制造企业采购与付款流程及关键内部控制点

1、 采购与付款流程财务制度2008年10月21日版 第20页 共20页采购与付款流程程财务制度目的：为加强规范公司司采购与付款款业务流程，加加强采购相关关业务的管理理，保证公司司资产的安全全，特制定本本制度。适用范围：适用于公司的除除费用现金报报销外的所有有付款，包括括但不限于购购买材料、低低值易耗品、固固定资产、费费用和服务的的所有采购与与付款。业务流程说明：（一）业务流程程图：釆购报关IQC财务供应商请款人 釆购报关IQC财务供应商请款人 库存资料料需求 格格 库存资料料需求供应商开发请购单 供应商开发请购单供应商调查核准 供应商调查核准请购单询价请购单询价 比价、议价 no 比价、议价PO

2、或合同 PO或合同核准 核准 yy PO或合同PO或合同PO或合同PO或合同货物货物收货单收货单收货单收货单不合格单不合格单不合格单点收、检验不合格单不合格单不合格单点收、检验 y报关单入库 报关单入库报关单报关单发票发票发票发票发票 发票发票发票发票发票请款单请款单请款单请款单 请款单请款单请款单请款单 （二）业务流程程分类说明：材料采购：第一步：下定单单：釆购POO经部门经理理批准后下给给供应商。第二步：收货：供应商将货货物按时送到到IQC，IIQC在二个个工作日内完完成点货、检检验。如合格格收下货物，不不合格由质量量部在二个工工作日内开MMRB会义并并取得不合格格供应商处理理单，并在EE

3、RP中出单单据交财务，并并由釆购在二二个工作日内内与供应商协协商后退回供供应商，并通通知财务。第三步：收发票票：第四步：请款：国内采购业业务IQC收收齐所有单据据后填写请款款单，经部门门经理、财务务经理批准，按按规定要总经经理批准的还还要经总经理理批准。进口口采购业务由由报关完成以以上请款。第五步：财务审审核付款：低值易耗品、固固定资产采购购：第一步：请购：按公司规定定走釆购流程程，部门经理理应控制是否否超过预算。第二步：下定单单：同上第三步：收货验验收：IQCC收货,请购购人领货并验验收并领货。第四步：收发票票：同上第五步：请款：釆购按(11)请款第六步：财务审审核付款具体业务的票据据操作指

4、南：材料采购：分为为国内采购业业务、进口采采购业务。国内采购业务：要求单据：POO、收货单（对对方送货单）、发发票、请款单单。要求请款单供应应商名称或代代码与发票和和PO上的完完全一致。要求发票上的每每个原料的数数量与送货单单上的一致、且且不得高于PPO上的数量量。（c）要求发票票上的每个原原料的单价与与PO上的一一致或低于PPO单价。如果PO约定的的付款条件和和付款方式请请款单应与其其一致、总金金额与发票一一致或低于发发票。请款人人认为以上有有差异的应在在请款时说明明,如不说明明的视为同意意。进口采购业务：要求单据：POO、收货单（对对方送货单）、发票、报报关单、请款款单。具体要求适用国国内

5、采购业务务要求，拆定定单不得低于于报关单所列列金额，如高高于报关单金金额可以填二二张请款单一一张按报关单单金额，另一一张用于补付付无报关单等等特殊情况的的付款。固定资产采购：业务流程使用单单据：使用单单位必须提供供请购单PRR、CEARR（二千美元元及以上的）。具体参见我司固定资产管理办法业务流程：请购购、批准、采采购下定单、收收货、领货（验验收）。要求与材料一致致，对于单位位物品含税价价格在二千元元以下的要求求取得增值税税发票（在同同等价格条件件下）。比材料采购多二二张单据。请请购单，领货货固定资产验验收单：低值易耗品及费费用：低值易耗品及有有实物形态的的费用：业务流程使用单单据：使用单单位

6、必须提供供请购单PRR、PO、发发票、收货记记录、领用及及验收人签字字。业务流程：请购购、批准、采采购下定单、收收货、领用及及验收。要求与材料一致致，对于单位位物品含税价价格在二千元元以下的要求求取得增值税税发票（在同同等价格条件件下）。比材料采购多二二张单据。请请购单，领货货单：无实物形态的费费用或服务：流程特别要求：费用或服务务使用单位在在合同约定的的供应商义务务完成后，到到IQC填写写领货单，并并在领货单填填写供应商完完成合同约定定的服务的内内容和时间，并并签字后，IIQC给予做做收货记录并并将ERP收收货号填写上上。对单据的要求：（对于不符符合要求的单单据将退回）PO：要求与ERP中中

