文秘基础知识与技能

1、文秘基础知识与技术文书工作是一项科学的严肃的工作， 它要求从事这项工作的文书工作人员应具备以下基本素质：( 一) 有较高的政治觉醒、政策水平，较强的法制看法 (人员政策水平的高低，决定文书工作质量的好坏 ; 法，又要守纪 )( 二) 热爱本职，忠于职责，用心苦干，谨慎精美，恪守纪律，严守奥密1、作为文书工作人员，只有热爱本员工作和忠于职责，才能搞好文书工作。2、用心苦干和谨慎精美，是文书工作人员应有的工作态度和工作精神。3、恪守纪律，就是严格依照工作的职责行事，不以工作之便谋取私利。( 三) 应有必备的专业基础知识、 操作知识和有关学科的基本知识文书工作人员的专业基础知识， 作亲密有关的基来源

2、理性的知识。大概包含以下几个方面：一是基础理论知识。包含文书学、应用写作、秘书学、信息学、行政管理学等。基础理论知识带有必定综合性、归纳性和基础性，是文书工作的实质操作知识、操作技术的理论指导。二是实质操作知识。 文书工作人员必备的专业基础知识不只包含1/9基础理论知识，还应包含实质操作知识。也就是说，文书工作人员不可以只认识和掌握文书工作的各个环节及其工作内容，还要熟习和掌握它的操作程序、操作方法。三是其余基本知识。 主假如指与文书工作业务有关的某些基本知识。( 四) 掌握娴熟的业务技术，不停提升综合运用能力文书工作的业务技术，主要有以下一些：1、文字综合办理能力2、书写能力3、速记能力4、

3、印制能力5、校正能力6、运用现代化办公设施的能力秘书部分看法( 一) 秘书的知识构造 形成需要以之为基础的知识及其构成状况。秘书工作的综合性，要求秘书拥有较宽广的知识面 ; 秘书工作的专业性，要求秘书拥有较扎实的专业知识。1、基础知识层次基础知识层次是秘书知识构造的根基， 是秘书知识构造中起基础性作用的那部分知识，是建立秘书知识构造的基本条件。基础知识不2/9仅要扎实，并且要宽广。(1) 文化基础知识秘书拥有的文化基础知识，一方面是社会科学基础知识，另一方面是自然科学知识。高中文化程度，是国家对全部政府机关干部的共同要求，也是秘书人员应有知识的最低层次。 如汉语知识、科学知识、历史知识、外语知

4、识等 ;(2) 理论基础知识掌握基础理论知识，是提升秘书素质的基本条件。如马克思主义基本理论、经济学知识、党的基本政策 ;(3) 法律基础知识法律基础知识是秘书从事秘书工作的重要依照。 秘书工作要规范化，第一要求秘书人员掌握基本的法律知识。2、协助知识层次协助知识层次指的是虽非秘书专业知识但又与秘书专业知知趣关的知识，是一种带有协助性的知识。(1) 传统学科，主要包含文学、美学、法学、新闻学、伦理学方面的知识和心理学知识(2) 新兴学科，主要有管理科学知识、社会社交知识、软科学知识及其余有关学科。3、专业知识层次 事秘书工作所需要的特意业务知识，是一种带有必定方向性的知识，3/9是形成秘书职业

5、特点、与秘书工作目标亲密联系的部分。它由两个部分构成：(1) 业务知识主要指秘书业务知识，这是差别于其余专业的重要标记。大概包括：一般秘书学 ; 分支秘书学( 如行政秘书学、公司秘书学、科技秘书学、涉外秘书学、基层秘书学、高级秘书学 ); 秘书写作学 ; 秘书心理学 ;文书学、档案学、公函写作学等方面的知识 ; 访工作、机要保密、组织协调、办公自动化等方面的知识。(2) 行业知识秘书一定掌握以下必需的行业知识： 认识所属行业知识的整体构成和知识门类 ; 认识所属部门工作的任务和特点 ; 频次许多的知识 ; 懂得行业的管理知识注意： 、此刻比较合理的秘书知识构造，应当拥有以下几个特性：中心性 ;

6、 广阔性 ; 动向性; 层次性。B、成立合理知识构造的方法和门路是：此外，要注意知识的累积，要注意知识的更新，要注意知识的充分。( 二) 秘书的能力构造秘书能力是指秘书人员在实践中达成秘书工作的本事， 也就是说秘书能力只好经过秘书的一系列活动才能显示和发展。1、基础能力 (1) 秘书的察看力4/9一个人所获取的信息有80%90%是经过视觉而来的。秘书的察看力应要点置于领导和社会两个方面。优秀的察看力要求：要有目的性、条理性、敏锐性。(2) 秘书的记忆力优秀的记忆力表现为：记得快、记得准、记得多、记得牢。优秀的记忆方法：编组法、概要法、计算法、形象法等。(3) 秘书的思想力思想力在秘书的基础能力

