某集团档案管理制度汇编

1、目 录TOC o 1-2 h z u HYPERLINK l _Toc236039972 第一编 档档案管理理制度 PAGEREF _Toc236039972 h 1 HYPERLINK l _Toc236039973 第一章总总 则 PAGEREF _Toc236039973 h 1 HYPERLINK l _Toc236039974 第二章领领导体制制、档案案机构及及其职责责 PAGEREF _Toc236039974 h 1 HYPERLINK l _Toc236039975 第三章文文件材料料的归档档 PAGEREF _Toc236039975 h 2 HYPERLINK l _Toc

2、236039976 第四章档档案的整整理 PAGEREF _Toc236039976 h 3 HYPERLINK l _Toc236039977 第五章档档案的保保管 PAGEREF _Toc236039977 h 4 HYPERLINK l _Toc236039978 第六章档档案的鉴鉴定和销销毁 PAGEREF _Toc236039978 h 4 HYPERLINK l _Toc236039979 第七章档档案的利利用和保保密 PAGEREF _Toc236039979 h 5 HYPERLINK l _Toc236039980 第八章附附 则 PAGEREF _Toc236039980

3、h 5 HYPERLINK l _Toc236039981 附件1：总总部档案案工作网网络图 PAGEREF _Toc236039981 h 6 HYPERLINK l _Toc236039982 附件2：归归档章式式样 PAGEREF _Toc236039982 h 6 HYPERLINK l _Toc236039983 附件3：档档案移交交清单 PAGEREF _Toc236039983 h 7 HYPERLINK l _Toc236039984 附件4：及及时归档档文件清清单 PAGEREF _Toc236039984 h 8 HYPERLINK l _Toc236039985 附件5：

4、文文件归档档范围和和保管期期限表 PAGEREF _Toc236039985 h 9 HYPERLINK l _Toc236039986 附件6：文文件归档档范围和和保管期期限表（总总部） PAGEREF _Toc236039986 h 15 HYPERLINK l _Toc236039987 附件7：档档案盒封封面和盒盒脊式样样 PAGEREF _Toc236039987 h 16 HYPERLINK l _Toc236039988 附件8：备备考表式式样 PAGEREF _Toc236039988 h 17 HYPERLINK l _Toc236039989 附件9：归归档文件件目录封封面

5、式样样 PAGEREF _Toc236039989 h 18 HYPERLINK l _Toc236039990 附件10：归档文文件目录录式样 PAGEREF _Toc236039990 h 19 HYPERLINK l _Toc236039991 附件11：档案借借阅登记记表 PAGEREF _Toc236039991 h 20 HYPERLINK l _Toc236039992 附件12：档案销销毁清册册 PAGEREF _Toc236039992 h 21 HYPERLINK l _Toc236039993 附件13：档案销销毁清册册审批表表 PAGEREF _Toc236039993

6、 h 22 HYPERLINK l _Toc236039994 第二编 文文书档案案整理细细则 PAGEREF _Toc236039994 h 23 HYPERLINK l _Toc236039995 一、整理原原则 PAGEREF _Toc236039995 h 23 HYPERLINK l _Toc236039996 二、释义： PAGEREF _Toc236039996 h 23 HYPERLINK l _Toc236039997 三、整理步步骤 PAGEREF _Toc236039997 h 23 HYPERLINK l _Toc236039998 第三编 声声像档案案管理办办法 PA

7、GEREF _Toc236039998 h 27 HYPERLINK l _Toc236039999 一、照片档档案的整整理 PAGEREF _Toc236039999 h 27 HYPERLINK l _Toc236040000 二、光盘档档案的整整理 PAGEREF _Toc236040000 h 28 HYPERLINK l _Toc236040001 附件1：声声像档案案移交清清册目录录 PAGEREF _Toc236040001 h 29 HYPERLINK l _Toc236040002 附件2：照照片档案案卷内目目录 PAGEREF _Toc236040002 h 30 HYPE

8、RLINK l _Toc236040003 附件3：光光盘档案案卷内目目录 PAGEREF _Toc236040003 h 31 HYPERLINK l _Toc236040004 第四编 实物档档案管理理细则 PAGEREF _Toc236040004 h 32 HYPERLINK l _Toc236040005 一、实物档档案的归归档范围围 PAGEREF _Toc236040005 h 32 HYPERLINK l _Toc236040006 二、实物档档案的归归档要求求 PAGEREF _Toc236040006 h 32 HYPERLINK l _Toc236040007 三、实物档

9、档案的整整理 PAGEREF _Toc236040007 h 32 HYPERLINK l _Toc236040008 第五编 人人事档案案管理细细则（仅仅供参考考） PAGEREF _Toc236040008 h 34 HYPERLINK l _Toc236040009 一、人事档档案的归归档范围围 PAGEREF _Toc236040009 h 34 HYPERLINK l _Toc236040010 二、人事档档案的移移交 PAGEREF _Toc236040010 h 34 HYPERLINK l _Toc236040011 三、人事档档案的整整理 PAGEREF _Toc236040

10、011 h 35 HYPERLINK l _Toc236040012 四、人事档档案的查查阅和借借用管理理 PAGEREF _Toc236040012 h 35 HYPERLINK l _Toc236040013 第六编 会会计档案案管理细细则（仅仅供参考考） PAGEREF _Toc236040013 h 37 HYPERLINK l _Toc236040014 一、会计档档案的定定义 PAGEREF _Toc236040014 h 37 HYPERLINK l _Toc236040015 二、会计档档案的整整理（由由会计部部门立卷卷） PAGEREF _Toc236040015 h 37

