准确地核对供应商付款资料

1、* Technologies Ltd.* 有 限 公 司WORK INSTRUCTIONINSTRUCTION #REV.指引 (附頁)指引號碼 : FTWI - ACC-0004版本 0.1Page: PAGE 8 of NUMPAGES 8FORM NO. FT-F-DOC-0003-02.05.0* Technologies Ltd.* 有 限 公 司 WORK INSTRUCTIONINSTRUCTION TYPE 指引QUALITY 品質TITLEPRODUCTION 生產標題 : A/P(應付貨款)核對及支付指引ENGINEERING 工程ACCOUNT 會計INSTRUCTION

2、 NO.REV.PREPARED BYDATEAPPROVED BY核準DATE日期指引號碼版本制訂日期FTWI-ACC-0004 0.1 _Page: 1 OF NUMPAGES 8 FORM NO. FT-F-DOC-0003-02.05.0一、目的:1.1及時、準確地核核對供應商付付款資料,按按公司現金政政策支付貨款款並將有關資資料正確輸入入系統二、應用範圍:2.1適用于公司所有有供應商貨款款,包括:2.1.1主要材料供應商商貨款2.1.2輔助材料供應商商貨款2.1.3外發加工供應商商貨款2.1.4固定資產供應商商貨款2.1.5維修及其他供應應商貨款2.1.6一般費用報銷, 參照費用用報

3、銷指引FFTWI-AACC-00001三、程序分類：3.1A/P的核對工工作供應商資料料的核對工作作3.2A/P的付款工工作供應商貨款款的支付3.3A/P的錄入工工作付款前及付付款後資料的的系統錄入四、定義:4.1A/P的核對:付款前是對供應商有有關付款資料料的催收、覆覆核、檢查,包括審批手手續的審查及及單據正確性性的核對.4.2A/P付款:對對將核對無誤的的供應商貨款款按公司現金金支付政策安安全及時地支支付.4.3A/P錄入:完成A/P帳務務處理.4.3.1付款前收貨記錄錄及供應商資資料核對後錄錄入4.3.2付款後付款資料料錄入五、文件資料：5.1A/P核對文件件資料資料提供部門文件資料5.

4、1.1採購部CMS/3P.O.紀錄、 2) “物料申申購表”、 3) “設設備維修單”、4) “外發工工作單申請表表”、 5) “固定資產產驗收單”、6) “退貨及及扣款明細表表”5.1.2貨倉“收貨日報表”、 2) “供供應商送貨單單”、3)CMSS/3系統GRN記錄、44) “退貨單”5)CMS/33系統FPG處理5.1.3工業工程部1) New Tool and DDie Liist5.1.4會計部1) “供應商商對帳單”5.2A/P支付文件件資料資料提供部門文件資料5.2.1採購部1) “供應商商發票”、2) “付款委託託書”、3)付款報銷單單(非月結部分分)5.2.2會計部1)現金、

5、2) “支票”、3) “匯票”及其他、4) “付款報報銷單”(月結部分分)5.3A/P錄入文件件資料處理部門文件資料處理5.3.1採購部1)CMS/33系統P.O.記錄5.3.2貨 倉1)CMS/33系統收貨及及退貨記錄5.3.3會計部1)收貨資料核核對後錄入AAP、2)已已付款憑證、文文件、3)CMS/33系統已付款款記錄4)CMS/33系統帳務處處理六、參考文件：6.1FTWI-PMMC-00001 採採購單發出至至物料到廠的的跟催程序6.2FTWI-PMMC-00005 MMRP(物料料需求計劃)的製作程序序6.3FTWI-PMMC-00008 外外發加工物料料項目運作6.4FTWI-P

6、MMC-00009 生生產總計劃表表之指定指引引6.5FTWI-PMMC-00110 FForecaast訂單之之運作流程6.6FTWI-PUUR-00001 採採購單(POO)運作程序序6.7FTWI-PUUR-00002 “外購樣辦”申請及審批程序6.8FTWI-PUUR-00004 物物料價格運作作流程6.9FTWI-PUUR-00005 採採購部工作指指引6.10FTWI-PUUR-00006 非非主料申購及及維修運作流流程6.11FTWI-PMMC-00114 物物料收貨運作作6.12FTWI-PMMC-00118 退退貨及報廢處處理運作6.13FTWI-PMMC-00119 “港倉

7、”物料收貨運作6.14FTWI-ACCC-00001 費費用報銷指引引6.15FTWI-ACCC-00002 借借支指引6.16FTWI-ADDM-00009 資資產控制指引引七、職責:7.1.1各請購部門-非主要物料料a.根據實際需需要據實填列列“物料申購表表”、 “設備維修修單”、 “外發工作作單申請表”;b.部門負責人人簽批並將單單據交予採購購部7.1.2PMC-主要物料a.CMS/33系統內展開開MRPb.CMS/33系統內發出出購買清單7.2採購部a.完成“申購購單”、“維修單”、 “外發工作作單申請表”的各項審批批手續b.根據MRPP購買清單、“申購單”、 “外發工作作單申請表”正

