跟网校学会计电算化

1、前言导 语一、课程内容跟网校学会计电算化共四章：第一章，主要介绍会计电算化的基本知识，了解我国会计电算化的由来，以及现在会计核算软件的功能模块，通过与手工会计核算的比较，更加清楚地知道会计电算化核算的优点。第二章，介绍了会计电算化核算的基本流程，常用模块基本操作的介绍和注意事项，与实务操作有着直接的联系，这一章的介绍为后面章节的学习打下基础。第三章和第四章主要是以用友畅捷通T3和金蝶KIS专业版两个软件为例，演示了从建立账套到结账、编制报表的基本流程，以及其他常用模块的演示操作，让大家能够掌握软件的基本操作。二、讲课思路本书特点：即学即用讲课思路：即讲即练三、听课要求先看后练第一章会计电电算化

2、概述会计电算化化的含义会计电算化化的作用会计核算软软件及各功能能模块简介会计核算算软件与手工工会计核算的的异同利利用计算机进进行会计核算算和会计管理理，实现会计计电算化，是是会计发展史史上的一里程程碑，随着计计算机技术的的迅速发展，计计算机在会计计工作中的应应用范围也不不断扩大。通通过本章的学学习要了解会会计电算化的的基本知识，为为后面操作部部分的学习做做一个理论基基础。第一节会计电电算化简介一、会计电电算化的含义义 19981年8月月，中国人民民大学和第一一汽车制造厂厂联合召开了了“财务、会计计、成本应用用电子计算机机专题讨论会会”，正式指出出了会计电算算化的概念。这这次会议也是是我国会计电

3、电算化理论研研究的一个里里程碑。会计计电算化有广广义和狭义之之分。狭义的会会计电算化，是是指以电子计计算机（以下下简称计算机机）为主体的的当代电子信信息技术在会会计工作中的的应用；广义的会计计电算化，是是指与实现会会计电算化工工作有关的所所有工作，包包括会计电算算化软件的开开发和应用及及市场的培育育与发展，会会计电算化的的宏观规划，会会计电算化人人才的培养，会会计电算化的的制度建设等等。二、会计电电算化的作用用 具体体表现在以下下几个方面：（一）提提高会计核算算的水平和质质量1.减轻了会计计人员的劳动动强度，提高高了工作效率率2.缩缩短了会计数数据处理的周周期，提高了了会计数据的的时效性3.提

4、高了了会计数据处处理的正确性性和规范性。（二）提高高了企业现代代化经营管理理水平11.为从经验验管理向科学学化管理转变变创造了条件件。2.为从事后管管理向事中控控制、事先预预测转变创造造了条件。3.为企企业全面管理理现代化奠定定了基础。（三）推动动会计技术、方方法、理论创创新和观念更更新电算算化会计不仅仅使传统会计计使用的介质质、工具、簿簿籍格式等形形式发生了变变化，而且对对会计核算的的方式、程序序、内容和方方法，以及控控制甚至管理理制度都提出出了相应的变变化要求，并并进一步涉及及到会计学的的理论问题。因因此，会计电电算化的发展展，不是一次次微小的变动动，而是一场场深刻的变革革，是会计学学发展

5、史上的的一次改革。会会计电算化的的发展，必将将对会计理论论和会计实践践提出许多新新的问题和新新的要求，从从而促进会计计理论与实践践的进一步发发展和提高。第二节会计核核算软件一、会计核核算软件会计工作范范围较广，一一般可分为会会计核算软件件、会计管理理软件和会计计决策软件。会计核核算软件是指指专门用于会会计核算工作作的计算机应应用软件，包包括采用各种种计算机语言言编制的用于于会计核算工工作的计算机机程序。凡是具备相相对独立完成成会计数据输输入、处理和和输出功能模模块的软件，如如账务处理、固固定资产核算算、工资核算算软件等，均均可视为会计计核算软件。会计核算软件按照硬件结构划分，按照适用范围分为专

6、用会计核算软件和通用会计核算软件两类。（一）专用用会计核算软软件专用用会计核算软软件又称定点点开发核算软软件，专供本本单位使用的的会计核算软软件。专专用会计核算算软件的优点点是把使用单单位的会计核核算规则（如如会计科目、报报表格式、工工资项目、固固定资产项目目等）编入会会计软件，非非常适合本单单位的会计核核算，使用起起来简便易行行。其缺缺点是，由于于会计核算规规则固化，软软件受使用范范围和时间限限制，系统只只适用个别单单位、在特定定时间的应用用，一旦更换换单位或者因因为政策等原原因造成会计计核算环境发发生变化，软软件将无法继继续使用。（二）通用用会计核算软软件在我我国，通用会会计核算软件件的发

7、展历史史并不长，只只有20多年年的时间，但但发展十分迅迅速。我国会会计核算软件件的发展历史史上有两次飞飞跃。第一次次飞跃是财政政部在20世世纪80年代代末，确定大大力推广通用用会计核算软软件；第二次次飞跃就是财财政部在19994年，为为了大力推广广会计电算化化事业的发展展，推出了一一系列指导文文件。通通用会计核算算软件一般是是指由专业软软件公司研制制，公开在市市场上销售，能能适应不同行行业、不同单单位会计核算算与管理基本本需要的会计计核算软件。其其特点是软件件可以在多个个单位使用，一一次开发，多多次使用，研研制效益比较较高。目前我我国通用会计计核算软件以以商品化软件件为主，例如如用友U8系系列

8、、金蝶KK/3系列通通用企业会计计软件。由于商品化化会计软件比比较多，分别别适用于不同同的行业和运运行环境，功功能和性能也也各具特色，在在选择商品化化会计软件时时应进行全面面的考察，主主要包括以下下几个方面：1.满满足会计制度度的要求。会计软件件一般按行业业分为不同的的版本，如工工业版、商品品流通版、行行政事业版等等，应选择适适合本行业特特点的会计软软件。同时，应应充分考虑软软件是否满足足会计制度的的要求。2.满足会会计核算与会会计管理的需需要。企企事业单位的的规模、管理理模式和业务务处理的程序序不同，对会会计软件的要要求也不相同同。 会计软软件所提供的的功能必须满满足本单位具具体会计业务务和

