电子采购平台上线运行管理办法

1、 xx集团电子采购平台上线运行管理办法xx科技集团股份有限公司目 录 TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc482785666 1.目的 PAGEREF _Toc482785666 h 3 HYPERLINK l _Toc482785667 2.适用范围 PAGEREF _Toc482785667 h 3 HYPERLINK l _Toc482785668 3.名词释义 PAGEREF _Toc482785668 h 3 HYPERLINK l _Toc482785669 3.1.采购平台专用名词 PAGEREF _Toc482785669 h 3 HYPERLINK

2、 l _Toc482785670 3.2.采购平台界面操作名词 PAGEREF _Toc482785670 h 4 HYPERLINK l _Toc482785671 4.用户代码 PAGEREF _Toc482785671 h 4 HYPERLINK l _Toc482785672 4.1.1.集团内部的用户代码 PAGEREF _Toc482785672 h 4 HYPERLINK l _Toc482785673 4.1.1.1.内部用户代码： PAGEREF _Toc482785673 h 4 HYPERLINK l _Toc482785674 4.1.1.2.采购组织代码 PAGERE

3、F _Toc482785674 h 4 HYPERLINK l _Toc482785675 4.1.1.3.部门代码 PAGEREF _Toc482785675 h 5 HYPERLINK l _Toc482785676 4.1.1.4.岗位用户代码 PAGEREF _Toc482785676 h 5 HYPERLINK l _Toc482785677 4.2.子（分）公司采购平台用户设置 PAGEREF _Toc482785677 h 5 HYPERLINK l _Toc482785678 5.运行与操作 PAGEREF _Toc482785678 h 5 HYPERLINK l _Toc4

4、82785679 5.1.1.运行环境 PAGEREF _Toc482785679 h 5 HYPERLINK l _Toc482785680 5.1.2.操作要求 PAGEREF _Toc482785680 h 5 HYPERLINK l _Toc482785681 6.评价与考核 PAGEREF _Toc482785681 h 6 HYPERLINK l _Toc482785682 6.1.线上绩效指标设置 PAGEREF _Toc482785682 h 6 HYPERLINK l _Toc482785683 6.2.奖罚 PAGEREF _Toc482785683 h 7 HYPERLI

5、NK l _Toc482785684 6.2.1.奖励 PAGEREF _Toc482785684 h 7 HYPERLINK l _Toc482785685 6.2.2.处罚 PAGEREF _Toc482785685 h 7 HYPERLINK l _Toc482785686 7.问题反馈与状态保护 PAGEREF _Toc482785686 h 7 HYPERLINK l _Toc482785687 7.1.问题反馈 PAGEREF _Toc482785687 h 7 HYPERLINK l _Toc482785688 7.2.状态保护 PAGEREF _Toc482785688 h 7

6、 HYPERLINK l _Toc482785689 8.其他 PAGEREF _Toc482785689 h 8 HYPERLINK l _Toc482785690 8.1.对规定执行的要求 PAGEREF _Toc482785690 h 8 HYPERLINK l _Toc482785691 8.2.解释 PAGEREF _Toc482785691 h 8 HYPERLINK l _Toc482785692 8.3.生效 PAGEREF _Toc482785692 h 8 HYPERLINK l _Toc482785693 8.4.附件： PAGEREF _Toc482785693 h 8

7、 第 PAGE目的 为加强xx科技集团股份有限公司（以下简称“集团”）电子采购平台（以下简称“采购平台”）的上线、操作、运行管理，提高信息数据的安全性、准确性、有效性，确保采购平台的持续稳定运行、采购任务在采购平台上的上线运行比率，根据集团相关管理规定，结合采购平台的线上流程、功能，制定本制度。适用范围采购平台的上线工作，以及上线后的需求计划、采购计划、采购物料、供应商注册与分级、供应商黑名单、招投标与评标、评标模板与评标工程师、合同模板与合同签订、紧急/零星/现场采购、合同执行跟踪、投诉、统计等的线上创建、维护、审核/审批， BI平台绩效测量与分析结果的应用。名词释义采购平台专用名词采购组织

