文书档案管理制度

1、PAGE 第二十三章 文书档案管理制度在很多企业尤其是中小公司看来会议文书档案的管理制度可有可无影响不大其实不然即使一个再小的公司如果对这些看似琐碎的方方面面失于管理就会使公司的运作陷入一种无序的状态长此以往公司的管理势必陷入混乱因此要想避免这种后果必须掌握以下几个方面一.文印室室管理规规定第一条 为为了加强强公司的的文件管管理特制制定本规规定第二条 公公司的文文件有打打印必要要时方予予打印内内部传递递的简单单请示报报告或其其他不需需打印的的文件一一般不予予打印第三条 公公司发文文需由起起草人定定稿抄正正经有批批准发文文权的领领导签字字同意后后方准打打印一般般文件的的打印复复印传真真须经所所在

2、部门门负责人人签字同同意后才才予办理理部门经经理不在在时可经经总裁办办公室主主任同意意后办理理第四条 私私人资料料不得在在公司打打印复印印或用公公司传真真机传送送以免影影响公司司的正常常工作第五条 文文印室工工作人员员应认真真做好本本职工作作按时完完成任务务对收到到的文件件资料应应及时给给有关部部门人员员送发或或及时通通知有关关人员到到文印室室取回不不得延误误第六条 文文印室人人员应树树立严格格的保密密观念不不得随意意将打印印复印或或传真资资料中有有关商业业秘密或或公司管管理中须须保密的的事项透透露给他他人不得得载留任任何文件件第七条 文文印室对对送来打打印复印印传真的的文件资资料应做做好登记

3、记并在月月终作统统计核算算属业务务部门的的由各部部门承担担费用属属行政管管理部门门的统一一列行政政开支第八条文印印室工作作人员初初次违反反上述规规定的给给予批评评或处元元以下罚罚款屡教教不改或或给公司司造成不不良的社社会影响响或较大大经济损损失处元元以上罚罚款直至至辞退第九条 本本规定自自年月日日起执行行表23-11行文表表发文号保密区分绝对机密另文呈受文者副本份数附件发文号数极机密函机密令密事由缮校员发文日期普通传递法限时送特快送快件核办人核稿人承办人普通保存年二.文件收收发规定定第一条 公公司的文文件由办办公室负负责起草草和审核核公司总总经理签签发公司司本部各各部门的的文件由由各部门门负责

4、起起草办公公室审核核总经理理签发第二条 文文件签发发后送办办公室统统一安排排打字打打印后送送回起草草部门校校对校对对无误方方能复印印盖章第三条 文文件和原原稿由办办公室分分类归档档保存备备查第四条 属属于秘密密的文件件核稿人人应该注注明秘密密字样并并确定报报送范围围秘密文文件按保保密规定定由专人人印制报报送第五条 文文件统一一由办公公室负责责发送送送件人应应将文件件内容报报送日期期部门接接件人等等事项登登记清楚楚并向文文件签发发人报告告报送结结果秘密密文件由由专人按按核定的的范围报报送第六条 外外来的文文件由办办公室专专人负责责签收并并分类登登记由办办公室主主任提出出处理意意见后签签收人应应于

5、接件件当日即即按文件件的要求求报送给给有关部部门不得得积压迟迟误属急急件的应应在接件件后即时时报送第七条 传传阅文件件由办公公室专人人负责收收回对领领导指示示的文件件办公室室应及时时组织传传达和落落实表23-22往来信信函记录录表客户或单位位:类别日期来去函内容处理人回函日期回函内容去来三.公司报报刊邮件件函电收收发制度度第一条 全全公司公公私报刊刊外来邮邮件外发发公启函函电等由由公司收收发室负负责收发发第二条 外外发函电电要求各部门因公公需外发发函电经经办人员员应于每每天下午午点以前前将函件件电报底底稿送到到收发室室另填写写挂号平平信电报报外发登登记表每天下午点点以前公公司收发发室应将将当日

6、外外发函电电清点累累计送交交邮局寄寄发表2333信函寄寄发记录录表业务类公共关关系采购类总务类类 发函日期发函单位文别内容寄发单位回函日期回函内容第三条 外外来邮件件管理外来邮件一一律公司司收发室室签收分分发凡挂号纸包包包裹单单货运单单等由收收发室通通知收件件人到收收发室当当面签收收一般公启函函电和公公司内职职工私人人信件由由收发室室开具清清单分放放到各单单位信报报箱内私人不明平平信一律律放到信信架信袋袋内由个个人自取取不论公私邮邮件收发发室应随随到随清清及时分分发不得得丢失损损坏搁置置延误对对国外来来函应检检查封口口邮戳如如发现被被拆封或或邮票被被撕应拒拒绝签收收并向邮邮局反映映查明原原由凡

7、挂号信汇汇款单包包裹单货货运单等等的收件件人在收收发室通通知发出出后应随随即到收收发室领领取邮单单并及时时去邮局局取款取取件超期期罚款收收发室概概不负责责第四条 报报刊订购购与收发发1、报刊订订购订购时间：上半年年下半年（2）订购购手续：不论单单位和个个人均需需先到收收发室查查阅报刊刊目录再再将需要要订购的的报刊代代号名称称出版日日期单价价订购份份数期数数填写清清楚交收收发员核核对算价价确认无无误后当当面缴款款开票公公费订购购报刊由由收发员员持订单单到财务务部门办办理付款款托收手手续归口口管理报报刊公费费订购的的单位除除按上述述要求填填写预订订单外还还须填写写报刊分分发清单单详细写写明各种种报

8、刊分分发到哪哪些单位位或个人人2、报刊收收发收发员每天天对邮局局送来的的报刊应应对照邮邮局分送送清单分分类清点点发现有有差错应应及时登登记并要要求补缺缺退任收发员收到到邮局送送来的报报刊后应应及时分分发不得得耽搁延延误收发发员清点点分发报报刊时间间为小时时任何人人不得进进入收发发室四.公司文文件管理理规定（一）总则则第一条为为减少发发文数量量提高办办文速度度和发文文质量充充分发挥挥文件在在各项工工作中的的指导作作用特制制订本制制度第二条文文件管理理内容主主要包括括上级函函电来文文同级函函电来文本厂上报报下发的的各种文文件资料料第三条按按照党政政分工的的原则全全厂各类类文件分分别由党党委办公公室

