备件工作流程及制度

1、备件工作流程及制度备件管理制度备件工作流程图消耗资金计划备件订单审批提交订单库存清单信息反馈分析报告 其他信息库存分拣、货架定位、存储、订单跟踪、到货验收、库存和仓储备件索赔表、领 料日领料单、，清洁和维护、出库和入库清单文件审批和提交、收集信息、制定计划、审 批和上传，并动态跟进。凭证检查、按货制单、差异制单、单一一致性。先发放发货凭证 再发放材料，按文件发放材料，并对材料进行检查和签字。每个人都有自己的责任，通道 分离，管理科学。备件工作流程描述，收集信息，制定计划，批准和上传，并动态跟进1备件计划员应根据备件的消耗情况、库存情况，服务顾问提供的缺件登记情况（对 缺件要签字确认并30分钟内

2、向业务部提供解决方案和预计解决时间），车间提供的维修信 息及季节等因素合理预测下一周期需求量（要用excel计算再调整，对突变量要了解分析 原因），制定备件计划。由计划员制作采购申请单（订单底稿）报备件经理审核，报 站长召开相关会议，修改订单，报材料会计审站长和服务总监审核批准。审批完订单底稿后，计划员依订单底稿制作采购计划（订单），相关 审核后，发往厂家完成订货并将单据及时报财务备案。备件计划员要电话跟踪催促主机厂 及时发货，掌握货物在途动态。凭证检查、按货制单、差异制单、单一一致性。3、到货后，库房管理员和计划员一起验收箱数，及包装箱的封口状态，同时对玻璃 制品、大灯、cd、装饰条等易损、

3、易变形件进行验收，如果无异常则签收。如果包装箱有 破损、变形、封口开裂等异常状况，须开箱依装箱清单对货物进行清点验收，若有损 坏缺件请运输商负责赔偿。签字后，备件管理员必须与两人以上一起开箱，并根据装箱单逐一验收。如有差异 填写检验异常现象记录，并及时联系制造商或供应商处理索赔。按照先进先出的原则（新货放在旧货的后面或下面），整理并放在架子上，固定存放。如果没有位置码，应先 进行编码，然后放在货架上，同时更新系统。备件计划员应及时办理入库手续，打印入库 单，经相关人员签字后，将装箱单、异常检查记录表、索赔单附财务部。如遇特殊情况， 存放时间最长不得超过3天。财务部检查当日单据是否一致，与发票是

4、否一致。5、入库必须按车型入库，即库房必须按主机厂的车型分系列建立备件库。所有入库 物资（包括赠品等）必须及时按实物办理入库手续，保证一物一码且帐、物、卡、证、资 金相符。多收的办理盈利入库，误发的（包括多发、少发、错发、漏发）与厂家办理索赔业 务，并报财务挂帐。损坏的如果可以确定责任和处理结果的及时处理，不能确定责任有可 能将来索赔的，先办理入库及索赔手续，报财务挂账处理。拆新车必须按车架号办理入库 手续，不得负出库，恢复新车办理负入库手续处理。退料单；维修人员退料时，库管员应首先确认备件完好，并在材料申请单上签字， 然后再通过计算机退料，双方签字确认。为便于操作，结算前可以对出库单进行负出

5、库。出库凭单，先单后料，依单发料，验料签单。领料单问题；备件管理员根据任务授权书加载材料，打印材料申请单。仓库管理员 根据领料单上的品名、型号、数量发放物料。收货人应进行现场验收。确认后，双方应：签字认可。一联留存作出库单，一联随任务委托书带走。销售文件（或转让文件）的签发；在不影响生产的情况下，进行备件的销售，打印 销售单（一式三份），并在看到用户签名和财务收据印章后发放材料。一份销售单应保存 在出纳处，一份用于制作仓库单，另一份交给客户带走。内部转库使用调拨单或销售单的 应及时办理入库单，并一并转入财务。9、预约单出库；预约备件到货后要按照预约信息制作标识并存放在预约货位等待用 户来站更换