9、管理的需需要，特别是是一些特殊的的业务要求，例例如，外币核核算、自动汇汇兑损益、部部门管理、项项目管理、预预算管理等。3.满足会会计业务变化化和发展的需需要。单单位经济业务务的发展可能能引起会计业业务的变化，例例如，业务量量的增加、业业务处理流程程的调整等。会会计软件应当当能够根据经经济业务的变变化进行灵活活的设置和扩扩充，适应经经济发展的需需要。44.会计软件件的易用性、稳稳定性和安全全性。会计软软件的易用性性是指软件是是否操作方便便，界面是否否友好，是否否符合会计人人员的习惯等等，直接影响响会计软件的的使用。会计计软件的稳定定性是指软件件运行过程中中是否意外中中断等，也是是评价会计软软件的

10、一项重重要指标。会会计软件的安安全性是指会会计软件防止止会计信息被被泄漏和破坏坏的能力，以以及会计软件件防错、查错错和纠错的能能力。5.会计软软件需要的计计算机硬件和和软件环境。选择商品化会计软件时，必须明确该软件的运行环境，主要包括计算机硬件、网络体系结构以及操作系统和数据库等。不同的软件有不同的要求，应在保证软件要求的基础上充分利用现有的条件，减少投资。6.会计软件售后服务。会计软件售后服务对用户来说至关重要，会计信息系统是一个连续运行的系统，不能间断，一旦系统中断正常运行，会给用户带来重大的损失。因此，应认真考察会计软件售后服务情况，包括技术力量、反应时间等。二、会计核核算软件的功功能模

11、块会计核核算软件的功功能模块是指指会计核算软软件中能够相相对独立完成成会计数据输输入、处理和和输出功能的的各个部分。（一）会计核算软件的基本构成从图中可见见，其中账务务处理模块是是会计核算软软件的核心模模块，该模块块以记账凭证证为接口与其其他功能模块块有机连接在在一起，构成成完整的会计计核算软件系系统。下下面，我们简简要介绍会计计核算系统中中几个模块的的主要功能。1.账务处理模块有的软件称为总账系统，账务处理模块是会计核算软件中的核心，它是以会计凭证为原始数据，通过凭证录入、凭证审核，完成记账和结账、银行对账、账簿查询及打印输出等基本功能，以及个人往来与管理、部门核算和管理、项目核算管理等辅助

12、核算功能。2.工资核核算模块工资核算模模块是以职工工个人工资原原始数据为基基础，完成职职工工资计算算。主要包括括：工资费用用汇总和分配配；计算个人人所得税；查查询、统计和和打印各种工工资表；自动动进行工资费费用的分配并并生成转账凭凭证传递给账账务处理模块块。3.固定资产核核算模块固定资产核核算模块主要要完成两个功功能：一是固固定资产增减减变动情况的的登记；二是是根据各种折折旧计算方法法计算固定资资产折旧。固固定资产模块块还包括固定定资产卡片的的定义和计提提折旧方法的的定义功能；折旧计算和和折旧入账功功能完成固定定资产的折旧旧计算和折旧旧入账。4.存货核核算模块存货核算模模块根据有关关凭证进行存

13、存货采购核算算；按计划计计价或实际计计价的方式，完完成存货收发发结存的核算算；查询和打打印各种账表表；自动编制制材料费用分分配转账凭证证、自动计算算、编制成本本差异转账凭凭证传递给账账务处理模块块。通常工业业企业才需要要使用该模块块。5.应收应付款款核算模块应收应付付款核算模块块是根据往来来业务（应收收应付业务）的的有关凭证，完完成应收账款款、应付账款款等往来业务务的登记、核核销等工作；动态反映各各往来单位信信息；进行账账龄分析和坏坏账估计；生生成应收、应应付账款明细细表、账款分分析表等；自自动编制有关关凭证并传递递到账务处理理模块。有的的会计软件将将应收/应付付核算功能模模块单独分离离出来，

14、分别别建立应收账账款核算功能能模块和应付付账款核算功功能模块。6.销售核核算模块销售核算模模块是根据有有关销售凭证证及销售费用用等数据完成成产品销售收收入、销售费费用、销售税税金、销售利利润的核算；生成产品销销售明细账簿簿；查询和打打印各种账表表等。77.成本核算算模块成成本管理模块块是根据成本本核算的要求求，通过用户户对成本核算算对象的定义义，对成本核核算方法的选选择，以及对对各种费用分分配方法的选选择，自动对对从工资模块块、存货核算算模块、固定定资产模块、账账务处理模块块传递的数据据或者用户手手工输入的数数据，汇总计计算，输出用用户需要的成成本计算底稿稿，自动编制制有关转账凭凭证并传递给给

15、账务处理系系统。8.报表处处理模块报表处理生生成、汇总分分析模块主要要是根据事先先定义好的格格式和数据生生成公式，由由计算机自动动从账务处理理系统的账簿簿数据库中获获取核算数据据，完成各种种报表的编制制与汇总工作作，生成各种种内部报表、外外部报表及汇汇总报表，并并根据报表数数据生成各种种分析图等。企企业会计报表表发生变动时时，只需修改改或者重新定定义报表格式式和取数公式式即可。（二）会计计核算软件各各模块之间的的数据关系会计核算算软件整体功功能的实现是是通过各模块块局部功能实实现的。各模模块输入或接接受其他模块块传递的数据据，经过加工工处理，输出出相关信息或或传递数据到到其他模块，各各模块之间