11、HYPERLINK l _Toc236040016 三、排架顺顺序和存存放顺序序 PAGEREF _Toc236040016 h 38 HYPERLINK l _Toc236040017 四、会计档档案的移移交 PAGEREF _Toc236040017 h 38 HYPERLINK l _Toc236040018 五、会计档档案的借借用、复复印管理理 PAGEREF _Toc236040018 h 38 HYPERLINK l _Toc236040019 六、会计档档案的销销毁 PAGEREF _Toc236040019 h 38 HYPERLINK l _Toc236040020 七、会计

12、档档案保管管期限表表 PAGEREF _Toc236040020 h 40 HYPERLINK l _Toc236040021 附件1：会会计档案案盒 PAGEREF _Toc236040021 h 41第一编 档档案管理理制度总 则第一条 为了加加强总部部的档案案工作，提提高档案案管理水水平，充充分发挥挥档案在在公司运运营、决决策和其其他各项项工作中中的作用用，根据据中华华人民共共和国档档案法的的规定，特特制定本本办法。第二条 总部档档案是指指总部在在各项活活动中直直接形成成并具有有保存备备查的各各种形式式的历史史记录的的总和。第三条 档案工工作是记记录公司司历史，提提供参考考依据，保保护公

13、司司合法权权益的一一项重要要工作。总总部把档档案工作作纳入公公司发展展规划，列列入议事事日程，纳纳入有关关人员职职责范围围，加强强对档案案工作的的领导。第四条 总部档档案实行行集中统统一管理理的原则则，确保保档案的的完整、准准确、系系统和安安全，便便于保管管和开发发利用。第五条 本本办法适适用于总总部的档档案工作作。领导体制、档档案机构构及其职职责第六条 总部设设综合档档案室，归归属于综综合部，既既是总部部档案的的保管中中心，又又是总部部档案工工作的业业务管理理中心，负负责总部部档案工工作的统统筹规划划和组织织协调。第七条 综合档档案室的的职责：（一） 贯彻执执行国家家档案工工作的法法律、法法

14、规和方方针政策策。（二） 建立健健全总部部档案工工作的各各项规章章制度。（三） 对分公公司的档档案工作作进行监监督、指指导和检检查。（四） 对总部部各职能能部门文文件材料料的形成成、积累累和整理理工作进进行指导导。（五） 组织分分公司档档案人员员的培训训。（六） 负责总总部档案案的接收收、整理理、鉴定定、编目目、保管管工作。（七） 开展档档案提供供利用工工作。第八条 总部各各职能部部门设置置兼职档档案员。兼兼职档案案员的职职责：（一） 负责所所属部门门日常文文件的收收发、登登记工作作。（二） 负责所所属部门门日常文文件的收收集和整整理工作作，保证证文件的的完整、准准确、系系统。（三） 按规定定

15、时间向向综合档档案室移移交档案案。（四） 档案的的提供利利用工作作。文件材料的的归档第九条 总部各各职能部部门必须须指定各各部门兼兼职档案案员，负负责日常常文件的的收集、积积累和整整理，并并定期向向综合档档案室移移交。各各高层领领导的文文件由其其秘书负负责收集集、积累累和整理理，并定定期向综综合档案案室移交交。总部部所有员员工必须须将自己己处理完完毕的档档案及时时向本部部门兼职职档案员员移交，任任何人不不得将文文件占为为私有。（一）公司司领导、各各部门领领导及相相关人员员外出参参加完重重要活动动后的会会议纪要要、合同同等文件件要及时时向秘书书或部门门兼职档档案员移移交。（二）各部部门兼职职档案

16、员员要主动动收集部部门的文文件。（三）一项项重大活活动结束束后，由由承办部部门的兼兼职档案案员负责责收集相相关文件件。第十条 归档范范围（一）总裁裁办、综综合部、信信息部、企企业部、安全部、业务部、投资部、内控部、法律部、资金部、财务部及人力部共14个部门的行政类档案。（二）和上上述档案案配套的的各种载载体的档档案（包包括声像像档案、电电子档案案和实物物档案）。（三）财务务部和人力部部形成的的为专业业档案，具具体归档档参见人人事档案案管理细细则(参考)和会会计档案案管理细细则(参考)，暂由由各部门门自行保保管和存存档。（四）其他他相关部部门的归归档范围围详见文文件归档档范围和和保管期期限表。第

17、十一条 归档档时间（一）总部部综合部部、信息部部、业务部部、企业部部、安全部部及投资部部，内控部部，投资部部，法律部部及各高高层领导导的每季季度的档档案于次次季度第第一个月月的100日前向向档案室室移交。（二）牵涉涉及国际际业务部部的合同同、信用用证等在在完成所所签合同同后于半半年一次次向档案案室移交交。（三）总部部的声像像档案（照照片、录录音带、录录像带、光光盘）和和实物档档案（荣荣誉品、纪纪念品等等）在产产生后及及时向综综合档案案室归档档。（四）凡能能电子化化的档案案，电子子文件必必须随其其对应的的文件材材料一起起归档。（五）各部部门的部部分重要要文件需需及时移移交综合合档案室室，具体体见

18、及及时归档档文件清清单。第十二条 归档档文件材材料的质质量要求求（一）归档档的文件件材料要要准确、齐齐全、完完整。（二）归档档的文字字材料应应符合规规范，字字迹工整整，采用用耐久性性强的书书写材料料，如碳碳素墨水水、蓝黑黑墨水，禁禁止使用用易褪色色的书写写材料，如如铅笔、圆圆珠笔、彩彩笔、纯纯蓝墨水水、红色色墨水等等。（三）归档档的文件件材料一一般应为为原件。（四）电子子档案实实行双套套制，纸纸质文件件和配套套的电子子文件一一起归档档，以防防电子文文件的破破坏和损损失，维维护档案案的完整整与安全全。第十三条 归档档文件的的移交手手续（一） 总部各各部门兼兼职档案案员按规规定的时时间向综综合档案