6、，未经预约的服务顾问和用户同意不得挪用。材料出库时，不在维修车间的人员不得借用材料。维修车间人员外出服务、抢救 和标本诊断时，应亲自填写借项单，由部门负责人和站长签字。500元以上备件的借项单 应由服务总监签字。备件管理员经备件主管备案签字后，方可发放材料。11、出库要快捷及时准确，手续齐全。库存为零，不得出库。保证位置码准确无误， 标识清楚，并做好整理保养工作，保证在库备件无灰尘，无损伤，满足使用要求，做到帐 物、卡一致。销售的备件原则上不进行退换，特殊情况报站长处理。备件管理员应每天进行可持续库存；财务部每月进行一次抽样，每年进行一次全 面抽样。备件主管每月进行库存分析，对库存进行科学合理

7、的动态管理。人人有责，各负其责，出入分离，科学管理。备件经理：负责备件计划管理与制定工作，包括正常订货计划，紧急订货计划，确保进货渠道 正规，储备合理，保证维修所需的备件供应。负责制定备品备件管理、领用和储存及备品备件储存定额的规章制度，建立并确保 与备品备件业务相适应的工作流程，快速准确地提供备品备件，有效地支持维修车间。及时、全面的掌握备件部运作情况，分析备件采购/库存/发放等方面存在的问题， 并制定解决方案，确保配件的科学管理。负责本部门工作流程、规章制度、标准、考核办法和本部门人员岗位责任制的制定 审批和实施。负责备件市场调研，经济分析，收集和反馈备件的有关信息，及时向上级传递、反 馈

8、。负责提出并实施培训计划，提高本部门员工的整体素质和工作能力。负责处理客户配件投诉及原因分析/报告。备件计划员：及时了解各车型备件销售/库存情况，根据环境季节、车辆维修状况，保障备件销 量/库存的前提下，减少积压件，保证资金有效运作制定合理的备件计划。每天9:00前打印，并根据领料人的每日领料报告上报财务部，随时关注库存和消 耗情况，收集相关供需信息。当库存低于下限或供需发生变化时，及时填写采购申请 表，报备件经理安排采购，增加库存。仓库中的重要备件不得零库存。及时填写备件业务月报表上报有关部门。5.及时发现呆滞件，并及时申报备件 经理。6.对电脑系统的维护，保证电脑数据的安全性。备件管理员：

9、1.负责零部件的检验/盘点/检查/入库/上架/储存/交付。2.统计备件库存，并及时反 馈给备件计划员。3.严格出入境管理，为一线员工提供便捷优质的服务。4.配合财务部做 好库存工作。负责仓库日常维护及卫生管理，保持仓库整洁、卫生。6.做好仓库的安全/防火/防 锈工作。7.及时发现呆滞件，并及时申报备件经理。备件仓库的基本要求备件仓库在服务站工作中的地位是至关重要，大部分业务都是围绕备件仓库所展开的 提高备件仓库的管理水平，不仅对于管理服务站的资产有着重要的作用，而且是服务站的 信誉和形象之所在。建立一套严格的仓库管理制度及出、入库管理规定是十分必要的。1.备件库进出库必须采用计算机管理，并使用

10、备件管理软件在计算机上建立存货核算 系统。入库、入库手续必须按规定型号办理，普通件必须办理调拨手续。2、非仓库有关工作人员严禁进入库存区域。领导带人参观库房时，管理员全程陪伴。3、库房区域的布置：首先把常用件放在最易接近区，其次根据库房的空间和配件和 形状及功能选择合适的货架进行合理的摆放，并有明显标识。4、备件仓库的工作区域应 有明显的标牌，如备件领料口、办公区、发料区、验货区、危险品库等。5.货架摆放整齐统一，各走道有明显标志，货架有位置编码系统。该位置应具有零件 号、零件名称、最大和最小库存以及其他信息。6.有足够的进货、发货和周转渠道。并配 备一定数量的照明、通风和消防设备。7、将索赔件分开摆放；将油漆等易燃危险品分开摆放。并有明显的标识。8、依靠计 算机对库存备