善于积累素材是写好公文的基础

1、一）善于积累素材是写好公文的基础.叶黔达教授坦言,公文写作不是有感而发而是代人立 言,所谓公文姓公,言不由衷.讲话稿等公文写作的几个规律:一是“三分之一定律”.一篇好的讲话稿,应该是上级精神,领 导思想、写作人员思想各占三分之一”二）二是“二八定律”。即 80%是继承，20%是创新。这两个定律都 说明，要善于积累。积累从四个方面着力。一是文献资料的积累。二是思想的积累。三是论述的积累。四是语言的积累。（二）善于学习领悟是尽快“上路”的捷径。（三）勤于练笔是行市写作功底的根本。“常看胸中有本，长写笔下生花。”坚持从读悟写。（四）善于思考是提高写作能力的关键。（五）忠诚是文密人员应当具备的特质古人

2、说文无定法。作为公文写作来说，虽无定法，却有无形的规 范和规律。根据实际工作体验，本人认为公文写作有许多带有普 遍性、规律性的东西，这也是写好公文必需把握住的。步骤/方 法切实领会好领导意图公文是为领导活动服务的，是领导者从事行政领导管 理活动的重要手段。因而能否真正领会好领导意图，是决 定公文写作是否成功的一个非常重要的环节。系统储备素材和观点拥有充分的素材是撰写好公文的基础。写文章实际上 是对素材的归纳、消化、加工和升华的过程。储备素材有 两个含义，一个是要有众多的文本材料，另一个就是平时 多注意思考，进而形成有独特见解的观点群。撰稿注意双层思维所谓双层思维就是在文章特别是那些常用公文运用

3、的 写作方法。第一层是指首先考虑安排结构、选择素材，也 就是按照内容的要求着眼于“搭架子”的构思、谋篇。第 二层就是基本柜架通过后再围绕表达主题。在语言、逻辑 方面进行“精炼”，挖掘中心思想，在文章撰写中按这两 层次运行，提出一个较细纲目，形成基本雏形，然后再从 观点、论述、事例修辞等方面进行逻辑、系统地加工。这 样做，往往可以节省不少的时间和精力。其原因很简单， 授命写作不是个人说了算，而是领导意见决定文稿成功与 否，这样会经常出现与领导要求不符的情况。如果所有的 精力时间都用上，也难得一次就通过。再着说，精力无重 点地使用，不利于思考和提高构思的效果，本身就不利于 提高通过率。当然对一些简

4、短和非常熟悉的文章应潇洒一 气哈成，效果也会很好。努力深化公文主题公文的主题，是通过载体内容所表达出来的明确意图、 基本意见，是行政目的和行文目的的具体体现。有些文种 的公文明显地呈现着旨意性、直白性、具体性，并不存在 多少深化主题问题。但也有许多公文确实需要深化主题。 所谓公文主题的深化，就是主题向纵深层次性发展，呈现 出由低向高、由浅入深、由粗到精，由残缺到完整的态势。5语言使用要得当不同文种的语言特色是不同的：指挥性公文（如指示、 意见、命令）的语言，应色彩庄重；知照性公文（如通报、 公告）的语言，应通俗具体；报请性公文（如请示、邀请） 的语言，应恭谨明确；法规性公文（如条例、条令）的语

5、 言，应简约规整；提要性公文（如会议纪要）的语言，应 概括凝练。总之，语言使用要得当。注意事项公文中要讲求语气的使用艺术，合理使用好语气非常重要。 语气用得好，能使文字材料充分表达行文主题，达到良好 的效果。但是在机关文字工作中，人们常常由于语气使用 不合理，使公文达不到令人满意的效果。用好语法语气应 注意以下几点。（1）确定语气基调。语气基调指整个文 章语气基本特征。其方法：一是根据文种格式确定基调。二是根据对象确定基调。三是根据事物的重要程度确定基 调。（2）注意语气搭配。语气的搭配是指在文章段落中 各种语气的使用结构。一是根据表达的主题确定语气搭配。 二是根据行文方向确定语气搭配。三是根