19、案室移交交档案。（二） 移交方方填写移移交清册册目录。（三） 交接双双方根据据移交目目录认真真清点、核核对后，在在移交清清册目录录上签字字确认。移移交清册册一式两两份，交交接双方方各存一一份备查查。档案的整理理第十四条 整理理应遵循循文件材材料的自自然形成成规律，保保持卷内内文件的的有机联联系，区区分不同同的价值值，便于于档案的的保管和和利用。第十五条 档案案整理。总部档案实实行各职职能部门门兼职档档案员初初步整理理，综合合档案室室最终整整理的制制度。初步整理的的步骤：（一）各部部门兼职职档案员员按照不不同部门门不同文文件类别别分类，结结合文文件归档档范围和和保管期期限表中中的分类类要求，准准

20、备若干干档案盒盒，在档档案盒的的盒脊上上用铅笔笔填写“年度”、“机构（问问题）”的内容容。具体体地“年度”栏位填填写文件件的生成成年度，如如“20007”“20008”。“机构（问问题）”填写部部门名称称或简称称及文件件的类别别，部门门和文件件类别之之间用“-”隔开，如如“企管部部-合同同管理”或用规规范化简简称。日常文件处处理完毕毕后，按按照文文件归档档范围和和保管期期限表所所列的归归档范围围，对文文件进行行鉴别和和剔除，将将需要归归档的文文件放入入所属类类别的档档案盒内内，在每每件文件件的右上上角用铅铅笔编制制件号，并并编制归归档文件件目录，从从而实现现档案的的初步整整理。一个季度档档案的

21、初初步整理理完毕移移交后，下下一个季季度的档档案属于于同一类类的接着着上一个季度的的顺序编编号，新新加类别别的从“1”开始编编号。初初步整理理需使档档案按类类分盒装装好，并并有对应应的归档档文件目目录。如如不符合合以上要要求，综综合档案案室有权权退回档档案，要要求各部部门重新新整理。第十六条 综合合档案室室于次年年6月底底完成当当年档案案的最终终整理。档案最终整理方法见文书档案整理细则。档案的保管管第十七条 总部部的档案案装具为为档案柜柜，待形成规规模后，设设立档案案库房。第十八条 存放放档案的的排架方方法为自自上而下下，从左左至右，整整齐排放放，便于于查找。第十九条 保持持档案装装具的清清洁

22、卫生生，做到到防尘、防防火、防防盗、防防光、防防潮、防防虫、防防鼠，保保护档案案安全。保持适当的温度（16-26为宜）和适当的湿度（相对湿度45-60%为宜）。第二十条 档案库库房严禁禁吸烟和和存放易易燃物品品。第二十一条条 档档案工作作人员严严守档案案信息内内容安全全，防止止档案信信息泄密密。档案的鉴定定和销毁毁第二十二条条 鉴鉴定销毁毁的原则则（一） 对对超过保保管期限限的档案案进行鉴鉴定，提提出存毁毁意见。（二） 确确定无保保存价值值的档案案进行销销毁。第二十三条条 档档案的保保管期限限分为二二种，永永久、定定期两种种。定期期一般分分为300年和110年。第二十四条条 分分管档案案工作的

23、的领导、各各部门负负责人和和综合档档案室组组成鉴定定小组。第二十五条条 综综合档案案室列出出超过档档案保管管期限的的档案清清单，按按照档案案类别报报送各相相关所属属部门、及及分管档档案工作作的领导导，由部部门负责责人及分分管档案案工作的的领导对对超过档档案保管管期限的的档案批批示档案案销毁意意见。第二十六条条 经经过鉴定定，对确确定已经经失去保保存价值值需要销销毁的档档案，由由综合档档案室编编制销毁毁清册，经经分管档档案工作作的领导导最终审审批后，进进行销毁毁。第二十七条条 销销毁档案案由档案案管理人人员进行行，各部部门派一一名兼职职档案人人员负责责监销。销销毁完毕毕，销毁毁人和监监销人在在档

24、案销销毁清册册上签字字，档案案销毁清清册作为为永久卷卷保存。第二十八条条 不不在归档档范围之之列的一一般性、临临时性文文件由各各部门自自行保管管，保管管2年后后（具体体时间可可以征询询部门负负责人），由部门总经理或负责人及分管领导审批同意后，可进行销毁。档案的利用用和保密密第二十九条条 总总部内部部人员，因因工作需需要可到到综合档档案室查查阅、借借阅档案案，并填填写档案案借阅登登记表。第三十条 总部部内部人人员如因因工作需需要，需需要借阅阅档案时时，进行行借阅登登记后可可进行借借阅。借借阅限三三日内归归还，需需延续借借阅时，需需办理续续借手续续。第三十一条条 查查阅或借借阅秘密密、机密密档案，