9、和厂厂部办以以下简称称两办归归口管理理表2344送发公公文登记记簿日期文号收文单位文别事由附件附本回涵内容表23-66表格档档案处理理工作一一览表部门表格档案名称联数负责职别表格性质完成期限审核职别审核日期日报月报记录其他（二）收文文的管理理第四条 公公文的签签收凡来厂公启启文件除除厂领导导订启的的外均由由厂收发发员登记记签收由由上级或或邮电局局机要通通讯员直直送机要要室的机机要文件件除外后后分别交交两办机机要秘书书拆封在在签收和和拆封时时收发员员和机要要秘书均均需注意意检查封封口和邮邮戳对开开口和邮邮票撕毁毁函件应应查明原原因对密密件开口口和国外外信函邮邮票被撕撕应拒绝绝签收对上级机要要部门

10、发发来的文文件要进进行信封封文件文文号机要要编号的的四对口口核定如如果其中中一项不不对口应应立即报报告上级级机要部部门并登登记差错错文件的的文号第五条 公公文的编编号保管管两办机要秘秘书对上上级来文文拆封后后应及时时附上文文件处理理传阅单单并分类类登记编编号保管管须由工工厂承办办或归档档的厂领领导亲启启文件厂厂领导启启封后也也应分别别交两办办办理正正常手续续本厂外出人人员开会会带回的的文件及及资料应应及时分分别送交交两办机机要秘书书进行登登记编号号保管不不得个人人保存第六条 公公文的阅阅批与分分转凡正式文件件均需分分别由两两办主任任或副主主任根据据文件内内容和性性质阅签签后由机机要秘书书分送承

11、承办部门门阅办重重要文件件应呈送送厂领导导或分管管领导亲亲自阅批批后分送送承办部部门阅办办为避免免文件积积压误事事一般应应在当天天阅签完完紧急文文件要月月即办一般函电单单据等分分别由两两办机要要秘书直直接分转转处理如如涉及几几个单位位会办的的文件应应同主办办单位联联系后再再分转处处理为加速文件件运转机机要秘书书应在当当天或第第二天将将文件送送到厂领领导和承承办部门门如关系系到两个个以上业业务部门门应按批批示次序序依次传传阅最迟迟不得超超过天特特殊情况况例外第七条 文文件的传传阅与催催办传阅文件应应严格遵遵守传阅阅范围和和保密规规定不得得将有密密级的文文件带回回家宿舍舍或公共共场所也也不得将将文

12、件转转借其他他人阅看看对尚未未传达的的文件不不得向外外泄露内内容阅读文件应应抓紧时时间当天天阅完后后应在下下班前将将文件交交机要室室阅批文文件一般般不得超超过天阅阅后应签签名以示示负责如如有领导导批示拟拟办意见见两办应应责成有有关部门门和人员员按文件件所提要要求和领领导批示示办理有有关事宜宜阅文时不得得抄录全全文不得得任意取取走文件件夹内任任何文件件及附件件如确系系工作需需要要办办理借阅阅手续以以防止丢丢失泄密密文件阅完后后应送交交两办机机要秘书书切忌横横传两办机要秘秘书对文文件负有有催办检检查督促促的责任任承办部部门接到到文件函函电应立立即指定定专人办办理不得得将文件件压放分分散如需需备查应

13、应按照有有关保密密规定并并征得两两办同意意后予以以复印或或摘抄原原件应及及时归档档周转按照阅文范范围离退退休干部部一般由由有关部部门定期期组织学学习有关关文件或或由两办办机要室室通知到到机要室室阅文（三）发文文的管理理第八条 发发文的规规定全厂上报下下发正式式文件的的权力集集中于厂厂部各群群众团体体和部门门一律不不得自行行向上向向下发送送正式文文件各群众团体体部门需需要向上上反映汇汇报重要要情况或或向下安安排布置置重要工工作要求求发文应应向厂部部提出发发文申请请并将文文件底稿稿交厂办办审核厂厂部同意意发文则则由厂办办按机构构设置与与业务分分工统一一归口以以厂字发发文对全厂影响响较大涉涉及两个个

14、以上厂厂领导分分管范围围的文件件须由厂厂长批准准签发其其余文件件均由分分管厂领领导批准准签发第九条 发发文的范范围凡是以厂部部名义发发出的文文件通告告决定决决议请示示报告编编写的会会议纪要要和会议议简报均均属发文文范围厂部下发文文件主要要用于公布全厂规规章制度度转发上级文文件或根根据上级级文件精精神制订订的工厂厂文件公布工厂体体制机构构变动或或干部任任免事项项公布全厂性性的重大大生产技技术经营营管理政政治工作作生活福福利等工工作的决决定发布有关奖奖惩决定定和通报报其他有关全全厂的重重大事项项上行文外发发文主要要用于对上级机关关呈报工工作计划划请示报报告处理理决定同兄弟单位位联系有有关工厂厂重大

15、生生产技术术人事劳劳资物资资供应科科研基建建经营管管理等事事宜在工厂日常常生产技技术经营营管理中中有关图图纸技术术文件工工艺修改改审批工工作安排排部署传传达上级级指示等等事项应应按有关关制度办办理经分分管厂领领导批准准后由主主管业务务科室书书面或口口头通知知执行一一般不用用厂部文文件发布布凡各业务科科室如开开专题会会议所作作的决定定一般都都不应发发文不备备查考可可以科室室名义用用工作简简讯发会会议纪要要各业务科室室与外单单位发生生的一般般业务联联系可用用各科室室的名义义对外发发函应各各自编号号备查不不用厂部部名义发发文（四）发文文程序与与要求第十条 发发文程序序规定各单位需要要发文应应事先向向

