英斯泰克视频技术有限公司销售管理操作手册

1、北京英斯泰泰克视频频技术有有限公司司操 作 手手 册手册名称：销售业务应应用操作作手册适用部门：销售部门、多多媒体部部门、财财务部门门编写人员：版本号1.0编写日期2003年年5月一一八日对口支持业务销售部门纪 红业务问题、操操作问题题多 媒 体体董 欣业务问题、操操作问题题总 调 室室沈 恒业务问题、操操作问题题财务部门曾 静业务问题技术财 务 部部白晓宇软件问题、错错误提示示计 算 机机网络、硬件件、系统统故障 目 录TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc41一五2905 一、部门职职责： PAGEREF _Toc41一五2905 h 1 HYPERLINK l

2、_Toc41一五2906 二、部门岗岗位划分分： PAGEREF _Toc41一五2906 h 2 HYPERLINK l _Toc41一五2907 三、系统业业务处理理流程： PAGEREF _Toc41一五2907 h 2 HYPERLINK l _Toc41一五2908 四、部门日日常业务务系统处处理： PAGEREF _Toc41一五2908 h 3 HYPERLINK l _Toc41一五2909 1、日常业业务类型型的界定定： PAGEREF _Toc41一五2909 h 3 HYPERLINK l _Toc41一五2910 2、普通销销售业务务日常处处理： PAGEREF _To

3、c41一五2910 h 3 HYPERLINK l _Toc41一五2911 3、特殊业业务： PAGEREF _Toc41一五2911 h 8 HYPERLINK l _Toc41一五2912 4、月末结结帐： PAGEREF _Toc41一五2912 h 10一、部门职职责：销售部门的的日常工工作在EERP系系统处理理中主要要工作有有：开发新的客客户，进进行客户户资料的的维护和和更改，加加强客户户资源管管理。及时录入销销售订单单，为总总调室安安排采购购和生产产做依据据。根据客户要要求到财财务进行行开具票。掌握客户欠欠款情况况，催收收货款。作好各种销销售统计计，为决决策层提提供分析析数据。二

4、、部门岗岗位划分分：销售助理：系统内内客户分分类、客客户档案案、销售售订单/销售开开票通知知单的录录入、账账表查询询销售经理：对于销售售管理工工作完成成情况审审核，进进行月末末结帐处处理。销售业务员员：进行订单单销售信信息的查查询。总调室人员员：销售发货货单录入入、销售售退货单单录入。三、系统业业务处理理流程：1、销售售业务员员根据客客户具体体要求签签订销售售合同，具具体要求求参见手手工合同同审批流流程。2、销售售助理根根据已签签定合同同(或已已中标项项目)在在销售管管理模块块中录入入销售订订单，如如果所签签的产品品为特制制的产品品，在目目前的销销售管理理模块存存货档案案中不存存在，需需要手工

5、工填写项项目/存存货增加加申请单单（一式式三联，传传总调、财财务、生生产），申申请增加加项目/存货。3、总调调室调度度人员根根据项目目/存货货增加申申请单增增加项目目/存货货；定义义存货的的产品结结构，增增加完毕毕通知销销售助理理。4、销售售订单需需要进行行打印，经经过相关关的手工工内部审审批处理理(具体体要求见见手工合合同审批批流程)，所有有手工审审批完毕毕后，由由销售经经理在销销售管理理模块中中审核销销售订单单。财务项目核核算员根根据项目目/存货货增加申申请单，增增加总账账模块成成本对象象项目类类中的项项目目录录，以便便进行项项目的统统计核算算。销售经理审审核后的的销售订订单，转转总调室室

6、安排生生产及采采购计划划。产品生产完完毕完工工入库后后，总调调室调度度人员在在销售管管理模块块根据销销售订单单生成销销售发货货通知单单,填写写完毕后后进行打打印(一一式五联联），依依次经总总调室经经理确认认、财务务部门确确认、销销售部门门手工签签字确认认，总调调室经理理依据经经签字确确认后的的销售发发货通知知单，在在销售管管理模块块中对销销售发货货通知单单进行审审核； 销售助理根根据客户户开票需需求,查查询销售售发货通通知单审审核状态态，对已已审核的的销售发发货通知知单在销销售管理理模块中中根据销销售发货货通知单单生成销销售发票票（开票票通知单单）,确确定是否否现结，进进行复核核处理；财务往来