25、需需文件形形成部门门的总经经理签字字同意后后方可查查阅或借借阅。查查阅或借借阅绝密密档案需需经副总总裁或执执行总裁裁签字同同意后方方可查阅阅或借阅阅。第三十二条条 所所借档案案，不得得转借他他人，不不得涂改改、损坏坏、拆散散、剪贴贴，更不不得丢失失、泄密密。如有有其他人人员借阅阅同一档档案，必必须向档档案室登登记后，方方可借阅阅，不得得私自授授受。第三十三条条 档案案的归还还，需当当面核对对点清和和办理归归还手续续。第三十四条条 本公公司人员员调离、离离职前，须须将所借借的档案案如数归归还综合合档案室室，办理理归还手手续。第三十五条条 借借阅公司司绝密、机机密档案案的内部部人员严严格遵守守公司

26、的的保密制制度，在在保管和和复制方方面要严严加防范范和控制制。第三十六条条 公公司对使使用频繁繁和重要要的档案案资料采采用科学学手段，实实现电脑脑网络化化管理，借借阅人员员用完之之后应及及时删除除。附 则第三十七条条 本本标准由由总部综综合部负负责解释释。第三十八条条 本本标准未未尽完善善之处，由由总部综综合档案案室按实实际需要要做出修修订。附件1：总总部档案案工作网网络图企业管理总监企业管理总监综合部综合部项目公司总经理综合档案室项目公司总经理综合档案室总部各职能部门和兼职档案员各项目公司总部各职能部门和兼职档案员各项目公司综合部各职能部门兼职档案员各职能部门兼职档案员附件2：归归档章式式样

27、附件3：档档案移交交清单档案移交清清单部门名称/分公司司名称:序号类名/案卷卷题名所属年度卷数文件数备注合 计:移交人: 接接收人: 日日期:附件4：及及时归档档文件清清单及时归档文文件清单单序 号文 件 内内 容部 门1分公司营业业执照、批批准证书书、组织织机构代代码证企业部2分公司税务务登记证证（国税税、地税税）财务部3分公司验资资报告、审审计报告告财务部4项目股权变变更的协协议、合合同企业部5与政府之合合作合同同、框架架协议，合合资或独独资合同同、章程程企业部、投资部6以上合同变变更或补补充企业部7其他重要文文件制单人： 审批人人：附件5：文文件归档档范围和和保管期期限表文件归档范范围和

28、保保管期限限表一级类目二级类目三级类目四级类目归 档 文文 件保管期限定 期永久10年30年文书管理类类综合部党务党委工作会会议、纪纪要文件件党务决议、办办法、通通知、通通报等文文件党员学习教教育与党党工作中中形成的的文件党委评先创创优文件件材料下属单位关关于党务务工作请请示及报报告 工会工作计计划、总总结、会会议纪录录、决定定、通知知工会管理、文文体活动动等形成成材料工会选举、任任命等文文件企业文化总部期刊和和印刷公司的宣传传画册公司重大新新闻及汇汇编企业活动的的相关文文件（方方案、报报告、批批复）企业重大活活动的相相关文件件行政管理综合部各类类管理制制度综合部年度度工作计计划、总总结、报报

29、告分公司报送送的文件件材料（重重大问题题的专题题报告）总部的正式式通知、函函年会的通知知、与会会名单、议议程、报报告、领领导人讲讲话、大大会发言言讨论通通过的文文件决议议、纪要要行政管理公司营业执执照、批批准证书书、组织织机构代代码证、税税务登记记证、外外汇登记记证、工工商注册册材料公司合同、章章程及补补充公司董事会会的会议议纪要、领领导讲话话公司召开工工作会议议、专题题会议机动车调拨拨、保险险、事故故、转让让等文件件车辆证照XX集团公公司制发发的关于于本公司司领导人人任免、人人员编制制等文件件材料XX集团公公司制发发非本公公司主管管业务但但要贯彻彻执行的的文件房产、土地地所有权权和使用用权的

30、文文件出国考察、参参加国际际会议、接接待来访访等外事事活动形形成的文文件材料料（含签签订协议议、协定定、备忘忘录、考考察报告告、会谈谈记录）档案管理档案管理的的年度计计划和总总结档案移交清清册、归归档文件件目录、销销毁清册册档案工作的的制度、规规定等总务管理总部办公楼楼租赁、合合同协议议及补充充各类请示、报报告及批批复办公设备及及用品、机机动车等等采购审审批手续续，购置置等文件件企业部按分公司分分综 合企业管理制制度年度工作计计划和工工作总结结反映本企业业活动的的报刊（如如简报）综合给政府的请请示及政政府的通通知、批批复、会会议纪要要分公司关于于企业管管理一般般性的文文件的请请示验资报告、审审

31、计报告告、公司司章程、评评估报告告关于分公司司筹备的的请示、批批复分公司营业业执照、批批准证书书、组织织机构代代码证、税税务登记记证、工工商注册册材料等等经营计划与与考核经营目标与与计划明明细表年度经营计计划及预预算经营目标责责任书关于经营计计划与考考核的请请示、批批复、方方案统计经营统计月月报表及及统计分分析法律事务按 项目公司分法律事务的的管理制制度规范范分公司上报报备案的的合同、协协议纠纷事件处处理的相相关文件件合同谈判会会议纪要要对内外法律律函件其他法律文文件业务部按分公司分分国内业务管理制度重要活动的的总结、重重要专题题的调研研材料对外发的各各类函件件关于市场开开发营销销方案、奖奖励

32、方案案的请示示、报告告及批复复年度经营计计划、工工作总结结，中长长期经营营发展方方案业务部按分公司分分国内业务销售合同、采采购合同同分公司上报报的一般般性文件件和总部部批复。客户服务年年度工作作计划、总总结分公司上报报的关于于客户服服务的一一般性文文件计划、总结结、统计计、调研研等方面面的材料料（年度度以上）计划、总结结、统计计、调研研等方面面的材料料（年度度以下）国际业务各类合同、信信用证、开开证审批批表、合合同审批批表(按按每单或或每船)对外发的各各类往来来函件公司各类请请示、批批复文件件年度工作计计划和工工作总结结安全部按项目公司分安全管理制制度工程项目招招投标文文件合同、审批批类文件件

