药神软件操作规程完整

1、.首营企业1、目的 保证首次发生供货关系的医疗器械生产企业和经营企业的合法资质,保证购进医疗器械产品质量,把好医疗器械购进质量关。2、依据 医疗器械经营质量管理规范和 医疗器械经营质量管理规范现场检查指导原则、药神器械V60版本3、职责3.1采购业务员负责根据索取资料录入首营企业审批表中的内容3.2质量负责人对首营企业进行审批4、内容4.1软件默认流程图4.2软件操作流程序号功能名称使用状态部门岗位使用人员功能位置备注1首营企业申请启用业务部业务员采购管理首营企业首营企业申请52质管部审批启用质管部质量负责人采购管理首营企业首营企业质管部审批34.3操作详解采购员双击药神图标,填写登陆用户名和

2、密码,登陆药神,双击进入采购管理主菜单下的首营企业操作窗口,双击首营企业审批表,根据索取资料录入内容如图最后填写相关的申请理由将申请表上报到业务经理。4.3.24.4.1质量负责人审批合格后,资质交于质量管理员,质量管理员可以打印首营企业审批表附于资料原件,建立合格供货商档案4.5供货单位维护程序业务部根据计算机系统预警,对即将到期或已经到期的证照资质,由采购业务员负责及时索要和收集,交质量管理员进行基础数据维护和更新维护操作规程：操作系统管理基础档案管理供货单位档案管理跟新记录界面： 操作系统管理基础档案查询查询基础档案更新记录首营品种1、目的 保证本企业首次采购品种的合法性2、依据 医疗器

3、械经营质量管理规范和 医疗器械经营质量管理规范现场检查指导原则、药神器械V60版本3、职责3.1采购员负责根据索取资料录入首营品种审批表中的内容3.2质量负责人对照相关内容进行审批并填写审核意见4、内容4.1软件默认流程图4.2软件操作流程序号功能名称使用状态部门岗位使用人员功能位置备注1首营品种申请启用业务部采购业务员采购管理首营品种首营品种申请52质管部审批启用质管部质量负责人采购管理首营品种首营品种质管部审批34.3 操作详解采购员双击药神图标,填写登陆用户名和密码,登陆药神,双击进入采购管理主菜单下的首营品种操作窗口,双击首营品种审批表,根据索取资料录入内容如图最后填写相关的申请理由将

4、申请表上报到业务经理。业务经理双击药神图标,填写登陆用户名和密码,登陆药神,双击进入采购管理主菜单下的首营品种操作窗口,双击首营品种业务部审批,点击刷新,对照相关信息进行审核,并填写审核意见,如同意,点击确定,系统自动记录签名和审核通过时间,如不同意,点击作废。质量负责人双击药神图标,填写登陆用户名和密码,登陆药神,双击进入采购管理主菜单下的首营品种操作窗口,双击首营品种质管部审批,点击刷新,对照相关资质进行审核,并填写审核意见,如同意,点击确定,系统自动记录签名和审核通过时间,如不同意,点击作废。4.4以上审批过程严格执行,跨越任何一步都无法看到数据,任何一个审批环节发现的错误都需要驳回到上

5、一步修改或者直接作废处理,首营审批完后,相应资料进入公司质量管理基础数据库,生成经营品种档案管理,基础数据包含了经营品种相关品种批准文号效期、品种相关资料信息等相关内容,可以实现计算机系统对应采购医疗器械的合法性、有效性相关联,由计算机系统进行自动跟踪、识别与控制质量负责人审批合格后,将首营品种资料原件交由质量管理员存档,质量管理员可以打印首营品种审批表。4.5经营品种档案的维护程序业务部根据计算机管理系统预警,对经营品种即将或已经到期的证照资质,由采购业务员负责及时索要和收集,交质管部审核后由质量管理员进行经营品种数据的维护和更新。 经营品种维护路径：操作系统管理基础档案管理经营品种档案管理

6、跟新记录界面： 操作系统管理基础档案查询查询基础档案更新记录采购入库1、目的 保证采购、收货、验收、上架等环节的有效控制2、依据医疗器械经营质量管理规范和 医疗器械经营质量管理规范现场检查指导原则、医疗器械监督管理条例3、职责3.1采购员根据进货计划转为采购订单3.2 收货员依据法律法规进行收货操作。3.3验收员依据法律法规质量验收操作。4、内容4.1软件默认流程图4.2软件操作流程序号功能名称使用状态部门岗位使用人员功能位置备注1-1采购订单启用业务部采购员采购管理进货管理采购订单21-2收货确认启用储运部收货员采购管理进货管理医疗器械收货单41-3验收入库启用质管部质检员采购管理进货管理验

