海运公司技术档案管理办法

1、 海运公司技术档案管理办法宋成钊 为为了做好好船舶设备备档案资资料的管管理工作作，根据据本公司司实际情情况制订订本档案案管理办办法。 一、编编制依据据：GB/T 11882220000 科学学技术档档案案卷卷构成的的一般要要求 GB/T 276678.119999 电电子文件件归档与与档案管管理 二、船船舶档案案的归档档范围 1、船舶购置和建造中形成的文件：购置和建造的可行性报告，董事会决议，各类报批文件，调研报告（二手船舶的勘验报告，船舶建造厂的考察报告等），报价单，各类合同（购买合同、建造合同、补充合同及合同附件） 22、图纸纸：船舶舶的方案案设计（如如果有）、送送审图、退退审图、生生产设

2、计计、设计计变更及及完工图图。 33、设备备资料4、船舶监监理资料料及交船船资料； 55、船舶舶营运及及修理资资料；三、船舶档档案的收收集 11、机务务部经理理全面负责责船舶档档案资料料的收集集 22、主管管机务员员负责各各自船舶舶档案资资料的收收集、整整理和归归案工作作。3、机务档档案管理理员(专专职或兼兼职)应应按船舶舶系统进进行分类类装订、立立卷，编编写卷内内卷外目目录和电电子目录录。立卷卷完成经经机务部部经理审审核确认认后（或或交公司司档案室室）存档档。 4、如发发现用途途不明的的资料应应由机务务部经理理审阅,确定其用途。 四、船船舶档案案编码及及排列 11、船舶舶档案按按船舶系系列及

3、单单船进行行分类，序列船为船名（汉字的第一个汉拼音的字母）+序号，非序列船取汉字的第一个汉拼音的字母，之后为卷号；系列船用系列表示例:舟山（zzhushhn）（668第五五卷用“ZS688-5”表示 浙江江（zhhjing）第第6卷用用“ZJ-66”表示 5500000吨系列第第七卷用用500000-77表示； 22、案卷卷的排列列 22.1、二二手船舶舶购船资资料排列列：购置的的可行性性报告，董董事会决决议，各各类报批批文件，二二手船舶舶的勘验验报告，报报价单，购购买合同同、补充充合同及及合同附附件。 22.2、二二手船船船舶资料料的排列列:原船船资料是是有序排排列的,按原船船资料排排列顺序

4、序排列;原船资资料无序序排列的的,按下下列顺序序排列:船舶证证书、船船舶质量量证明书书（如果果有）、船船体完工工图、轮轮机完工工图、电电器完工工图、轮轮机设备备说明书书书、舾舾装设备备说明书书、电气气说明书书（包括括通信、助助航设备备），船船舶营运运及修理理资料。 22.3、新新建船舶舶资料分分为两部部分,同同类船舶舶建造数数在两艘艘以上的的,分系系列船舶舶档案和和单船档档案。系系列船舶舶档案的的排列：船舶建建造的可可行性报报告（如如果有），董事会决议，各类报批文件，建造厂的考察报告（如果有），报价单（招投标书），建造合同、补充合同及合同附件，船舶监理资料，船舶规格书、方案设计图（如果有）、送

5、审图、退审图、生产设计图（视情）、设计变更及认可资料。单船档案的排列：船舶证书、船舶质量证明书、船体完工图、轮机完工图、电器完工图、轮机设备说明书书、舾装设备说明书、电气说明书（包括通信、助航设备），船舶营运及修理资料。如新建船舶为一艘的，则上述的系列船舶档案排列改为单船档案排列。 22.4、船船舶设备备资料的的排列：主机及及轴系、主主发电机机组、应应急发电电机组、舵舵机、锅锅炉、空空压机、供供油单元元、燃油油分油机机、滑油油分油机机、自清清滤器、冷冷却器、油油水分离离器、生生活污水水处理装装置、造造水机、海海淡水泵泵、阀门门遥控、空空调及冷冷藏、维维修设备备（机舱舱吊装设设备、车车床、钻钻床

6、等），锚锚机绞缆缆机、救救生设备备（救生生艇、救救助艇及及救生筏筏）、舷舷梯、甲甲板吊装装设备（货货吊、物物料吊、油油管吊等等）、开开舱设备备、厨房房设备，主主发电机机、应急急发电机机、主配配电板、应应急配电电板、充充放电板板、集控控台、驾驾控台、CCO2系统及及火灾报报警、机机舱水雾雾系统、通通用报警警、内通通、外通通、助航航、生电电器及娱娱乐设备备。2.5、设设备资料料按设备备厂家提提供的资资料进行行船机电电统一归归类。例例：救生生艇包括括艇架、艇艇、发动动机及电电瓶等。2.6、营营运船舶舶资料归归档2.6.11 船舶舶技术月月报2.6.22 厂修修资料:船厂考考察报告告(如果果有),船舶