16、的的数据传递和和数据共享，以以及各模块之之间的相互联联系和相互控控制，构成了了一个完整的的会计核算软软件。会计电算化化系统是以总总账系统为核核心的，其他他各系统的数数据处理都是是围绕总账系系统展开的。他他们之间的数数据关系表现现如下：1.总账系系统与工资管管理系统之间间的数据联系系总账系系统的初始化化设置数据，如如会计科目档档案、部门档档案、职员档档案等，与工工资管理系统统可以共享。会会计科目档案案在总账系统统中设置后，在在工资管理中中就不必重复复设置；部门门档案、职员员档案在工资资管理中设置置后，在总账账系统中就不不必重复设置置。在工资管管理中进行工工资业务处理理完毕后，各各项工资费用用的分

17、配及其其相关费用的的代扣、提列列，可以通过过相应的转账账凭证传递到到总账系统中中，不必手工工填制与工资资相关业务的的记账凭证。2.总账系系统与固定资资产管理系统统之间的数据据联系 总账系统与与固定资产管管理系统可以以共享会计科科目、部门档档案、固定资资产期初余额额等初始设置置数据。固定定资产管理的的日常业务处处理中所产生生的业务数据据，如固定资资产增加、固固定资产减少少或固定资产产变动数据，可可以生成相应应的转账凭证证传递到总账账系统中；月月末固定资产产折旧费用的的计提与分配配数据，也可可以生成相应应的转账凭证证直接传递到到总账系统中中。3.总账系统与与采购管理、库库存管理、存存货核算和应应付

18、款管理系系统之间的数数据联系总账系统与与采购管理、库库存管理、存存货核算和应应付款管理系系统可以共享享会计科目、部部门档案、供供应商档案、存存货档案等初初始设置数据据。采购管理理中输入采购购入库单和采采购发票，采采购入库单经经过库存管理理的审核，传传递到存货核核算中汇总记记账，存货核核算将入库材材料或商品的的汇总数据生生成转账凭证证传递到总账账系统。采购购发票经过应应付款管理审审核，进行采采购结算，生生成付款凭证证或转账凭证证传递到总账账系统。4.总账系系统与销售管管理、库存管管理、存货核核算和应收款款管理系统之之间的数据联联系总账账系统与销售售管理、库存存管理、存货货核算和应收收款管理系统统

19、可以共享会会计科目、部部门档案、客客户档案、存存货档案等初初始设置数据据。销售管理理中输入销售售出库单和销销售发票，销销售出库单经经过库存管理理的审核，传传递到存货核核算中汇总记记账，存货核核算将出库汇汇总数据生成成转账凭证传传递到总账系系统。销售发发票经过应收收款管理审核核，进行销售售结算，生成成收款凭证或或转账凭证传传递到总账系系统。5.总账系系统与成本管管理系统之间间的数据联系系 总账账系统与成本本管理系统可可以共享会计计科目、部门门档案、项目目档案、产品品档案等初始始设置数据，各各产品的主要要成本管理数数据均来自于于相关系统，如如直接人工费费来自于工资资管理；直接接材料费来自自于存货核

20、算算；制造费用用来自于固定定资产管理、总总账系统、存存货核算等。成成本管理的处处理结果以转转账凭证的方方式传递到总总账系统。6.报表表管理与各系系统之间的数数据联系 报表管理理的功能是将将会计电算化化系统中各相相关系统的会会计数据进行行收集和整理理，并以报表表文件的形式式反映会计主主体的财务状状况和经营成成果。为实现现报表编制功功能，系统要要求操作人事事先定义报表表的取数函数数与取数公式式，通过取数数函数、取数数公式可以从从各系统中读读取数据并生生成会计报表表和统计报表表。三、会计核核算软件与手手工会计核算算的异同会计核算软软件主要替代代了手工会计计的记账、算算账、报表生生成等工作，其其会计数

21、据处处理主要由计计算机系统来来完成。会计计核算软件的的核算方法与与手工会计在在原理上一致致，但由于会会计核算软件件的会计数据据处理工具和和方式与手工工核算存在一一定的区别，从从而造成会计计核算软件与与手工会计核核算在处理会会计数据具体体方法等方面面，既有相同同也有不同。（一）会计计核算软件与与手工会计核核算的相同点点（4+）1.目标标一致22.遵守共同同的会计准则则和会计制度度3.遵遵守共同的基基本会计理论论和会计方法法4.会会计数据处理理流程大体一一致（11）都必须严严格审核原始始单据的客观观、真实以及及合法性。（2）都都需要依据正正确、合法的的原始单据，按按照借贷记账账法的规则和和国家会计

22、制制度的要求编编制记账凭证证并进行审核核。（33）都需要根根据审核合法法后的记账凭凭证登记相关关会计账簿并并定期结账。（4）均需要根据国家会计制度的统一规定编制相关的报表。（二）会计计核算软件与与手工会计核核算的区别（55）1.会计核算工工具不同2.会计信信息载体不同同3.记记账规则不完完全相同手工会计核核算规定日记记账、总账要要用订本式账账册，明细账账可用订本式式或活页式账账册；账簿记记录的错误要要用划线更正正法、红字冲冲销法或补充充登记法更正正；账页中的的空行、空页页用红线划销销等。会计核核算软件打印印输出的账页页是折叠或卷卷带状的，与与手工账簿明明显不同；会会计核算软件件不可能完全全采用

23、手工系系统改错的方方法，比如电电算化环境下下不存在划线线更正法，为为了保证审计计的追踪线索索不致中断，会会计核算软件件中凡是已经经记账的凭证证数据不能更更改，只能采采用红字冲销销法和补充登登记法更正，以以便留下改动动痕迹；另外外手工会计登登账可能出错错，如数字算算错，也可能能漏登，而计计算机登账只只要手工凭证证和录入的凭凭证是正确的的，则登记的的账簿肯定是是正确无误的的。4.账务处处理流程类型型存在差别手工会计计核算账务处处理程序有：记账凭证核核算形式、科科目汇总表核核算形式、汇汇总核算形式式、日记账核核算形式、日日记总账核算算形式，各单单位要根据本本单位的规模模、数量、业业务特点、管管理要求

