新奥集团公文管理制度

1、新奥集团公文管理制度 总则1.1为使集团公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，制定本制度。2集团的公公文（包包括电报报、传真真，下同同），是是集团在在经营管管理过程程中形成的具有有法定效效力和规规范体式式的公务务文书，是是传达贯贯彻集团团经营方方针、策策略、计计划，发发布行政政命令和和规章制制度，请请示和答答复问题题，指导导、布置置和商洽洽工作，报报告情况况，交流流信息的的重要工工具。1.3公文文的处理理是指公公文的办办理、管管理、整整理（立立卷）、归归档等一一系列相相互关联联、衔接接有序的的工作。1.4集团团办公室室及各单单位行政政办公部部门是公公文处理理的管

2、理理机构，主主管本单单位公文文处理工工作,其其中集团团办公室室负有指指导下级级单位公公文处理理工作的的责任。1.5公文文管理部部门在公公文处理理工作中中应坚持持实事求求是、精精简、高高效的原则，做到到准确、及及时、安安全。1.6集团团办公室室、集团团公司各各部门及及各单位位行政办办公部门门，应当当配备专专（兼）职职的文秘秘人员负负责公文文处理工工作。文文秘人员员应当忠忠于职守守，廉洁洁正派，具具备有关关专业知知识。1.7在公公文处理理工作中中，必须须严格执执行保密密制度和和有关保保密规定定，确保保集团秘秘密的安安全。公文种类2.1 命令（令令） 适适用于发发布规章章制度；宣布施施行重大大强制性

3、性行政措措施；嘉嘉奖有关关人员；撤销下下属单位位不适当当的决定定。2.2 决定 适适用于对对重要事事项或者者重大行行动做出出安排。2.3 公告、通通告 “公告”适用于于向集团团内外宣宣布重要要事项。 “通告”适用于于在一定定范围内内公布应应当遵守守或者周周知的事事项。2.4 通知 适用用于批转转下属单单位的公公文，转转发国家家行政机机关和不不相隶属属机关的的公文；发布规规章；传传达要求求下属单单位办理理和有关关单位需需要周知知或者共共同执行行的事项项；任免免和聘用用干部。2.5 通报 适适用于表表彰先进进，批评评错误，传传达重要要精神或或情况。2.6 议案 适适用于提提请国家家代表机机关或一一

4、定组织织的会议议讨论、处处理的建建议。2.7 报告 适适用于向向上级单单位汇报报工作，反反映情况况，提出出意见或或者建议议，答复复上级单单位的询询问。2.8 请示 适适用于向向上级单单位请求求指示、批批准。2.9 批复 适适用于答答复下属属单位的的请示事事项。2.10 函 适适用于不不相隶属属单位之之间相互互商洽工工作、询询问和答答复问题题；请求求批准和和答复审审批事项项等。2.11 会议议纪要 适适用于记记载和传传达会议议情况和和议定事事项。3 公文文格式3.1公文文一般由由发文机机关标识识、发文文字号、秘秘密等级级、紧急急程度、签签发人、标标题、主主送机关关、正文文、附件件、印章章、成文文

5、时间、附附注、主主题词、抄抄送机关关、印发发机关和和印发日日期等部部分组成成。3.2发文文机关应应当写全全称或规规范化简简称；联联合行文文时主办办单位应应当排列列在前。3.3秘密密公文应应当分别别标明“绝密”、“机密”、“秘密”， 其其中“绝密”、“机密”级公文文应当标标明份数数序号。3.4紧急急公文应应当分别别标明“特急”、“急件”。其中中电报应应当分别别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。3.5发文文字号，包包括机关关代字、年年份、序序号。联联合行文文时只标标明主办办机关发发文字号号。3.6上报报的公文文，应当当在首页页注明签签发人、会会签人姓姓名。其其中“请示”应当在在附注处处注

6、明联联系人姓姓名和电电话。3.7公文文标题，应应当准确确简要地地概括公公文的主主要内容容并标明明公文种种类，一一般应当当标明发发文单位位。标题题中除法法规、规规章名称称加书名名号外，一一般不用用标点符符号。3.8主送送机关指指公文的的主要受受理机关关,应当当使用全全称或者者规范化化简称、统统称。3.9公文文如有附附件，应应当在正正文之后后、成文文时间之之前注明明附件顺顺序和名名称。3.10公公文除“会议纪纪要”和以电电报形式式发出的的以外，应应当加盖盖印章。联联合上报报的公文文，由主主办机关关加盖印印章；联联合下发发的公文文，发文文单位都都应当加加盖印章章。3.11成成文时间间，以领领导人签签