7、收入库单34.3 操作详解4.3.2-1 采购员双击药神图标,填写登陆用户名和密码,登陆药神,双击进入采购管理主菜单下的进货管理操作窗口,双击采购订单,输入供货商检索码,点击回车,选择采购的业务员,选择需要订购的医疗器械名称,输入订单的数量和价格,点击保存,然后点击确认。系统自动生成采购记录注：1、本采购订单可以根据订单审批实现采购工作流,根据本企业制度实际规定,选择进货计划审批后根据计划转为采购订单。2、选择供货单位的时候,系统会拦截和提醒,对一些证照到期或超范围经营的操作会自动拦截,对一些即将到效期的证照会根据系统设置,自动提醒到期时间。-2收货员双击药神图标,填写登陆用户名和密码,登陆药

8、神,双击进入采购管理主菜单下的进货管理操作窗口,双击器械收货单,收货人员在查询采购记录栏目中输入订单号不输入点击回车显示所有订单,点击回车,或者输入供货商检索码,也可以在检索码中直接输入商品检索码双击选取采购记录,系统根据器械产品的储存属性自动分配库区,单击选择货位一般默认待验区,如果经营体外诊断试剂需填写运输单位、发运地点、运输工具、到货温度、启运时间和到货时间等信息,点击保存按钮,同时点击查验样单,调取样单和印章印模等信息进行比对,确认无误后点击确认。系统自动生成收货记录。4.3.2-3验收员双击药神图标,填写登陆用户名和密码,登陆药神,双击进入采购管理主菜单下的进货管理操作窗口,双击验收

9、入库单,验收人员在查询器械采购记录栏目中输入订单号不输入点击回车显示所有订单,点击回车,或者输入供货商检索码,也可以在检索码中直接输入商品检索码双击选取器械采购记录,对照实物,填写医疗器械的批号、验收合格数量、生产日期、有效期、验收结论、验收意见等内容,然后保存。点击抽样按钮,对在验收过程中抽样的数量进行登记,根据需要,点击打印,打印验收入库单,最后点击确认。系统自动生成验收记录注：针对验收过程中有问题的,详见拒收和复验流程。采购退回1、目的保证医疗器械退货环节质量的有效控制2、依据 医疗器械经营质量管理规范和 医疗器械经营质量管理规范现场检查指导原则、医疗器械监督管理条例3、职责3.1采购员

10、制定申请单3.2业务经理联系供货单位,确定退货。3.3 保管员根据申请单确定退货品种移放到退货区4、内容4.1软件默认流程图4.2软件操作流程序号功能名称使用状态部门岗位使用人员功能位置备注1采购退出申请启用业务部采购员采购管理-进货管理-购进退出申请单22业务部审批启用业务部业务经理流程管理-业务审批-进货单据审批73保管员出库启用储运部 保管员流程管理-仓库确认-进货单仓库确认44.3 操作详解 采购员双击药神图标,填写登陆账号和密码,登陆药神,双击进入采购管理主菜单下的进货管理操作窗口,双击购进退出申请单,在供货商查询栏目中输入供货商检索码,点击回车,选择好正确的供货商,然后选择相对应的

11、业务员,在退货商品查询里输入商品的检索码,点击回车,选择需要退货的医疗器械名称和批次,输入退货数量和退货原因,点击保存,然后点击打印,打印退货申请单,最后点击确认。系统自动生成购进退出记录。注：采购退出必须是本公司采购过的医疗器械,供货商和业务员必须和原进货单保存一致业务经理双击药神图标,填写登陆用户名和密码,登陆药神,双击进入流程管理主菜单下的业务审批操作窗口,双击进货单据审批,选择退货单据,点击刷新,对照相关信息进行审核,并填写审核意见,如同意,点击确定,系统自动记录签名和审核通过时间,如不同意,点击作废。保管员双击药神图标,填写登陆用户名和密码,登陆药神,双击进入流程管理主菜单下的仓库确