24、及核核算的繁简程程度等因素，选选择一种较好好的实用的核核算形式。这这几种核算形形式是为了简简化会计核算算手续而产生生的，但无论论采取何种方方式，都避免免不了重复转转抄的根本弱弱点，而且财财会人员和处处理环节增多多，若不加强强内部牵制和和核对，难免免发生差错和和舞弊。而会计核算算软件由于处处理速度快，总总账和明细账账的登账都是是一次性的，有有利于会计工工作的标准化化，而且全部部处理过程都都在计算机内内迅速完成，没没有必要区分分多种核算形形式进行处理理，经常采用用的会计核算算形式是记账账凭证核算形形式或科目汇汇总表核算形形式。5.内内部控制方式式不同第二章会计软软件的操作要要求电算化会计核算算基本

25、流程通用账务务处理模块基基本操作通用会计报报表模块的基基本操作工资、固定定资产核算模模块的基本操操作应收收、应付模块块基本操作第一节电算化化会计核算基基本流程 一、手工会会计核算流程程缺点：数数据大量重复复信息提提供不及时准确性差差工作强强度大二、电算化化会计账务处处理流程（一一）系统初始始化系系统初始化主主要包括建立立账套、设置置操作员及权权限、设置会会计科目等内内容。（二二）日常账务务处理流程日常账务务处理主要是是根据提供的的会计业务资资料，利用会会计核算软件件完成凭证录录入、审核、修修改、查询、记记账和结账工工作。11.编制记账账凭证编编制记账凭证证可以采用以以下几种方式式。（11）手工

26、编制制完成记账凭凭证后录入计计算机。（2）根据据原始凭证直直接在计算机机上编制记账账凭证。采用用这种方式应应当在记账前前打印出会计计凭证并由经经办人签章。（3）由账务处理模块以外的其他业务子系统生成会计凭证数据。例如，由固定资产核算模块根据预定的折旧资料自动生成的计提折旧凭证。采用这种方式应当在记账前打印出会计凭证并由经办人签章。2.凭证审审核在电电算化环境下下，凭证审核核是由负责审审核的会计人人员审核已输输入计算机的的记账凭证。会会计核算软件件可根据审核核情况进行自自动控制，已已通过审核的的凭证，不能能由凭证录入入人员直接进进行修改。未未通过审核的的凭证，不能能进行记账。3.记账在电算化环境

27、下，记账是由有记账权限的人员，通过记账功能发出指令，有计算机按照记账程序自动进行的。电算化会计核算流程中的记账有以下特点：（1）记账是一个功能按键，由计算机自动完成相关账簿登记；（2）同时登记总账、明细账和日记账；（3）各种会计账簿的数据都来源于记账凭证数据，记账只是“数据搬家”，不产生新的会计核算数据。4.结账手工会计计核算流程中中，结账工作作环节，工作作量大且复杂杂。电算化会会计核算中，由由于可以一次次性预先定义义账户结转关关系，因此结结账工作可以以作为一个步步骤由计算机机在较短时间间内同时自动动完成。在会计期末末，对指定月月份进行结账账。如果该月月有尚未记账账的凭证，则则不允许结账账。上

28、一个月月未结账，下下一个月不能能记账。结账账后，不能再再输入当月的的记账凭证。三、电算化化会计报表处处理流程会计报表第第一次使用时时，也存在报报表初始化的的问题。所谓谓报表初始化化，就是新建建报表、定义义报表格式、设设置报表参数数、定义报表表取数公式和和定义表内及及表间的勾稽稽关系。完成报表初初始化后，报报表的日常使使用主要有报报表编制、报报表汇总、报报表查询和报报表打印等。电算化会计计报表处理流流程的内容包包括：（11）报表格式式定义；报表格式定定义主要包括括涉及报表表表格、定义单单元属性等，通通过设置报表表的表样可以以确定整张报报表的大小和和外观。其设设置的具体内内容一般包括括：设置报表表

29、尺寸、定义义报表行高列列宽、定义组组合单元、定定义单元属性性等。（22）报表公式式定义；由于各种报报表之间存在在着密切的数数据间的逻辑辑关系，所以以报表中各种种数据的采集集、运算的勾勾稽关系的检检测就用到了了不同的公式式。主要有取取数公式、审审核公式和舍舍位平衡公式式定义。（3）报表表数据生成。四、电算化会计核算流程与手工会计核算流程的区别一句话：只要凭证正确，在软件的帮助下，会计人员轻松的就可以完成记账等一系列工作。 第二节通用账账务处理程序序模块基本操操作账务处理模模块是会计信信息系统的核核心和基础（大大脑）。一、系统初初始化系系统初始化是是会计电算化化非常重要的的一项工作，它它是整个会计

30、计电算化工作作的基础。系统初初始化主要包包括以下内容容：（一一）建立账套套新建账账套是在建账账向导的指引引下进行的，通通常确定账套套号、账套名名称、账套路路径、记账本本位币、科目目级次与编码码长度、会计计期间以及账账套启用日期期等。会会计软件具有有多账套管理理功能，但是是账套号必须须唯一；账套名名称是用于识识别账套所属属的会计主体体，在输出凭凭证、账簿和和报表等会计计资料时可直直接调用，所所以一般使用用单位名称；账套路径是是指账套文件件在计算机存存储器中的存存储位置；科科目级次和编编码按照“遵循统一规规定，考虑实实际情况，同同时留有余地地”的原则进行行设置，一般般应按行业预预置会计科目目；会计