16、厂部提提出申请请厂部同意发发文时主主办单位位应以国国家法令令上级指指示或工工作实际际需要草草拟文件件初稿表23-66表格管管理登记记表申请单位申请年月日日表格名称表格编号表格用途备考草拟文稿必必须从全全厂角度度出发做做到情况况确实观观点鲜明明条理清清楚层次次分明文文字简练练标点符符号正确确书写工工整严禁禁使用铅铅笔圆珠珠笔红墨墨水和彩彩笔书写写文稿拟就后后拟稿人人应填附附发文稿稿纸首页页详细写写明文件件标题发发送范围围印刷份份数拟稿稿单位与与拟稿人人并签名名盖章标标定日期期和密级级厂办应根据据厂部的的要求和和上级有有关指示示精神有有关文件件规定对对文稿进进行审查查和修改改对涂改改不清文文字错漏

17、漏严重内内容不妥妥格式不不符的文文稿应退退回拟稿稿单位重重新拟稿稿经厂办审查查修改后后的文稿稿送部门门主管领领导核稿稿对文稿稿内容质质量负责责对审核时修修改较多多有碍打打印和存存档的文文稿应由由拟稿部部门重新新誊写清清楚需经会签的的文稿应应在交付付打印前前送会签签部门会会签文稿稿审核会会签后按按批准权权限的规规定呈送送厂部领领导审定定批准签签发经领导批准准签发后后的文稿稿交厂办办机要秘秘书统一一编号送送打字室室打印文件打印清清样应由由拟稿人人校对校校对人员员应在发发文稿上上签名文件打字后后由厂办办派专人人按数印印刷再由由两办机机要秘书书分发并并检查落落实情况况对印刷刷质量不不好的文文件机要要秘

18、书应应拒绝盖盖印分发发（五）文件件的借阅阅和清退退第十一条 各部门门有关工工作人员员因工作作需要借借阅一般般文件需需经本部部门负责责人签写写便条对对有密级级的文件件须两办办主任同同意后方方可借阅阅第十二条 借阅文文件应严严格履行行借阅登登记手续续就地阅阅看按时时归还任任何人不不得将文文件带走走或全文文抄录不不允许拆拆卷和在在文件上上勾画等等第十三条 两办机机要秘书书对承办办的公文文应抓紧紧催办应应定期对对事情已已经办妥妥的本厂厂文件和和上级要要求限期期清退的的文件进进行收缴缴清退工工作一般般为月底底一小清清季末一一中清年年终一总总清如发发现文件件丢失必必须及时时查明原原因和责责任者并并如实向向

19、领导报报告第十四条 各部门门应指定定一位责责任心强强的同志志负责文文件收交交保管保保密催办检查查工作（六）文件件的立卷卷与归档档第十五条 文件的的归档范范围1、凡下列列文件统统一分别别由两办办负责归归档上级机关来来文包括括上级对对工厂报报告申请请的批复复厂部发出的的报告指指示决定定决议通通报纪要要重要通通知工作作总结领领导发言言和生产产经营工工作的各各类计划划统计季季度年度度报表等等厂长办公室室厂务会会工厂管管理委员员会中层层干部会会以及各各种专业业例会记记录厂一级组织织召开的的代表大大会所形形成的报报告总结结决议发发言简报报会议记记录等有保存价值值的人民民来信来来访记录录及处理理结果参加上级

20、召召开的各各种会议议带回的的文件资资料及本本厂在会会上汇报报发言材材料等上级机关领领导同志志来厂检检查视察察工作的的报告指指示记录录以及本本厂向上上级进行行汇报的的提纲和和材料反映本厂生生产经营营活动先先进人物物事迹及及厂领导导工作等等的音像像摄制品品工厂日志和和大事记记工厂向上级级请示批批复的文文件及上上报的有有关材料料2、业务科科室各群群众团体体日常工工作中形形成的活活动资料料由各业业务科室室群众团团体负责责立卷归归档第十六条 立卷要要求文件立卷应应按照内内容名称称作者时时间顺序序分门别别类地进进行整理理归档立卷时要求求把文件件的批复复正本底底稿主件件附件收收集齐全全保持文文件材料料的完整

21、整性要坚持平时时立卷与与年终立立卷归档档相结合合的原则则重要工工作重要要会议形形成的文文件材料料要及时时立卷归归档上年度形成成的文件件材料要要求在下下年度月月份以前前整理完完月份正正式向档档案馆室室移交清清单一式式两份接接交单位位各留存存一份备备查（七）文件件的销毁毁第十七条 对于多多余重复复过时和和无保存存价值的的文件厂厂办机要要室应定定期清理理造册并并按上级级有关规规定办理理申请销销毁手续续第十八条 经审核核同意销销毁的文文件应派派专车分分别由厂厂办机要要秘书和和正副主主任护送送到上级级机关指指定的纸纸厂监视视销毁五.公司文文书管理理制度(一)总则则第一条 为为确保文文书事务务正常顺顺利进

22、行行促进与与提高组组织管理理工作的的效率特特制定本本制度第二条 所所谓文书书是指业业务工作作上往来来公文报报告会议议决议规规定合同同书专利利许可证证书电报报各种账账簿图表表参考书书等一切切业务用用书与公公文第三条 全全部文书书归公司司所有并并收藏任任何个人人不得私私自占有有第四条 必必须严格格保守文文书的机机密第五条 文文书按下下列要点点处置或或办理凡重要事宜宜的指示示请示汇汇报报告告传达答答复等等等一律以以文书的的形式进进行所有有文书的的处置都都必须以以准确与与迅速为为原则必必须明确确责任即使在紧急急状况下下以口头头或电话话形式处处置的事事项事后后也必须须以文书书形式记录下下来第六条 文文书