7、的各项内容容一致、项目目齐全。编号不得重复。增加ERP供应应商编码。要求请款时交给给财务的POO是在ERPP中最新的，如如手工PO有有修改或增加加请在修改处处请采购经理理签字批准。收货单或对方送送货单：要求求原件，并写写实收数量、收收货号（与EERP一致）有有收货人签名名和日期。如如有涂改主管管签字确认。发票：(1)增值税专专用发票：釆购审核内容：开票日期至至请款日不得得超过80天天；要求审核核数量。财务审核内容：审核“购货单位位名称”必须为本公公司名称全称称、“地址、电话话”、“税务登记号号”，“开户行及账账号”等项目填写写必须正确。应同时取得发票票联（第二联联）及抵扣联联（第三联），并并是

8、否为运用用防伪税控系系统开具的专专用发票，各各联均加盖销销货单位发票票专用章或财财务专用章，字字轨号码一致致，字迹清楚楚，不得涂改改，各项目填填写齐全、正正确无误，票票面金额与实实际支付的金金额相符，两两联的内容和和金额一致； 不同商品或劳务务名称应分别别填写，汇总总金额开立的的发票及抵扣扣凭证应有“销货清单”作为发票附附件，商品名名称应与入库库单相符； “数量”、“单价”、“金额”、“税率”、“税额”、“合计”、“价税合计”各栏计算是是否正确，“价税合计”中的大小写写金额是否相相符；符合其他增值税税专用发票的的管理规定。 (2)普通通发票：釆购审核内容：日期为实际际发生日，注注意是否遵照照规

9、定不跨年年度使用；并并审核发票的的开具日期是是否超过该发发票规定的使使用时限；财务审核内容：发票应为发票联联，套印有发发票监制章、加加盖销货单位位发票专用章章或财务专用用章，字迹清清楚，不得涂涂改，各项目目填写齐全、正正确无误，票票面金额与实实际支付的金金额相符； 不不同商品或劳劳务名称应分分别填写，汇汇总金额开立立的发票及抵抵扣凭证应有有“销货清单”作为发票附附件，商品名名称应与入库库单相符； “数量”、“单价”、“金额”、“合计”各栏计算是是否正确，大大小写金额是是否相符；取得的定额发票票上应按发票票项目将客户户名称、日期期等填写齐全全； （3）国国外发票：原则上要求原件件，如复印件件应经

10、过财务务经理批准。报关单：要求原原件。请款单：要求所所有项目填写写齐全准确，不不得涂改。经经部门经理批批准，单张请请款单金额超过授权权限额16万万元的经总经经理批准。业务流程请款单单据资料看板板： PPO 收收货单（对方方送货单） 发票已已到 发票 请请款单 业务付付款申请单（材材料采购） 报关单（国国外业务） 预预付款请款单单预 付 发票票（国外业务务） PPO或合同 PPR请购单固定资产验收单单PO 收收货单（对方方送货单） 发票已已到 发票 报报关单（国外外业务） 请款单业务付款申请单单（固定资产产） 预预付款请款单单预 付 发票票（国外业务务） PPO或合同 PPR请购单服务验收单（无

11、无实物服务或或费用）PO 收收货单（对方方送货单） 发票已已到 发票 报报关单（国外外业务） 请款单业务付款申请单单（低值易耗品及及费用） 预预付款请款单单预 付 发票票（国外业务务） PPO或合同财务处理：供应商资料的新新建和维护：按采购部门提供供的经过批准准供应商资料料表新建和更更新表，在EERP中新建建和更新供应应商编码并录入相相关信用期、信信用额、开款款信息、账号号信息等相关关资料。并及及时将客户编编号发邮件给给采购部门的的相关人员。财财务部门将表表格打印后让让相关人员签签字后存档备备查。确认应付账款：应付账款的确认认的条件：应付账款确认原原则：货物已经收到或或劳务服务已已经完成商品品

12、所有权上的的主要风险和和报酬转移给给购货方；需要在约定时间间内偿付给供供应商;金额能够可靠地地计量； 具体业务财务务应付账款确确认条件：采购定单、收货货单（我司有有权收货人员员签字）、发发票（按合同同条件确定的的时点和条件件开具）。供应商发票入账账的流程:核对企业的采购购定单或合同同、存货固定定资产低值易易耗品收货单单（验收报告告）、供应商商开具的发票票，日常所称称的“三项核核对法”。主主要核对数量量和价格是否否相符。(对对于国外进口口还要核对报报关单)会计处理：入账账:对平正确确后及时按发票等相关关单据及时进进行账务处理理。付款及销账：每月出纳在付款款前，由总账会计计向供应商直直接或通过相相