8、：实施采购过程操作的子（分）公司。线上：采购平台内。线下：采购平台外。创建：首次导入、线上编制文档及备注、设置相关字段及状态等的操作。维护：对创建的结果进行修改的操作。物料：需要采购的设备、材料、服务。物料编码：用阿拉伯数字，按照物料的类别、品名、属性等编辑的唯一性识别代码。采购平台目前采用6位码将物料分为大、中、小类，线上按4位码（中类）进行识别和校验（物料名称不校验）。需求计划：按照线上模板创建的请购清单，也是供应商线上报价的报价清单。在创建阶段可以删除、部分终止和添加。采购计划：即“采购包”，招标、询比价、竞价的线上不可再分的基本单元。但可对部分行项目删减或对流标的计划行项目进行重新组合

9、。招标/询比价文件：线上组成的招标文件和文档的总称。采买方式：包括招标、询比价、竞价。招标又分为内部公开、内部邀请。询比价为内部有选择的邀请供应商报价。竞价为内部竞价报价。入网来源：推荐该供应商的采购组织，供应商管理岗审批界面在“任务类型”列显示。管理岗：对集团采购管理中心相关管理岗位的专用定语。费控控制价/参考价:控制价指采购价不能突破的价格。参考价是对采购价格提出的参考值，由于各种原因无法准确提供费控价。开标密码：系统自动生成的用于开标时使用的密码口令，线上仅有该任务的招标员可以在“信息管理”中查看。竞价大厅：进行竞价采购（反向拍卖）时，供应商、招标岗查看、操作、报价的界面。执行数量/执行

10、单价：竞争性报价或对采购包在三次报价后创建预中标方案/备选中标方案、定标审核表时的最终实际采购数量和单价。预中标方案/备选中标方案：预中标方案为招标评标后推荐的首选中标方案，备选中标方案为招标评标后推荐备选中标方案。付款方式：约定的合同执行中付款的节点、额度、前提条件。支付方式：约定的合同执行过程中的结算形式。评标工程师：xx集团内部具备一定专业、业务能力的技术、商务评标人员，并在采购平台内注册。采购平台界面操作名词【处理】：是对当前待办任务的操作入口按钮。【提交】：是将本界面全部信息传递到下一个操作岗位的按钮。【管理】/【查询】：可作为操作、查询的共用界面。【查询】：仅供查看的界面或功能，该

11、界面不具备处理功能。【保存】：点击后该界面的相关内容得到保存，不提交操作之前均可以再维护。【生成合同】：可将线上结构化合同生成word文档并下载到本地，下载后可以进行再编辑。【合同文件】：上传线下编辑后的合同，线上提报各级领导审批，审批结束后中标供应商可以看到该合同内容。用户代码集团内部的用户代码内部用户代码：U(大写)+ （6位阿拉伯数字） 用户代码 部门代码 采购组织代码采购组织代码采购组织代码全称简称采购组织属性00 01 02 03 04 采购组织代码全称简称采购组织属性05 06 07 部门代码00-公司级领导，01-审计部，02-财务部，03费控部，04-采购部综合组05-采购部招

12、标组，06-采购部采买组，07-法务部，08-项目部，11-设计/技术部集团采购管理中心之外的集团所属部门，在采购平台上用户名为“集团部”岗位用户代码该审批流的最高审批领导：00 如：公司级审批流的副董事长、部门级审批流的部长、组内审批流的组长特设：U0011为采购部部长代码评标工程师代码：E+六位阿拉伯数字流水码，一旦占用他人将不可再用；紧急采购岗（零星、现场采购岗）：在采买组06下设置，岗位代码从21开始设置；现场物料管理岗：在采买组06下设置，岗位代码从51开始设置；子（分）公司采购平台用户设置采购经理可兼任采购计划岗或综合组长；采买岗与招标岗可互为兼任，但不可形成上下审核/审批关系；组