33、会议纪要应急预案安全检查报报告项目协议书书其他类重要要文件信息部各项管理、规规章制度度各类通知、批批复、请请示文件件应急预案年度工作计计划和总总结投资部按分公司分规章制度各类合同、协协议书公司基本情情况介绍绍，所在在省市的的基本开开发部及及地图等等，公司司的财务务报表、资资产损益益表、资资产负债债表、资资产明细细表、房房地产证证市场分析报报告、尽尽职调查查报告公司的验资资报告、审审计报告告公司的组织织情况、人人员情况况分公司的管管理制度度公司的章程程公司的营业业执照、组组织机构构代码证证、土地地使用证证政府各种批批文、通通知、函函公司的通知知、通报报、报告告内控部按分公司 分公司规章制制度等行

34、行政性文文件年度工作计计划和总总结内控审计报报告类文文件各类请示、批批复文件件资金部公司规章制制度各银行综合合授信合合同各单笔借款款合同各类请示、批批复年度工作计计划和总总结人力部公司规章制制度等行行政性文文件人事任免文文件员工录用、辞辞职、转转正等文文件员工考核、职职称评审审工作等等文件材材料职工名册员工调动工工作的行行政、组组织关系系的材料料终端经营管管理事业业部公司各类规规章制度度文件年度工作计计划、总总结、统统计、调调研工作计划、总总结、统统计、调调研（年年度以下下各类请示、批批复、通通知、报报告分公司报送送的文件件材料（重重大问题题的专题题报告）分公司报送送的年度度以上的的计划、总总

35、结、统统计材料料财务部公司各类规规章制度度等文件件各类请示、批批复、通通知年度工作计计划和总总结声像类实物类人力资源类类财务类保管期限详详见会计计档案管管理期限限表备注：1、总部的的正式通通知由档档案室归归档，各各部门无无需归档档总部的的正式通通知，以以免重复复。2、各部门门的文件件由各部部门归档档，各部部门收到到的其他他部门参参考性、告告知性的的文件无无须归档档，以免免重复。3、分公司司上报的的各种周周报由各各部门自自行保管管，保管管355年后报报部门领领导及分分管领导导可进行行销毁。4、临时性性文件无无须归档档。附件6：文文件归档档范围和和保管期期限表（总总部）文件归档范范围和保保管期限限

36、表（总总部）编制说明：1、根据国国家档案案局第88号令规规定结合合公司具具体情况况，制订订文件归归档范围围和保管管期限表表，此表表仅适用用于公司司总部。2、此表用用来确定定文件归归档范围围和保管管期限，并并体现文文件分类类方案。3、保管期期限分为为二种，永永久和定定期。定定期一般般分为330年和和10年年。4、分类大大纲一级类目与与代号二级类目三级类目四级类目文书管理类类（WSS）党政管理类类按分公司分分按部门职能能细分部门行政类类文件声像类（SSX）不设二级类类目实物类（SSW）不设二级类类目人事类（RRS）财会类（CCK）（1）一级级类目共共分5大大类，二二级类目目根据部部门分。二二级类目

37、目有综合合部(ZZH)、信息部部(XXX)、企业部部(QGG)、安全部部(AQQ)、业务部部(GNN)、国国际业务务部(GGJ)、投资部部(TZZ)、内控部部(NSS)、法律部部(FLL)、终终端经营营管理事事业部(ZDD)，人人力部（RRL）、资资产管理理部（ZZG）、财务部（CW）。(也可用拼音简称)（2）三级级类目通通常按照照不同分分公司或或项目分分。不适合按分分公司或或项目分分类的，结结合三级级类目的的问题分分类。综合部、信信息部、资金部部、人力部部、财务部部、终端端连锁管管理事业业部不设设三级及及以下类类目。（3）综合合部的四四级类目目包括党党务、企企业文化化、行政政管理、总总务管理

38、理，企业部包括括综合、经经营计划划与考核核、统计计。业务部的包包括国内内业务和和国际业业务。其他不设四四级类目目。5、在实际际的分类类过程中中，可根根据文件件数量的的多少对对类目进进行组合合。附件7：档档案盒封封面和盒盒脊式样样附件8：备备考表式式样备 考 表盒内文件情情况说明明 注注：情况况说明填填写盒内内文件缺缺损、修修改、补补充、移移出、销销毁等情情况 整理理人： 检查查人： 年 月 日日附件9：归归档文件件目录封封面式样样归档文件目录归档文件目录年 度 机 构 保管期限 附件10：归档文文件目录录式样归档文件目目录件号责任者文号文件题名日期页次盒号备注附件11：档案借借阅登记记表档案借

39、阅登登记表序号借 阅 档档 案借阅部门借阅人领导审批借阅时间归还时间利用方式备 注附件12：档案销销毁清册册档 案 销销 毁 清 册册序 号案 卷卷 或 文 件 题 名名年 代盒号卷号或文号号卷内文件件件数保存期限销毁原因备 注附件13：档案销销毁清册册审批表表档 案 销销 毁 清 册册 审 批 表表该销毁清册册销毁档档案共计计 （卷卷件） 起止年年度：其中 因 请准准予销毁毁。鉴定领导小小组负责责人 （签签字）： 年 月 日日部门负责人人（签字字）： 年年 月 日监销人 （签签字）： 年 月 日日第二编 文文书档案案整理细细则为了实现公公司档案案管理的的系统化化、标准准化，为为公司的的经营发