6、据重要观点确定 语气搭配。（3）把握语气变化。主要做到三个结合，一 是强制与说服相结合，使读者（听者）达到自觉执行的效 果。二是理性与感性相结合，给读者（听者）客观真实的 感受效果。三是说理与启发相结合，给读者（听者）亲切 可信的影响效果。另外，讲话稿要符合讲话人惯用的语气。 要根据公文写作的需要和讲话人的思维习惯、讲话习惯、 表达方式习惯去写作，去思考。写好公文有什么“窍门”，这是机关工作人员常常遇到的问 题。本人认为，找“窍门”并非为了偷懒，实际上这是对做好这 一项事的谋略问题，也就是借助他人的经验和教训，寻找规律性 的东西，不再毫无头绪地去从头盲目探索。写好公文的“诀窍”， 就是结合自己

7、的实际工作多学、多想、多练，即选准目标、勤学 苦练，坚韧不拔、不懈探索，最后由必然王国走入自由王国。公文该怎样写？有些人一写文章就落入用什么形式，采用什 么格式、构思什么结构的怪圈，实际上这是一个误会。文章应该 有一种形式，但决定文章怎样写的根本要素是内容，而不是形式。 公文无非是一个载体，载的内容不同因而载的方法也应不同。评 价公文写得好不好，主要看行文目的和内容反映得好不好，有没 有真知灼见，有没有针对性和指导性，而不是锦绣般的文字。目 前机关中很多公文的弊病多出在这个方面。一是内容空，有其形 无其神，言之无物，象似为写文章而写文章。二是篇幅长，而且 有越写越长的趋势，文章不是围绕一个主题

8、紧密去写，而是摆开 架子洋洋万言，生怕把什么事漏了，把所涉及的工作一条不漏地 排列开，最后给人的感觉是一份资料、一本流水帐。三是论述乱， 不分内容特点和对象的知识层次，先论述一番再说，结果议论一 番读者最熟悉的东西，毫无作用。四是抄袭多。现在公文写作中 有一种不良作风，就是用剪子加胶水“写”文章，不分时境变化， 不分场合变更，照抄照般，搞文字“批发”。五是美术化。有的 人利用计算机优越的打印功能，把公文各种字体、字形、字号摆 布赏心悦目，把各级标题“塑造”得很美，追求公文的感官效应。 这样是写不好公文的。还有的文章结构、形式很漂亮气派、词句 用得很好，但什么事也没阐明，给人看完后感觉很茫然、一

9、无所 得，不能唤起新的启示，这也难以说是一篇好的公文。总之，写 好公文关键于内容好，能够准确无误于表现出行文目的，有真知 灼见，给送达对象以指引、启迪和遵循。古人说文无定法。作为公文写作来说，虽无定法，却有无形 的规范和规律。根据实际工作体验，本人认为公文写作有许多带 有普遍性、规律性的东西，这也是写好公文必需把握住的。一、切实领会好领导意图公文是为领导活动服务的，是领导者从事行政领导管理活动 的重要手段。因而能否真正领会好领导意图，是决定公文写作是 否成功的一个非常重要的环节。（一）公文写作与领导意图的关系在机关工作应当了解而且必需了解公文写作与领导意图的关 系。公文与一般文章最大的区别的姓

10、“公”，是公务文书。公文 写作必须体现“公务”的特征和内涵。公务活动特征是层级领 导，公文写作当然也要体现层级负责的原则，即行文的目的和要 求必须符合领导的意图，最终由领导拍板定论。“公务”的内涵 表明公务活动是有组织和目标的，是在领导要达到的预期中按一 定的方式进行活动的，文字工作也不例外。换一句话来说，公文 成功与否，在很大程度上取决于领导的认可程度和满意程度。机关公文写作一般讲有两种情况，一种是职守写作，另一种 是授命写作。所谓职守写作，即干什么工作写什么公文，是本职 工作中所必需记录、表达、传递公文写作，因而是带有局部性和 例行性，公文涉及内容的跨度较小。职守写作，写作者最熟悉本 职业