13、长可由本组人员兼任，但不可形成上下审核/审批关系；采买岗均同时授予紧急采购岗权限；采购经理岗或采购计划岗可兼任采买岗、招标岗；财务专员负责审核投标保证金、招标费的缴纳，并可查看合同签订审核过程；费控专员负责对采购计划（采购包）的费控价输入；运行与操作运行环境为使采购平台运行稳定，应在Google或360极速浏览器环境下运行，不应使用其他浏览器，避免造成操作数据错误。上线操作的内部用户应经过培训，且经采管中心考试合格方后方可准许上线；操作要求严格遵守采购平台相关管理规章、规定、制度、通知等。用户拥有自己的独立代码和密码，本人必须对自己的密码严格保护，必要时更换密码（密码不设位数限制，但应在6位以

14、上且是字母与数字组合，密码区分大小写）；不得私自将用户代码和密码交其他人代为操作。线上操作完毕、下班、暂时离开工位时，要及时退出用户操作界面。禁止使用自动记录密码、自动登录功能。他人在电脑屏幕可视范围内时不允许登录操作，避免密码泄露。不允许在网吧上线操作。禁止自带磁盘、光碟在公司使用，避免病毒感染。未经许可禁止将线上数据导出或拷贝，若有蓄意删除、破坏公司数据者，一经发现，处以重罚。采购平台要求“一次就把事情做对”，所有上线数据和文件均要经过认真的线下审核确认，杜绝导入不准确的数据和文件而影响采购平台运行。新增用户、用户变更、忘记密码、用户权限变更等，应提出申请，经本部门领导审批后，报集团采管中

15、心由系统管理员进行设置。需代为操作时由采购部长指定专人代理，并做好用户名、密码交接记录，代理人应按相应的岗位职责进行操作。用户返回岗位时，应及时收回代理人操作权限并立即修改相应密码。交接前应及时提请采管中心更改用户名。采购平台用户登录要常态化，随时掌握本人的待办任务并及时办理，提交后应及时通知审核/审批人任务信息。同一电脑、同一浏览器环境下，需要进入另一用户时，必须退出本用户操作界面并重新登录另一用户，禁止不退出而直接登录另一用户界面。评价与考核线上绩效指标设置序号绩效名称 计算公式 单位 适用部门或岗位1工作正确率 1驳回次数/总提交次数100% % 所有岗位 2最大工作周期 Max（终节点

16、提交日期始节点提交日期）i 天 所有部门、岗位3平均工作周期 i=1n天 所有部门、岗位4工作完成率 本阶段实际提交数/本阶段实际接收数100% % 所有部门、岗位5采购价达标指数 i=1n% 采买岗、招标岗、费控岗6供应商优化率 i=1N新增合格供应商+淘汰供应商数/i=1n新增合格供应商% 采购组织、集团采管中心7新增供应商合格率 （1-新增供应商中淘汰数量/新增供应商总数量）100% % 采购组织、集团采管中心8一次供货质量合格率 到货合格量/合同订货量100% % 采买、供应商 9交货及时率 按合同交货日期合格交货量/合同规定总供货量100% % 采买、供应商 10弃标率 （1-一次报

17、价次数/邀请次数）100% % 采买、招标、供应商 11中标率 中标次数/参加投标次数100% % 采买、招标、供应商 12中标比重 实际中标总价/投标总价100% % 采买、招标、供应商 13报价水平指数 i=1n% 采买、招标、供应商 14发货款权重指数 i=1% 采买、招标、供应商 15招标发标完成率 发布采购计划（包）数量/接收采购计划（包）100% % 招标组、招标岗16招评标平均周期 i=1n天 招标组、招标岗评标工程师、供应商17费控价格有效率i=1n创建控制价格采购计划项数% 费控部门、费控工程师18费控价录入及时率i=1n%费控部门、费控工程师19合同额i=1n万元采买组、采