7、中居中心地位。思想力强的表此刻于：思想要广阔、要深刻、要灵巧、要新奇。(4) 秘书的想象力想象力在秘书工作中特别是创建性的工作中意义十分重要。的想象力，其要求有：要拥有现实性、丰富性、新奇性。秘书要有良好的想象力，第一要丰富大脑的表象和知识贮备，其次要勤于思虑，其余要注意想象的方式：如类比、联想等。2、专业能力(1) 阅读能力秘书阅读能力的一般要求是：要正确、要快速。秘书阅读能力的培育，第一要有较好的知识构造，其次要注意其余能力的发展，最后要有科学的阅读方法。(2) 写作能力即书面表达能力，这是秘书的基本功，是文字秘书的“看家本领”。秘书写作能力，主假如指各样应用文的写作能力。秘书写作能5/9

8、力的一般要求是：要正确、简短、规范。(3) 说话能力即口头表达能力，秘书说话能力的一般要求是：要发音正确，要表达精练，要语气措辞得体。提升说话能力的门路：第一要多说，其次要多想，其余要注意其余方面的涵养和磨炼。(4) 做事能力秘书的基本职能就是做事。秘书一般做事能力的一般要求以下：要熟谙做事之道，要擅长相机行事，要擅长接人待物。3、特别能力指秘书从事一些特意秘书工作所需要的能力，它带有个性特点，是造成秘书能力构造个性差别的重要方面。(1) 协调能力指运用协调原理和方法使各方面保持次序化、科学化的能力。一般要求是：要掌握协调依照， 熟习政策法例， 不搞“任意性” ; 要掌握协调原则，使协调有根有

9、据 ; 要选择协调方法， 针对不一样的状况和对象运用各样不一样的协调方法。(2) 调研能力一般要求是：要有计划 ; 有科学的方法; 有较强的洞察力; 要擅长与被检查者快速交流，获得对方的相信。(3) 操作能力主要包含打字、复印、微缩、拍照、录音、录像、编写、校正、速记、驾驶等。6/9( 三) 秘书的心理素质秘书的心理素质，指秘书在心理过程、心理偏向和心理质量等方面表现出来的稳安心理特点的总和，它影响着秘书的协助行为、人际关系和自我涵养。1、秘书心理素质的构成(1) 秘书的兴趣即认识偏向，常说的喜好。秘书的兴趣应拥有以下几种质量：广泛性、中心性、长久性(2) 秘书的感情与情绪感情是人们对客观事物

10、能否切合其需要而产生的心里体验。感情的质量是：要有道德感 ; 要有理智感; 要有审美感。情绪是感情的基本形式，是人们对客观事物的态度体验。感情比较稳固而长久，情绪简单变化而不稳固。秘书的情绪按性质分为两类：即快乐的情绪; 不快乐的情绪。按发生强度、速度和连续时间分为三类：心境、激情、应激。(3) 秘书的意志优秀的意志是秘书工作获得收效的保证， 是自我涵养不停提升的动力。优秀的意志应当具备的特点：要拥有自觉性、坚决性、坚持性、自制性。 ( 相反的分别是：受示性、独断性 ; 寡断性、果断性; 固执性、摇动性 ; )(4) 秘书的气质7/9气质是指人们比较稳固的心理活动动力特点。 人的所居心理活动和

11、行为都受气质影响，气质拥有稳固性，但人的气质是千差万其余。气质的主要种类有：多血质 ( ) ( ) 液质 ( 寂静型 ) 的人、抑郁质 ( 克制型 ) 的人。注意：上述四种气质既有踊跃的要素，也有悲观的方面，其实不可以决定一个人成就的大小。工作成就的大小主假如由一个人的工作态度和努力程度决定的。在实质工作中，对不一样气质种类的秘书安排工作能够有不一样的考虑。秘书进行气质涵养的门路：自我控制、职业环境影响、存心识地做一些与自己气质相反的工作。(1) 秘书的性格 对现实的态度上和行动的方式上。秘书健全的性格主要包含：要坚毅执著而不执拗 ; 要矫捷灵巧而不莽撞 ; 要爽朗平和而不轻浮 ; 要风趣风趣而不尖刻。健全的性格，有利于搞好人际关系，有益于适应环境，有益于身心健康。2、秘书的心理健康(1) 影响秘书心理健康的要素负担过重 ; 舆论压力; 关系复杂。(2) 秘书心理