8、確、及時時、完整地下達達P.O.c.如有退貨完完成“退貨及扣款款明細表”d.文件單據妥妥善分發及存存檔e.催促供應商商提供必要的的對帳資料f.協調會計部部與供應商之之間的聯繫7.3貨 倉a.根據“物料料收貨運作”指引收貨, 在供應商送送貨單簽名作作實b.根據“退貨貨與報廢處理理運作”程序退貨c.根據P.OO.入GRNd.根據退貨單單入FPGe.收貨資料正正確及時輸入入CMS/33系統並完成成收貨日報表表f.及時將收貨貨單據交予會會計部g.文件單據正正確存檔7.4會計部a.持續改進完完善A/P系統b.跟進催收各各項對帳資料料c.正確及時完完成對帳工作作d.按公司現金金付款政策支支付貨款e.正確及

9、時進進行帳務處理理f.文件單據正正確存檔.7.5工業工程部a.及時完成“NNew Toool annd Diee Listt”有關內容容並將文件送送回7.6固定資產各有關關部門a.完成“新設設施/設備評評估/驗收跟跟蹤表”八、各項程序:8.1A/P核對程序序序號 部門 工 作 1. PMC 適適用於主要材材料 1.根根據生產計劃劃表、合同評評審通知生產產處理表CMMS/3系統統內開出工作作單 2.CCMS/3系系統發出購買清單單申購部門 適用於於非主要材料料1.預備以下文文件給部門經經理簽字a.填列“外發發工作單申請請表”(適用于必必須外發工序序),或b.填列“物料料申購表”、 “設備維修修單

10、”、(適用于非主主料與非必須須外發) 22.單據送予採採購部 2. 採購部部 1.完成各單單據的審批手手續 22.開具並打打印P.O. 33. “物料料申購表”白聯連同其其他單據分發發會計部,其其他單據正確確存檔 44.根據“退貨單”完成“退貨及扣款款明細表” 3. 貨 倉 1.根據P.O.收貨完成收收貨日報表 22.根據收貨貨日報表做GGRN 33.送貨單上上簽名蓋章作作實 44.如有退料料,做FPGG 55.“收貨日報表表”、 “送貨單”送至會計部部; “退貨單”送至採購部部 44.文件資料準準確存檔工業工程部 適用於模具具及機械設備備1.完成“Neew Toool andd Die Li

11、st”有關內容並交董事簽字2.完成“新設設施/設備評評估/驗收跟跟蹤表”有關內容3.單據交於採採購部 5. 會計部部 1.簽收收“物料申購單單”(白聯)、 “送貨單”、 “收貨日報報表” 2.從採購部獲獲取“設備維修單單”、 “外發工作作單申請表”、 “Neww Tooll and Die LList” 3.督促供應商商按月及時提提交“對帳單” 4.覆核“物料申購單單”、 “設備維修修單”、 “外發工作作單申請表”、 “Neww Tooll and Die LList”、 “新設施/設備評估/驗收跟蹤表表”是否授權簽簽字並與P.O.資料數數據是否相符符, 完成PP.O.控制制表 5.核對“供應

12、商送貨貨單”與CMS/33系統GRN數量是是否相符 6.核對供應商商對帳單(或發票)與P.O.單價價是否相符,數量、金額額是否正確 7.每每星期發出“VVENDORR LISTT”跟催採購購部處理問題題單據 8.核核對供應商付付款資料是否否完整、正確確 8.2A/P支付程序序序號 部部 門 工工 作 1. 會計部 1.付款款資料再次覆覆核 22.按公司付付款政策開具具支票 2. 董事 1.審審核批准, 簽名蓋章 3. 會計部 1.大陸陸會計部簽收收支票加蓋“財務專用章章” 22.通知供應應商領取支票票 3.覆覆核發票的真真實性、準確確性、合法性性 4. 供應商 1.交付付發票 22.領取支票票

13、並在登記簿簿上簽名作實實 5. 會計部 1.登記記銀行存款日日記帳8.3A/P錄入程序序序號 部部 門 工工 作 1. 會計部 1.AA/P核對無無誤錄入並打打印“PURRCHASEE VOUCCHER”,錄入往來帳帳 22.A/P支付時時錄入並打印印“PAYMMENT VVOUCHEER”,錄入入銀行帳及往往來帳 33.調整分錄錄錄入九、有關文件:9.1物料申購單 FT-FF-PUR-00199.2消耗物品統一申申請表格 FT-FF-PMC-00109.3採購清單 電腦內內運作9.4送貨單 供應應商提供9.5收貨日報 FT-F-PMCC-001119.6發票 供供應商提供9.7對帳單 供應應商提供9.8GRN收貨 電腦內內運作9.9退貨單 FTT-F-PUUR-002209.10FPG 電腦內