11、务工作情况和特点，储备的素材比较集中，专业性较强，文 种和格式相对集中，同时由于领导意图平日都以批示和口头的方 式给予传达，并切由领导亲自签发，相对来讲写作难度小一些， 一般容易被领导认可。授命写作，也就是“命题作文”，就是写作者虽不具体从事 某项工作，但领导安排要求承担该项工作的写作任务。公文中的 领导讲话稿、工作报告、工作意见、会议发言等等，以及领导交 办的其它写作任务都属于授命写作。授命写作的内容往往带有全 局性、综合性、指导性和思想性。授命写作的除了要把握好前面 所讲五个写作要点外，非常需要体现领导的意图，运用领导者的 思维方式，符合领导者平日的讲话习惯和风格。授命写作有一个 重要原则

12、，就是受命于谁，文章思维和特征服从于谁。在这个基 础上融会有关政策、精神和理论，在领导的意图上进行阐述发挥， 这样的授命写作才能打得住。授命写作切不可人云亦云，没有主 见；但也决不可固执已见，把自己的观点强加于领导意图之上， 写进公文之中。（二）怎样领会领导意图应当明确的是，领会领导意图并不等于领会领导个人意图， 而是领会领导群体工作意图，但也不可排除领导者个人独有的思 想观点和某些言语。领会领导意图有多种途径，主要的方式有以 下几种：一是学习好党和国家的路线、方针、政策和法律、重要规划， 了解每个时期突出强调的方针政策。这是因为领导意图从本质上 讲是党、国家和人民意志的具体体现。因此要把握住

13、这个方面就 会把握住领导意图的总体，这是领导意图最重要的部分。二是主动扑捉机会参加一些会议，了解一个时期上级领导拟 安排的工作重点、工作原则、工作要求、工作措施，掌握领导层 的活动意向和动态。领导的行政活动是领导意图的具体体现形 式，了解了领导活动动态，有助于加深对领导意图的理解，同时 有利于把领导意图具体化。三是积极参与领导参加的活动，与领导常谈论一些问题，了 解领导者思考的热点问题。要掌握领导日常谈论的重要思路和观 点，并对其连贯思索，这样对领导的思想情况会有系统、整体的 理解。四是直接具体领受领导指示，最好是当面征询领导者对一些 热点、难点、疑点问题的有关解决措施，对一些模糊问题予以澄

14、清。这样会避免写出文稿后作大的改动，甚至推倒重来。（三）熟悉领导者的领导习惯领会好领导意图，还应熟悉领导者的思维方式、常用工作方 法和讲话习惯。这里所要讲的并不是习惯的好坏问题，是讲话者 自身一些特有的东西。许多公文，特别是讲话和报告类的文字材 料，由于是领导者亲自讲，因而要根据个人的思维习惯、讲话习 惯写作，使文稿与讲话者的特征基本吻合起来，以求达到更好的 效果。要通过听、谈、议、读等渠道，从领导者讲话中了解个人 的特点，然后再将这些特点反映到公文中去。否则，文与人的习 惯特征不统一，领导者和听众都会产生一种陌生感或不习惯的感 觉，不会达到预期的效果。从另一个方面来讲，公文特征与领导 习惯相

15、差太远而不被领导者看中和接受，也很难完成自己的工 作，不利于自身的影响。熟悉领导的思维和讲话习惯并不难，只要留心亲耳仔细听几 次领导者脱稿讲话，就会熟悉基本特征，再琢磨分析一下，一般 都会适应。这个适应过程一般可以缩短。一是感受并分析讲话人的思维特征。思维指理性认识或理性 认识的过程，是人对客观事物间接的和概括的反映。语言是思维 的工具，但人的思维规律性也反映在语言上，语言表达符合思维 的规律性。要熟悉领导的思维习惯，主要是看语言逻辑性、看思 维的逻辑性强否，分析形象思维和抽象思维、感性思维和理性思 维、纵向思维和横向思维、正向思维和逆向思维等方面有什么特 点，以及综合分析归纳能力等特点。在分

16、析中熟悉了领导者的思 维规律性，就容易使写出来的文章被领导者接受。有的稿子写出 后被领导调架子，往往是思维特征不同造成的。二是感受并分析讲话风格。应注意讲话人的语气结构和风趣 程度。语气结构是指讲话人语言中的语气构成情况，不同的人因 修养不同、地位不同常常形成自己的语气特色。分析语气结构， 注意各种语气的分布情况，所占比例如何，确定讲话人语言的语 气基调。同时，还应对领导者的幽默特点给予关注，在写作中也 有一定体现，使讲话稿活跃、富有生气。三是感受并分析讲话人的观点和工作方式。领导在不同场合 讲话，既是一种说服、教育、引导的思想沟通方式，又是一种行 政领导方式。为领导者起草的文章能否打得住，很