12、认操作窗口,双击进货单仓库确认,选择退货单据,点击刷新,对照相关信息进行审核,并填写审核意见,如同意,点击确定,系统自动记录签名和审核通过时间,如不同意,点击作废。客户资质申请1、目的 保证首次发生销售关系的经营企业和医疗机构的合法资质。2、依据医疗器械经营质量管理规范和 医疗器械经营质量管理规范现场检查指导原则、医疗器械监督管理条例3、职责3.1销售业务员负责根据索取资料录入客户资质审批表中的内容3.2质量负责人对照相关内容进行审批并填写审批意见4、内容4.1软件默认流程图4.2软件操作流程序号功能名称使用状态部门岗位使用人员功能位置备注1客户资质申请启用业务部业务员销售管理-批发销售-客户

13、资质申请表52质管部审批启用质管部质量负责人销售管理-批发销售-客户资质质量管理部审核34.3操作详解业务员双击药神图标,填写登陆用户名和密码,登陆药神,双击进入销售管理主菜单下的批发销售操作窗口,双击客户资质申请表,根据索取资料录入内容如图最后填写相关的申请理由将申请表上报到业务经理。4.3.2质量负责人双击药神图标,填写登陆用户名和密码,登陆药神,双击进入销售管理主菜单下的批发销售操作窗口,双击客户资质质量管理部4.4.1以上审批过程严格执行,跨越任何一步都无法看到数据,任何一个审批环节发现的错误都需要驳回到上一步修改或者直接作废处理,客户资质审批完后,相应资料进入公司质量管理基础数据库,

14、生成购货单位档案管理,基础数据包含了购货单位相关经营资质效期、需方业务员相关资质、购货单位经营范围等相关内容,可以实现计算机系统对应的购货及销售医疗器械质量负责人审批合格后,资质交于质量管理员,质量管理员可以打印客户资质审批表附于资料原件,建立合格客户档案4.5购货单位维护程序业务部根据计算机系统预警,对即将到期或已经到期的证照资质,由采购业务员负责及时索要和收集,交质量管理员进行基础数据维护和更新维护操作规程：操作系统管理基础档案管理购货单位档案管理跟新记录界面： 操作系统管理基础档案查询查询基础档案更新记录销售出库1、目的保证出库医疗器械的质量、医疗器械经营行为的合法性,确保医疗器械流向的

15、真实可靠完整2、依据 医疗器械经营质量管理规范和 医疗器械经营质量管理规范现场检查指导原则、医疗器械监督管理条例3、职责3.1开票员根据合格客户经营范围开订单3.2复核员出库复核操作4、内容4.1软件默认流程图4.2 软件操作流程序号功能名称使用状态部门岗位使用人员功能位置备注1销售订单启用业务部开票员销售管理批发销售销售订单52出库复核确认启用储运部出库复核员流程管理出库复核销售单出库复核确认44.3 操作详解 开票员双击药神图标,填写登陆用户名和密码,登陆药神,双击进入销售管理主菜单下的批发销售操作窗口,双击销售订单, 首先在客户栏输入检索码选择客户名称,然后选择改客户对应的业务员信息,最

16、后在商品查询栏目里输入医疗器械检索码,点击回车,双击选择需要销售的库存批次,依次填写数量和价格,点击保存,根据需要,可以点击打印,打印相应的销售清单,最后点击确认。系统自动生成销售记录注：选择购货单位的时候,系统会拦截和提醒,对一些证照到期或超范围经营的操作会自动拦截,对一些即将到效期的证照会根据系统设置,自动提醒到期时间。4.3.2 复核员双击药神图标,填写登陆用户名和密码,登陆药神,双击进入流程管理主菜单下的出库复核操作窗口,双击销售单复核确认,点击刷新,对照相关信息,并填写审核意见,如同意,点击确定按钮,系统自动记录签名和审核通过时间,并生成出库复核记录,如不同意,点击作废。如若特殊医疗

17、器械需双人出库复核时,选择销售单复核确认中的复核二或者第二个复核员登陆注：作废后又业务经理在流程管理-作废审核-作废销售单审核审批销售退回1、目的 保证销售退回医疗器械的质量状况,确保医疗器械流向的真实可靠完整。2、依据医疗器械经营质量管理规范和 医疗器械经营质量管理规范现场检查指导原则、医疗器械监督管理条例3、职责3.1开票员根据销售订单开票3.2业务部科长审核是否退回3.3收货员退回收货处理3.2 验收员质量验收3.3保管员上架操作4、内容4.1软件默认流程图4.2 软件操作流程序号功能名称使用状态部门岗位使用人员功能位置备注1退货申请单启用业务部开票员销售管理批发销售销售按单据退货52业