13、关部门给予予付款计划明细，按按发票对应付付账款进行及及时的核销。供应商对账：对于年未供应商商对账,供应应商发邮件或或寄信给我司司相关人员后后,财务将按按我司账面情情况做出回复复。3、月未结账对对账：a) 月未制作作PPV表 ,与成本会会计进行核对对,在结账前前对平.b) 每季度进进行MRB库库存盘点。IIQC部门应应每月对MRRB库存实物物进行盘点，财财会应定期稽稽核，做到账账实、账账相相符，对差异异情况应及时时查明原因并并报告相关领领导。c)每季组织IIQC采购购开会对ERRP中未入账账的收货记录录中的DMRR进行清理.d)每周一对EERP及用友友中的明细进进行核对.月月未在结账前前总账将对

14、总总账和明细账账进行核对.特殊业务的说明明：退回或折折让、预付款款规定1、发生退回或或折让是指应应质量等问题题要将产品退退回给供应商商或让供应商商同意在其货货款中扣除款款项。销售退退回与折让应应经相关领导导按权责指指引审批后后办理。退回回货物由质检检部门检验和和仓储部门清清点(计量)后入库。财财会部门依据据检验证明、退退货接收报告告以及退货方方出具的退货货凭证等办理理相应的退款款事宜和账务务处理。（11）对于增值值税发票：分二种：一种发票还没有有交财务的，请请退回让供应应商重开。另一种是已交财财务认证，请请通知财务，由由财务到税务务开具进货货退出或索取取折让证明单单由对方开开具红字发票票，将红

15、字发发票联和抵扣扣联交财务。（2）普通发票票国外发票：财务未入账，可可以退回让供供应商重开。或或可开具红字字发票。2、预付款：对对于国外预付付款，报关应应在收到报关关单的第一时时间交财务核核销，以保证证后续货款的的支付。对于于国内预付款款，应按POO或合同的规规定填写预付付款请款单，原原件应在请最最后一笔款项项时附上。（1）预付款请请款必须本人人填制完成请请款。（2）人民币预预付款申请请请在付款前二二天完成。外外币预付款申申请请在付款款前一周完成成。如未提前前财务将按请请款日后二天天后付款。（3）对于到期期未清销，财财务将冻结所所有预付款。（如如交货日期延延后，请修改改原请款单）九 内控流程程

16、图。 步骤控制点控制点分值管理控制要件不相容岗位/职职务管理控制权责检查提示1.采购计划、方方案的编制与与审定(155分)1.1 采购计计划的编制与与审定。需用用单位（或相相关控制部门门）根据生产产经营需要，结结合预算（计计划），提出出物料需用申申请，经需用用单位（或相相关控制部门门）领导审定定，报有关技技术和管理部部门审核，仓仓储或有关部部门平衡库存存后由物资管管理部门编制制采购计划分分管领导审定定。 5物料需用申请，相相关部门审核核意见，库存存平衡记录，采采购计划参见权责指引引检查物资需用申申请是否在计计划内，并经经相关部门审审核，仓储或或有关部门是是否平库，相相关审定是否否符合权责责指引

17、。1.2 采购方方案的编制与与审定。采购购部门根据采采购计划编制制采购方案，经经部门负责人人签字后报相相关领导按权权责指引审审定。采购方方案应明确采采购的原则、采采购的渠道、供供应商的选择择方式和范围围等内容。10采购方案及审定定意见方案编制与审核核分离参见权责指引引检查采购方案是是否经采购部部门负责人审审核，是否明明确采购物资资的具体数量量、质量要求求、交货期、采采购方式等，相相关审定是否否符合权责责指引。2.供应商的选选择与价格确确定(20分分)2.1 供应商商资源及价格格信息管理。企业物资采购部门应在总部供应商网络基础上建立健全本企业的供应商网络，定期考评列入名单的供应商资信及履约情况，

18、根据考评结果调整供应商名单并报总部备案。供应商名单的确定与调整应经相关领导按权责指引审定。 企业物资采购部门应建立物资价格数据库，及时收集相关物资的价格信息，定期发布物资采购的指导价格和参考价格，作为物资采购的主要依据。5供应商网络名单单，定期考评评记录，相关关批件，物资资价格数据库库参见权责指引引检查是否建立供供应商网络及及价格数据库库，有无对供供应商定期考考评记录，对对供应商的确确定与调整是是否报相关领领导按权责责指引审定定。2.2 供应商商的选择与价价格确定。由由企业自行组组织采购的，采采购部门应根根据审定的采采购方案，通通过招标、询询比价等方式式确定供应商商与价格，原原则上供应商商应在