17、重要的一个方 面是该文章能否体现了领导者在工作上的观点和工作方法。在某 个时候，领导者对某个问题都有相对稳定的看法，对某项工作都 有一定的主张，离开这些观点和主张自然不会被领导者接受。所 以在平时要注意领导者的主要谈话精神、思想认识和某些方面工 作的主要意见，常讲的规范性的词句，将此充分应用到写作中去。四是感受并分析讲话人的理论层次。理论指概念、原理的体 系，是系统化了的理性认识。科学的理论是客观事物的本质、规 律性的正确反映，其重要意义在于它能指导人们的行动。了解讲 话人的理论层次，可以把握好文章的理性程度，能避免出现常讲 实际问题的领导，讲稿理性太重；而常讲理论问题的领导，讲稿 理性太轻的

18、问题。讲稿理性无论轻重，都要注意理论与实践相结 合，没有理论指导的实践是盲目的实践，脱离实际的理论是空调 的理论。五是感受并分析讲话人的分析综合能力。分析综合能力就是 指能否对事物内部的各个方面正确准确进行具体分析，能否正确 准确地综合起来把握矛盾的总体，抓住事物的本质，把握事物发 展的规律。分析与综合贯穿于思维的整个过程。把握住讲话人的 分析综合能力，才能在起草文字过程中确定理性分析的 “平 台”，才能使领导者感到文章是与其自身分析认识客观事物的能 力是相符的，要求是一致的。二、系统储备素材和观点拥有充分的素材是撰写好公文的基础。写文章实际上是对素 材的归纳、消化、加工和升华的过程。储备素材

19、有两个含义，一 个是要有众多的文本材料，另一个就是平时多注意思考，进而形 成有独特见解的观点群。（一）平时注意收集分析材料公文写作决不可凭主观想象，而是要建立在充分素材的基础 上，这就提出了材料的收集分析问题。收集材料，就是掌握素材， 包括综合情况、重要数据、生动事例及重要思想观点。素材是公 文写作的基础，如同搞建筑一样，必须有水泥钢筋、木石砖瓦等 建筑材料。要注意“备料”一定要充裕，“材料”要包括思想观 点，特别是一些带战略性的思想。有人对收集材料觉得并不重要， 不当回事，而在写作运用时却常常有了新的认识，感到它的使用 价值了，后悔没有积累，再找时间来不及了，甚至无法找到。有 时积累的一些材

20、料可能平时用不上，但在关键时候能用上一个观 点，一个事例，一句话，这个材料没有白白积累。因此积累时不 可嫌多，运用时又不可能很多，这也许就是素材积累与使用之间 的一个特点。收集材料主要有三个途径。1、调查研究，取得第一手现实材料。特别是写“讲话稿”、“意见” 、 “规划” 时特别需要这样的依据。通过调查取得的第 一手材料往往具体生动，真实可靠，印象深，感受深。深入实际、 深入群众、深入现场往往是处于复杂多样的境状之中，各种矛盾、 问题及思想认识交织在一起。这就需要在调查了解情况时，坚持 实事求是的思想路线，不唯上，不唯书，坚持真理，不看风使舵， 不随风倒，更不能带着各种框框去找材料，削足适履，

21、歪曲事实。 要客观地倾听，平等地讨论，适当地提问，注意点面情况的结合， 对调查的材料要做必要的核实。2、广开材源，积累第二手材料。即收集一些与所写公文有 关事物的变革情况，以便分析其发展变化，作出正确的分析判断， 提出有见解的观点。报纸、文件、会议材料，信息、简报等与自 己工作有关的材料等等，都可及时记下来，分门别类，积累起来， 用时非常方便。这些材料一般是用于作背景材料，或作对比、深 入了解的线索，或作为研究分析的借鉴。3、有备无患，储备基础材料。积累一些与公文写作有关的 公文，包括法律、规章、政策、文件、讲话、纪要等，甚至收集 一些古今中外的精辟议论，作为形成公文观点和进行综合分析的 依据