7、会会计根据据销售助助理复核核后的销销售开票票通知，手手工开具具销售专专用发票票、销售售普通发发票，完完成后在在应收帐帐款模块块中对销销售开票票通知单单进行审审核处理理，形成成应收账账款往来来。销售管理模模块经审审核后的的销售发发货单通通知单传传递到库库存管理理模块自自动生成成销售出出库单，实实物出库库后，库库房人员员在销售售发货通通知单上上进行签签字确认认，库房房记帐人人员在库库存管理理模块对对销售出出库单进进行审核核，材料料成本会会计在存存货核算算模块对对销售出出库单进进行单据据记帐，系系统自动动结转销销售出库库成本，材材料成本本会计进进行制单单生成销销售成本本结转凭凭证。四、部门日日常业务

8、务系统处处理：1、日常业业务类型型的界定定：销售产品分分类：转转播车销销售、机机加产品品销售、多多媒体商商品销售售、材料料销售、其其他商品品销售系统集成。根根据销售售统计和和财务核核算的需需要，在在销售订订单的表表头栏目目内必须须选择对对应的销销售类型型，从以以上5种种分类中中进行选选择。系统集成业务类型按按照结算算情况分分为三种种进行界界定：销售业业务类型型界定（按按结算方方式分类类）： 普通销售业业务：无无论赊销销、现销销，当月月完成发发货后（含含多次发发货）当当月结算算完毕（含含多次结结算）的的销售业业务，在在增加销销售订单单时选择择业务类类型为普普通销售售业务。具具体操作作见普通通销售

9、业业务处理理流程分期收款业业务：当当月完成成发货后后（含多多次发货货），需需分次、跨跨月进行行结算、开开发票，分分批结转转收入成成本的销销售业务务，在增增加销售售订单时时选择业业务类型型为：分分期收款款。具体体操作见见分期收收款业务务处理流流程。直运销售：销售的的商品不不经过公公司库房房，直接接将商品品从供应应商处发发送到客客户方的的销售业业务（例例如：商商品代购购业务），在在增加销销售订单单时选择择业务类类型为：直运销销售。具具体操作作见直运运销售业业务处理理流程。因为三种处处理方式式的业务务核算存存在不同同，所以以在增加加销售订订单时一一定要区区分清楚楚。结算方式划划分：赊销：进行行开票后

10、后，财务务挂应收收账款列列当月收收入，货货款按照照约定的的日期一一次或分分期收到到。现销：客户户现款到到公司提提货，财务收款款开票后列当月月收入。 预付款：客客户提前前支付货货款（部部分货款款），收收到货款款，进行行发货开开票的情情况。部分现结：客户带带部分现现款到公公司提货货，公司司开具全全额发票票列收入入账。分期收款：根据客客户达成成的协议，先先期进行行发货，不不列收入入账；根根据分期期收到客客户款项项，进行行开票、列列收入转转成本。2、普通销销售业务务日常处理理：基础档案填填加：客户分类增增加：原原则2-2-22-2客户分类编编码：客客户分类类编码必必须唯一一。客户分类名名称：可可以是汉

11、汉字或英英文字母母，不能能为空修改分类：只能修修改分类类名称。删除分类：已经使使用的不不能删除除、存在在下级的的分类不不允许删删除。操作路径：【销售管管理】【设置】【分类体体系】【客户分分类】客户档案填填加：本本功能完完成对销销售客户户档案的的设置和和管理。客户档案：客户编编号原则则客户分分类+顺顺序号（三三位）客户全称、客客户简称称、客户户所属分分类、所所属地区区分类、所所属行业业、开户户银行、账账号、联联系人、地地址等客户档案修修改：除除客户档档案编号号外，其其他信息息日常进进行修改改。客户方案删删除、停停用：已经使使用的档档案不能能删除，但但可以停停用，在在客户档档案其他他页签录录入停用

12、用日期即即可，在在新增单单据中参参照客户户档案不不再出现。客户并户处处理：如果出出现客户户录入重重复或客客户方重重组情况况，需要要将两个个公司的的账合并并到一起起时，通通过客户户并户功功能将其其中一个个公司账账全部合合并到另另一个公公司。操作路径：【销售管管理】【设置置】【编编码档案案】【客客户档案案】存货档案填填加：对对于销售售产品为为特制产产品在原原有的存存货档案案中不存存在的情情况，销销售部门门无直接接增加权权限，需需要填写写项目/存货增增加申请请单到总总调室进进行填加加：项目/存货货增加申申请单销售合同编编号客户名称销售产品名名称 规格销售合同所所附的销销售配置置清单 总调调室增加加存