31、软件件一般提供多多种会计期间间界定方式，我我国规定会计计年度实行公公历年度，会会计期间一般般采用自然月月份，账套启启用会计期间间即指开始电电算化工作的的期间，由单单位根据实际际情况设置。建账过程中设置的基础参数对整个账套至关重要，某些参数一旦没置，在完成新建账套后将无法修改。因此必须结合实际情况，认真仔细做好新建账套工作，保证建账过程正确无误。（二）设置置操作员及其其权限岗岗位及其权限限设置一般在在系统初始化化时进行，平平时根据人员员变动可以进进行相应调整整。操作员的的设置及其权权限管理，应应按照内部控控制制度对岗岗位分工的要要求，严格贯贯彻不相容职职务分离的原原则，授予不不同用户相应应的操作

32、权限限。操作作员设置是为为了解决“谁”可以合法的的进入会计电电算化系统。会会计软件一般般都有一个默默认操作用户户，如“Adminn（用友）”、“Managger（金蝶蝶）”等，首次进进入通常只能能以默认操作作用户登录，然然后可根据需需要进行增加加、修改或删删除用户组及及其用户等操操作。为了防防止非法登录录，保障系统统安全，在实实际工作中，每每一个操作员员都应该设置置登录密码并并定期或不定定期更换。权限设置置是为了解决决操作员可以以“干什么”的问题。所所有操作员都都只能在授权权范围内操作作，绝不允许许越权操作。一一般账套主管管（电算主管管或会计主管管）拥有账套套的最高操作权限限。（三）设置置辅助

33、核算项项目会计计核算软件在在一般会计核核算的基础上上，还提供辅辅助核算功能能。对于需要要进行辅助核核算的各类项项目，应当事事先进行设置置，将各个项项目类别和具具体项目的信信息录入计算算机，才能在在其他设置和和日常核算中中使用项目信信息。辅助核核算项目一般般包括部门设设置、项目档档案设置、往往来单位设置置等。（四四）设置外币币及其汇率对于有外外币收支的单单位，应按照照实际外币收收支增设相关关外币币种及及其汇率，以以便于进行外外币原币核算算和期末的调调汇工作，全全面反映会计计主体的经济济业务。（五）设置置会计科目主要有如如下内容：1.会计科科目设置原则则目前通通用会计核算算软件一般都都提供了符合合

34、国家会计制制度规定的一一级会计科目目，而明细科科目则由用户户根据各企业业情况自行确确定，确定原原则如下：（1）一一级会计科目目名称必须要要符合国家会会计制度规定定的标准，明明细科目名称称要通俗易懂懂、易记、好好用、易推广广；（22）设置会计计科目要考虑虑到与会计核核算软件其他他功能模块之之间的衔接，在在账务处理模模块中，只有有末级会计科科目才允许有有发生额，才才能接收其他他模块转入的的数据；（3）设置置会计科目必必须满足会计计报表的编制制要求，凡是是报表中所用用数据，需要要从账务处理理模块中取数数的，必须设设定相应的科科目；（44）设置会计计科目要注意意保持科目间间的协调和完完整，不能只只有下

35、级科目目，没有上级级科目，既要要设置一级科科目，又要考考虑明细科目目，以提供总总括和详细的的会计核算资资料；（55）设置会计计科目要注意意保持相对的的稳定。2.会计科科目设置内容容（1）会会计科目编码码。手工工方式下，会会计科目通常常采用文字的的形式来表示示，这种用文文字表示的形形式对计算机机处理来说存存在着诸多不不便，用科目目编码的形式式便于反映会会计科目的性性质，也便于于电算化的账账务处理。如如表所示。电算化表示手工账表示科目编码科目名称名称注释2221应交税费应交税费一级账户（总账账账户）222101应交增值税应交税费-应交交增值税二级账户（明细细账户）222101001进项税额应交税费

36、-应交交增值税（进进项税额）三级账户（明细细账户）222101005销项税额应交税费-应交交增值税（销销项税额）三级账户（明细细账户）222101006已交税金应交税费-应交交增值税（已已交税金）三级账户（明细细账户）设置会计科科目编码的时时候要注意以以下问题：必须按照科科目级次的先先后次序建立立。首先应该该从一级科目目开始，逐级级向下设置明明细科目；科目编码必须须唯一，不能能重复，也不不能为空，其其结构必须与与账套参数中中会计科目编编码方案一致致；科目编码通常常用数字（或或英文字母）等等来表示，不不得使用一些些无意义、无无秩序性的字字符，如&、空格等，以以利于科目按按科目编码进进行排序检索索

37、；科目编码必必须与科目名名称一一对应应。（22）会计科目目名称。会计科目名名称是指会计计科目的汉字字名称。科目目名称用汉字字、英文字母母、数字等符符号表示。科目名称称与科目编码码不同，科目目编码是供计计算机系统使使用的，而科科目名称则是是企业与外部部交流信息所所使用的标志志，是在证、账账、表上打印印的标识。在设置科科目名称时应应注意：科目名称不能能为空；科目应避免重重名，以免影影响科目运用用的准确性；科目名称的的设置必须严严格按照会计计制度（会计计准则）的规规定，做到规规范化、标准准化。（3）科目目类型。科目类型是是指该科目属属于资产、负负债、共同、所所有者权益、成成本和损益类类中的哪一类类。

38、科目目类型是计算算机自动识别别科目进行汇汇总管理的依依据。在财政政部颁发的会会计制度（会会计准则）中中，会计科目目编码的第一一位就标识了了科目类型，其其中科目编码码首位为1、22、3、4、55、6，分别别代表资产类类、负债类、共共同类、所有有者权益类、成成本类和损益益类科目。（4）科科目属性。科目属性性也就是用户户根据本单位位的核算和管管理的需要来来设置科目的的相关性质。包包括设置会计计科目的余额额方向，设置置外币核算科科目，设置数数量核算科目目，以及对需需要进行部门门核算、项目目核算等专项项核算的会计计科目进行辅辅助核算设置置。3.会计科科目设置注意意事项增增加科目时的的注意事项新增科目为为