23、的管管理原则则规定如如下:文书的收发发领取与与寄送原原则上由由总公司司总务部部负责分公司或分分支机构构的文书书管理另另有文书书管理细细则做出出规定(二)文书书的收发发第七条到达达文书全全部由文文书主管管部门接接收并按按下列要要点处置置一般文书予予以启封封分送各各部门私人文书不不必开启启直接送送收信人人分送各部门门的文书书若有差差错必须须立即退退回总务务部(三)文书书的处理理第八条 文文书按机机密程度度可分为为以下几几类:绝密指极为为重要并并且不得得向无关关人员泄泄漏内容容的文书书秘密指次重重要并且且所涉及及内容不不能向公公司内外外无关人人员透露露的文书书表表格登记记单图表名称联数填制单位移送单

24、位功能内容性质印制日期数量表格编号每月用量产品经理室自存生管部产品说明产品说明规格订定各产品工程分析表工程分析工程标准品检标准品检组品检标准品检标准领退料单领料人自存会计生管领料凭证领退料名称数量凭证原物料库存卡仓库物料管理原物料耗用状况账卡耗用月报表自存会计生管对账控制原物料耗用状况月报库存月报表原物料库存记录制造通知单生管自存业务生产部派工用制造说明原物料说明明发工用生产进度表生产进度生产状况表自存程序控制用用细步进度产量控制工作表完工报告单单自存经理室计算成本原物料工时品质记录录每批报告品检日报表品管自存生管品检状况各批品检状况日报品检记录表自存工作表3、机密：指不宜宜向公司司以外人人员

25、透露露内容的的文书普通：指非非机密文文书如果果附有其其他调查查问卷之之类的重重要东西西则另当当别论传阅：指在在本公司司内部传传阅或传传达的文文书第九条 普普通文书书的处理理原则如如下由部门经理理以上级级别的主主管负责责对文书书进行审审阅回答答批办以以及其他他必要的的处理或或者由其其指定下下属对文文书进行行具体处处理如果遇到重重要或异异常事项项必须及及时与上上一级主主管取得得联系按按上级指指示办理理各种有关联联的事项项必须与与各部门门商议后后方能予予以处置置第十条 机机密文书书的处理理原则如如下机密文书原原则上由由责任者者或当事事者自行行处理指名或亲启启文书原原则上应应在封面面上注明明文书所所涉

26、及事事项的要要点和发发文者姓姓名并由由发文者者封缄到达的指名名或亲启启文书原原则上由由信封上上所指名名的人开开启其他他人不得得擅自启启封如果果某主管管在职务务上有权权替代来来件所指指名者不不受本条条规定的的约束第十一条 文书的的阅览原原则如下下某文书被阅阅览后阅阅览者必必须签字字表示已已经阅览览完毕如如有必要要可在文文书的空空白处填填写阅览览后的意意见并转转给或交交还文书书的主管管有必要在各各部门传传阅的文文书必须须附上传传阅登记记簿按传传阅登记记簿规定定栏目填填写并最最终交还还文书主主管第十二条 与各部部门有关关的文书书在处理理意见上上如果存存在分歧歧则由文文书的主主管部门门出面进进行协商商

27、如果不不能协商商一致上上报或请请示上级级领导由由上级裁裁决(四)请示示审批第十三条 请示审审批是公公司经营营的一项项重要程程序凡公公司经营营重要事事项都必必须经请请示获得得董事会会总裁和和常务董董事审查查裁决和和公文批批复之后后方能实实行第十四条 须请示示审批事事项如下下职务及重要要人事安安排各种制度性性规定的的变更重要契约的的缔结解解除与变变更诉讼行为与政府机构构有关的的各种重重要的请请示回执执申请等等等土地建筑物物以及事事务所权权利的购购买与转转让大额馈赠谢谢礼以及及宣传广广告费用用的开支支分支机构的的增减与与升降预算与决算算事宜借款与贷款款以及借借贷银行行的开设设与变更更重要或高额额物品

28、的的采购不不急用或或不需要要物品的的转让或或廉价出出售定期或不定定期刊物物发刊修修改与废废除以及及费用开开支的修修订有关公司经经营的重重要计划划与企划划其他上述未未涉及的的重要事事项第十五条 请示审审批者为为分公司司经理以以及以此此为标准准确定的的主管第十六条 对请示示审批的的提案文文书必须须进行仔仔细斟酌酌以便能能顺利实实施第十七条 请示审审批的事事项必须须以提案案文书的的方式经经主管呈呈交总部部如果事事情紧急急允许直直接以非非文书形形式请示示但事后后必须尽尽快撰写写请示提提案文书书上报第十八条 请示提提案文书书的内容容包括标标题正文文理由说说明和附附录提案案文书应应一式多多份分送送有关部部

29、门如业业务部门门出版部部门总务务部门和和财务部部门等等等第十九条 请示提提案文书书必须编编号注明明起草者者或请示示者所属属分支机机构及部部门并签签名盖章章第二十条 请示审审批内容容一旦被被上级认认可并做做出决定定则以请请示提案案书副本本替代批批复返回回并请示示部门予予以执行行第二十一条条 请示提提案原本本由总务务部保管管(五)文书书的制作作第二十二条条 文书制制度要领领如下文书必须简简明扼要要一事一一议语言言措辞力力求准确确规范起草文书的的理由包包括起因因以及中中间交涉涉过程加加以证明明必须做做出交代代必要时时附上相相关资料料与文件件必须明确起起草文书书的责任任者并署署上请示示审批提提案者姓姓

30、名对请请示提案案文书进进行修改改时修改改者必须须认真审审阅原件件修改后后必须署署名第二十三条条 文书的的起草必必须征得得主管同同意并且且在主管管有了明明确的决决定之后后进行文文书起草草只是一一个文书书化的过过程与结结果文书书的草案案必须予予以保存存第二十四条条 重要文文书必须须经过公公证并且且在正式式文书形形成前掌掌握并附附上具有有价值的的证据或或证明文文件第二十五条条 文书的的署名按按下列规规定进行行公司内文书书如果是是一般往往来文书书只需主主管署名名如果是是单纯的的上报文文书或者者不涉及及各部门门且内容容不重要要的文书书只需部部门署名名如果是是重要文文书按责责任范围围由总裁裁副总裁裁常务董

