房地产档案管理制度

1、房地产地地产档案案管理制制度为了公司司档案管管理的统统一性、完整性性、规范范性和安安全性，充分发发挥档案案的有效效作用，维护公公司合法法权益，防止档档案丢失失、损坏坏、被盗盗、受潮潮、蛀蚀蚀等，特特制定本本制度。一、编制制依据：（一）中华人人民共和和国档案案法（二）国营企企业档案案管理暂暂行规定定（三）XX工工业企业业档案分分类规划划（四）XX企企业网、机关档档案归档档范围及及保管期期限二、总则则（一）公公司档案案是指各各职能部部门及个个人在房房地产开开发建设设中所形形成的，对公司司有保存存、查考考价值的的文字、图表、声像等等各种形形式的文文件材料料。（二）公公司档案案是公司司在各项项工作中中

2、形成的的全部档档案的总总和，包包括行政政管理、营销策策划、工工程开发发建设、财务审审计、人人事劳资资、设备备等。（三）档档案是公公司的宝宝贵财富富，必须须坚持集集中统一一管理，按照档案法法规定定，任何何部门和和个人不不得以任任何形式式和手段段将应归归档的文文件、资资料据为为己有。（四）公公司档案案由公司司总工程程师分管管，行政政隶属总总经办。（五）公公司开发发建设的的工程项项目各施施工、监监理单位位应遵照照本制度度有关条条款执行行。二、归档档范围：行政管理理，归口口单位总总经部。1、本级级组织所所形成的的各种会会议记录录、总结结、报告告、文件件资料及及上级组组织下发发的文件件资料等等；2、本公

3、公司总经经理工作作会、司司务会、专题会会、工程程协调会会会议记记录、纪纪要、决决定；3、本公公司中长长远规划划、工作作计划、总结及及制定的的规章制制度等；4、本公公司的资资质证书书、工商商、税务务登记、营业执执照等各各项证书书；5、本公公司形成成的各类类行政性性经济合合同、民民事案件件等；6、本公公司向上上级及有有关部门门呈送的的请示、报告及及汇报资资料及其其上级批批示等；7、本公公司的简报、机构构沿革、大事记记等；8、上级级及本公公司法律律事务等等工作的的资料；9、公司司章程程法人人治理结结构的便便宜，议议事规则则，董事事会、监监事会的的预案、议案、决议等等。（二）财财务审计计，归口口单位财

4、财务部1、财务务工作计计划、总总结、上上级及本本公司有有关财务务管理方方面的制制度、规规定、办办法、通通知；2、有关关财务、税费检检查的文文件资料料；3、各类类财务报报表、凭凭证、帐帐簿、工工资表等等；4、固定定资产的的新增、调拨、报废、核资的的请示、批复等等文件资资料；5、上级级及本单单位关于于审计工工作的决决定、规规定、请请示、批批复等；（三）人人事劳资资，归口口单位：人力资资源部1、有关关本公司司机构设设立、撤撤消、合合并、更更名和改改变关系系的决定定、通知知等文件件；2、有关关本公司司定员、定编的的文件资资料；3、有关关本公司司干部任任免、聘聘用文件件资料；4、本公公司人员员有关专专业

5、技术术职务聘聘用资料料；5、本公公司临时时短聘人人员聘用用计划、考核及及聘用工工资待遇遇、解聘聘等；6、关于于本公司司人员退退职、退退休、调调动、奖奖惩等资资料；7、本公公司工资资计划、报表、奖金、津贴、福利等等方面的的文件资资料。（四）新新征，归归口单位位：行政政部1、新征征受让土土地选点点、评估估、洽谈谈、科研研报告、董事会会（董事事长）批批复等原原始资料料；2、新征征受让土土地合同同、法律律文书等等原始资资料；3、新征征受让土土地规划划、国土土进窗报报批等全全部原始始资料；4、规划划许可证证、国土土证、红红线图等等全部原原始资料料；5、拆迁迁公告、差遣补补偿等资资料。（五）住住宅营销销分

6、配，归口单单位：总总经部、财务部部1、入园园人员资资格界定定资料；2、购房房人员购购房申请请、户型型选定、交纳认认购保证证金等资资料；3、购购房须知知、楼书；4、住宅宅预售报报告、批批复及证证书；5、首付付款有关关资料；6、住宅宅分配到到户及个个人银行行按揭等等资料；7、住宅宅房价结结算等资资料；8、办理理产权证证书等形形成的全全部资料料。（六）工工程技术术部分，归口单单位：工工程部、行政部部1、征地地受让土土地手续续办妥后后，工程程启动的的初步可可行性研研究报告告与批复复；2、规划划设计任任务书、设计、图纸文文件、报报告、审审查与批批复；3、工程程可研、环评报报告与批批复；4、初勘勘任务书书

