公文管理制度

1、第一章总那么 一、目的为了规范公司公文处理流程、统一公司公文格式，保证公文安全、高 效、流畅的运转，结合公司实际，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于总公司及下属各部、各分子公司公文处理工作。三、职责1、总裁办是公文处理的管理部门，负责建立健全公司公文处理的有 关制度，主管全公司的公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和 销毁等工作并检查、指导各部、各分子公司的公文处理工作。2、各部、各分子公司负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守 本制度并加强对本部门公文处理工作的管理。不得以集团名义自行对 外发布公文。3、各部、各分子公司应当指定专职或兼职人员负责公文处理工作。第二章管理规定一、常用公

2、文种类根据公司实际情况，常用公文种类主要有：1、决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。2、决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、 变更或者撤销下级部门/机构不适当的决定事项。3、公告。适用于向公司内外宣布重要事项或者法定事项。4、通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。5、通知。适用于发布、传达要求下级部门/机构执行和有关单位周知 或者执行的事项，批转、转发公文。6、通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情 况。7、报告。适用于向上级部门/机构汇报工作、反映情况，回复上级部 门/机构的询问。8、请示。适用于向上级部门/机构请求指示、批准。9、批

3、复。适用于答复下级部门/机构请示事项。10、函。适用于不相隶属部门/机构之间商洽工作、询问和答复问题、 请求批准和答复审批事项。11、纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。二、行文规那么1、行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。三、公文格式1、发文字号。由发文单位代字、年份和发文顺序号组成。2、标题。红头文件编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行 居中排布，回行时，做到词意完整，排列对称，间距恰当，标题排列 应当使用梯形或菱形。标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标 明公文种类，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。3、正文。公文的主体，用来表述公文的内容。编

4、排于主送单位下1 行，每自然段左空2字，回行顶格，自然段之间不空行；数字、年份 不回行。公文结构层次序数依次可以用“一、” “（一）” “1. ” “（1）” 标注，层次序数可以越级使用；一般第一层用黑体字、第二层用楷体 字、第三层和第四层用仿宋体字标注。正文中引用其他公文时，应领先引标题，后引发文字号，如“根据杭 州市政府关于*的通知（杭政发2014*号）的要求”。引用外文 应当注明中文含义，涉及字母词的应严格规范。日期应当写明具体的 年、月、日。正文中的计量单位应使用法定计量单位。4、附件说明。公文附件的顺序号和名称。公文如有附件，在正文之 下空1行左空2字编排“附件”二字，后标全角冒号和

5、名称。如有多 个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：L XXXX 义”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上 一行附件名称的首字对齐。5、发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称，一般在正文（或 附件说明）下空一行右空二字编排。多个单位联合行文，如需加盖公 章，按发文单位顺序左右整齐排列，如不需加盖公章，发文单位上下 编排，主办单位在前，其他单位在后。6、成文日期。以负责人签发的日期为准，用阿拉伯数字标注，如2014 年3月25日，一般右空四字编排，或与发文单位署名居中排布。7、附注。公司对外报送的请示、报告等公文，应在成文日期下一行 居左空二字，注明联系人及联

6、系 ，文字外面加圆括号，以便及时 沟通情况。8、抄送单位。指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，对 上级、同级或下级均用“抄送”，应当使用单位全称、规范化简称或 统称，标注在公文末页的左下角，左空1字，后标全角冒号和抄送单 位名称，抄送单位之间同一层次用顿号、不同层次用逗号隔开，回行 时右空一字，与冒号后的首字对齐，最后一个抄送单位后标句号。9、印发单位和印发日期。印发单位左空一字，印发日期右空一字， 用阿拉伯数字将年、月、日标全，后加“印发”二字。10、页码。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在页面下边缘居右 空一字，数字左右各放一条一字线。11、公文一律用A4纸，文字一律从左向右横排

7、；文件标题用2号小 标宋体加黑，正文及其他要素（除有明确规定外）一般用3号仿宋体; 行间距一般为1.25倍，可根据公文实际情况作适当调整，上下、左 右边距适当。12、密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。公司涉密公文 应当根据涉密程度分别标“公司秘密”、“公司机密”、“公司绝密”， 用分隔密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在页面 左上角第二行。13、紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公 文应当分别标注“特急”、“加急”，一般用3号黑体字，顶格编排在 首页左上角。如需同时标注份号、密级和紧急程度，按份号、密级、 紧急程度的顺序自上而下分行排列；如无份号、密级，紧

8、急程度那么编 排在第一行。四、发文办理1、以公司名义行文的文件，属于职能部门职权、职责范围内的事项, 应由部门自行拟文；其余由总裁办负责拟文。2、公司各种领导小组、委员会等非常设机构，在其职责范围内作出 工作部署、会议所形成的会议纪要可以公司名义行文。3、总裁办负责公司对内对外文件的审核，对文稿的行文形式、行文依据、会签流程以及文字、格式等，根据公文起草的有关要求进行初 核，对不宜发文的公文或发文内容需作进一步研究和修改的，说明理 由退回起草单位修改后重新报送。4、涉密公文应当标志密级，严格控制发放范围。五、收文办理公司所有外来公文和各部门上报公司的公文一律由总裁办签收。登记 后分转相关部门承办，不得漏传、误传、延