39、明细科目时时，其上级科科目必须存在在，否则会导导致明细科目目没有上级科科目；如果一个科科目是明细科科目，且已经经有发生额或或余额产生时时，则不能再再为该科目增增加下级科目目，只能在年年初时进行调调整，否则会会导致上下级级科目金额不不符。修修改科目时的的注意事项科目一旦使用用，科目代码码不能修改。科科目如果已经经有余额、发发生额，表明明已有业务发发生，即使涉涉及该科目的的记账凭证还还没有记账，也也表示该科目目已使用；如果一个科科目有下级科科目，科目代代码不能修改改，否则会造造成其下级科科目没有对应应上级科目的的错误；若科目设有有辅助账，辅辅助账使用后后科目代码也也不能修改。如如果修改，将将造成其

40、辅助助账信息不完完整的错误。删除科目时的注意事项科目已经使用，就不能被删除；科目有下级科目时，也不能被删除。如果删除，会造成其下级科目没有对应的上级科目的错误；若科目设有辅助账，当辅助账启用后科目不能删除。（六）录入入科目期初余余额。为为了保证会计计电算化中的的数据能与手手工方式下的的数据衔接，保保持账簿数据据的连续性和和完整性，在在应用会计电电算化系统之之前，需要将将经过整理的的手工账目的的期初余额录录入到会计电电算化系统中中。在录入科科目期初余额额时要注意如如下问题：1.若企企业是年初建建账，则期初初余额等于年年初数；2.若企业业是年中建账账，则应先将将各账户此时时的余额和年年初到此时的的

41、借贷方发生生额与累计发发生额计算清清楚，也就是是说，此时录录入科目期初初余额时，需需录入年初余余额或建账月月份的月初余余额，以及年年初到该月的的各月借贷方方发生额或累累计发生额；3.若若科目有辅助助核算，应整整理各辅助项项目的期初余余额，以便在在期初余额中中录入；开展展了辅助核算算的会计科目目的期初余额额不能直接录录入，应该录录入辅助项目目的期初金额额，然后由系系统自动计算算生成该会计计科目的期初初余额；4.录入科科目期初余额额时，应注意意调整有关科科目的余额方方向，如果借借贷方向不能能改变，可在在数据前加“-”表示与默认认的方向相反反。5.录录入科目期初初余额时一般般只针对最末末级科目，上上

42、级科目的期期初余额通常常由系统汇总总所属下级科科目的数据自自动计算出来来；6.科目期初余余额录入完毕毕后，必须使使用软件提供供的功能，进进行试算平衡衡，以保证初初始数据的正正确性。（七）其他他初始设置账务处理理模块需要设设置的基础信信息内容很多多，除上述设设置以外，还还包括凭证类类别、结算方方式、常用凭凭证、常用摘摘要等内容。二、日常业业务处理系统初始化化完成以后，即即可以进行日日常业务处理理。也就是根根据相关的会会计业务资料料，利用会计计软件完成凭凭证的编制、审审核、修改、查查询、记账和和相关证账的的查询打印输输出工作。（一）填填制凭证记账凭证的的内容一般包包括两部分：一是凭证头头部分；二是

43、是凭证正文即即凭证体部分。1.凭证头头部分（11）凭证类别别与凭证编号号。录入入凭证时，首首先应按在初初始化时设置置好的凭证类类别代码或名名称进行选择择。在确定凭凭证类别后，一一般账务处理理模块会按凭凭证类别的不不同按月对凭证进进行自动连续续编号。录入凭凭证类别及编编号时要注意意：凭证编号由由凭证类别编编号（或凭证证类别名）和和凭证顺序号号共同组成，例例如转字00002等；不同类别的的凭证每个月月分别从1号号开始连续编编号；凭证号作为为记账凭证的的标识，按会会计制度要求求，同一类别别的凭证既不能能重号也不允许漏号号断号。（2）凭证证日期。也就是录入入记账凭证的的日期，包括括年月日。输输入记账凭

44、证证时，必须输输入凭证日期期。由于于日期的正确确性将影响经经济业务在明明细账和日记记账中的顺序序，所以输入入凭证日期时时要注意：凭证日期应应随着凭证号号的递增而递递增，不能小小于前张凭证证的日期；凭证日期不不能超过（晚晚于）系统日日期。（33）附单据张张数。指指所编制记账账凭证所附原原始凭证的张张数。附单据据张数应根据据录入记账凭凭证所依据的的原始凭证实实际张数输入入。但并不是是所有的记账账凭证都有附附件，如更正正错账的凭证证、期末结转转损益的凭证证就没有附件件。2.凭证体体部分（11）摘要指对发生的的经济业务内内容的简述。凭凭证的每行必必须有摘要内内容，不同行行的摘要内容容可以不同，每每行的

45、摘要将将随该行会计计科目在明细细账、日记账账中出现。摘要的输输入可以在录录入凭证时根根据经济业务务内容用键盘盘输入，也可可以在系统初初始化时对常常用的摘要内内容定义好，当当输入凭证摘摘要时，根据据经济业务选选择相应的摘摘要。（22）科目输入会计科科目时，该会会计科目必须须在系统初始始化会计科目目设置中已经经设置，且必必须是最末级级明细科目，不不能有非法对对应科目。如如果所输入的的会计科目有有辅助核算要要求，则应输输入辅助核算算内容；如果果一个科目同同时兼有多种种辅助核算，则则要求同时输输入各种辅助助核算的各项项内容。（3）辅助助信息对对于要进行辅辅助核算的科科目，系统会会自动弹出辅辅助信息资料