13、货档档案、产产品结构构；财务务部门增增加项目目档案销售合同管管理：销售订单增增加：【销售管管理】【业务务】【销销售订单单】增加操操作销售订单增增加前提提：销售售业务员员根据客客户具体体要求签签订销售售合同，具具体要求求参见手手工合同同审批流流程；销销售助理理根据已已签定合合同(或或已中标标项目)在系统统中录入入销售订订单。格式：业务类型：按照日日常业务务情况第第二点，进进行区分分是分期期收款、普普通销售售、直运运业务。销售类型：按照日日常业务务情况第第一点，进进行区分分销售类类型，从从5种选选择。做为提高客客户管理理的指标标，达成成率是重重要指标标，同时时作为物物料需求求计划的的展开依依据所以

14、以预发货货日期需需要输入入。可以通过复复制按钮钮加快录录入速度度。销售订单删删除：【销售管管理】【业务务】【销销售订单单】删除操操作 销售订订单的删删除，注注意已经经审核后后的订单单不许删删除。销售订单审审核/弃弃审：【销售管管理】【业务务】【销销售订单单】审核/弃审 三种种审核方方式：在单据卡片片界面进进行审核核/弃审审。在单据列表表界面双双击单据据记录，进进入单据据卡片界界面进行行审核/弃审。在单据卡片片界面按按批量量，或或进入相相应单据据的【批批量处理理】菜单单，进行行批量处处理。 销售发货单单填加：销售发货单单填加：【销售管管理】【业务务】【发发货】【销售发发货单】增加当前约定为为发货

15、参参照订单单生成，系系统自动动弹出销销售订单单选择窗窗口，选选择相应应订单：可以选择多多个订单单合并发发货或拆拆分处理理：双击选择对对应的销销售订单单，按cctrll可以选选择多条条记录，进进行合并并发货。一式五联：总调进进行填制制，分别别传到仓仓库、财财务、客客户(代代出门证证)、总总调（存存根）、销销售部。在填制销售售发货通通知单时时，对于于销售类类型为转转播车销销售的业业务单据据，需要要在销售售发货通通知单表表体录入入对应成成本对象象项目（销销售合同同号）。销售发货单单审核：【销售管管理】【业务务】【发发货】【销售发发货单】审核在单据界面面进行审审核/弃弃审进入单据界界面，系系统显示示所

16、选的的单据格格式，及及最后一一次操作作的单据据。用鼠鼠标点击击上张张、下张、首首张、末张按钮，查查找需要要审核/弃审的的单据；或点击击定位位按钮钮，利用用 HYPERLINK mk:xMSITStore:d:U8SOFT8.50help销售管理.chm:/定位单据.htm 定位功功能查找找需要审审核/弃弃审的单单据。审审核当前前单据：点击审核按钮，系系统将当当前单据据审核，并并将当前前操作员员写入表表尾“审审核人”，同同时审审核按按钮变为为弃审审按钮钮。弃审审当前单单据：点点击弃弃审按按钮，系系统将当当前单据据弃审，取取消“审审核人”，同同时弃弃审按按钮变为为审核核按钮钮。在单据列表表界面选选

17、择要审审核/弃弃审的单单据：进入单据列列表界面面，显示示过滤界界面。输输入过滤滤条件，按按过滤滤可过过滤出符符合条件件的单据据列表记记录；用用户可以以按工具具栏过过滤按按钮重新新查询。将将光标移移到要审审核/弃弃审的单单据的任任一行，或或点击定位按钮，利利用 HYPERLINK mk:xMSITStore:d:U8SOFT8.50help销售管理.chm:/定位单据.htm 定位位功能查查找要审审核/弃弃审的单单据，双双击单据据行进入入该单据据查询状状态，进进行单据据审核/弃审，操操作说明明见上。在批量处理理界面进进行批审审/批弃弃：进入批量处处理界面面，输入入过滤条条件。按按批审审或批弃则将

18、符符合过滤滤条件的的单据带带入，如如没有则则系统提提示“没没有符合合条件的的单据”。点点击选选择，则则选择当当前行；再点击击，则取取消选择择；可全选、全全消。选选单完毕毕，按确认则所选选单据被被审核/弃审，执执行完毕毕系统显显示“批批量审核核（弃审审）完毕毕”。销售开票通通知单填填加：【销售管管理】【业务务】【开开票】-销销售普通通发票/专用发发票销售开票是是在销售售过程中中企业给给客户开开具销售售发票及及其所附附清单的的过程，它它是销售售收入确确认、销销售成本本计算、应应交销售售税金确确认和应应收账款款确认的的依据，是是销售业业务的重重要环节节。专用用发票为为增值税税发票，需需要客户户档案的