31、董事署名名或者署署有关部部门的主主管姓名名与职务务对外文书如如合同书书责任状状政府许许可申请请书回执执公告等等重要文文书一律律署总裁裁职务与与姓名如如果是总总裁委托托事项可可由指名名责任者者署名上上列规定定以外的的文书也也可署分分公司或或分支机机构主管管的职务务与姓名名第二十六条条 文书的的盖章按按下列要要点进行行在正本上必必须加盖盖文书署署名者的的印章副副本可以以加盖署署名者或或所在部部门印章章如果文书署署名者不不在可加加盖职务务或代理理者印章章并加盖盖具体执执行者印印章替代代但在这这种情况况下文书书存档前前必须加加盖署名名者印章章以部门或公公司名义义起草的的文书在在旁侧加加盖有关关责任者者

32、印章第二十七条条 总裁与与公司印印章按下下列原则则使用在有必要加加盖总裁裁公司印印章时必必须填写写委托申申请书经经所属部部门主管管认可并并且加盖盖印章之之后向总总务部门门提出总务部主管管经审核核签名盖盖章批准准申请如如有必要要则需请请示总裁裁在需要总裁裁签字的的情况下下手续同同前经总务部批批准后去去印章保保管员处处加盖公公司印章章一些带有公公司字样样或总裁裁职务字字样的印印章须经经主管同同意直接接向印章章保管员员申请加加盖(六)文书书的发送送第二十八条条 一些需需要邮寄寄或专人人递交的的文书按按下列要要点进行行发送必必要时还还须给文文秘室以以回复或或回执调调查报告告不受本本条规定定限制文书封面

33、必必须明确确写清发发送或接接收单位位单位地地址以及及收件人人姓名并并且注明明快递邮邮寄面呈呈或转交交等字样样公司内部文文书原则则上不作作封缄第二十九条条 各部门门的邮寄寄文书必必须于发发送前在在发信登登记本与与邮资明明细账上上做好登登记并填填写表23-88表格请请印申请请单第一联 请请印单位位存 第第二联 存采购购单位 第三联联 存总务务部门请印单位表格名称用途联数及分送单位式 联 第联第2联第3联请印日期需要日期表格编号表格格式依旧格式式印刷品品 依附附样印刷刷现有存量请印数量每月耗量使用年数需校对否需 否(七)文书书的整理理与保存存第三十条 文书按按内容进进行整理理后分为为两类保保管一类类

34、是尚未未完结的的文书另另一类是是可以归归档的文文书第三十一条条 全部完完结的文文书分别别按所属属部门文文件机密密程度整整理编号号和保存存年限进进行整理理与编辑辑并在文文书保存存簿上做做好登记记归档保保存第三十二条条 制度规规定不动动产权利利书合同同书往来来公文与与特许专专利等特特别重要要的文书书由总务务部填写写重要文文书目录录后予以以保存第三十三条条 分公司司或分支支机构的的文书分分为两类类一类是是特别重重要的文文书直接接归主管管保存另另一类是是一般的的文书留留存各部部门保管管第三十四条条 文书的的保存年年限如下下永久保存文文书包括括章程股股东大会会及董事事会议事事记录重重要的制制度性规规定重

35、要要的契约约书协议议书登记记注册文文书股票票关系书书类重要要的诉讼讼关系文文书重要要的政府府许可证证书有关关公司历历史的文文书决算算书和其其他重要要的文书书保存十年文文书包括括请求审审批提案案文书人人事任命命文书奖奖金工资资与津贴贴有关文文书财务务会计账账簿传票票与会计计分析报报表以及及永久保保存以外外的重要要文书保存五年文文书指不不需要保保存十年年的次重重要文书书保存一年文文书指无无关紧要要或者临临时性文文书如果果是调查查报告原原件则由由所在部部门主管管负责确确定保存存年限第三十五条条 全部重重要的机机密文书书一律存存放在保保险柜或或带锁的的文件柜柜中第三十六条条保存期期满以及及没必要要继续

36、保保存的经经主管决决定填写写废除理理由和日日期之后后予以销销毁机要要文书一一律以焚焚烧的方方式销毁毁第三十七条条 如果职职务或部部门划分分发生变变更或者者做出调调整则必必须在有有关登记记簿上注注明变更更与调整整的理由由以及变变更与调调整后的的结果第三十八条条 必须做做好重要要文件的的借阅登登记工作作并注明明归还日日期一切切借阅都都必须出出具借阅阅证第三十九条条 在制度度难以执执行时须须与总务务部联系系由文书书主管做做出裁定定第四十条 本制度度自颁布布之日起起实施六.公司文文书制作作制度第一条 适适应范围围凡公司内的的公务文文件除有有特殊规规定外一一律依照照本制度度制作发往公司以以外的文文件除有

37、有特殊规规定外也也适用本本制度第二条 名名义公务文件的的往来以以各部门门经理的的名义签签署有些些简单事事项的文文件应以以部门的的名义签签署第三条 呈呈交公司司经理的的文件凡需呈递公公司经理理文件须须逐级上上报各级级主管须须在调查查核实的的基础上上写出意意见注明明需呈报报经理的的理由然然后上报报若不需需呈报则则在该文文书右上上方空白白处注明明公司部部门的名名称文号号年月日日第四条 文文书格式式公务文件应应使用楷楷书尽可可能简单单准确陈述理由和和经过时时若正文文繁复则则将此部部分内容容作为附附件记在在另外的的文件上上第五条 文文件编码码文件上应有有制发单单位规定定的号码码还应标标明与此此份文件件有