18、买岗、供应商奖罚奖励对采购平台的建设、运行提出合理化建议，在运行中正确操作、确保流程顺畅的，子（分）公司要进行鼓励或适当的奖励。处罚在采购平台的建设、上线、运行中，由于个人原因造成以下问题的，由子（分）公司按自然月进行处罚，集团采管中心监督执行。发生问题处罚额度本人相关领导总经理考试不合格者；再进行补考若仍不合格则者调岗或禁止上线违规操作造成泄密（含导入/上传/处理错误）、私自导出数据，考核周期1次/月每发生一项300元私自替代线上操作，考核周期1次/月双方各50元/次组长50元/次/人采购部长50元/次/人考核周期内KPI排名末尾，在考核期内执行降低月薪1000元（一个考核期内）因个人原因造

19、成录入采购平台数据错误，考核周期1次/月100元/项/次组长100元/项/次采购部长100元/项/次100元/项/次因个人原因操作错误或延误，考核周期1次/月20元/项/天组长30元/项/天，采购部长50元/项/天50元/项/天因个人原因造成流标或终止的，考核周期1次/月200元/项组长100元/项采购部长200元/项200元/项正式环境导入无效数据或文件，考核周期1次/月100元/项组长100元/项采购部长100元/项100元/项正式环境下原始密码不及时更新，考核周期随时20元/次组长20元/人由于错误被审核人驳回的任务，按5次/月20元/月组长30元采购部长50元未按照采管中心要求有效、及

20、时、保质实施上线工作安排，考核周期1次/月采购部长100元/项/天100元/项/天问题反馈与状态保护问题反馈采购平台用户发现问题时，要及时告知关键用户，由关键用户在宝信采购与招标运维平台上详细及时提交，宝信完成纠偏提出“待测试”后由提出人员在当天验证完毕；状态保护对发现的问题判断如果继续操作会造成无法纠正的后果时，要保护现状，不得继续操作。其他对规定执行的要求各子（分）公司须根据本规定制定适宜的、更加严格的相关管理规定，报集团采购管理中心审批备案。集团采购管理中心负责对子（分）公司的操作运行过程进行管控和评价考核。解释本规定的解释权归集团采购管理中心；生效本办法自发布之日起生效执行；附件：本规

21、定形成的附件电子采购平台问题反馈表电子采购平台用户委托操作申请表电子采购平台 公司新增/变更用户申请表电子采购平台 公司新增/变更用户回执表电子采购平台申请新需求/功能审批表 公司线下采购申请表电子采购平台问题反馈流程图上线操作许可及委托申请流程图【附件一】：电子采购平台问题反馈表填表人： 填表时间： 联系电话： E-mail:序号用户代码页面号/名称页面问题表现描述可能引起的后果纠正期望截屏图编号123截屏图附件列表附件一附件二附件三【附件二】：电子采购平台用户委托操作申请表申请人： 岗位： 用户代码： 委托起始时间年 月 日 时 分委托终止时间年 月 日 时 分委托人被委托人一、委托人申请

22、原因：（原因、选择被委托人的理由）二、委托人委托操作的事项：三、被委托人的承诺和说明：委托人签字被委托人签字 组长意见采购部部长审批意见（签字）委托操作完毕确认被委托人说明年 月 日 时 分（签字）委托人确认年 月 日 时 分（签字）采购部存档年 月 日（签字）【附件三】：电子采购平台 公司新增/变更用户申请表填表人： 填报日期： 年 月 日原用户姓名原用户代码线上岗位用户类型新用户姓名及说明新增变更删除子（分）公司采购部长审批签字 年 月 日采管中心审批签字 年 月 日【附件四】电子采购平台 公司新增/变更用户回执表系统管理员： 回执日期： 年 月 日原用户姓名原用户代码线上岗位用户类型变更结果说明新增变更删除新用户名新用户代码初始密码 【附件五】电子采购平台申请新需求/功能审批表审批表编号：（由集团采管中心按照填写日期编制）新需求/功能提出部门填写提出部门提出人/日期适用岗位涉及的界面编号/名称需求/功能名称提出的原因原因说明：适用岗位名称、目前操作界面（要提供截屏）及操作功能