议题：嘉利最新状况通报对方联系人：邓秉觉 1390299751413：20动身前往EMC office、陪随前往 14：00EMC会面深圳沙头角保税区21-23栋北座*集团参与人：、 、EMC参与人： 总经理 余昭信 副总经理 陆杨 业管处经理 张界杨 技术处协理 郭宗钦 研发部经理 张滨 会面安排：14:00 1

12、5:00双方公司介绍沟通15:0016:00参观工厂16:0017:00 产品研讨（显示器/电脑相关产品）及将来业务合作磋商 17：20返回新世纪，梁青陪随18：00晚餐新世纪酒店餐厅美国国家半导体：李彬及随行人员*集团：、4月27日14：00东莞金和涂料有限公司会面深圳长安镇沙头南区（地图附后）金和参与人：总经理 董合枝 生产经理 董博霖嘉利厂参与人：选购部主管 黄宝球 工程总监 邓秉觉 *集团参与人：、议程安排：14：00-14：05双方介绍14：05-14：25金和介绍（工厂历史、油漆种类、生产工艺及相关喷漆关键技术、发展趋势等）14：25-14：55双方讨论14：55-15：25参观金

13、和新厂15：35瑞和塑胶五金电子厂深圳长安镇沙头南区15：35-15：40*集团与瑞和人员相互介绍15：40-16：10参观瑞和工厂16：10-16：25机动16：25前往机场，车程约30分钟17：40 CA1303 深圳北京安排接机随行及重要联系电话： 附件四：国外出差日程安排表执行副总经理访问汉城行程表（99年7月14日至17日）访问时间主要活动地点备注 7月14日 17：5020：40 21：0021：30北京汉城到达酒店办理入住（因通讯不便，LG商事供应一部手机在汉城期间用法，号码为：0192335098KIMPOHoliday inn SeoulLG商事Mr.J.S.PARK等在机场

14、左边出口举牌接 (Tel: 0193367896)下榻处: Holiday in Seoul(佳乐) Tel: 82027179441 Fax:82027159441 7月15日 8：009：00 9：0012：30 12：3013：20 13：2014：40 14：4016：40 16：4018：00与LG LCD部B.Kwon/V.President 及LG商事K.M.Ahn / Sr.MGR 、J.S.Park 共进早餐及会谈前往LG 位于龟尾的LCD厂 与LG LCD负责人午餐参观及会谈（陪随及参与者:LG LCD 厂总经理Mr.K.S.Park/Exe.Director、LG 商事K

15、.M.Ann/Sr.MGR 、J.S.Park）前往LG电子位于平泽的CD ROM 厂参观及会谈（陪随及参与者：LG电子Mr.M.H.Park/Sr.Director Mr.J.H.Cheng/G.MGRLG商事:K.M.Ahn/ Sr.MGR、J.S.Park）Holiday inn SeoulorLG Twin龟尾 路程：3小时中餐 主持人: Mr.K.S.Park 路程：3小时 主持人: Mr.M.H.Park访问时间主要活动地点备注 7月15日18：0019：3019：3021：00与LG电子人员共进晚餐回酒店平泽7月16日 8：009：20 9：3010：00 10：3010：50

16、10：5011：20 11：2011：50 11：5013：00 13：0014：00自酒店前往三星电子LCD工厂所在地高层领导见面（LCD Marketing W.H.Hong/Sr.MGR、崔敏洙先生等）作*集团电脑公司及产品的介绍针对相关问题进行会谈参观与会者共进午餐乘车前往LG总部七星（Kiheung）联络人： Mr.J.Y.ParkTel:82027507313 14：3017：00 17：0017：30 19：0021：00会谈（参与者：LG商事D.H.Kang/V.President LG电子 M.H.Park/Exe.Director等)回酒店休息与LG商事人员共进晚餐（D.H

17、.Kang/V.President 、K.M.Ahn/Sr.MGRY.H.Kim/Sr.MGR)LG总部Holiday inn Seoul联络人:LG商事Mr.J.S.Park主持人:Mr. D.H.Kang访问时间主要活动地点备注7月17日10：0018：0018：0019：0021：4022：40参观韩国电子市场/汉城市区及近郊观完巡游酒店结帐、乘车前往金浦机场汉城北京汉城市区及近郊陪随人：导游、 LG商事Mr.J.S.Park （17日为韩国国庆日）自酒店到机场约40分钟路程三、会议要求 召开和参与会议是总经理的主要工作方式之一。组织会议和处理与会议有关的事务几乎成为秘书的常常工作，其重

