浅谈电子档案管理

1、浅谈电子档案管理浅谈电子档案管理一、电子档案概述所谓的档案就是一种对人类活动的真实记录留存，具有记录历史，传承文明，效劳社会的功能。档案工作是各项事业开展的根底，档案信息是国民经济和社会开展的重要资源，其在党和国家事业中的地位和作用不可替代、不可或缺、不可无视。不重视档案工作，就是不重视历史，就是缺乏远见，也不可能很好地理解过去，把握如今，预见将来。信息时代的档案管理工作应该与信息化建立严密地结合起来。伴随着现代信息技术的快速开展和不断更新，档案管理工作面临存储数字化、管理自动化、利用网络化的新趋势，所以信息化是档案工作开展的必然方向。档案信息化是充分利用现代信息技术，充分利用丰富的信息资源来

2、对档案资料进展更加合理、科学的管理，通过高效的信息化管理来努力进步档案管理工作的效率。可以说档案管理的信息化开展已经成为将来社会的一个重要开展趋势。二、电子档案的特殊属性一载体与内容的可别离性。电子档案对传统档案形成了宏大的挑战。档案等同于原件，这是对传统的纸质档案的定义。而电子档案所具有的载体和内容的可别离性，是其最重要的特征之一，也是和纸质档案的主要区别之一。二对计算机系统的依赖性。因为是在计算机的支持下完成电子档案的生成。因此，电子档案是和计算机不可分割的，对计算机有着极强的依赖性。三共享性和快捷性。档案的特征和形式在计算机环境下，会发生一系列变化。利用计算机系统，电子档案可进展多方位的

3、、有效而迅速的组合，不必像纸质档案一样，进展整理和分类。因此可利用办公自动化系统，遵照不同用户的需要，对电子档案进展自由的分类和组合。可同时在不同的地方，将一份档案同时进展使用。在将纸质档案的局限性打破的同时，也使档案的使用价值得到了进步。四不平安性和不稳定性。因为电子档案具有独立的形式和内容，因此和纸质档案相比，它所具有的不稳定性更加显著，难以保障其平安性、完好性和真实性的实现，同时更不容易确认和判断电子档案的原始性。三、电子档案管理工作中存在的问题一无法保障档案的信息平安问题。在流动传播的过程中，档案信息因为信息系统自身的破绽及网络的不平安性，为非本文由论文联盟.Ll.搜集整理法窃取信息、

4、传染病毒及黑客入侵带来了便利条件，致使极端脆弱的网络档案信息平安无法保障。尽管目前我们已经采取了各种防范措施，但对于档案信息的平安问题，还不能从根本上进展解决。因为必须利用计算机网络功能，才可实现电子档案的管理。所以，使用互联网的同时，相应的平安隐患也会随之产生。作为非常重要的机密文件，其含有的信息非常有价值。一些黑客正是因为掌握这一点，才会对相关的网络系统进展恶意的攻击，对信息进展窃龋所以，电子档案管理工作中，所面临的困境和首要的难题就是信息平安问题。二无法追溯档案的原始性问题。传统的档案管理是实行纸质文件管理，可通过分辨字迹和纸张等特征来表达文件的原始性。而一旦纸质档案向电子形式转变，就丧

5、失了这些属性和特征。其形式的生成是由实态档案向虚拟档案转变，其生成的状态和接收及传输的状态是一致的，既是复制的，又是原始的，这将无从追溯电子档案的原始性。所以在电子档案管理中，一个非常重要的问题，就是原始性问题。三很难区分档案的真实性问题。传统的纸质档案往往是通过相关的纸张及个人笔记形成的，可以很好地分辨材料的真实性。而电子档案的形式，却丧失了这些个人特质的显著特征。由于材料有着完全一致的特征和形式，对区分材料的真实性留下了很多的疑问和困难。四无法确认档案的完好性问题。传统的纸质文件往往容易形成一整套完好的档案形式，可保障文件的完好性。而目前的电子档案形式因为无据可依，那么不能对档案的完好性做

6、出保障，并形成了一定的障碍，不能对档案的形成进展有效管理。四、进步电子档案管理的策略一采取实在可行的信息保护措施。首先，应采取完善的措施，做好单位内部档案存储的保密工作，对外来病毒的损害做出有效的抵抗。其次，应维护好单位内部网络系统，通过对相应的专业人士的聘请，或者是成立专门的网络维护部，对单位内部的网络信息平安进展定期的检查，加强维护信息平安。另一方面，假如有异常或问题出现，需采取相应的防范措施，降低危险系数，抵御外来损害。此外，还应进一步提升电子档案管理人员的操作技能，把好信息平安的第一关。二制定严密、科学的电子档案工作的标准和标准。不标准的操作流程和工作标准，直接导致电子档案管理中大量问

7、题的存在。所以，使电子档案管理效率得到提升的有效途径，就是制定一套实在可靠的严密而科学的档案工作的标准和标准。单位应根据电子档案管理的特点和类型，对电子档案管理制定完善的工作标准。同时对管理人员实行严格的监视，要求其在操作过程必须根据工作标准流程进展。一方面，可以对管理人员的行为进展标准;另一方面，也使电子档案的管理效率得到实在的提升。为使工作标准真正落实到位，还需制定相应的奖惩制度，奖赏和肯定那些高效实行工作标准和操作流程的人员，惩罚那些与规定标准不符合的操作人员，进而使档案管理的效率得到提升。三进步档案人员的综合素质。档案的管理效率和单位档案管理人员的综合素质息息相关。正是由于管理人员工作上的疏漏才使电子档案管理中出现大量的问题。产生这些问题的原因，主要是由于档案管理人员不具备较高的职业素质和专业技能，所以非常有必要使档案管理人员的综合素质得到实在的提升。单位内部应定期组织培训，进步档案管理人员的程度，稳固他们的专业技能，并使他们的工作态度得到端正。管理人员在培训的过程中，还可研讨工作中存在的障碍和遇到的实际问题，共同寻找解决问题的方法和对策。同时，为了进一步鼓励档案管理人员的工作积极性，还应尽可能地为他们提供各种晋升的时机，使他们可以全身心的为单位效劳