19、总部或或企业确定的的供应商网络络名单中选择择，价格不得得突破总部发发布的采购指指导价。 通过招招标方式采购购的，应按照照总部招标管管理办法执行行，对大宗、批批量、重要及及特殊物资的的采购原则上上应采取招标标方式采购； 通通过询比价等等非招标方式式采购的，采采购部门应坚坚持货比三家家、比质比价价的原则。需需要谈判的，应应组织相关部部门就价格、要要求等进行谈谈判，经审核核后报有关领领导按权责责指引审定定。15物资采购实施方方案，供应商商网络名单，总总部及企业采采购指导价目目录，招标或或询比价资料料，相关审批批件洽商谈判不得少少于两人参见权责指引引检查供应商选择择是否在总部部或企业网络络名单内，采采

20、购价格是否否突破总部或或企业指导价价，采购是否否经过询比价价、有无询比比价记录，通通过招标方式式采购的是否否符合招标管管理规定，对对大宗、批量量、重要及特特殊物资的采采购是否采取取招标方式，应应由总部集中中采购的是否否有违规自行行采购的现象象，相关审定定是否符合权权责指引。3.合同签订与与管理(255分)3.1 合同审审核与签订。大宗、批量或重要的物资采购必须签订采购合同。合同由采购部门拟订，经财会、法律等部门审核后报相关领导按权责指引签署合同，同时送财会、法律等部门。5采购合同及审核核意见，授权权委托书参见权责指引引检查相关部门是是否对合同进进行审核，签签订的合同是是否送交财会会、法律等部部

21、门。3.2 采购及及供应人员的的变更备案与与管理。采购购人员变动时时，企业采购购部门应及时时将人员变动动情况向供应应商备案或以以书面形式通通知供应商；采购部门应应及时掌握供供应商相关人人员的变动情情况，并将供供应商相关人人员的变动情情况及时通知知相关部门。5相关备案或书面面通知的备查查资料检查企业有无对对采购及对方方供应人员变变动情况的备备案管理资料料，是否将有有关变动情况况及时通知有有关部门。3.3 合同变变更。采购合合同需要变更更时，采购部部门应会同财财会、法律等等部门按原合合同审签程序序办理。5审核意见，合同同补充协议（或或合同变更单单）等资料参见权责指引引检查合同变更有有无补充协议议变

22、更单等资资料，相关审审签是否符合合权责指引引。3.合同签订与与管理(255分)3.4 合同管管理。合同管管理部门应将将生效的合同同统一连续编编号，并将与与合同相关的的文件资料一一并整理存档档，妥善管理理。5合同管理台账检查合同是否连连续编号并存存档。3.5 跟踪合合同执行。物物资采购、技技术、设计部部门和使用单单位应对长周周期的重要设设备和材料编编制监造大纲纲，签订协议议，落实责任任，实行过程程监控。采购购部门应按照照采购合同确确定的制造周周期、交货时时间、工程项项目进度计划划落实催交催催运措施，监监督合同按期期执行。 5监造大纲及协议议，催交催运运记录检查是否落实了了对长周期重重要设备和材材

23、料的监造责责任，检查采采购部门是否否有催交催运运记录。4.物资验收入入库(15分分)4.1 物资验验收与入库。所有采购物资（含直达现场物资）均应办理入库手续。采购物资到货后，物资管理部门应组织采购、质检、仓储等部门对到货物资进行检验清点，质检部门出具检验报告，仓储部门依据检验合格的报告办理入库手续，编制入库单(入库单应连续编号，采购、仓储等部门签字)，登记库存明细胀。对检验不合格的物资，仓储部门应拒绝办理入库手续。10验收资料，库存存明细账采购、检验、仓仓储分离检查物资入库验验收资料是否否齐全，验收收入库是否符符合不相容要要求，库存明明细账登记是是否及时。4.2 退货、索索赔与折让。采购部门应对不合格物资要求供应商及时更换或整改，或提出退货、索赔或折让方案，报经相关领导按权责指引审批后办理。5索赔或折让方案案参见权责指引引检查采购部门对对不合格物资资是否要求供供应商及时更更换或整改，对对无法更换或或整改所提出出的索赔或折折让方案，相相关审批是否否符合权责责指引。5.采购付款与与往来核对(15分)5.1