38、关的的关键词词及复文文文件的的号码和和年月日日以便处处理第六条 书书写格式式通常在第一一行写文文号第二二行写文文件内容容的标题题另起一一行写制制发年月月日制发发者名称称再一行行写明收收文件人人的姓名名然后再再写文件件内容在属于提复复审报的的情况下下通常采采取在文文件末尾尾处用后后记的形形式证明明在文件件末尾隔隔一行处处写下复复审件的的号码必必要事项项年月日日及复审审者姓名名由经理发出出的指令令性文件件上应有有各收件件单位的的名称必必要时要要写上号号码和年年月日第七条 签签署应用用文件制发者者及收件件者应注注明职务务根据情情况只署署姓名在在文件制制发者个个人或单单位的下下方盖上上制发者者个人或或

39、制发单单位的印印章作为为文件处处理的依依据但同同时发往往多个单单位的文文件如通通知等为为了简便便多采用用印制好好的印刷刷品此时时签名或或盖印可可省略第八条 封封签上的的记录文件信封上上的记录录依照以以下各条条进行在用于普通通文件的的信封上上要写明明送达单单位的名名称同时时在左侧侧写上是是否加急急挂号等等并在其其下写上上发文号号码信封封背面写写发文单单位秘密文件的的信封上上除要在在正面的的左侧写写上秘外外其他参参照第一一项必须由收文文者亲自自开启的的文件信信封上要要写姓名名并在左左侧写上上亲启字字样机密文件要要用二层层信封内内封上写写文件标标题外封封上的标标志参照照以上各各条在左左侧写明明秘的字

40、字样文件内特别别需要保保密的或或有其他他重要内内容的在在信封上上要标明明秘的字字样本条第一项项中所列列内容除除有关机机密的外外简易的的文件可可依照第第二条进进行只要要在封面面左下角角用小号号字印上上单位名名即可第九条 文文件用纸纸文件所用纸纸张另行行规定略略第十条 墨墨水文件原则上上应用黑黑色墨水水书写在在使用墨墨水时要要选用性性能较好好的纸张张文字应应清晰可可辨第十一条 文件种种类的区区分部门经理发发文应根根据文件件的不同同作用按按以下原原则区别别使用不不同文种种提案，不仅仅仅是发发出的指指令而且且希望将将其意见见进行广广泛讨论论承认就有关关事务进进行认定定表23-9定期期报表发发送记录录类

41、别：财务务会计报表名称类别报告提出日日期份数呈送单位日报月报年报1、现金收收支表隔日或翌月月日1副总经理2、营业报报告表隔月初日2自存副总经理3、损益表表隔月自存副总经理总经理4、资产负负债表5、6、7、8、请求所报内内容等候候裁定报告关于指指示的答答复性汇汇报申请请求对对自己或或有关事事项处理理的许可可和承认认也可用用于单方方面提出出申请第十二条 指示类类文件的的区别公司总经理理及各部部门经理理对下属属发布的的文件按按下列要要求区别别使用指示对申请请请示及及要求的的答复传达有关事事务上的的指令第十三条 电文依靠电信传传达的文文件要求求特别简简明避免免使用容容易误解解的文字字并省略略敬语以以使

42、电文文简短电电报通常常在结尾尾处注明明发电单单位的代代号重要要的电信信文书在在发出电电报的同同时还应应将有关关材料以以书写或或印刷的的方式送送交发件件人第十四条 本制度度自颁布布之日起起实施七.公司文文书收发发制度第一条 范范围本公司文件件本公司司及其事事务所之之间的书书信文件件传票小小包裹等等以及公公司外文文件的收收发分发发等均按按本制度度执行第二条 统统管部门门文书的收发发分布等等事务由由本公司司及各事事务所的的总务部部统一管管理第三条 部部门文书书责任者者在部处室中中设文书书负责人人负责本本部门内内文件的的分发保保管等工工作第四条 文文书的收收受对公司外来来文书的的接收由由总务部部收件室

43、室负责第五条 收收文的处处理收文中除亲亲启信函函挂号信信传递证证明外其其余一般般信函应应全部拆拆封拆封封后以件件为单位位将收文文印章盖盖在文件件上方空空白处将将信封附附上用别别针别在在一起收件室将全全部收文文的收受受日期发发文单位位发文者者姓名文文件标题题内容概概要分发发地点等等项目登登在收文文簿上并并将文件件及收文文簿一并并交给总总务部经经销第六条 审审核以及及分发批批示总务部经理理在对文文件及收收文簿加加以审核核后对收收件室做做出分发发批示当当总务部部经理外外出时如如有事务务急需处处理可由由副经理理代理承承担上述述工作第七条 分分发收件室将收收文簿及及文件分分发各部部门各部部门的文文书负责

44、责人应该该在收文文簿上盖盖印签收收第八条 处处部门内内部文书书处理文书负责人人在收到到文件上上加盖传传阅印并并递交有有关部门门有关部门经经理阅文文后对文文书负责责人做出出分发传传阅的批批示文书书负责人人据此分分发文件件给有关关工作人人员在文书承办办量分发发量较大大的部门门可设文文书整理理簿并据据此处理理文件第九条 发发送文书的发送送全部由由总务部部收件室室负责在在特殊必必要时亦亦可由适适当的业业务部办理第十条 部部门内总总发送文文书的处处理文书发送者者在信封封上写清清收件人人地点姓姓名并注注明是否否采用挂挂号快递递等方式式文书负责人人将本部部门文件件分类别别请示发发送第十一条 发送的的处理总务

45、部发件件室将各各部处室室交来的的所发文文的发文文日期发发送地点点发文者者名称全全名内容容等项目目登记在在发文簿簿上贴好好邮票投投递出去去第十二条 投递文件投递通通常一天天三次按按以下时时间投出出：第一次上午午十点第二次下午午三点第三次下午午五点遇有紧急投投递的文文书可不不受上述述时间限限制第十三条 邮票的的收付保保管邮票购入付付出保管管等情况况应登记记在邮票票收付保保管明细细表并在在年末计计算出余余额与现现存邮票票数量加加以核对对第十四条 公司内内部的定定期专递递不利用国家家邮政而而是通过过公司内内部定期期专递发发送的信信函文书书传票小小包裹钱钱款以及及其他物物品的收收集和递递送可依依照本制制