7、上上报工程程单,机机务审核核后定稿稿工程单单,船厂厂报价单单,完工工工程及及结算单单,船舶舶修理合合同,主主管机务务的修理理总结;2.6.33 航修修资料:航修单单位考察察报告(如果有有),航航修单位位联系方方式,航航修报修修单,航航修完工工工程及及结算单单,航修修协议或或合同(如果有有);2.6.44 到期期的证书书、检验验报告及及其他需需要归档档的资料料；2.6.55 跨年年修理船船舶的修修理资料料归入下下一年度度;2.6.66 船舶舶年度资资料的归归档时间间为次年年的第一一季度末末.案卷编目 11、每类类案卷（系系列或单单船）设设立卷外外目录，卷卷外目录录分总目目录和卷卷内目录录。总目目

8、录在前前，对卷卷内目录录进行分分类编排排，总目目录格式式见图一一。 2、卷内目录对本卷内的文件进行登记，卷内目录格式见图二。 3、立立卷完成成后，立立卷人要要填写法法卷内备备考表，并并送部门门负责人人审核签签字确认认；卷内内备考表表格式见见图三。 4、船舶的营运资料和修理资料遂年增加，或由于某种原因资料的增加，可增加案卷。但卷号要连续，同时卷号不能重复。案卷增加后，对总目录要作相应的修改。 55、案卷卷封面写写明类号号、卷号号及立卷卷日期，案卷脊背（长宽两方向）写明类号和卷号。字体采用仿宋体。案卷脊背的字体大小要根据卷盒的厚度适当书写。 电子文件 000卷为为电子文文件卷。 1、电电子文件件收

9、集 对船舶从建建造（或或购置）到到船舶处处理（出出卖或报报废）的的整个过过程中产产生的电电子文件件进行收收集归档档，归档档内容如如下： 1.1、图图像文件件：由图图纸扫描描或其他他方式产产生的二二维点阵阵图文件件；1.2、图图形文件件：由CCAD系系统生成成的二维维、三维维图形文文件；1.3、数数据文件件：各种种类型的的分析、计计算、测测试、设设计参数数及管理理等数据据文件。1.4、文文本文件件；一般般用字处处理技术术处理形形成的文文字文件件、表格格文件，以以及各种种管理活活动中形形成的公公文、报报表和软软件说明明等。 1.55、系统统软件、支支撑软件件和应用用软件的的程序。 配套纸质文件：包

10、括软件开发任务书、需求分析说明、系统分析报告、鉴定证书或验收说明、软件测试报告、软件修改记录、软件说明以及签署、更改等纸质文件。 22、整理理方法 2.1、完完工图纸纸和设备备说明书书原则都都要整理理成电子子文件，电电子文件件的排列列原则上上按纸质质档案的的排列；并编制制光盘目目录； 22.2、鉴鉴定归档档电子文文件的完完整性、准准确性和和系统性性； 22.3、检检查载体体有无病病毒、有有无划痕痕； 3、电子文件档案的管理 33.1、归档的电子文件至少一式两套，一套封存保管（A），一套供查阅利用（B）。必要时，复制第三套，异地保存。 33.2、当当电子档档案转换换成的纸纸质档案案时，要及及时归

11、入入相应档档案门类类的纸质质档案中中，按纸纸质档案案管理要要求进行行管理。 3.3、每每5年进进行一次次有效性性、安全全性检查查，如发发现光盘盘损坏或或出现问问题，应应及时拷拷贝。如如软、硬硬平台发发生改变变，则应应及时转转换。检检查、拷拷贝、转转换电子子文件等等情况要要及时登记记。七、档案资资料的查查阅与利利用 1. 本部部门人员员借阅档档案、资资料须经经本部门门的档案案管理员员(专职职或兼职职)登记记，未履履行登记记手续的的，档案案管理人人员不予予提供档档案、资资料。档档案资料料的借出出时间，不不得超过过三个月，确确需继续续借阅，必必须办理理续借手手续。对对于关键键性和常常用部分分的档案案

12、应使用用复印件件，尽量量不用原原件，一一般由使使用人复复印。 2. 档案案、资料料的原件件一般不不外借给给其他单单位人员员，特殊殊情况需需要外借借时，须须经分管管领导批批准，办办理外借借手续并并限期归归还。 3.借出的的档案材材料的原原件，借借用人要要妥善保保管，不不得毁坏坏和遗失失。档案管管理人员员对归还还的档案案要认真真检查清清点，发发现缺失失及时向向主管领领导汇报报。 4. 档档案柜里里有档案案、资料料需交给给其他单单位时应应填交接接单方可可交付。 5. 查阅阅档案时时，严禁禁吸烟，严严禁在文文件材料料上划线线、打勾勾、作记记号、折折角等，严严禁涂改改和拆撕撕档案。 6. 查阅阅档案者者有义务务将利用用结果反馈馈给档案案管理人人员，以以利更好好地做好好档案管理理工作。附录：图一：案卷总目录录卷号：序号目 录录卷 数数备 注图二：卷内