7、发的日日期为准准；联合合行文，以以最后签签发单位位领导人人的签发发日期为为准。电电报以发发出日期期为准。3.12公公文应当当标注主主题词。3.13文文字从左左至右横横写、横横排。3.14公公文中各各组成部部分的标标识规则则参见新新奥集团团企业标标准（QQ/XAAG0001-220000）新新奥集团团公文格格式。3.15公公文用纸纸一律采采用国际际标准AA4型（长长2977毫米、宽宽2100毫米）。左左侧装订订。张贴贴的公文文用纸大大小，根根据实际际需要确确定。4 行文文规则4.1集团团行文权权仅限于于集团公公司、行行业控股股公司及及其所属属的各成成员企业业。4.2集团团各单位位在本单单位职权权

8、范围内内，可以以互相行行文，可可以向下下一级单单位行文文。4.3向下下级单位位的重要要行文，应应当同时时抄送上上级主管管部门。4.4各单单位之间间对有关关问题未未经协商商一致，不不得各自自行文。如如擅自行行文，集集团有权权责令纠纠正或撤撤销。4.5同级级单位、同同级单位位各职能能部门、上上级单位位职能部部门与下下一级单单位可以以联合行行文。联联合行文文应当确确有必要要，单位位不宜过过多。4.6各单单位一般般不得越越级请示示。因特特殊情况况必须越越级请示示时，应应当抄送送被越过过的上级级单位。4.7“请请示”应当一一文一事事；一般般只写一一个主送送单位，如如需同时时送其他他单位，应应当用抄抄送形

9、式式，但不不得同时时抄送下下级单位位。除领领导直接接交办的的事项外外，“请示”不得直直接送领领导者个个人。4.8“报报告”中不得得夹带请请示事项项。4.9受双双重领导导的单位位向上级级单位请请示，应应当写明明主送单单位和抄抄送单位位，由主主送单位位负责答答复。上上级单位位向受双双重领导导的下级级单位行行文，必必要时应应当抄送送其另一一上级单单位 。 发文办理5.1集团团公司发发文办理理指以本本单位名名义制发发公文的的过程,包括申申请、审审批、签签发、登登记、打打印、校校对、用用印、分分发等过过程。5.2为简简化办公公程序，以以集团名名义发出出的文件件归为六六类： (11)通知知，发布布目标责责

10、任书，确确认工作作计划、经经营计划划；公布布公司体体制机构构变动或或干部任任免事项项；公布布公司性性的重大大生产、技技术、经经营管理理、职工工工作、生生活福利利等工作作的决定定；发布布有关奖奖惩决定定和通报报；其它它有关全全公司的的重大事事项 (22)集团团级会议议纪要 (33)制度度 (44)党团团工文件件 (55)督委委会文件件 (66)外发发文件，根根据政府府部门的的要求呈呈报的有有关文件件；根据据业务单单位的要要求通报报的有关关文件。5.3本部部门或本本企业职职能范围围内的工工作布署署、业务务事项等等以本部部门、本本企业名名义行文文。5.4 申申请5.4.11各单位位、部门门需要以以集

11、团或或行业公公司名义义行文的的,应事事先提出出申请。申申请时应应将文件件草稿与与经本部部门或企企业主管管领导签签批的发发文批审审单（附附件4）一一并交由由集团办办公室文文秘人员员审核。5.4.22发文文批审单单应详详细填写写文件标标题，发发送范围围、印制制份数、拟拟稿单位位与拟稿稿人等,并签名名、盖章章，标明明日期和和密级。5.4.33文稿须须是打印印稿,要要求做到到以下几几点: (1)情情况属实实，观点点鲜明,条理清清楚,文文字简炼炼,标点点准确,篇幅短短小，不不说废话话、赘话话; (2)人人名、地地点、数数字、引引文准确确。引用用公文应应该先引引标题，后后引发文文字号。日日期应该该写具体体

12、的年、月月、日。 (3)结结构层次次序数，第第一层为为“一”，第二二层为“（一）”，第三三层为“.”，第四四层为“（）”。 (4)必必须使用用国家法法定的计计量单位位。 (5)用用词用字字准确、规规范。文文内使用用简称,一般应应当先用用全称,并注明明简称。5.4.44对涂改改不清、文文字错漏漏严重，内内容不妥妥，格式式不符的的文稿应应退回拟拟稿单位位重新拟拟稿。5.5 审批5.5.11经文秘秘人员审审核后的的文稿，交交送集团团办公室室主任审审批，办办公室主主任从以以下几个个方面对对文稿进进行审核核把关,对文件件的质量量和内容容负责。 (1)是是否需要要行文。 (2)是是否符合合党和国国家的方方