19、的开户银银行、税税号、法法人的增增值税信信息，普普通发票票则为商商业零售售发票。操操作方式式和处理理方式相相同。增加方式为为：手工工增加、参参照订单单、参照照发货单单按增加后弹出出发货单单参照单单据过滤滤窗口；用户可可取消参参照窗口口，直接接手工录录入；参参照发发货，弹弹出相应应的参照照单据过过滤窗口口，选择择要参照照的类型型（普通通销售业业务、分分期收款款、直运运）。参参照单据据录入时时，根据据业务规规则，可可对单据据记录进进行有限限制的修修改。要删行，将将光标移移到当前前行，单单击删删行，或或选择右右键菜单单“删除除一行”，即即删除当当前行。要要增行，可可将光标标移到表表体尾部部空行处处录

20、入，也也可按增行增加一一行，或或选择右右键菜单单“增加加一行”，行行前序号号由黑变变为红。销售开票现现结：业业务开开票 HYPERLINK mk:xMSITStore:d:U8SOFT8.50help销售管理.chm:/销售普通发票.htm 销销售普通通发票现结结弃弃销售取消现结处理，所有的收款到财务进行收款核销。结销售取消现结处理，所有的收款到财务进行收款核销。现结是在款款货两讫讫的情况况下，在在销售结结算的同同时向客客户收取取货币资资金（支支票、现现金、汇汇票）。在在销售发发票收到到货款后后可以随随时对其其单据进进行现结结处理，现现结操作作必须在在单据复复核操作作之前。一一张销售售单据可可

21、以全额额现收，也也可以部部分现收收。现结当前单单据：点点击现现结按按钮，系系统弹出出现结窗窗口，录录入现结结内容（结结算方式式、结算算金额，可可以多种种结算方方式）。按按确定定，则则对当前前单据进进行现结结，发票票左上角角注明“现现结”红红色标记记；同时时现结结按钮钮变为弃结按钮。弃结当前单单据：点点击弃弃结按按钮，系系统将当当前单据据弃结，同同时弃弃结按按钮变为为现结结按钮钮。【注意事项项】现结的发票票在应应收款管管理进进行现结结制单，但但在应应收款管管理账账表中并并不反映映现结的的发票和和现收款款记录。即即全额现现收的发发票在应应收账表表中不反反映，部部分现收收的发票票在应收收账表中中只记

22、录录发票未未现收的的部分。销售开票复复核： 销售发发票复核核作为确确认收入入，通知知财务部部门的应应收款管管理核核算应收收账款，在在应收收款管理理审核核登记应应收明细细账，制制单生成成凭证的的依据。在单据界面面进行复复核/弃弃审进入单据界界面，系系统显示示所选的的单据格格式，及及最后一一次操作作的单据据。用鼠鼠标点击击上张张、下张、首首张、末张按钮，查查找需要要复核/弃弃审的单单据；或或点击定位按钮，利利用 HYPERLINK mk:xMSITStore:d:U8SOFT8.50help销售管理.chm:/定位单据.htm 定位位功能查查找需要要复核/弃弃审的单单据。复复核当前前单据：点击复核

23、按按钮，系系统将当当前单据据复核，并并将当前前操作员员写入表表尾“复复核人”，同同时复复核按按钮变为为弃审审按钮钮。弃审审当前单单据：点点击弃弃审按按钮，系系统将当当前单据据弃审，取取消“复复核人”，同同时弃弃审按按钮变为为复核按钮钮。在单据列表表界面选选择要复复核/弃审审的单据据：进入单据列列表界面面，显示示过滤界界面。输输入过滤滤条件，按按过滤滤可过过滤出符符合条件件的单据据列表记记录；用用户可以以按工具具栏过过滤按按钮重新新查询。将将光标移移到要复复核/弃审审的单据据的任一一行，或或点击定位按钮，利利用 HYPERLINK mk:xMSITStore:d:U8SOFT8.50help销售