7、及出勘勘资料；5、初设设任务书书及初设设图纸文文件（含含概算）初设审审查与批批复；6、施工工详勘及及详勘资资料；7、施工工设计任任务书及及施设图图纸、文文件（含含预算）、资料料审查与与批复；8、工程程进窗报报建报批批过程中中，所形形成的全全部资料料、文件件、证书书；9、工程程建设各各阶段验验收报告告；10、 HYPERLINK / 工工程竣工工图、竣竣工验收收报告；11、工工程设计计、监理理、施工工、设备备、物资资材料等等招标全全过程形形成的所所有请示示、报告告、批复复、纪要要等资料料；12、在在项目委委托过程程中所形形成的方方案、工工程量计计算、确确认签证证等资料料；13、所所有设计计修改、

8、变更中中形成的的全部资资料；14、设设备、材材料、产产品出产产证书、技术参参数指标标、开箱箱验收等等资料；15、工工程各类类款项支支付审批批手续等等资料；16、工工程审计计、决算算等全部部资料。（七）电电力土木木建筑分分会1、分会会章程、组织机机构沿革革、分会会组成领领导成员员名单等等；2、分会会工作规规则、各各会议工工程报告告等；3、分会会年度工工作计划划总结；4、各类类专业会会议形成成的全部部资料；5、各类类课题论论文及评评审意见见；6、土建建分会评评审专家家库的全全部资料料。四、归档档要求（一）档档案资料料的形成成是全过过程的产产物，而而不是事事后追索索。因此此，必须须保证其其准确性性、

9、完整整性、系系统性，任何工工作人员员不得因因工作贻贻误而造造成资料料档案的的遗失或或流失。（二）所所有归档档的图纸纸文件资资料必须须符合永永久保存存条件，凡圆珠珠笔、铅铅笔填写写或复印印资料均均不能作作为永久久保存条条件归档档。（三）工工程技术术档案按按工程技技术档案案管理办办法执行行。（四）设设计单位位提供的的图纸、计算书书、说明明书及设设计文件件必须先先交档案案室签收收，然后后再按有有关规定定分发。任何个个人不得得中间截截留。（五）设设备物资资开箱资资料必须须由物资资部和档档案室工工作人员员共同签签收后归归档。五、档案案机构及及其职责责、档案案管理的的方式1）档案案工作实实行统一一领导，分

10、级保保管、分分级查阅阅的原则则，进行行网络化化管理。2）公司司人力资资源档案案由人力力资源部部统一管管理，在在没有人人力资源源部授权权的情况况下，各各部门、经办人人不允许许保存应应当归档档的资料料。3）财务务档案管管理由财财务部负负责，营营销客户户档案及及业务经经营文件件资料管管理由所所在业务务部门负负责，管管理方式式应与公公司其它它档案保保持一致致，行政政部定期期检查各各业务部部归档管管理情况况。4）档案案一律存存放在档档案盒或或档案袋袋里，然然后放在在专门的的档案柜柜里。档档案柜应应有门锁锁，未使使用时必必须上锁锁。5）公司司及各部部门、员员工有保保护档案案的义务务。6) 公公司各部部门指

11、定定专人负负责档案案管理工工作（即即资料员员）。7) 档档案工作作由公司司行政经经理统一一领导，行政部部负责接接收，收收集、整整理、立立卷、保保管由指指定的由由行政部部保管的的档案和和提供其其利用工工作，并并监督各各部门、各下属属子公司司、各参参股公司司、各合合资合作作公司的的档案工工作。8) 行行政部应应逐步完完善档案案制度，确保档档案安全全和方便便利用，采用科科学手段段，逐步步实现档档案管理理现代化化。六、档案案的管理理1） 整整理办法法： 方法法：以问问题特征征为主，立小卷卷，一事事一卷。 步骤骤：A. 收收集 文书书档案：当年立立前一年年的卷，并预立立当年的的卷。 企业业科技档档案类：

12、立竣工工工程卷卷，未竣竣工工程程资料整整理成册册。B. 整整理 根据分分类和成成立时间间整理。C. 分分类 根据下下述分类类方法分分类D. 立立卷 区分不不同价值值确定保保管期限限：永久久、长期期、短期期。2）过程程管理： 属于于公司保保管的档档案：公公司及各各下属公公司的各各部门的的资料员员做好平平时文件件的预立立卷工作作，并在在事件结结束后或或在每季季头一个个月的五五日前将将上季需需归档的的预立卷卷的文件件整理成成册移交交行政部部保管，任何人人不得据据为己有有。 部门门保管的的档案：在每季季头一个个月五日日前汇编编成册上上报行政政部，各各分级保保管者在在每年的的二月十十日前将将档案总总目录

13、、预立卷卷材料的的目录交交行政部部。3）在业业务中对对外签署署的各种种经济合合同按合同管管理规定定处理理。七、归档档要求或或条件1、 代代表公司司发展历历史的2、 有有参考、存查价价值的3、 对对将来工工作有延延续性4、 有有保密等等级要求求的5、 劳劳动人力力资源档档案6、过去去和现在在的公司司各级部部门及员员工从事事业务、经营、企业管管理、公公关宣传传等活动动中所直直接形成成的对企企业有办办存价值值的各种种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资资料、电电脑盘片片、声像像、胶卷卷、荣誉誉实物、证件等等不同形形式的历历史记录录。归档时，各部门门或经办办人应及及时将有有关材料料整理立立卷，一一般在