13、针、政政策及有有关法律律、法规规。 (3)涉涉及到其其他部门门的问题题是否协协商一致致。 (4)提提出的要要求和措措施是否否切实可可行。 (5)涉涉及的人人名和文文件是否否确切。 (6)文文字表达达是否准准确。 (7)文文种使用用、文件件格式、发发送范围围是否恰恰当符合合规定。5.5.22集团办办公室主主任在对对上述有有关内容容进行审审核后,签署意意见。对对审核时时修改较较多有碍碍打印和和存档的的文稿，应应由拟稿稿单位重重新打印印，涉及及到两个个部门以以上的部部门文件件还需将将文稿交交由有关关部门会会签。5.6 签签发5.6.11文稿审审核会签签后，由由文书按按批准权权限的规规定分别别呈送集集

14、团公司司有关领领导审定定批准签签发，形形成定稿稿。签发发应遵循循以下原原则： (1)涉涉及全局局性的文文件由总总经理或或总经理理指定的的副总经经理或三三总师签签发。 (2)对对涉及某某一方面面或专业业的文件件由分管管副总经经理或三三总师签签发。 (3)凡凡属涉及及两位以以上副总总经理或或三总师师分管的的事项由由各分管管副总经经理或三三总师共共同签发发。 (4)党党团工、督督委会文文件由直直接领导导负责签签发。5.6.22已经公公司领导导签发的的文稿，即即为定稿稿，不许许擅自改改动，如如需改动动，须请请示原签签发领导导审定。5.7 登登记编号号 登登记编号号是指文文稿经集集团领导导审核签签发后，

15、在在送印之之前，需需要进行行发文登登记，并并编排发发文字号号。集团团文件由由董事长长办公室室负责登登记编号号，行业业控股公公司文件件由其行行政办公公部门负负责登记记编号。文文秘人员员在进行行发文登登记前，要要检查签签发手续续是否完完备，附附件材料料是否齐齐全，格格式是否否统一、规规范等，未未经公司司领导签签发的文文件不得得登记编编号。5.8 打打印 打打印由集集团办公公室打字字员负责责。打印印须以签签发人及及签发时时间的定定稿为依依据。5.9 校对 文文件打印印清样，应应由拟稿稿人校对对，并在在发文文批审单单上签签名。校校对的基基本职责责就是对对原稿负负责，即即“忠实原原稿”。校对对由行文文部

16、门负负责。5.10 印制 校校对修改改好的文文件由打打字员按按统一的的公文格格式及印印数要求求进行印印制。版版面要清清楚、整整洁。对对印制质质量不好好的文件件应重新新印制。5.11 上报或或下发 文文件印制制完毕后后交由董董事长办办公室用用印、分分发，并并做好登登记。用用印须印印迹清晰晰、端正正，位置置正确（骑骑年压月月），不不得出现现印迹模模糊、歪歪斜以及及不正确确用印。各各部门、各各单位自自己行文文的,由由各单位位、各部部门用印印、分发发，并按按照新新奥集团团办公自自动化系系统管理理办法的的有关规规定在“奇迹220000”办公自自动化系系统中发发布。 收文办办理6.1集团团公司收收文是指指

17、送本单单位的公公务性文文件和材材料等。包包括政府府部门、社社会各界界及企业业间的文文件、电电报、信信函、集集团各成成员企业业上报的的各种报报告等。定定期供应应、交换换的公开开性图书书杂志，不不属于收收文范围围。执行行相应的的图书资资料、报报刊杂志志的管理理规定。集集团技术术资料由由技术质质量部负负责日常常管理，最最后统一一归档到到集团办办公室档档案管理理处。6.2收文文办理包包括签收收、登记记、审核核、拟办办、批办办、承办办、催办办等程序序。6.3签收收6.3.11凡来集集团的公公启文件件(含各各成员企企业)，除除注明领领导或职职能部门门亲启的的之外，均均由集团团收发员员登记签签收。6.3.2