18、要性不言而喻。会务工作是秘书组织工作力量的综合体现，它将多种繁杂事务汇合一身。保证会议顺当的进行，需要多方面的预备工作。这就需要秘书是八面玲珑的天才，同时善用平常培育出的细心与责任心，镇静应对，以不变应万变！以下分内部会议与外部会议分别介绍。（一） 内部会议要求总经理主持的会议结束修改下发整理睬议记录/纪要会中服务会前预备（仪器调试）反馈接收下发修改安排会议室、实行参会人员拟订会议通知（留意文件格式）确定会议目的、参会人员、时间、议程结束修改下发整理睬议记录/纪要会中服务会前预备（仪器调试）反馈接收下发修改安排会议室、实行参会人员拟订会议通知（留意文件格式）确定会议目的、参会人员、时间、议程开

19、头审批 审批 审批 N 审批NY YNY留意事项：会前与GM及相关部门负责人明确会议内容、议程和参与人；综合考虑各种因素（如GM全天日程安排），安排会议地点准时间；下发会议通知后，确认参会人是否已收到通知，对特殊重要的参会人，可通过电话确认；会中帮助放映PPT，并时刻关注会场内状况，见机行事；对会中达成的决议准时跟踪，并反馈给GM；总经理参与的会议开头接收通知回复或改请结束会后材料整理工作跟进反馈总经理参会会前提示会前帮助预备回复邀请部门并预备材料确认时间开头接收通知回复或改请结束会后材料整理工作跟进反馈总经理参会会前提示会前帮助预备回复邀请部门并预备材料确认时间推断与总经理业务是否有关推断与

20、总经理业务是否有关 N Y与对方确认后 另行安排与对方确认后 另行安排 时间冲突 请示总经理请示总经理 是否参与 N Y 留意：把握前往会议地点动身时间的安排。（二）外部会面安排总经理主持的外部会面接受会面恳求 NO 婉拒或该请他人 留意：讲明缘由，以 免对方误会 留意：在收到会面恳求时，经与部门相关负责人及GM商讨打算， 同时供应背景材料以供GM做出推断Y与对方确认时间、 地点、人员、议程，并实行我方人员、地点拟定meeting agenda, ppt 修改（中英文标准版、及业务回顾） 发会议通知，并实行参会人员会前预备工作 会中服务 会中达成共识的跟踪反馈 结束 留意事项：综合考虑各种因素

21、，选择合适的会面地点、预定会议室；留意预备电子或纸制的欢迎牌、激完笔；会前与对方沟通是否需预备翻译，如需要，提前确认；依据来访公司的习惯及来访者的级别预备礼物；在与来访公司沟通中确认是否需安排车辆接送，如需要留意把握接送时间，并通知对方准确的会面时间及地点；考虑是否需要在会面时录音或拍照，并提前预备；如需安排参观，提前与行政后勤部联系，填写参观申请，安排参观陪随人；会前给总经理供应相关背景材料，如需要请相关部门负责人与总经理沟通洽谈事宜；在会前拟制meeting agenda（见模版）在制作PPT时依据各部门状况、来访者的需求酌情修改添加内容，留意内容的准时更新，并依据来访者需求制作中/英文；

22、-初次会面PPT应包括：*集团总体状况及业务状况介绍；-再次会面应留意：有针对性的业务回顾（可请相关业务部门供应资料）。帮总经理预备名片，并提示会面时携带；提前30分钟进行，调试设备，摆放材料，迎接客人，留意对待客人谦和有礼的看法；提示总经理参会，在GM同意后陪随参会，参会中帮助放映ppt，并关注会场内状况，见机行事，敏捷处理各种状况； 会面结束后，代总经理或陪随送客人离去；之后整理笔记本电脑等仪器设备；总经理参与的外部会面总经理参与其他部门组织、主持的会面，秘书的工作可能就不像前面介绍的那样繁多。但应从较专业的角度帮助安排。并关注以下几点：开头开头征询GM是否参会征询GM是否参会婉拒并请对方