40、发展提供供有效的的档案利利用，根根据归归档文件件整理规规则（DDA/TT22-20000）结结合公司司特点，特特制定本本细则。一、整理原原则遵循文件材材料的形形成规律律，保持持文件之之间的有有机联系系，区分分文件不不同价值值，便于于保管和和利用。二、释义：文书档案是是指公司司各部门门在企业业管理、投投资发展展、安全全生产管管理、国国际国内内业务管管理、行行政管理理等活动动中形成成的以文文字和纸纸质为主主要信息息记录方方式的有有利用价价值保存存备查的的文件。三、整理步步骤1、装订归档文件以以“件”为整理理单位进进行装订订。正本本与定稿稿为一件件；正文文与附件件为一件件；转发发文与被被转发文文为一

41、件件；原件件与复制制件为一一件；来来文与复复文为一一件；文文件处理理单与文文件为一一件；报报表、名名册、图图册等每每册（本本）为一一件。件内稿本、文文本的排排列。 装订时时，正本本在前，定定稿在后后；正文文在前，附附件在后后；原件件在前，复复制件在在后；转转发文在在前，被被转发文文在后；来文与与复文作作为一件件时，复复文在前前，来文文在后；不同文文字的文文本，中中文版本本在前，其其他文种种版本在在后。有有文件处处理单的的，应放放在文件件的前面面。装订方式和和装订材材料的选选择 装订材材料没有有统一规规定，但但应符合合档案保保护的要要求，对对归档文文件无损损害，不不能影响响档案的的保存寿寿命。一

42、一般采用用缝纫线线在文件件左侧或或左上角角轧边，较较厚文件件可采用用“三孔一一线”的装订订方式。另另外还可可采用不不锈钢订订书钉、不不锈钢夹夹等装订订方式。已已成册不不易拆封封且未使使用易锈锈蚀的金金属物装装订的，无无须另行行装订。装订的要求求 装订文文件要力力求整齐齐、结实实、美观观。一般般说来，采采用左侧侧装订的的，应将将文件左左、下边边对齐，采采用左上上角装订订的，应应将文件件左、上上边对齐齐。2、分类 本细细则采用用“年度机构(问题)保管期期限”的分类类方法。（1）按年年度分类类。以每每年1月月1日至至12月月31日日为一个个自然年年度。一一般以文文件的签签发日期期判定文文件所属属年度

43、。有有针对年年度的文文件材料料（如年年度计划划、总结结、报表表、名册册）等分分入针对对年度。跨跨年度办办理完毕毕的文件件材料分分入办结结年。计计划、总总结、预预决算、统统计报表表、表彰彰先进等等材料内内容所指指年度与与文件形形成年度度不一致致，统一一按其形形成年度度。例：20005年形形成的22005520008年年工作规规划，应应归入220055年度。对对请示与与批复、转转发件与与被转发发件、会会议、案案件等跨跨年度形形成的文文件，统统一在办办结年度度归档。例例：下级级单位220055年122月写的的请示，上上级单位位20006年11月收到到，如将将“请示与与批复为为一件”，则该该请示应应连

44、同办办理过程程中形成成的其他他文件一一起归入入20006年。（2）按机机构（问问题）分分类。将将同一个个机构的的文件作作为一类类。有的的文件不不适合按按机构分分类的，可可以按问问题分为为一类。（3）按保保管期限限分类。将将同一机机构同一一年度同同一项目目的文件件按照永永久、330年、110年。（4）在保保管期限限下，以以问题为为主，兼兼顾其它它特征组组卷。不适合按问问题组卷卷的文件件材料区区别对待待，如周周报、月月报、计计划、总总结、报报告等综综合性文文件材料料按名称称组卷；会议文文件材料料按会议议名称组组卷；统统计报表表、通知知书等按按名称组组卷；内内部刊物物按名称称组卷。分类方案：例：20

45、07年年 各各部门 永永久、330年、110年2008年年 各各部门 永永久、330年、110年2009年年 各各部门 永永久、330年、110年3、排列 归档档文件应应在分类类方案的的最低一一级类目目内，按按事由结结合时间间、重要要程度排排列。4、编号归档文件应应依分类类方案和和排列顺顺序逐件件编号，在在文件首首页上端端空白位位置加盖盖归档章章并填写写相关内内容。归归档章设设置年度度、保管管期限、机机构（问问题）、件件号。（1）年度度。文件件的形成成年度，以以4位阿阿拉伯数数字标注注公元纪纪年，如如20004。（2）机构构（问题题）。作作为分类类方案类类目的机机构（问问题）名名称或规规范化简

46、简称。（3）保管管期限。归归档文件件保管期期限的代代码。永永久（AA），330年（BB），110年（CC）。（4）件号号。文件件的排列列顺序号号。其编编制方法法是：依依据归档档文件的的排列顺顺序，一一个年度度每个机机构每种种保管期期限每个个问题的的归档文文件从“1”开始标标注。5、编制归归档文件件目录归档文件目目录设置置件号、责责任者、文文号、文文件题名名、日期期、页数数、盒号号、备注注等项目目。件号：文件件的排列列顺序号号。（2）责任任者：文文件的发发文机关关或署名名者。填填写责任任者项时时一般应应使用全全称或通通用简称称；联合合发文时时一般应应将所有有责任者者照实抄抄录，责责任者过过多时加

