秘书实训指导模块三：会议组织与服务

1、中国管理资源网 /秘书实训指导模块三：会议组织与服务 （一）实训目标 通过训练，生疏会前的筹划预备工作，把握会议方案的制作以及会议文书的拟写；了解会议中秘书人员的服务内容，把握会场内外的服务技巧，学会帮助领导把握会议信息，对会议实施有效指挥和掌握，培育会务服务的力量；把握会后文件的整理与会场的清理，具备会后实行与信息反馈的技巧。（二）学问点 1会议方案制作的主要内容。 2会前的各项筹备工作。3会场的布置。 4会务服务及会间的生活服务。 5会后资料的整理及信息反馈。（三）实训内容 1撰制会议方案。 2预备会议的文件及布置会场。 3会间的各项服务工作（接待、签到、指引、会议记录等）。 4会场的清理

2、及文件的归档。 实训项目 六：会前的预备工作拟设职业情景，按要求完成会议方案并拟写会议通知。职业情景： 天地公司将在4月15日召开客户询问联宜会，由秘书小陈作为这次会议的筹备负责人，接到这个任务这后，小陈有些不知所措，应当先预备什么呢？会议应当如何召开呢？小陈陷入苦恼中。 假如你是小陈，应如何完成任务呢？1实训条件 本项目可选择秘书综合技能实训室、会务实训室进行。 2实训方式与手段 可实行分组讨论的方式完成工作任务。3实训要求与标准 分组讨论，每组5人，共同完成实训任务； 依据职业场景，撰写会议方案，留意方案的可操作性； 拟写带回执的会议通知书； 列出会议前期预备的文件与工作事项。4实训考核方

3、法 会议方案占30分，依据会议方案的可操作性、完整性灼情给分； 会议通知占30分，依据会议通知内容的完整性、格式的正确性、回执单是否精确灼情给分； 会议预备资料与留意事项占30分； 团队协作力量占10分。实训项目 七：会场的布置通过实训，了解会场布置的基本要求，把握会场布置的基本方法，能够依据会议的性质、规格、规模的因素设置主席台、排列座位、装饰会场。职业情景： 广东外语艺术职业学院要在下周一下午2点召开全院教职工表彰大会，对上学年优秀老师、优秀党员进行表彰，要求全体老师参与，届时院领导也会全部出席，要求分小组模拟会议的预备状况。具体要求：（1）撰写会议通知；（2）布置会场（用图表示）（3）设

4、计座位表（包括主席台的座次安排）（4）介绍会场的布置及需要预备或检查的事项。1实训条件 本项目可选择秘书综合技能实训室、会务实训室进行。 2实训方式与手段 可实行分组讨论的方式完成工作任务。3实训要求与标准 分组讨论，每组5人，共同完成实训任务； 完成工作任务后，每小组由1位代表介绍会场布置状况； 实训完成后，全部文件归档；4实训考核方法 会议通知占20分，依据会议通知内容的完整性、格式的正确性灼情给分； 会场布置占30分，依据会场布置是否合理，是否符合会议气氛灼情给分； 座位表设计占20分，依据座位安排方法是否精确，主席台座次安排是否符合礼仪规范，灼情给分； 小组成员介绍会场布置占20分；

5、团队协作力量占10分。实训项目 八：会中服务拟设职业情景，完成以下工作任务： 职业情景 滨江市商业糖酒批发公司是一家由全民企业改制的股份制企业，公司经济实力雄厚，主营糖、酒、副食品、非酒精饮料、滋补品、粮油及制品、食用香精及添加剂，兼营日用百货、针纺织品、文化用品、五金、交电等。公司营销方式以调拨、批发为主，辅以零售、代购、代 销，薄利多销为该公司的一大特色。 该公司目前已与国内150多家厂商建立了挺直的业务关系，以互惠互利为合作之本，各厂商通过商业糖酒批发公司反馈的信息，在管理和经营上都获益匪浅，也使商业糖酒批发公司得到了更多的信任，相互合作越发紧密。 适逢滨江市商业糖酒批发公司投资兴建的商

6、业大厦竣工暨商场开业，为进一步加强工商合作，滨江市商业糖酒批发公司打算召开商品供货商业务恳谈会，邀请年供货1000万元以上的30家企业老总莅临滨江市共谋发展，同时为滨江市商业大厦商场开业剪彩。剪彩后，30家厂商的老总还将进行购物签名活动。 在公司办公室主任夏雨的细心预备下，上午的业务恳谈会议在友好、热忱的气氛中开头。 由于大家相互间都很生疏，又有一段时间没有见面，因此会议开头很长一段时间大家都在相互问好，谈论对近期国家大事的看法。期间还有很多传接电话。作为会议召集人的夏雨，很想掌握会议的进程，但她不知道怎样说。 事后，公司老总批判了办公室主任夏雨，认为本次会议没有达到预期的效果。 要求：1.模

7、拟演示做好会议开头前的签到工作。 2.模拟演示会间奉送茶水。 3.模拟演示会议记录。 4.模拟演示正确处理睬间找公司老总和会议代表的来电。 5.针对会议消失下列状况，模拟演示帮助会议召集人掌握会议进程： (1)与会者偏离议程； (2)与会者缄默，没有气氛； (3)会议拖沓，议而未决。1实训条件 会务实训室进行。 2实训方式与手段 可实行分组讨论、模拟的方式进行，每小组68人。小组中的每个成员均需扮演一次秘书，负责会务服务，其余同学轮番扮演总经理及会议代表。3实训要求与标准 模拟演示要依据真实会场的场景进行，每个同学扮演秘书能较好地进行会场内外服务工作， 并能较好地解决会议的进程问题，具备确定解

8、决突发问题及会议协调的技巧。4实训考核方法 对完成的每一项任务进行单独打分，最终综合评定小组成果。实训项目 九：会议策划与实施分成6个小组，每组15人，抽签完成下列办会任务： 秘书节开幕式；2.秘书职业形象设计大赛；3.秘书工作情景剧竞赛;4. 秘书节毕幕式; 5.文秘专业指导委员会;6.初等训练专业指导委员会具体要求:1.每组选出一名组长,由办会小组全程负责会议的策划、预备、组织、实施，由指导老师全程指导； 2.由小组组长确定各位成员的分工，负责整个办会流程的统筹，办会小组组长向指导老师负责； 3指导老师通过办会小组在会前筹备、会中组织与服务、会后的清场等环节对小组进行成果评定，并依据最终的办会效果确定