22、，或直接引证所用。调查、收集、积累材料有三忌。一忌凭兴趣出发，要从工作 需要、贯彻执行党的方针政策的需要出发；如果凭兴趣出发，就 可能片面、狭隘，甚至有意无意地歪曲了材料。二忌听风就是雨， 道听途说，一知半解，凭想当然办事。三忌实用主义地调查收集 材料。总之调查积累材料，要靠勤看、勤问、勤想，一要广，二 要实。这样可使你的材料库和思想库应有尽有，样样俱全，头绪 清晰，有备无患，垂手可得。（二）注意加强对材料的系统分析公文写作选材用料关键在分析。有分析才能选择。材料反映 的情况是错综复杂的，往往真假相间，精粗并存，表里难分，彼 此相关，必须进行去伪存真，去粗取精，由表及里，由此及彼的 分析改造。

23、玉不琢，不成器。许多人装订了一本本材料，但不去 分析研究，派不上用场，或不得其用，失去时效，积累了又有什 么用处。所谓分析，一是分析事物之间的复杂联系。所谓分析事物的 复杂关系，方面很多，难以尽列。举例来说，事物之间有因果关 系，或然关系、平行关系（如鹰击长空，鱼翔浅底）、隶属关系、 对抗关系等等，弄错了这些关系，就不能写出服人的报告、讲话 及其他文件，甚而会闹出笑话。弄清关系，才能找到规律，正确 反映规律。二是分析所掌握材料的典型性，即在某种范围内的普 遍意义，要善于分析材料的代表性和价值。分析材料，要站得高， 看得远，仁者见仁，智者见智。站得高，从根本上说，就是要站 在马克思列宁主义立场上

24、，用科学的世界观、方法论来看问题。 要有政治高度，联系路线、方针、政策，特别是一个中心两个基 本点；要有理论高度，议大事，懂全局，看本行。这样才能抓住 有价值的材料，认识材料的价值。三是分析材料的真伪，要分析 真伪，去伪存真。对无论多么复杂问题，只要出于公心，做到“兼 听”，就不难办到这一点。四是分析材料的内在价值、分量、意 义。分析材料最重要的是要发现新情况、新问题，能把萌芽的东 西迅速准确地抓住。古人讲“见微而知著”。现实生活中有许多 代表社会发展、历史发展方向的新生事物，当其萌芽时，很幼弱， 习惯势力往往对它评头论足，不适宜地埋怨，数不清的清规戒律， 抱无穷的忧虑。没有新生事物社会就没有

25、生气，没有前途，看准 并支持新生事物意义重大。我们必须善于从常人不以为然的现象 中发现有重大价值的东西，要善于从表象看到实质，从个别看到一般，从平凡发现伟大，从现在预见未来。在这个意义上说，要 敢于“标新立异”。总之，学会分析材料才能学会识别材料，在平常中发现不平 常。进一步说，只有学会分析材料，才能学会选择材料、提炼材 料，使具体上升到抽象，由感性上升到理性。这就是要讲的一个 方面。（三）系统思索储蓄观点好文章要有真知灼见，那就要在思想认识达到一定程度，形 成观点群并有较强的逻辑线索之下才能形成。历史上的不朽名 作，都是在相当的思想积累、生活积累、感性积累，观念积累之 下，经过提练加工完成的。例如作家的成名作、代表作，就是作 者在充分的积累和加工条件下写成的。同样有些作家写了一两本 好书再写不出新东西，也是积累不足或者耗尽的缘故。我们所讲 的观点问题，实际上就是对客观事物的分析认识得出的结论，是 在认识客观事物运动规律的前提下如何结合实际去有针对性地 认识问题、揭示问题、解决问题思路。写文章不能就事论事，要把理性与现实结合起来。有了材料， 不能堆砌，而要虚实结合，理论联系实际。无实，空洞无据，不 能服人，更不能具体生动地感人；无虚，就事论事，就没有浓度， 不能发人深思，启迪人的智慧。选材用材得当才能避免“空”和 “长”的问题。所谓储备观点，就是讲要注