23、改请接到参会邀请婉拒并请对方改请接到参会邀请 N Y回复对方参会，并回复对方参会，并写入日程表关注对方会议组织状况，并适时提出关注对方会议组织状况，并适时提出建议在会面前给GM供应背景材料在会面前给GM供应背景材料提示GM参会提示GM参会总经理参会总经理参会结束结束留意事项：会前为总经理预备具体的背景材料；会前了解会议的具体地点，如在不同办公区，请留意把握动身参会时间；对会中决议，总经理期望具体了解的，准时跟进并反馈；外部会面会议备忘模版 Guest Meeting TableGuests Company: AMDGuests Name and PositionLegends Particip

24、ant and PositionMr. Hector de J. Ruiz COOMr. Raymond LeeV.P of Asia Sales & MarketingMr. Kelvin KwokSales Director of AsiaMr. Thomson ChanMarketing Director of AsiaMr. Perry ChanCountry Manager of ChinaMr. Jack LeeAssistant Sales ManagerMr. Vice President of Legend Computer system General Manager of

25、 Desktop business DivisionMr. Vice President of Legend Computer system General Manager of Notebook business DivisionMr. General Manager of Material Management Division of DTBMiss. Manager of Material Management Division of DTBMr. InterpreterAppointed Time Period: 15:00 pm-16:00 pm, June 2, 2000Venue

26、 : Phoenix hall at Erbiao building of Legend Computer Systems LimitedMeeting Agenda: 15:00-15:05 Introduction 15:05-15:10 AMD Introduction (Mr. Perry Chan) 15:10-15:30 AMD update ( Mr. Raymond Lee) 15:30-15:45 Legend update (Mr. ) 15:45-16:00 Discussion about cooperation between AMD and Legend四、媒体采访

27、 时序总经理总经理秘书品牌市场部Y开头接到采访申请品推安排?整理品推供应的采访提纲NN转交品推处理Y安排总经理采访？征求总经理意见接受采访Y开头接到采访申请品推安排?整理品推供应的采访提纲NN转交品推处理Y安排总经理采访？征求总经理意见接受采访结束接受采访？结束采访前一天采访前一星期提示总经理着装了解记者需求，为记者供应相关资料Y修改批阅协作品推整理采访问题答案N依据日程进行安排实行品推陪随人员及记者的联系方式NY结束接受采访？结束采访前一天采访前一星期提示总经理着装了解记者需求，为记者供应相关资料Y修改批阅协作品推整理采访问题答案N依据日程进行安排实行品推陪随人员及记者的联系方式NY结束通知

28、总经理收看与记者联系，实行播出或见报时间总经理接受采访检查设备预备电话设备采访结束采访前20分钟提示总经理动身与品推陪随人联系，再次实行时间检查采访场地Y定车接待记者预定会议室NY电话采访？采访在公司？N结束通知总经理收看与记者联系，实行播出或见报时间总经理接受采访检查设备预备电话设备采访结束采访前20分钟提示总经理动身与品推陪随人联系，再次实行时间检查采访场地Y定车接待记者预定会议室NY电话采访？采访在公司？N媒体采访流程说明：1、接受采访*集团电脑公司的采访由品牌推广部统一安排，集团采访由企业传讯部统一安排；除此之外的采访需求必需转交品牌推广部处理； 对挺直联系的记者要特殊礼貌，要向对方说

29、明公司采访规定，请对方理解；应登记记者的联系方式，必要时可帮助对方联系品推接口人；从品推得到采访提纲；将整理好的采访提纲和背景资料呈送总经理批阅，征求总经理意见；对总经理接受的采访可依据日程进行安排，适合安排在一起的采访尽量安排在一起；对总经理不接受的采访经总经理授意后可向品推推举其他人接受采访，必要时可帮助品推人员进行沟通联络。2、采访预备（采访前一周）实行品推采访陪随人和记者的联系方式，消失意外状况时可进行联系；协作品推帮助总经理整理采访问题的答案，呈送总经理批阅并适时修改；对于常见问题的回答应当有所备份并准时更新；了解记者需求并进行预备：对于需要摄像或拍照的采访对完线和电源会有要求，在预