46、料输入界面提提示操作用户户输入相应的的辅助核算信信息。辅助核核算信息包括括客户往来、供供应商往来、个个人往来、部部门核算、项项目核算、数数量单价以及及银行结算信信息等。（4）金额额即该笔笔分录的借方方或贷方发生生额。任何一一张凭证都必必须满足“有借必有贷贷，借贷必相相等”的基本原则则。因此，保保存每张凭证证之前，系统统将自动进行行借贷平衡检检查，以保证证数据的正确确。如果不平平衡，将给予予提示并要求求修改，直到到平衡为止。录入凭证的金额要注意，由于金额分为借方金额和贷方金额两栏，所以每条分录的金额要么在借方，要么在贷方，不能在借贷双方同时存在。另外，每条分录的金额均不能为零。会计软件通常都提供

47、了自动完成最后一条分录金额的功能。“ = ”（二）凭证证审核为为确保登记到到账簿的每一一笔经济业务务的真实、正正确和可靠，记记账凭证必须须要经过审核核。无论是直直接在计算机机上根据已审审核的原始凭凭证编制记账账凭证，还是是直接将手工工编制并审核核的凭证输入入系统，都经经过了人工的的操作处理，都都需要经过审审核后，才能能作为正式凭凭证进行记账账处理。凭证审核是是指由具有审审核权限的操操作员按照会会计制度规定定，对凭证录录入员填制的的记账凭证进进行合法性和和正确性检查查，主要包括括审核记账凭凭证是否与原原始凭证相符符、会计分录录是否正确、内内容是否完整整等，其目的的是为了防止止舞弊的产生生。在账务

48、处理理模块中，所所有录入的凭凭证都必须经经过审核签章章后才能记账账。在这个过过程中要注意意如下问题：审核凭证与与填制凭证不不允许是同一一个人，只有有具有审核权权限的人员才才允许进行凭凭证审核工作作；审核人员发发现错误或有有异议的凭证证，不得直接接进行修改，必须由凭证录入人员本人修改后再交由审核人员重新审核；凭证审核签章后，不能直接对其进行修改和删除，必须取消审核后才能修改和删除；要取消原审核签章，即将该凭证变为未经审核的状态，则必须由审核人员自己进行。记账凭证的审核可根据情形选择单张审核或是成批审核。单张审核是由审核人员逐张检查记账凭证并逐张签审核章；而成批审核是由审核人员执行成批审核功能，由

49、会计软件在后台自动审核所选全部未审核记账凭证，并成批签审核章。（三）凭证证的修改如记账凭证证发现有错误误，应根据凭凭证的不同状状态运用不同同的更正方法法予以修改。在在进行修改时时，一般应在在记账凭证的的来源处由制制单人员本人人进行更正，即即手工键盘录录入的凭证应应由制单人员员本人在凭证证模块进行修修改，采用自自动转账功能能机制生成的的凭证应由执执行自动转账账功能的操作作员重新生成成正确凭证，由由其他子模块块编制传来的的凭证应返回回由该模块的的凭证生成编编制人员重新新修改编制。1.凭证填制保存后未经审核等任何签章在此种状态下，凭证上只有制单人员一人的签章，可由制单本人找到需要修改的凭证，将光标移

50、到需要修改处进行修改并重新保存。2.凭证保存后已有审核等签章但未记账凭证保存后经过审核等操作员处理签章，此时凭证上有除制单人员外多个签章责任人，不能对错误凭证进行直接修改，应利用取消功能消除审核等操作员的签章后方可进行更正并重新保存。3.凭证已已记账记账后发发现凭证错误误，不能修改改凭证。虽然然会计软件一一般都提供了了取消审核记记账等逆向操操作功能，但但对于此类差差错不推荐采采用这种方法法进行更正。为为了给审计留留下线索，提提供审计轨迹迹，应采用冲冲销凭证或补补充凭证的方方法进行。（四）查询询凭证在在编制记账凭凭证过程中，可可以通过查询询功能，对凭凭证进行查看看，以便随时时了解经济业业务的发生

51、情情况，保证凭凭证的正确性性。所有的记记账凭证都将将集中到凭证证处理模块，所所以在凭证模模块不仅可以以查询到凭证证模块填制的的凭证，也可可以查询到模模块生成的凭凭证。（五五）记账记账是以会会计凭证为依依据，将经济济业务全面、系系统、连续地地记录到具有有账户基本结结构的账簿中中去的一种方方法。在在手工方式下下，记账是由由会计人员根根据已审核的的记账凭证及及所附的原始始凭证逐笔汇汇总登记有关关的总账和明明细账。在电算化方方式下，记账账凭证经审核核签字后，由由有记账权限限的操作人员员发出记账指指令，由计算算机按照预先先设计的记账账程序自动进进行合法性检检查、科目汇汇总并登记总总账、明细账账、日记账、

52、部部门账、往来来账、项目账账以及备查账账等。记记账一般采用用向导方式，使使记账过程更更加明确，记记账工作由计计算机自动进进行数据处理理，不用人工工干预。记账账操作每月可可多次进行。为了保障记记账顺利，减减少差错，在在记账过程中中需要注意以以下的问题：（1）在在记账过程中中，不得中断断退出；（2）上月月未结账，本本月不能记账账；（3）证证记账后，发发现错误，只只能用冲销凭凭证法或补充充凭证的方法法进行修改。记账后，如果确有特殊需要，可以利用系统提供的反记账功能恢复到记账前状态。这一功能只有账套主管（电算主管）才有权执行。（六）账簿簿查询在在会计核算软软件中，会计计账簿可随时时根据需要生生成以提供

