开票员工作职责与制度

1、XX世一百年健康产业XXXX仙乐生物科技XX文件河销通字2017AA030903开票员工作流程及制度为提高开票员的工作效率，降低出错频率，做好售后服务工作，特指出以下注意事项及制度：一、岗位职责及工作流程1.开单（1话（2QQ、微信，要货明细、发货地区）；（）老客户：报单后，如涉及到调换货问题（批号、效期等），核实好后，一定先跟公司申请。申请好后，确认是业务带回还是客户物流返回。如果业务带回，代收款可减去调货钱数（前提：欠条已致给财务，并跟财务核实），并在金蝶软件备注中标明；（）业务经理报单时，要求其提供电子版的，否则不予出货。（详见模板）如开票员未要求业务经理致电子版的计划单；（）每日业务经

2、理的电子报单计划，必须做到每个业务经理建立一个文件夹，标注好日期，并做好保存(5)一个老板好几家店的，要在一个药店名称上出单，避免账务入账出现混乱现象。(6)出票时，开票员要认真审核，以防出现产品个数未更改的。(7)出票时，如果计划里未标明产品的系列及包装的，必须与业务或者客户核对好包装，再出票。(8)每日出票，凡是审核过的票据，必须当日票当日打印出来；并且每日票据，相关售后要做好审核工作。(9)出票过程中，遵循先进先出原则，如遇老批号产品通过申请按折扣出货，必须提醒客户不调不退，并在摘要上标注，并留好相关证据，以方便日后查询。如发现没有在金蝶上注明或没有在粉票上体现的，导致客户调货的，相关开

3、票人员还需承担往返运费。(10)连锁药店或者是一个老板的要货，出票时要出在一个票头上面，做假票的要在金蝶里及时改回来。(11)业务经理报单截止时间为每天下班前半小时，开票员要在下班前把当天所有的计划单全部出完；出不完自觉加班；下班半小时之后报单的全部计算在第二天；2、价格XX、XX地区的客户出票时，一定要核对好出货价格（尤其是含税客户及特殊客户）3、款项(1)开票员因为代收款的问题出现错误的，开票员有责任追回少代收的款项，如若货款追不回来，根据相应金额处以罚款。(2)客户打款后要及时以QQ方式告诉财务，写清楚客户名称，并告知财务要给客户及时入账；(3)如遇业务经理已经收款，相关售后要告知财务，

4、并且未进行登记；（）私自减少货款要填写表格，并发给库房存档。4、发货（）如客户联系方式提供不到2个的，开票员不得擅自主X发货，确定没有固定的告知相应主管后方可发货；（）因为开票员的错误，发货地址未标注清楚，导致货物发至异地的，开票员要承担来回运费外；（）发货后，因为出票错误，导致货物原返的，视情节严重，处于50-200元罚款，并需承担往返运费。（）新开发客户，第一次发货必须提供相关系列产品的价格表及资质（品种少的，可以手写一份出货价与零售价的）。（）先发货后打款客户，一定要登记，财务签字后方可发货，如财务不在相关领导代签，未登记或无签字，一经发现，按制度执行。客户打款后，第一时间告知财务入账（

5、周日除外）。在出票时金额摘要上面要备注清楚先发货后打款。（）先发货后打款客户，货收到后一定要及时催款。货到五日内必须打款（特殊情况需经过领导审批同意后方可发货），款未打的货款由开票员和相关业务经理承担。（若是先发货后打款，在金蝶的摘要里不能写无代收。5、返货（）如遇客户返货的，一定要告知客户留好返货的物流单据，以免出现我们收不到货的情况出现，避免损失；客户调换货一定要等到收到返货后，并且经核实符合调换货制度后，方可给予调换。（如遇到有原返货的，必须做好及时的跟踪，并告知发货人。6、日常事务（）每日的待办事项，一定在笔记本上标注清楚，养成良好的工作习惯；（）开票员值班时，一定帮相应的开票员笔记本

6、上登记好出货记录，并标记是否已出及已打印；（）每日下班前，将回款表、出货表及发货物流信息表致给相对应的业务经理和相应的主管经理。（）客户信息表要每天更新数据，以方便随时查询数据使用，每天下午5点要发给主管经理（）所有出的票当天都要打印出来，包括退票，不能手撕票据，发现一次未打印的，或者已打印出来的票据撕掉，按照制度执行。（）电子版计划文档必须每日更新及保存，售后主管会不定期检查；（）日常工作中出现问题，一定及时指出并告知领导，积极寻求解决方法。而不能为了避免罚款，去推卸或者找其他的理由；（）信息回复，业务经理单独找相关售后时，最晚10分钟之内给予回复；7、应急处理（）如遇到客户着急发货的，一定

7、在摘要上注明，并且QQ和要告知库房。(2)有关需要备注的事情，要在金蝶摘要上写清楚相关事宜，三联票上不允许出现手写备注。（）所有开票人员不允许反审核票据，如发现出错票，可出退票，并将退票打印。如若票据审核未打印，超过一日的，视金额大小，对责任人处罚；（）无论业务经理或客户报单，计划报上来后，如发现有缺货，直接和客户联系沟通。二、日常工作易出错问题1.保健品与日化一定要分开开票2.发货地址的问题3.代收款的问题4.赠品的问题：按照公司相应政策配发赠品，如遇特殊情况必须和相应主管申请方可出货。三、资质问题每位开票员必须准备完整的资质、手续致给客户；并且相关开票员需要审核清楚，不要出现客户或业务经理反应资质不全或引起客户或业务经理投诉。打问客户资质是否能要电子版。四、处罚制度以上工作流程及制度希望大家严格执行并改进，如有违反，视情节轻重对责任人给予50元-200元罚款！以上制度及注意事项，目的不在于处罚，而是为了培养各位售后人员的主人翁意识、保障更好的去完成开票员的基本工作。为提醒大家，在保