14、某某事项完完成后一一个月内内，办理理移交手手续。通通常情况况下，归归档文件件为原件件，相关关部门或或人员可可以保存存复制件件。有多多份原件件时，相相关部门门或人员员可以持持有原件件，但“绝密”、“机密”级文件件除外。几个部门门联合办办理的文文件，由由牵头部部门立卷卷归档。档案分类类及编号号 公司档档案的分分类及编编号：指指定资料料员经人人力资源源行政部部培训后后，按有有关档案案分类及及编号要要求操作作：1）公司司档案暂暂时分为为政策法法规批文文类、公公司文件件类、工工程类、合同类类、人力力资源类类、行政政类、信信息类和和其它类类。档案案分类可可在12年调调整一次次。2）档案案编号：“档案”二字

15、拼拼音的第第一个大大写字母母+类别别+日期期，即DDA-类类别-。日日期以年年月日表表示。例例20009年77月1日日可以写写成20009.07.01。人力资源源档案：为公司司所属员员工人力力资源档档案，在在编号前前以“G”（公司司）；具具体为“档案”二字拼拼音的第第一个大大写字母+人人力资源源两字的的第一个个大写字字母+GG编号，即DAA+RSS+G。3）查阅阅档案时时以档案案目录与与档案编编号对照照一致即即可。 九、保密密等级划划分及保保存期限限公司档案案分绝密密、机密密、秘密密三个密密级，其其余为普普通级。绝密、机密文文件应标标明份数数和序号号。密级级的确定定由文件件的起草草人或经经办人

16、提提出，由由核签收收人或签签收人审审定。档案保存存期分永永久保存存、十年年保存、五年保保存、一一年保存存期。需要永久久保存的的有：公公司章程程、股东东名簿、组织规规程及办办事细则则、规章章制度、董事会会及股东东会记录录、财务务报表、政府机机关核准准文件、不动产产所有权权状况及及其它债债权凭证证、工程程设计图图、核心心技术，其它经经核定需需永久保保存的资资料。十年保存存期的有有：预决决算书类类、会计计凭证、计划资资料；企企业发展展规划、其它经经核定需需十年保保存的资资料。五年保存存期的有有：期满满或解除除的合约约及其它它经核定定需五年年保存的的资料。三年保存存期的有有：生产产记录、销售记记录、规

17、规划报建建资料。一年保存存期的有有：工作作事项完完成后，确认无无长期保保存必要要的。十、档案案查、借借阅和复复制1）因公公司需要要借阅文文档的，应填好好档案查查阅单，员工不不得随意意外带有有关公司司重要的的文件材材料，确确因工作作需要外外带，需需办理档档案外借借手续，经所属属副总经经理或总总经理核核准后，方可带带出，用用毕即归归还。阅阅档人对对所借阅阅档案必必须妥善善保管，不得私私自复制制、调换换、涂改改、污损损、划线线等，更更不能随随意乱放放，以免免遗失。2）具体体规定如如下： 公司司“秘密”级、普普通级档档案，公公司任何何员工都都可以在在行政部部登记后后，进行行查阅；查阅时时，一般般不允许

18、许将档案案带出，若要带带出时，需经所所在部门门负责人人或行政政部负责责人批准准。 查阅阅公司“绝密级级”、“机密”级档案案，必须须经所属属副总经经理和总总经理批批准。一一般不允允许带出出档案室室。 借阅阅公司秘秘密级、普通级级档案，需经所所在部门门负责人人或行政政部负责责人批准准并登记记。借阅阅时间不不超过一一周，需需继续借借阅，应应办理续续借手续续。 借阅阅公司绝绝密级、机密级级档案，需经所所在部门门负责人人、行政政部负责责人批准准并登记记。借阅阅时间不不超过一一天。若若续借，应办理理续借手手续。 公司司绝密级级、机密密级档案案，非经经总经理理特批，不允许许复制，其它档档案经部部门负责责人、行行政部负负责人批批准，可可以复制制并登记记。 人力力资源档档案不允允许自己己查阅、借阅和和复制。 分级级查阅：具体的的查阅分分档，公公司拥有有绝对的的制定权权。十一、档档案备份份制度1）公司司所有有有价值的的文件、报表、业务记记录等必必须备份份。2）各部部门应尽尽量采用用电脑管管理和工工作，便便于业务务资料的的数字化化处理和和保存。对存入入电脑的的资料、档案，按计计算机管管理办法法管理理。3）备份份盘与源源盘应分分开存放放，公司司的备份份盘应在在公司外外保存。十二、监监督：行行政部根根据各部部门和各各部门上上报的档档案总目目录、预预立卷材材料的目目录，进进行定期期或不定定期