47、加“等”字可适适当省略略，但作作为责任任者之一一的立档档单位必必须抄录录。（3）文号号：文件件的发文文字号。（4）文件件题名：文件标标题。没没有标题题或标题题不能说说明文件件内容的的文件，可可自拟标标题，外外加“ ”号；题题名中反反映发文文机关名名称的，抄抄录题名名时，可可省略发发文机关关名称；正文与与附件，转转发文与与被转发发文，如如果正文文题名反反映出附附件内容容，转发发文题名名指明被被转发题题名的，填填写时仅仅抄录正正文题名名、转发发文题名名；否则则，附件件题名、被被转发文文题名均均要抄录录，并加加“（）”号标识识。（5）日期期：文件件的形成成日期。以以8位阿阿拉伯数数字标注注，格式式为

48、“年-月月-日”，如“20004-110-119”。（6）页数数：每件件归档文文件的页页数。有有字迹和和图表的的页面算算作一页页，空白白页不算算页数。（7）盒号号：同案案卷号。（8）备注注：注释释文件需需要说明明的情况况。 归档档文件目目录及封封面用纸纸采用国国际标准准A4型型。 归档档文件目目录应装装订成册册并编制制封面。封封面设置置年度、保保管期限限、机构构（问题题）项目目。6、装盒归档文件应应按件号号顺序装装入档案案盒，并并填写备备考表、盒盒内文件件目录、档档案盒封封面及盒盒脊项目目。（1）备考考表备考表置于于盒内文文件后，项项目包括括盒内文文件情况况说明、整整理人、整整理日期期、检查查

49、人和检检查日期期。盒内文件情情况说明明：填写写盒内文文件缺损损、修改改、补充充、移出出、销毁毁等情况况。整理人：负负责整理理归档文文件的人人员签名名。整理日期：立卷完完成的日日期。检查人：负负责检查查归档文文件整理理质量的的人员签签名。检查日期：检查的的日期。（2）盒内内文件目目录盒内设文件件目录，是是为了便便于盒内内文件材材料的保保管、利利用和进进出核查查。在项项目设置置、填写写内容和和要求上上与归档档文件目目录完全全一致。（3） 填填写档案案盒封面面。文书书档案的的档案盒盒封面无无需填写写。 （4）填写写盒脊。文文书档案案的盒脊脊设置年年度、保保管期限限、起止止件号、机机构。第三编 声声像

50、档案案管理办办法声像档案是是指公司司在各项项活动中中形成的的有保存存价值的的照片、录录音带、录录像带、光盘盘等特殊殊载体的的历史记记录。公司声像档档案是公公司档案案的重要要组成部部门，实实行集中中统一管管理的原原则。公司声像档档案的归归档范围围1、反映公公司概貌貌的声像像材料。2、公司召开的各类重要会议形成的主要声像材料（包括大会会场、主席台、主要领导讲话等场场面）。3、公司在涉外活动中形成的声像材料。4、公司重要工程建设中形成的主要声像材料（包括现场原貌、开工仪式、重要施工阶段、竣工工仪式等等）。55、 公司其它它重要活活动、重重要事件件或重大大事故形形成的声声像材料料。6、其它它具有保保存

51、价值值的声像像材料。声像档案的的归档要要求（一）声像像档案在在产生后后应及时时向综合合档案室室归档。（二）声像像档案必必须图像像清晰，声声音清楚楚。并由由移交部部门加以以必要的的文字说说明。（三）移交交部门填填写声像像档案移移交清册册目录，一一式两份份，交接接双方各各留一份份备查。声像档案的的整理。声声像档案案按照不不同载体体进行整整理。因因公司主主要的声声像档案案主要为为照片档档案和光光盘档案案，这里里以照片片档案和和光盘档档案的整整理为主主。一、照片档档案的整整理1、照片档档案按照照年度组别的的分类方方法进行行分类。一一组照片片为反映映一次活活动或一一个问题题的若干干张照片片的总和和。一个

52、个年度内内的照片片按照每每组照片片产生的的时间顺顺序排列列。照片片号的格格式为年年度组号张号。一一组照片片为一个个组号，每每组照片片中的每每张照片片按顺序序编号小小流水号号。如“20006-001-003”，即是是20006年度度第一组组的第一一张照片片。2、照片应应放入照照片册保保存。3、照片册册内的每每张照片片应该填填写照片片说明，包包括单张张照片说说明和照照片档案案总说明明。（1）单张张照片说说明包括括照片号号、底片片号、参参见号、时时间、地地点、摄摄影者、事事由。事由应综合合运用事事由、时时间、地地点、人人物、背背景、摄摄影者等等要素，概概括提示示照片影影像所反反映的全全部信息息。（2

53、）照片片档案总总说明：在一册册照片档档案之前前，概括括揭示该该册照片片所反映映的全部部信息。说说明时可可以分组组说明，并并注明每每组照片片的起止止号。4、照片档档案卷内内目录的的编制。每每册照片片档案应应编制册册内照片片目录，置置于每册册档案盒盒首页。二、光盘档档案的整整理1、光盘档档案按照照年度进进行分类类。一个个年度内内的光盘盘按照产产生的时时间顺序序排列。2、光盘应应放入专专门的光光盘档案案盒内保保存。3、光盘档档案盒内内的每张张光盘应应该填写写光盘说说明，包包括单张张光盘说说明和光光盘档案案总说明明。（1）单张张光盘说说明包括括全宗号号、目录录号、分分类号、卷卷号、代代号、光光盘名称称