46、度的有有关规定定办理对本公司及及各事务务所之间间的定期期专递的的管理由由各事务务所总务务室负责责第十五条 定期专专递收发发文簿的的制作在发送定期期专递时时各部门门应在定定期专递递收文簿簿上登记记其内容容一式二二页副页页留存正正页与发发送物品品同时放放入定期期专递箱箱定期专专递收发发文簿作作为发文文单位记记录可代代替发文文簿每天天进行整整理清点点对于收收文部门门定期专专递收发发文簿可可代替收收文簿每每天进行行整理清清点八.公司文文书处理理制度(一)总则则第一条 范范围本公司文书书处理均均按本制制度执行行在特殊殊情况下下的应急急处理事事后也须须按本制制度补齐齐有关手手续第二条 定定义本制度所指指文

47、书包包括以下下内容:高层决策文文书以及及基层下下达的文文件部门会议文文书与转转阅文件件合同书证券券证书和和劳动协协议书志愿书违约约收文往往来公文文专利证证明和注注册登记记文书收支预算与与决算书书账本票票据凭证证各种明明细表各各种规定定与计划划书往来书信电电报任命命书意见见书各种报告各各种统计计表其中与项文文书的处处理原则则上按会会议决定定处理第三条 类类别划分分上述文书按按机密程程度可划划分为以以下几类类:机密文书绝密秘密保密普通文书即即机密文文书以外外的文书书其他文书如如公开发发行的书书籍杂志志报纸以以及调查查资料类类的印刷刷品或复复印誊写写物品的的第四条 适适用原则则表23-110表格格使

48、用状状况调查查表送： 送出出单位表格管制单单位日期年 月 日名称如为新新表请简简要解释释表号如为新新表免填填作用此表之之其他部部门表格内容有关事项此表目的及及用途是否送出厂厂外？是 否能否用透明明窗信封封？是 否对现行程序序的影响响说明改改变或增增加之处处资料来自何何处的注注出表号号资料送往何何处注出出表号此表设计将将影响其其他何表表 有何何其他表表需重加加设计 与何何表同时时参以使使用可以取代何何种表注注出表号号何表作废注注出表号号现有废表之之处理销毁 新表表未使用用前仍继继续使用用 通知已已领出者者使用完完为止其他处办理理填写用铅笔钢笔复复写打字字其他填写方方式如系系机械注注明名称及型式牌

49、牌特殊装订所所需级边边或印刷刷留纸边边使用情形在办公室室内用 在工场场或库房房使用 在室外外用复制方法油印其他方法领用情形其其他副本本数量每日 每周 每每月使用此表需需增添新新设备如如需要请请注明并并估计费费用是 否否副本送递单位数副本送递单单位名称必需用之之单位保存时间月月年处理时间每每月日每月极少每一单位如如何填写写填写日期及及编号等等等盖图记等等等（1）原234567规格需用量需印连续号号码否请请说明是 否否装订成册是 否否年量张 份 份期交交货 月数数及数量量本 册第一次用量量使用久暂永久 临临时(多久时时间)交货日期特殊事项不不够填写写时请用用背面签章申请人 日期期 审审核人 日期

50、批准准人 日期期公司各部门门依据本本制度保保管与处处理本部部门有关关事务文文书(二)文书书的收发发第五条 收收发到达本公司司的文书书原则上上由总务务部或者者另行规规定的其其他部门门接受所所有文书书按下列列原则处处置或送送发普通文书全全部由接接受部门门开启或或开封启启封时编编上文书书的收发发编号注注明收发发日期在在文书登登记簿上上作好登登记由接接受部门门的主管管或者由由指定的的文书保保管员送送交有关关部门有有关人员员文书当当事人必必须签名名盖章领领取文书书但是不不涉及特特别事项项的文书书可以简简化登记记手续绝密文书或或亲启文文书必须须直接送送交当事事者由文文书当事事者开封封与处 置第六条 制制度

51、时间间外的处处理值班人员能能够判定定为是紧紧急重要要的文书书或者直直接写给给公司高高层领导导的文书书应立即即通知秘秘书室主主任其他他次重要要文书只只需通知知收发室室的主任任并按其其指示处处理所有到达的的文书值值班人员员都必须须一一作作好登记记于此后后第一个个工作日日早晨转转交收发发室第七条 收收发决定定所有文书的的接受转转交登记记与领取取事宜都都必须由由收发室室主任做做出决定定与指示示第八条 设设立信使使在文书的接接受与处处理过程程中各部部门间经经常需要要相互传传递文书书因此在在文书档档案室设设一名信信使来回回传递各各类文书书(三)文书书的处理理第九条 处处理原则则文书处理的的基本原原则是准准

52、确与及及时并且且明确文文书处理理的责任任者第十条 成成文原则则凡重要的往往来交涉涉都必须须形成文文书或形形成记录录即使情情况特殊殊也必须须事后追追忆形成成备忘录录第十一条 特例对那些并不不重要的的事项或或者通过过电话会会面等简简单形式式处理的的事项只只需要事事后将处处理结果果的要点点记录下下来即可可第十二条 处理手手续领取文书的的部门按按下列规规定及时时予以处处理凡重要事项项或者异异常事项项应立即即向所在在部门主主管做出出报告并并逐级向向上请示示必要情情况下必必须与其其他部门门取得联联系等候候并按照照上级指指示处理理文书中中涉及的的有关事事项如果文书中中涉及的的事项与与其他部部门有关关必须在在

53、与其他他部门取取得联系系后达成成一致意意见再行行事在具体处理理时如果果认为有有必要请请其他部部门做出出配合并并且其他他部门提提供配合合需要一一定的时时间在这这种情况况下应事事先征得得对方的的意见如果事情涉涉及两个个以上的的部门并并且难以以判断由由何部门门出面主主持时应应听取其其他部门门的处理理意见第十三条 防止拖拖延文书档案部部门有责责任督促促有关部部门处理理文书指指定的事事项以防防止文书书的处理理延迟或或停顿如如发生延延迟或停停顿现象象应立即即交文书书档案部部门处理理第十四条 重要要文书的的保管机要或绝密密文书以以及其他他重要文文件必须须存放在在带锁的的档案文文件柜中中予以严严格保管管文件柜