24、管理.chm:/定位单据.htm 定位位功能查查找要复复核/弃审审的单据据，双击击单据行行进入该该单据查查询状态态，进行行单据复复核/弃审审，操作作说明见见上。在批量处理理界面进进行批审审/批弃弃：进入批量处处理界面面，输入入过滤条条件。按按批复复或批弃则将符符合过滤滤条件的的单据带带入，如如没有则则系统提提示“没没有符合合条件的的单据”。点点击选选择，则则选择当当前行；再点击击，则取取消选择择；可全选、全全消。选选单完毕毕，按确认则所选选单据被被复核/弃审审，执行行完毕系系统显示示“批量量复核（弃审审）完毕毕”。销售退货处处理：未开票前退退货：填制退货单单，然后后开票时时红蓝发发货单合合并开

25、具具销售发发票：销售发货单单填加：【销售管管理】【业务务】【发发货】【销售退退货单】，销售售退货单单参照销销售发货货单生成成：参照发货单单生成的的退货单单自动冲冲减发货货单的未未开票数数量。开票时参照照发货单单即可，开票数量为冲减后的数量。开票后退货货处理：开票后的退退货，参参照原有有合同进进行退货货单录入入，根据据退货单单开具红红字销售售发票，冲原有应收账款，财务往来会计在应收账款系统进行红蓝票对冲；操作【销售售管理】【业务务】【发发货】【销售退退货单】【销售管理理】【业业务】【开票票】【红字销销售普通通发票】【应收账款款】【业业务】【日常常处理】【转帐】-【红票对对冲】-自自动对冲冲 退货

26、退票票退款处处理：开票后的退退货，参参照原有有合同进进行退货货单录入入，根据据退货单单开具红红字销售售发票，进进行退款款时，可可以在红红自销售售普通发发票进行行现结处处理，也也可在应应收账款款中进行行付款处处理。（详详见应收收账款操操作流程程）3、特殊业业务：返利与换票票业务标记为“退退补”标标志的发发货、发发票记录录只会调调整金额额并不生生成销售售出库单单。对于返利的的业务，可可直接根根据返利利额开具具红字发发票并标标记为“退退补”。对于需要换换开的发发票，可可先开具具与原票票金额相相反的发发票将其其冲销，并并标记为为“退补补”；然然后再开开具内容容正确的的发票，并并标记为为“退补补”。【应

27、用举例例】用退补标志志处理返返利业务务。例如如销售政政策规定定，一代代理商一一年内累累计经销销本公司司A电器器10000台，可可每台返返利5元元，当某某代理商商年内累累计从本本公司进进货达110000台时，就就可以用用退补的的方法处处理该返返利业务务。在年年底给该该代理商商一次性性返利550000元，可可以给该该客户开开具该产产品的红红字销售售发票50000元，标标志为“退退补”。在在对该产产品的毛毛利进行行统计时时，系统统将该产产品的退退补金额额直接冲冲减该产产品的销销售收入入。用“退补”标标志处理理换票业业务，即即换开发发票。因客户名称称、税号号、地址址、电话话、金额额等错误误要求换换票的

28、处处理方法法：开一一张红字字退补发发票（与与原错票票一致），再再开一张张蓝字退退补发票票（输入入正确的的信息），将将蓝退补补发票交交与客户户。因数量错误误要求换换票的处处理方法法：按客客户认可可的数量量各开一一张红字字退补发发票和蓝蓝字退补补发票（当当然还可可以调整整金额），将将蓝退补补发票交交与客户户。客户户不认可可的部分分如果是是退货或或少发货货，开退退货单、红红字发票票入账；如果是是途损，开开退货单单和红字字发票后后还应再再开一张张其他出出库单，将将虚增的的库存冲冲回。 退补单据据格式： CONTROL HHActiveX.HHComponentActivator.1 直运业务：销售的商

29、品品不经过过公司库库房，直直接将商商品从供供应商处处发送到到客户方方的销售售业务（例例如：商商品代购购业务）；结算时，财务通过直运销售发票、直运采购发票解决。在录入销售售订单时时，选择择业务类类型为“直运业业务”，则直直运业务务没有发发货通知知的步骤骤处理，直直接进行行销售开开票处理理。培训收入：对于多媒体体部或其其他销售售工作中中的培训训服务收收入、其其他劳务务收入等等处理情情况：在存货分类类中增加加一类劳劳务费用用类：存存货档案案具有应应税劳务务属性。在发生劳务务费用时时，直接接填加销销售发票票，选择择对应劳劳务费用用存货，不不产生销销售出库库单，只只有销售售发票到到财务部部门的业业务传递递。采购管理