54、、刻录录人、刻刻录日期期。全宗宗号、目目录号无无需填写写。分类类号填写写光盘的的年度，如如“20005”。卷号号填写一一个年度度内的光光盘顺序序号。光光盘名称称即光盘盘内容的的简要描描述。（2）光盘盘档案总总说明：在一卷卷光盘档档案之前前，概括括揭示该该册光盘盘所反映映的全部部信息。4、光盘档档案卷内内目录的的编制。每每卷光盘盘档案应应编制卷卷内目录录，置于于每卷光光盘档案案盒内首首页。声像档案按按照不同同载体编编目、排排列。声像档案一一般不外外借。如如有特殊殊需要，需需要外借借，须经经部门总总经理或或负责人人及行政部总经经理批准准同意后后，方可可借出。附件1：声声像档案案移交清清册目录录声像

55、档案移移交清册册目录序号照片/光盘盘档案题题名张数/盘数数拍摄/刻录录时间文字说明移交人： 接收收人： 日日期：附件2：照照片档案案卷内目目录照片档案卷卷内目录录照片号照片题名拍摄时间照片所在页号底片所在卷卷号/页号/底片 号备注附件3：光光盘档案案卷内目目录序号光盘名称刻录日期刻录人密级备注光盘档案卷卷内目录录第四编 实物档档案管理理细则一、实物档档案的归归档范围围凡是本单位位在行使使职能活活动时，形形成、获获得或者者收集的的，对具具有长远远保存利利用价值值的实物物均属实实物档案案归档范范围，实实物档案案归档范范围如下下：1、本单位位获得的的各种荣荣誉证书书、奖状状、锦旗旗、奖怀怀、牌匾匾等

56、。2、本单位位举办或或承办重重大活动动形成的的有保存存价值的的凭证性性实物，包包括活动动标志、证证件、证证书、奖奖章、纪纪念品、首首日封、纪纪念邮票票、组织织机构印印章、赠赠送的礼礼品等。3、本单位位外事活活动中获获赠的纪纪念品、礼礼品。4、其它有有重要保保存利用用价值的的实物。二、实物档档案的归归档要求求1、实物档档案应在在形成或或获得实实物一个个月内向向本单位位档案部部门移交交，任何何单位、部部门或个个人不得得将实物物损坏或或转送他他人。2、归档实实物没有有明确标标明主题题和时间间的，移移交单位位或个人人应在移移交时对对实物的的主题和和时间进进行说明明。3、归档的的实物档档案应保保持整洁洁

57、、无破破损。三、实物档档案的整整理（一）分类类实物档案原原则上按按实物形形状分类类，实物物形状具具体分为为平面实实物、立立体实物物等类别别，由于于每年形形成的实实物档案案内容单单一，主主要是一一些荣誉誉实物档档案，所所以可以以不分类类，打破破载体形形式界限限，直接接按归档档时间顺顺序统一一编号。（二）编号号依照实物形形成的时时间先后后顺序排排列，从从1开始始编制流流水号，实实物档案案应以“件”为单位位，按一一件一号号的原则则进行编编号，并并在实物物上粘贴贴标签，平平面实物物粘贴在在实物反反面的右右下方，立立体实物物将标签签粘贴在在实物底底部。归档章项目目包括：全宗号号、目录录号、年年度、案案卷

58、号。全宗号：同同级档案案馆给立立档单位位编制的的代号。可可以不编编。目录号：可可以不编编。 年度：实物物形成的的时间，注注明到年年份。案卷号：每每件实物物档案的的流水编编号。归档章项目目应用阿阿拉伯数数字填写写，书写写材料应应符合档档案管理理要求。（三）编目目实物档案应应按分类类编号要要求，将将目录录录入计算算机，编编制实物物档案案案卷目录录，案卷卷目录的的格式用用文书档档案案卷卷目录格格式，题题名注意意要注明明标准内内容外，应注明载体。（四）保管管实物档案从从某种程程度上体体现着一一个企业业的发展展史和光光荣史，有有着不可可替代的的地位和和作用。许许多实物物都具有有较强的的代表性性、可参参考

59、性，所所以它的的保存又又不能象象文书档档案、科科技档案案那样简简单地放放在档案案柜中，而而是要采采取相对对开放式式的保管管方式。如如：整齐齐地陈列列于荣誉誉室，使使各阶段段、各项项工作中中取得的的成绩得得展示，对对本单位位的工作作人员是是一种鼓鼓舞和激激励，能能发挥其其他档案案不可替替代的作作用。当当然，并并不是所所有的实实物档案案都要陈陈列出来来，对于于那些未未被列入入陈列柜柜中的实实物档案案，并不不意味着着将其打打入冷宫宫，对其其置之不不理，而而是要妥妥善放置置于档案案柜中，以以被利用用。具体体保管要要求有六六点：1、实物档档案一般般应专柜柜保管，对对贵重的的实物档档案，要要采取相相应措施

60、施确保安安全，移移出档案案室必须须要履行行签字手手续。2、对实物物档案应应定期清清点，做做到帐物物一致，发发现问题题及时查查对清楚楚。3、实物档档案应保保持整洁洁，定期期除尘，避避免褪色色，确保保实物档档案完好好无损。4、存放锦锦旗、证证书等易易虫蛀的的橱柜，要要投放防防虫剂。5、奖状可可卷成筒筒状保管管，锦旗旗也可卷卷成保管管或折叠叠后放入入档案盒盒保管。奖奖杯存入入要避免免又叠压压、挤碰碰。（五）利用用1、利用实实物档案案必须严严格履行行登记手手续。2、利用实实物档案案原则上上只能使使用实物物照片，如如确需使使用实物物档案原原件，须须写明利利用目的的，经本本单位分分管领导导批准后后才能利利