54、的存存放必须须选择在在发生意意外时能能够安全全迅速转转移出去去放在容容易发现现的醒目目位置(四)文书书的制作作第十五条 用纸的的规格制作文书的的用纸除除特殊情情况外原原则上采采用规格格第十六条 字句文书应以简简单明了了的文体体记述采采用标准准的简体体汉字避避免使用用艰涩的的词句第十七条 文体全部文书一一律采用用书面文文体第十八条 复印绝密文书未未经主管管认可不不得擅自自制作或或复印副副本在特特别有必必要的情情况下必必须注明明包括正正本在内内共复印印多少份份送往何何部门等等等第十九条 署名在文书发送送与转交交时必须须按下列列要求署署名特殊殊情况或或有专项项指示的的情况除外代表公司名名义缔结结的合

55、同同书往来来公文公公司公告告及向政政府机构构提交的的报告全全部署名名董事会会代表对外广告及及宣传采采用公司司名称除此之外的的文书署署上相关关业务部部门名称称以及部部门经理理的职务务与姓名名不重要的文文书只需需署上经经办人姓姓名(五)文书书整理第二十条 编写符符号各种文书都都必须按按整理的的要求编编写符号号表示文文书的类类别再按按符号编编辑数字字符号给给各文书书排序以以便于检检索第二十一条条 文书的的符号与与编号按按下列规规定使用用表示部门名名称的符符号用部部门名称称的第一一个汉字字如制造造部门工工艺室用用制工表表示文书类别直直接用绝绝密密等等字样表表示各种文书按按先后顺顺序用自自然数排排序编号

56、号同一文书或或同一名名称的文文书追加加一组自自然数用用隔开如如制工密密编号按按年度更更新第二十二条条 填写文文书登记记簿所有文书的的符号与与编号都都必须填填写在文文书登记记簿上第二十三条条 整理文书处理完完结之后后按文书书的符号号与编号号进行编编辑整理理将大部部分没有有必要查查询与翻翻阅的归归为一类类进行另另一类需需要经常常查阅的的文书尽尽管文书书处理已已经结束束但文书书的效用用还没有有终结仍仍需要单单独整理理第二十四条条 保管文书整理后后大量不不重要的的文件直直接送总总务部门门保管其其他少量量的重要要文书在在一定的的期限内内由责任任部门妥妥善保管管(六)文书书的送发发与交接接第二十五条条 主

57、管部部门全部文书的的发送与与交接由由总务部部负责在在特殊情情况下公公司内文文书的送送发与交交接由相相应的部部门负责责第二十六条条 绝密与与亲启文文书绝密与亲启启文书必必须加封封并在封封面上加加盖转交交邮寄与与面呈字字样的印印章第二十七条条 转交邮邮寄予面面呈送交的重要要文书必必须在封封面上加加盖转交交邮寄与与面呈字字样印章章分别表表示可以以由专职职传递员员以外的的人员转转交或在在书信接接受者不不在的情情况下留留下文书书嘱咐由由指定传传递者当当面呈交交的文书书可以通通过邮寄寄传递的的文书必必须由指指定传递递者当面面呈交的的文书第二十八条条 填写送送发登记记簿所有送发文文书按转转交邮寄寄与面呈呈分

58、别填填写送发发登记簿簿对于面面呈文书书还必须须在相应应的备注注栏目注注明送交交过程的的要点以以及领取取文书的的当事人人签名盖盖章(七)文书书的存档档与废除除第二十九条条 存档由本公司总总部的行行政室按按文书的的整理符符号与编编号进行行编辑归归档第三十条 编辑行政室按年年度把重重要的经经各部门门整理编编号的文文书进行行汇总分分编装订订成册存存入档案案会计文文书则按按会计年年度编辑辑成册一一些不太太重要的的文书不不必按文文书类别别编辑只只需按年年度汇集集成册第三十一条条 分编标标准存档文书按按部门以以文书的的符号独独立分编编成册第三十二条条 保存期期限保存期限按按下列规规定确定定：永久保存凡凡属于

59、规规则指令令决议诉诉讼重要要契约证证书统计计及会计计文书以以及员工工人事劳劳资文书书都归为为永久保保存文书书保存十年类类似永久久保存文文件性质质没有必必要永久久保存的的文书合合议书志志愿书违违约书往往来公文文复命书书报告书书和重要要往来信信函等等等可以保保存十年年保存五年保保存期从从编辑日日起算次次重要且且没必要要保存十十年的文文书可保保存五年年第三十三条条 废除保存期满或或者在保保存期内内没必要要继续保保存的文文书应及及时予以以废除或或销毁废废除必须须经有关关部门合合议报总总裁认可可由文秘秘室执行行如果对废除除没有疑疑义应即即刻予以以废除或或销毁九.公司文文书收发发作业规规范第一条 主主管部

60、门门本公司所有有外来文文书都由由总务部部文秘室室统一接接受第二条 处处理方法法文秘室按下下列规定定处理所所到达的的文书把公司文书书与私人人文书区区分开来来由文秘室直直接开启启送达的的公司文文书并在在文书的的空白处处加盖收收发印章章注明收收发日期期对于送达各各部门且且不能开开启的估估计涉及及内容与与事项重重要的文文书以及及绝密文文书只需需在封面面上加盖盖文秘室室收发印印章注明明收发日日期收发发印章见见图第三条 登登记凡符合下列列规定的的文书都都必须做做好登记记（文书接收收登记簿簿格式如如下表所所示）在一般文书书或送交交部门的的普通文文书中如如果判定定或者未未开启也也能判断断是重要要的文书书或者夹