excel在人事管理方面的运用

1、中铁一局人力资源部EXCEEL在人人事管理理方面的的运用首先打开开exccel工工作表,录入人人员信息息,具体体项目依依各自情情况而定定.如下下图:接下来请请您不要要急着录录入人员员信息，我我们要对对一些信信息项进进行函数数设置，以以便系统统可以自自动生成成相关信信息，这这会使我我们的工工作产生生事半功功倍的效效果。1、 性性别、出出生月日日、年龄龄的自动动填充功功能设置置我们们先对“性别”“出生生年月”“年龄龄”进行函函数设置置。当我我们输入入某人身身份证号号码时，系系统便会会自动生生成“性别”，“出生年年月”及“年龄”，这样样就减少少了我们们录入的的工作量量。请分分别选择择性别、出生月月日

2、、年年龄信息息项单元元格输入入下列公公式:(1)性别: =IIF(MMOD(IF(LENN(E33)=115,MMID(E3,15,1),MIDD(E33,177,1),22)=11,男男,女)含义义：“LENN(E33)=115”表示看看E3中中是否有有15个个字符;“MIDD(E33,155,1)”表示在在E3中中从第115位开开始提取取1位字字符;“MODD(MIID()，2)=1”表示提提取的字字符除以以2余数数为1;“IF(LENN(E33)=115,MMID(E3,15,1),MIDD(E33,177,1)”表示看看E3中中是否够够15个个字符，如如果够就就从第115个字字符开始始

3、取1个个字符，如如果不够够15个个字符就就从第117个字字符开始始取1个个字符。我们的的身份证证号码一一般是115位或或18位位。“IF(MODD(IFF(LEEN(EE3)=15,MIDD(E33,155,1),MIID(EE3,117,11),2)=1,男,女”表示所所取字符符除以22如果余余数为11显示男男，否则则显示女女。(2)出生年年月: =DAATE(MIDD(E33,7,4),MIDD(E33,111,2),MIID(EE3,113,22)含义义：DAATE(YEAAR,MMONTTH,DDAY);“MIDD(E33,7,4)”表示在在E3中中从第77个字符符开始连连续取44个字

4、符符表示年年，用类类似的表表示方法法一个人人的出生生年月日日便可以以通过函函数设置置表示出出来，如如果为了了看起来来方便，我我们可以以将单元元格格式式设置成成年、月月、日的的日期格格式，这这样显示示的结果果会非常常容易理理解。(3)年年龄: =DAATEDDIF(G3,TODDAY(),Y)含义义：“DATTEDIIF(ddatee1,ddatee2,“Y”)”表示两两个日期期的差值值;“TODDAY()”表示系系统自带带的日期期即显示示当日日日期;“DATTEDIIF(GG3,TTODAAY(),YY)”表示今今天的日日期与GG3所表表示的出出生月日日之间的的年份差差值，这这样一个个人的年年

5、龄就会会容易的的显示出出来了。2、 劳劳动合同同期限的的自动生生成和提提前300天定期期提醒功功能设置置劳动合同同管理也也是人事事管理中中不可缺缺少的一一部分，特特别是劳劳动合同同到期续续签问题题更是不不可忽视视。如果果由于我我们的人人为原因因造成了了劳动合合同漏签签、延期期签订等等问题可可能会给给公司以以及员工工个人带带来一定定的损失失。从一一个人入入职签订订试用期期合同开开始，再再到签订订正式劳劳动合同同以及后后来的续续签劳动动合同，一一系列的的日期如如何能够够让系统统自动生生成，并并且形成成系统提提前300天自动动提醒我我们的功功能呢？这需要要对一些些信息项项进行函函数设置置。如图图(二

6、)所示:图二 信信息项进进行函数数设置(1)试试用期到到期时间间: =DATTE(YYEARR(P33),MMONTTH(PP3)+3,DDAY(P3)-1)含义义：“DATTE(YYEARR(),MONNTH(),DDAY()”显示指指定日期期;在这这里我们们假设试试用期为为3个月月，我们们需要在在Q3单单元格中中输入上上述公式式，其中中MONNTH(P3)+3表表示在此此人入职职时间月月的基础础上增加加三个月月。而DDAY(P3)-1是是根据劳劳动合同同签订为为整年正正月而设设置的。比如220055年111月6日日到20006年111月55日为一一个劳动动合同签签订期。(2)劳劳动合同同到

7、期时时间: =DAATE(YEAAR(PP3)+1,MMONTTH(PP3),DAYY(P33)-11)我们们同样采采用上述述函数的的设置方方法。这这里我们们假设劳劳动合同同期限为为1年，则则我们需需要设置置成YEEAR(P3)+1，另另外这个个数值依依然以入入职日期期为计算算根据，所所以天数数上还要要设置成成DAYY(P33)-11的格式式。(3)续续签合同同到期时时间: =DAATE(YEAAR(SS3)+1,MMONTTH(SS3),DAYY(S33)这里里需要注注意的是是续签合合同计算算是以前前份合同同签订到到期日期期为根据据的，所所以只在在前一份份合同到到期时间间的基础础上增加加1年

8、即即可，无无需天数数上减11。(4)试用期期提前77天提醒醒: =IF(DATTEDIIF(TTODAAY(),Q33,dd)=7,试用期期快结束束了,)这里里用到了了DATTEDIIF函数数，表示示两个日日期差值值，但是是需要注注意的是是，我们们要表示示提前77天提醒醒，所以以，将TTODAAY()函数写写到试用用期时间间前面即即TODDAY(),QQ3而不不能表示示成Q33，TOODAYY()。其中“d”表示两两个日期期天数差差值。我我们用IIF()函数来来表示显显示要求求，那么么这个函函数设置置的含义义为:如如果差值值为7则则显示“试用期期快结束束了”否则不不显示信信息，在在编辑函函数时