18、2签收时时收发员员应点收收信件和和文件包包裹的数数量，并并注意以以下几点点： (1)信信件有无无破损、散散包、被被拆现象象，如发发现应及及时查明明原因、作作出处理理。 (2)清清点收件件总数与与清单上上是否一一致，如如有不符符，可暂暂不签收收，经查查明原因因后再予予签收。 (3)检检查来件件是否是是发给本本单位的的，如有有错误，应应及时退退回。 (4)对对密件开开口和国国外信函函邮票被被撕等，要要经集团团办公室室主任或或有关领领导同意意后方可可签收。6.3.33收发员员与集团团办公室室文秘人人员交接接时要填填好收收文登记记表（附附件）。6.4拆封封6.4.11拆封由由办公室室专人负负责，注注明

19、机密密以上文文件由办办公室主主任拆封封。署名名领导人人亲启的的由文秘秘人员送送达本人人拆启。除除被授权权者外，其其他人员员不得擅擅自拆封封。6.4.22拆封时时要注意意遵循以以下原则则: (1)使使用剪刀刀，不要要用手硬硬撕。 (2)检检查主送送单位、来来件单位位与封皮皮报写是是否相符符。如不不相符时时应把封皮附在在文件后后面备查查。 (3)注注意封皮皮的保存存利用。拆拆封后，应应尽可能能把来件件封皮集集中保存存一段时时间后再再行销毁毁，以备备万一发发生差错错时重新新检查之之用。6.4.33拆封后后对文件件仔细核核对检查查，包括括文题、编编号、数数量等是是否一致致，文件件是否完完整无缺缺，如发

20、发现问题题、应及及时采取取补救措措施。6.4.44凡下属属单位直直接收到到的应由由集团办办理的外外来函、电电及文件件，由各各单位文文秘人员员签收后后转集团团总部办办理。6.5登记记6.5.11文秘人人员对来来文拆封封后要登登记编号号填写收收文登记记表（附附件1），编编号按收收文时间间先后顺顺序采用用流水编编号法。6.5.22登记后后的文件件及时附附上收收文处理理专用单单（附附件），交交集团办办公室主主任签批批拟办意意见。6.5.33由集团团办公室室承办或或归档的的单位领领导亲启启文件，本本人拆封封后也应应交办公公室主任任签批，办办理登记记手续。6.5.44公司外外出人员员带回的的文件及及资料应

21、应及时交交办公室室专人并并办理登登记手续续。6.6阅批批与分转转6.6.11凡正式式文件均均需由集集团办公公室主任任提出拟拟办意见见后，由由文秘人人员分送送承办部部门（单单位）阅阅办；重重要文件件应呈送送集团领领导亲自自阅批后后分送承承办部门门阅办。为为避免文文件积压压误事，一一般应在在当天阅阅签完，最最迟不得得超过两两天，紧紧急文件件即阅即即办。6.6.22一般函函、电、单单据、通通知及文文件资料料，由办办公室文文秘人员员直接分分转处理理。如涉涉及几个个单位、部部门会办办的文件件，应与与主办单单位、部部门联系系后再分分转处理理。6.6.33为加速速文件运运转，文文秘人员员应在当当天或第第二天

22、将将文件送送到有关关领导和和承办部部门，如如关系到到两个以以上业务务部门，应应按批示示次序依依次传阅阅，最迟迟不得超超过两天天（特殊殊情况除除外）。6.7传阅阅6.7.11 文秘人人员在传传阅过程程及传阅阅完毕后后要负责责填好文文件传阅阅单（附附件8）和和传阅阅文件登登记表（附附件9）。6.7.22传阅文文件应严严格遵守守传阅范范围和保保密规定定，不得得将有密密级的文文件带回回家、宿宿舍和公公共场所所，也不不得将文文件转借借他人阅阅看。对对尚未传传达的文文件不得得向外泄泄漏内容容，对机机要文件件如有丢丢失或泄泄密，将将视情况况追究责责任。6.7.33阅读文文件应抓抓紧时间间，当天天阅完后后应在

23、下下班前将将文件交交给办公公室文秘秘人员。阅阅批文件件一般不不得超过过两天，阅阅后应签签名以示示负责，如如有领导导批示、“批办意见”，办公室应负责责成有关部门和人员按文件要求和领导指示办理有关事宜。6.7.44读带有有密级的的文件时时不得抄抄录，不不得任意意取走文文件夹内内任何文文件及附附件，如如确系工工作需要要，应办办理借阅阅手续，以以防丢失失泄密。6.7.55文件阅阅完后，应应送交办办公室文文秘人员员，切忌忌横传。6.8催办办与承办办6.8.11办公室室文秘人人员对文文件负有有催办、检检查和督督促的责责任，以以提高办办文速度度。了解解办理情情况可采采用发函函催办单单、电话话催办、登登门催办

