高校建筑工程档案信息化管理利用

1、高校建筑工程档案信息化管理利用摘要：高校新建校区建设进程中产生大量的建筑工程档案，这些档 案具有极大的保存价值，是学校未来改扩建、维修、改造的重要参考 依据。校档案馆积极指导、收集、整理基建部门移交的档案，移交整 理过程中及时发现问题，及时采取补救措施，解决问题，为我校将来 改扩建、维修工作利用档案节约本钱、节约时间做好准备。关键词：建筑档案；信息化；管理；利用2000年以来，全国各高校陆续进行改建、扩建、易址新建校区等 工程建设,我校于2001年开始易址浑南新建校区,2003年各教学 楼、学生宿舍、行政办公楼等陆续投入使用，新校区建设期间产生大 量建筑档案，档案馆历经多年屡次与基建部门核对接

2、收建筑工程档案, 在整理、接收、利用过程中，发现诸多问题。高校基建档案管理面临 众多难题和挑战。1.建筑工程档案是建筑工程工程各个环节形成的图纸、声像、文字等材料转化而来 的，是建筑工程工程实施过程中全方位、全过程的真实记录，是建筑 工程工程的重要信息资源，是将来建筑体查询原始记录进行改扩建、 维修、改造的重要依据。建筑工程档案完整，有序入馆才能为将来档 案信息化管理及利用提供便利。但事实不容乐观，接收、管理建筑工 程档案时存在诸多疑难问题，建筑工程档案已成为档案管理中的短板。2、造成建筑工程档案接收不完整的原因分析建筑工程档案贯穿于工程勘察、规划、设计、施工、验收等各 阶段、各环节。档案内容

3、包括工程简况、勘察文件、设计文件、工程 施工图纸、设计变更、合同管理、竣工验收、物资设备管理等各项内 部信息，还包括各项相关法规、政策、监理等外在信息。建筑工程项 目具有建设施工周期较长、跨度大、建筑体积大、专业性、技术性强 等特点，因此建筑工程工程档案种类多而杂、数量巨大，接收建档及 管理比较困难。存在材料缺失如：工程质量验收报告不齐全、施工验 收签证和工程变更资料不齐全、工程竣工文件编写不规范书写不清楚 等问题。在建工程多，工作量大，直接影响档案的归档率和完整性。在建筑档案形成过程中新技术、新方法、新材料应用广泛，建 筑工程档案载体形式多样、基建部门对应归档材料内容范围不了解, 各部门整理

4、移交不及时、不完整、有时会出现不愿意和不舍得移交档 案的现象，基建部门工作人员觉得材料移交后利用不及时、手续繁琐, 如果放在自己部门利用查找方便及时。档案材料没有装订、零散堆放、 材料丧失损坏严重。因此档案馆接收整理档案无法及时、完整、系统、 规范，影响档案的检索利用，无法实现建筑工程档案的信息共享。.建筑工程档案的管理建筑工程档案的管理是一项基础性、专业性、成套性、技术性 强的工作，在工程工程整个生命周期中具有至关重要的作用，有利于 提高工程工程建设的科学技术水平。档案馆应制定合理的建筑工程档 案管理制度、保管期限，优化管理模式，简化利用手续，催促基建部 门及时归档。加强对兼职建筑档案管理人

5、员的培训，提高兼职档案人员档案 意识，档案馆工作人员及时下基层指导档案工作、加强监督，保证建 筑工程档案按阶段及时、完整、系统入馆。提高建筑档案归档的准确 率。做好详细档案移交登记目录，做到档案验收汇总后及时提供利用。建立建筑档案管理制度，制定适合本单位的档案管理制度和管 理、利用标准，职责清楚，保证建筑工程档案的有效利用。.建筑工程档案的信息化国家档案事业开展十二五规划对档案工作提出明确要求: 加大档案信息化基础设施投入，加快档案应用系统的建设。高校领导 应重视建筑档案的信息化建设，组织档案人员参加档案专业基础、业 务技能以及信息技术的培训，以提升档案工作人员的业务能力。已接收的纸质建筑档案

6、数字化：这局部档案的数字化要求档案 资料数量齐全、完整，质量完好。利用信息化的手段、保证建筑档案 真实完整的同时利用扫描仪扫描档案，以扫描件、照片等电子方式提 供利用，到达资源共享。但这类档案数字化只实现了检索条目的数字 化，方便档案工作人员管理档案工作；没有实现档案全文信息数字化, 不利于他人查阅档案，没有实现通过信息平台利用档案的目标。建筑档案信息化管理的建议国家档案事业开展十二五规 划对企业档案信息化提出具体要求：以计算机硬件、网络和数据库 技术为基础，建设档案数据库系统、电子文件归档系统、电子档案移 交管理系统、数字档案信息利用系统、建设一站式档案资源共享 和服务平台。建筑企业实行工程

7、设计软件、设计文档等信息化管理, 对竣工文件的编制、管理标准规范统一。建筑企业做好档案的整理保 管工作，高校档案馆接收整理建筑档案建立对接服务平台，档案接收 后可以直接提供利用。建筑档案信息化管理系统具有的功能：（1） 具有档案识别功能方便调取，为建筑档案粘贴电子识别码，利用时通 过扫描识别码查找调出档案；（2）实时更新档案数据，由于在建工 程处于变化状态，及时更新档案存储数据，保证建筑档案的完整，准 确；（3）交流共享功能，建立建筑档案交流服务平台，提升档案价 值。（4 ）具有接收图纸、竣工材料电子档案的对接功能。档案馆可 以引进专业人才或以外包方式实现档案信息化平台建设，充分开掘档 案应用

8、系统软件的各项功能，保证档案管理系统的正常运行。新建校 区规模大，周期长，在建工程多，档案馆现有人员无法满足建筑档案 的接收、查验、入库及档案利用等工作，因此利用档案外包整理的方 式解决全部建筑档案的整理、入库工作，节省人力、提高档案利用效 率。为提高建筑工程档案全文扫描的质量及效率，与档案数字化中介 服务公司签订安全保密协议，明确保密责任和义务，严防泄密事件的 发生，档案馆人员对扫描后的档案及时检查验收，确保档案文件目录 与扫描图像一致，保证扫描件的存储格式、清晰度、完整性、备份准 确无误。加快建筑档案的数字化步伐，提高利用效率。5、建筑工程档案的利用引进一站式档案资源共享和服务平台建设拓展了档案的价值， 由原来的人管档案开展成为人与档案、档案与档案之间的交流，提升 了建筑工程档案的管理利用水平。建筑档案利用案例：我校采用地源 热泵方式供暖，近年来时常维修，通过查找当年的建筑档案，节省了 勘查费用和时间，保证我校的冬