18、务部审批启用业务部业务经理流程管理业务审批销售退货单领导审批73收货员收货启用储运部收货员流程管理仓库确认销售退回仓库收货44 验收员验收启用质量管理部验收员流程管理验收审核销售单验收确认35保管员确认启用储运部保管员流程管理仓库确认销售单仓库确认44.3 操作详解 开票员双击药神图标,填写登陆用户名和密码,登陆药神,双击进入销售管理主菜单下的批发销售操作窗口,双击销售单按单据退货, 首先在客户栏输入检索码选择客户名称,然后选择客户对应的业务员信息,最后在退货商品检索码栏目里输入医疗器械检索码,点击回车,双击选择需要退回的库存批次,依次填写退货数量和退货原因,点击保存,根据需要,可以点击打印,

19、打印相应的销售退回申请单,最后点击确定。系统自动生成销后退回记录。注：必须找到原销售记录才能产生退货。业务经理双击药神图标,填写登陆用户名和密码,登陆药神,双击进入流程管理主菜单下的业务审批操作窗口,双击销售退货领导审批,点击刷新,对照相关信息,并填写意见,如同意,点击确定,系统自动记录签名和审核通过时间,如不同意,点击作废。 收货人员双击药神图标,填写登陆用户名和密码,登陆药神,双击进入流程管理主菜单下的仓库确认操作窗口,双击销售退回仓库收货,点击刷新,对照相关信息,填写运输单位、发运地点、运输工具、到货温度、启运时间和到货时间等信息,并填写审核意见,如同意,点击确定,系统自动记录签名和审核

20、通过时间,如不同意,点击作废。 验收员双击药神图标,填写登陆用户名和密码,登陆药神,双击进入流程管理主菜单下的验收审核操作窗口,双击销售单验收确认,选择退货单据,点击刷新,对照相关信息,点击抽样按钮,对在验收过程中抽样的数量进行登记,并填写审核意见,如同意,点击确定,系统自动记录签名和审核通过时间,并自动生成销后退回验收记录,如不同意,点击单品种确认,系统自动转入拒收或复验流程。 保管员双击药神图标,填写登陆用户名和密码,登陆药神,双击进入流程管理主菜单下的仓库确认操作窗口,双击销售单仓库确认,选择退货单据,点击刷新,对照相关信息,并填写审核意见,如同意,点击确定,系统自动记录签名和审核通过时

21、间,如不同意,点击作废。在库养护1、目的 保证在库医疗器械的质量,定期养护。2、依据 医疗器械经营质量管理规范和 医疗器械经营质量管理规范现场检查指导原则、医疗器械监督管理条例3、职责3.1质量管理部制定养护计划规则,并制定重点品种确定表3.2 养护员根据养护计划和重点品种确定表进行养护4、内容4.1软件默认流程图4.2软件操作流程普通养护：序号功能名称使用状态部门岗位使用人员功能位置备注1养护计划启用仓储管理-储存与养护-查询养护计划警示台2库存商品养护登记启用质量管理部养护员仓储管理-储存与养护-库存商品养护登记自动转入重点养护：序号功能名称使用状态部门岗位使用人员功能位置备注1库存商品养

22、护登记启用养护员仓储管理-储存与养护-库存商品养护登记自动转入4.3 操作详解质量管理员双击药神图标,填写登陆用户名和密码,登陆药神,双击进入仓储管理主菜单下的储存与养护操作窗口,双击养护计划规则设置,确定普通医疗器械养护周期默认九十天,确定养护计划类型默认是周计划,点击保存。 养护员双击药神图标,填写登陆用户名和密码,登陆药神,系统自动弹出警示台,系统提示需要做养护记录的养护计划列表,根据养护类别选择重点养护还是普通养护,然后点击查询,根据查询内容,点击打印,打印养护计划表。实际养护工作完成后,点击执行计划,系统自动转入库存商品质量养护登记,填写养护结论、质量状况、养护措施等内容后,点击保存,最后确定无误后点击确认,系统自动生成养护记录器械运输记录1、目的 记录