53、查查询或者输出出。查询账簿簿，需要设定定查询条件，查查询的结果可可以屏幕显示示，也可以打打印输出。账账簿查询主要要包括基本会会计核算账簿簿的查询输出出，以及各种种辅助核算账账簿的查询输输出。其中，总账的查询可以由科目余额表代替。需要注意的是，在电算化环境下，部分会计账簿的查询可以选择是否将未记账凭证数据计算在内。利用此功能，会计人员可以在记账前得到会计账簿的预期数。但是，现金、银行存款日记账等需要逐日结算的账簿只能依据已记账凭证生成。三、结账每月月底底都要进行结结账操作。结结账操作实际际上就是指计计算和结转各各账簿的本期期发生额和期期末余额，并并终止本期的的账务处理工工作。在在电算化方式式下，

54、结账操操作与手工方方式相比简单单地多，结账账是一种成批批数据处理，每月只结账一次，主要是对当月日常处理限制和对下月账簿的初始化，均由计算机自动完成。在结账前要进行下列检查：（1）检查本月业务是否全部记账，有未记账凭证不能结账。（2）月末结转必须全部生成并以记账，否则本月不能结账。（3）检查上月是否结账，如果上月未结账，则本月不能结账。（4）核对总账与明细账、主体账与辅助账、总账系统与其他子系统的数据是否已经一致，如果不一致，则不能结账。（5）如果与其他子系统联合使用，则检查其他子系统是否已经结账，如果没有，则本月不能结账。结账前要进行数据备份，结账后不得再录入本月凭证，并终止各账户的记账工作；

55、计算本月各账户发生额合计和本月账户期末余额，并将余额结转至下月月初。结账的时候要注意：各科目的摊、提、结转工作必须在结转前完成。结账只能由有结账权限的人进行。结账必须按月连续进行，如果上月未结账，则本月不能结账。第三节通用会会计报表模块块的基本操作作一、会计报报表模块概述述（一）会会计报表的结结构不同同会计报表的的格式和内容容不相同，不不同会计软件件的报表模板板也各有特点点，但是就会会计报表的框框架结构来讲讲，一般由表表头、表体和和表尾几个部部分组成。1.表头头表头通通常描述报表表的名称、报报表编号、编编制单位、编编制日期、货货币计量单位位等内容。2.表体体表体是是报表的主要要部分，是由由表样

56、单元（项项目及项目名名称）和数据据单元（报表表数据）组成成。在报表编编制过程中，表表样单元输入入的内容一般般为文字，数数据单元输入入的内容为数数字（数值），而而且数字是通通过预先定义义好的取数公公式自动计算算生成。3.表尾表尾主要要是指报表格格式下方的说说明及附注等等，既包括文文字说明，也也包括部分数数据。如报表表附注等补充充资料及制表表人、会计主主管、单位负负责人的签章章等。（二）会计计报表数据来来源一般般来说，报表表各项目的数数据主要来源源于总分类账账和明细账，有有的也来源于于其他已经编编制生成的报报表，还有的的是根据本表表表内项目汇汇总计算得来来的，甚至有有的来源于诸诸如工资、固固定资产

57、等其其他会计核算算子模块。因因此会计报表表模块能与账账务处理（总总账）、工资资、固定资产产等子模块联联用，通过报报表取数公式式从相应模块块中提取所需需数据并计算算生成各种报报表。（三）报表表模块的基本本操作流程不同的会会计软件的报报表处理模块块的具体操作作会有所不同同，但是通常常的报表处理理流程包括启启动并登陆报报表模块、建建立（或打开开）报表、格格式设计、处处理数据、输输出报表、保保存报表并退退出报表模块块等基本过程程。二、报表的的编制操作（一）调调用报表模板板生成报表调用模板板编制并生成成会计报表主主要有以下几几个操作步骤骤：（11）启动并登登录报表模块块；（22）新建空白白报表进行报报表

58、；（33）从菜单命命令中调出报报表模板操作作界面；（4）选择择本单位所属属行业、会计计制度；（5）选择择将要编制生生成的会计报报表名称；（6）所所有选择设置置完成后单击击“确认”按钮；（77）在弹出的的提示对话框框中回答“是”或“确定”，则当前空空白表的格式式就被模板自自动覆盖。如如有需要，可可做适当修改改；（88）计算生成成所需会计报报表；（99）保存报表表。（二）自定定义报表的编编制自定定义报表编制制的步骤是：1.建建立新的空白白报表22.新表格式式化格式式化设置主要要包括表头、表表体、单元属属性设置。3.报表表公式设置报表公式式的定义，主主要包括取数数公式、审核核公式和舍位位平衡公式定定

59、义。（1）取数数公式定义报表取数数公式定义是是根据报表与与账簿、报表表内各项目、报报表与报表、报报表与其他系系统之间的关关系，将报表表编制方法通通过取数公式式加以描述，是是实现会计电电算化自动处处理报表数据据的关键步骤骤。取数数公式主要解解决会计报表表的数据来源源，自动计算算生成会计报报表各项目的的数据。即从从什么地方取取数、取哪些些数、数据要要经过哪些处处理等等，经经过运算这些些公式就可以以完成报表的的编制工作。尽尽管不同的报报表软件在公公式的具体形形式有所不同同，但其基本本思想是一致致的。公式都都是由操作符符和操作数组组成的表达式式，操作符可可以是+（加加号）、-（减减号）、*（乘乘号）、

60、（除除号）、（乘乘方）、（）（括括号）等，操操作数可以是是常数、报表表单元和系统统定义的各种种函数。表2-5常常见的公式定定义方式利用账务函函数从账上取取数一般般有期初余额额、本期发生生额、累计发发生额、期末末余额等取金金额数据的函函数，也有相相应取数量数数据的账务函函数。定义这这些函数时通通常需要指明明相应的科目目编码、会计计期间、金额额方向、账套套等参数等。利用统计或数学函数取数如计数函数、求和函数、求平均值函数、求最大值函数、求最小值函数等。直接列式计算取数这类主要是针对一些小计、合计等一般加减项目的数据计算，直接使用单元和运算符号相结合的运算式子，如利润表中本期金额栏内的“利润总额=营