30、定采访场地时应当留意；有些记者会要求得到公司、部门简介或总经理的简历和照片，可事先为记者供应；对公司简介、部门介绍、总经理简历和照片应分别预备电子版和打印版；3、采访预备（采访前一天）帮助总经理预备好采访提纲和问题答案；对于需要摄像或拍照的采访留意提示总经理着装和发型；假如是电话采访要向行政后勤部通讯处事先借好电话会议设备；假如采访在公司外进行要事先定车； 假如采访在公司内进行要事先预定会议室，并依据采访需要留意采完电源；4、采访当天采访前20分钟必需与品推陪随人联系，实行采访时间；假如是电话采访需要检查会议设备；到采访时间后接入记者打来的电话或帮助总经理拨通记者电话；假如采访在公司外应当准时

31、提示总经理动身；假如采访在公司内应当检查采访场地； 假如采访在公司内，记者到后应由秘书先行接待，了解场地是否合适，对方是否需要其它背景资料； 安排停当后请总经理出面接受采访；送记者离开，并了解播出或见报时间；5、采访结束与记者沟通，准时了解播出或见报的准确时间；通知总经理收看，或收集采访报纸呈送总经理；必要时可通知公司全体或部门员工收看。留意事项：对记者的界面要特别友好。五、大型活动陪随总经理参与的大型活动： 部门时序总经理秘书总经理预定车辆安排日程Y征求总经理意见了解活动议程N活动后活动当天活动前一天接受活动邀请结束整理业务资料和名片关注总经理需要，为总经理挡驾带好活动议程、名片等资料提示总

32、经理应参与哪几项活动开头预定车辆安排日程Y征求总经理意见了解活动议程N活动后活动当天活动前一天接受活动邀请结束整理业务资料和名片关注总经理需要，为总经理挡驾带好活动议程、名片等资料提示总经理应参与哪几项活动开头陪随总经理参与的大型活动流程说明：接受活动邀请得到活动议程，推断重要程度，征询总经理意见；对于总经理同意参与的活动事先安排日程；活动前一天的预备工作做好预备工作，如预定车辆等；提示总经理应当参与活动的那几项；活动当天着大方的职业装，化淡妆，发型整齐，工作时间要佩带胸卡；带好活动议程、名片等资料；活动中关注总经理的需要，留意保持在总经理的视线内，在必要时为总经理挡驾；活动后整理业务资料和名

33、片。（二）参与支持的大型活动： 部门时序总经理秘书总经理征求总经理意见总经理批阅Y活动后活动当天活动前三星期接受活动邀请依据总经理授意跟进工作结束依据录音整理讲话稿整理业务资料和名片协作演示PPT，做好录音带好活动议程、名片等资料参与分工演练N修改帮助总经理预备发言稿、PPT、主持词等安排日程NY了解活动议程开头征求总经理意见总经理批阅Y活动后活动当天活动前三星期接受活动邀请依据总经理授意跟进工作结束依据录音整理讲话稿整理业务资料和名片协作演示PPT，做好录音带好活动议程、名片等资料参与分工演练N修改帮助总经理预备发言稿、PPT、主持词等安排日程NY了解活动议程开头参与支持的大型活动流程说明：

34、接受活动邀请得到活动议程，推断重要程度，征询总经理的意见；假如总经理同意参与活动，安排好日程；活动前三星期参与分工会，明确总经理和自己的职责，了解其他人职责，将总经理日程细化实行； 假如讲话稿、PPT是由秘书预备的，要给自己留出修改时间；帮助总经理预备PPT、发言稿、主持词等，经总经理批阅后修改定稿；定稿的PPT和发言稿要交给会议组织者；参与彩排；对重大活动中需要协作演示的PPT确定要反复演练；活动当天参与外部活动时，秘书应着端庄大方的职业装，化淡妆，发型整齐，工作时间要佩带胸卡；带好如下物品：拷好资料的笔记本电脑和两张备份软盘、名片、激完笔、激完笔电池、签字笔、录音机、磁带、麦克风、纸巾、润喉片等；活动中协作演示PPT，做好录音；活动中协作接待公司或外部领导，活动期间要保持在总经理的视线之内，在关注自己总经理需求的同时也关注其他总经理的需