24、办及请承承办部门门来人汇汇报等方方式，发发函催办办要填写写催办办单（附附件）。6.8.22文秘人人员对需需要催办办的文件件应填写写催办办单，并并保留存存根以便便于催办办和查考考。6.8.33承办部部门接到到文件后后要按批批示要求求立即指指定专人人办理，不不得将文文件积压压分散。承承办中，如如接到催催办单，应应将办理理情况和和结果填填写在催催办单上上，并及及时退还还办公室室文秘人人员。6.8.44承办处处理期限限： (1)快快件、电电报、机机密文件件等应随随到随办办，于文文到一日日内处理理完毕为为原则。 (2)一一般文件件由部门门主管领领导斟酌酌经办人人的工作作量、指指定处理理期限。一一般文件件

25、以三日日内处理理完毕为为原则。 (3)来来文定有有答复期期限者，应应尽力于于来文所所定期限限内处理理完毕。7 文件件存档、清清退、借借阅处理理程序7.1 存存档7.1.11各单位位、各部部门要设设专门存存放资料料柜，并并用文件件夹或档档案盒对对文件分分门别类类，妥善善保存。7.1.22文件发发出后，要要将文件件底稿连连同正式式文件单单独保存存，放入入待存档档文件盒盒内。7.1.33余存文文件要放放在余存存文件袋袋内，并并填好余余存文件件登记表表（附附件）附附在一起起。7.2 清清退7.2.11集团办办公室、行行业控股股公司行行政办公公部门负负责按规规定对应应退的集集团公司司级文件件进行收收缴清

26、退退工作。7.2.22清退文文件包括括： （11）绝密密文件； （22）有重重大错误误的文件件； （33）征求求意见稿稿和送审审文件； （44）承办办文件； （55）传阅阅文件； （66）撤销销合并单单位的文文件； （77）需要要收回的的会议文文件； （88）未经经本人审审阅的领领导讲话话材料； （99）离职职人员手手中的文文件； （110）其其它要求求清退的的文件。7.2.33清退采采用“随机”和“定期”两种形形式。对对于传阅阅件，征征求意见见、会签签、送审审件和承承办件、有有重大错错误的文文件等应应随时收收缴清退退，“定期”则根据据实际情情况确定定为月底底一小结结，季末末一中结结，年底底一

27、总结结的原则则。7.2.44清退工工作中发发现文件件丢失，必必须及时时查明原原因和责责任者，并并如实向向上级汇汇报。各各部门、单单位应指指定一位位责任心心强的人人员负责责文件的的收交、保保管、保保密、催催办、检检查等一一系列工工作。7.2.55每年根根据档案案管理制制度有关关规定，将将各类文文件分类类整理，装装订成册册，向档档案管理理部门移移交归档档。7.3 借借阅7.3.11各部门门、成员员企业有有关工作作人员到到集团办办公室、行行业控股股公司行行政办公公部门借借阅文件件，需履履行借阅阅登记手手续，填填写文文件借阅阅登记表表（附附件），机机密重要要文件需需经集团团办公室室主任审审核同意意后方

28、可可借阅。7.3.22外单位位人员借借阅集团团文件应应持有介介绍信，并并注明所所借文件件文号、目目的、借借阅人姓姓名、职职务、时时间等事事项。7.3.33借阅文文件应尽尽量缩短短时间，一一般为就就地阅看看或约定定时限。在在限定时时限内过过期不还还者，应应及时催催退回收收，以免免文件散散失和影影响他人人借阅。7.3.44借阅人人对借阅阅文件要要保密，不不得丢失失、。一一般不得得抄录、翻翻印和复复印，如如确有需需要，需需经有关关领导批批准。7.3.55借阅文文件只限限本人阅阅读，不不得转借借他人。要要按时退退返，严严禁拍照照、抽页页、剪裁裁、勾划划、涂改改等。7.3.66机密类类文件只只限在规规定地点点阅读。7.4 翻翻印7.4.11因工作作需要翻翻(复)印上级级文件，要要认真执执行报告告批准制制度，严严禁乱翻翻乱印，不不得随意意扩大阅阅读和传传达范围围。7.4.22翻(复复)印文文件须经经制发机机关批准准，