9、用用“”表示示不显示示任何信信息。(5)提提前300天提醒醒: =IF(DATTEDIIF(TTODAAY(),S44,mm)=1,该签合合同了,)函数数设置方方法同上上，其含含义是两两个日期期相差11个月则则显示“该签合合同了”否则不不显示任任何信息息。这里里没有设设置成相相差300天提醒醒是因为为考虑到到设置成成月更利利于我们们人事工工作的操操作。同同样需要要注意的的是不要要将显示示“今天日日期”函数与与显示“合同到到期日期期”函数顺顺序颠倒倒。其中中m表示月月的含义义。3、 采采用“记录单单”录入信信息通过过对一些些人事信信息项进进行函数数设置后后，我们们便可以以开始录录入信息息了。逐逐

10、行的键键入人事事信息，会会让人很很快产生生疲劳感感，甚至至会出现现串行或或输错信信息的工工作失误误。我们们可以采采用Exxcell自带的的“记录单单”功能来来解决这这个问题题。请点点击编辑辑栏中的的“数据”“记录录单”如图(三)我我们可以以用“Tabb键进行行项目的的换行录录入如图图(四)。”图三 记记录单图四 TTab键键进行项项目的换换行录入入4、 用用“窗口冻冻结”功能可可以进行行简单的的数据查查询当我们录录入完数数据后，我我们希望望能够非非常方便便的查询询信息，但但是由于于信息库库所涉及及的项目目很多，我我们常常常会遇到到这样的的情况:看到左左边的信信息又看看不到右右边的信信息，或或者

11、看到到下面的的信息又又不知道道此信息息所对应应的信息息项。这这时我们们可以采采用“窗口冻冻结”功能。例如我我现在想想保留各各信息项项，同时时保留每每个人的的编号、姓名、部门，让让其他信信息可以以根据需需要进行行查找，这这时我们们可以点点击D33单元格格，然后后点击编编辑菜单单栏的“窗口”，选择择“冻结窗窗口”，就可可以出现现如图(五)情情况:图五 查查询信息息这样我们们会非常常容易查查到某人人相关信信息，但但是值得得注意的的是设置置窗口冻冻结的规规律:如如果你想想冻结第第2行请请将光标标放到第第3行单单元格处处，进行行冻结窗窗口设置置。如果果你想冻冻结C列列，请将将光标放放到D列列单元格格处，

12、进进行冻结结窗口设设置。如如果你即即想冻结结第2行行又想冻冻结C列列，请将将光标放放到他们们的交叉叉单元格格D3上上进行设设置。如如果想取取消冻结结功能可可以点击击“窗口”菜单选选择取“消冻结结窗口”功能。5、“自自动筛选选”功能可可以进行行简单的的数据统统计 有时时我们想想非常快快速的得得到一些些数据，比比如本公公司在职职人员中中，本科科生学历历的男生生有多少少人?这这时我们们可以采采用自动动筛选功功能。请请选择“人员类类别”单元格格，点击击编辑菜菜单栏上上的“数据”选择“筛选”，点击击“自动筛筛选”。在每每个信息息项单元元格右下下角都会会出现选选择按钮钮。我们们分别在在人员类类别处选选择在

13、职职(图(六)，在学学历处选选择本科科(图(七)，在性性别处选选择男(图(八八)，最最后用鼠鼠标将显显示的性性别全部部选上，这这时注意意图(九九)中用用红笔圈圈住的地地方就是是我们所所需要的的数据了了。6、用“数据透透视表”功能快快速汇总总各项数数据以上上功能的的设置多多用于日日常人事事工作中中，但到到年底我我们需要要对这一一年的人人事情况况进行大大量的信信息总结结，比如如人员的的离职情情况，入入职情况况，各类类数据构构成比例例等。这这项工作作更是一一项非常常繁重的的工作。我们可可以利用用Exccel自自带的“数据透透视表”功能为为我们排排忧解难难。请点点击编辑辑菜单栏栏中“数据”选项，选选择

14、“数据透透视表和和数据透透视图”选项，如如图(十十)图十 选选择“数据透透视表和和数据透透视图”选项选择“数数据透视视表”接下来来点击“下一步步”即可，我我们需要要确定建建立数据据透视表表的数据据源区域域，一般般系统会会自动将将整个信信息库区区域设置置成我们们要选择择的区域域。在出出现“数据透透视表和和数据透透视图向向导-33”第3步步时我们们选择“现有工工作表”，将工工作表区区域选择择在新的的sheeet中中A3单单元格” 如图图(十一一)。点点击“完成”后，便便会出现现(图(十二)结果果。这里里解释一一下我们们为什么么要选择择A3单单元格，这这主要是是因为显显示区上上面有两两行用来来放置页

15、页字段。图十一 将工作作表区域域选择在在新的ssheeet中AA3单元元格图十二 蓝圈圈圈住的地地方例如我们们现在想想统计各各部门220033年入职职人员情情况。我我们便可可以将相相关项目目用鼠标标托至指指定位置置，如图图(十二二)红色色箭头显显示。通通过对信信息项目目的拖拽拽，系统统会自动动出现相相关信息息的统计计数据。如果我我们还想想出现统统计数据据的图示示，这时时我们可可以点击击数据透透视表编编辑菜单单栏上的的图例图图标，如如图(十十二)蓝蓝圈圈住住的地方方。这时时会出现现chaart11，如图图(十三三)所示示。如果果我们想想改变图图例显示示类型可可以点击击图表向向导进行行自由选选择。图十三 完成通过过这个功功能我们们可以很很容易的的统计出出