监理资料档案管理制度

1、 （内部使用）监理资料档案管理制度签发人：二一四年年十月 贵阳目 录TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc401931285 第一章 总则 PAGEREF _Toc401931285 h 3 HYPERLINK l _Toc401931286 第二章 资料管理的职责划分与要求 PAGEREF _Toc401931286 h 3 HYPERLINK l _Toc401931287 一、资料管理职责划分 PAGEREF _Toc401931287 h 3 HYPERLINK l _Toc401931288 二、资料管理要求 PAGEREF _Toc401931288 h

2、5 HYPERLINK l _Toc401931289 第三章 资料管理措施 PAGEREF _Toc401931289 h 8 HYPERLINK l _Toc401931290 第四章 资料归档管理制度 PAGEREF _Toc401931290 h 8 HYPERLINK l _Toc401931291 一、资料归档制度 PAGEREF _Toc401931291 h 8 HYPERLINK l _Toc401931292 三、资料保管制度 PAGEREF _Toc401931292 h 10 HYPERLINK l _Toc401931293 第五章 项目监理资料的组成与移交 PAGE

3、REF _Toc401931293 h 11 HYPERLINK l _Toc401931294 一、项目监理资料组成 PAGEREF _Toc401931294 h 11 HYPERLINK l _Toc401931295 二、项目监理资料移交 PAGEREF _Toc401931295 h 11 HYPERLINK l _Toc401931296 附件一：资料借阅登记表； PAGEREF _Toc401931296 h 12 HYPERLINK l _Toc401931297 附件二：公章使用登记表； PAGEREF _Toc401931297 h 12 HYPERLINK l _Toc4

4、01931298 附件三：监理资料归档内容目录表； PAGEREF _Toc401931298 h 12第一章总则则一、为规范范工程项项目监理理文件资资料管理理工作，保证工程监理文件资料能够完整、准确、安全和有效利用,根据GB/T50319-2013建设工程监理规范对监理文件资料管理规定，结合项目部工程实际，制定本制度。二、监理文文件资料料指工程程监理过过程中涉涉及的设设计图纸纸、合同同文件、各各类工程程资料、成成果资料料、报表表、会议议纪要、往往来文件件、监理理日志、旁旁站记录等及国家家标准、规规范和上上级文件件等具有有保存、查查考利用用价值的的文字材材料、图图纸、图图表、计计算、影影像等各

5、各种形式式和载体体的文件件材料。三、本管理理制度适适用于监监理实施施阶段的的资料编编制与管管理，项项目竣工工后，应应依据业业主单位位要求及及相关部部门要求求进行归归档和移移交。第二章资料料管理的的职责划划分与要要求项目监理部部负责统统一管理理本项目目档案管管理工作作，业务务上受公公司的指指导与监监督。一、资料管管理职责责划分1、监理部部各技术术岗位人人员1.1.监监理部各各技术岗岗位人员员按照在在项目监监理过程程中的职职责分工工，按时时完成相相关资料料的签认认及整理理，在审审查无误误后交专专职资料料员管理理。1.2.对对专职资资料管理理员工作作职责进进行指导导。2、专职资资料管理理员2.1负责

6、责各种文文件的收收发、登登记及整整理、借借阅、保保管工作作。2.2做好好本公司司检测仪仪器的借借用登记记和归还还登记。2.3做好好会议记记录和各各种文件件资料的的打印工工作。2.4做好好影像资资料的整整理存储储工作；电子档档资料要要符合要要求。2.5发放放的图纸纸、资料料、函件件必须留留原件一一份，连连同发放放清单一一起存档档。2.6对各各种工程程资料进进行科学学规范的的编号、登登记、复复印。2.7做好好施工中中各种检检查资料料的整理理和施工工各阶段段验收资资料的整整理。2.8负责责工程技技术资料料的归档档保存，并并按重要要性进行行分类；应做到到分类有有序、查查找方便便、有追追朔性。2.9及时

7、时清理作作废资料料不被误误用。2.10做做好监理理部的图图集、标标准、规规范等书书籍的存存放、借借阅工作作。2.11相相关部门门借阅图图纸及工工程资料料，应报报总监同同意，登登记相关关借阅内内容及时时间，到到期归还还时，须须经双方方签名确确认。2.12协协助现场场监理员员、专业业监理工工程师完完善各种种资料。2.13做做好工程程竣工资资料的整整理归档档。2.14及及时向本本公司移移交监理理部资料料并登记记。2.15及及时向建建设单位位移交监监理部资资料并登登记。2.16协协助建设设单位和和本公司司有关竣竣工后备备案工作作。二、资料管管理要求求1、资料内内容必须须依照实实际情况况和有关关技术规规

8、范及时时和真实实地填写写，做到到原始资资料齐全全、准确确、系统统。分项项工程每每完工一一项要收收集整理理一项，确确保各种种原始资资料收集集及时性性，为分分部及单单位工程程完工整整理、汇汇编装订订成册做做准备。2、各种施施工原始始记录必必须在施施工现场场和工序序完成时时同步进进行，不不得事后后补填原原始记录录。3、过程资资料保存存要求3.1自检检资料由由施工单单位保存存；共检检资料原原件由施施工单位位保存，监监理单位位仅存复复印件（须须注明原原件在何何处）；监理抽抽检（含含平行试试验）资资料原件件由监理理单位保保存，必必要时施施工单位位保留复复印件。3.2施工工单位工工地试验验室出具具的试验验报

9、告应应加盖工工地试验验室试验验检测专专用章，分分项工程程完工后后，有关关该分项项工程的的试验资资料原件件全部归归入分项项工程完完工资料料，工地地试验室室只保存存复印件件；项目目监理部部中心试试验室出出具的试试验报告告应加盖盖监理中中心试验验室试验验检测专专用章，试试验报告告原件保保存在分分项工程程监理抽抽检资料料中，中中心试验验室只保保存复印印件。3.3各种种内业资资料、试试验资料料必须编编制相应应的管理理台帐。4、分部分分项工程程检验资资料是工工程交工工验收的的重要依依据。对对于承包包人上报报的分部部分项工工程检验验资料，项项目监理理部应在在7天内审审查完毕毕并签署署意见。签签署合格格意见后

10、后，项目目监理部部应及时时将上述述资料退退还承包包人，为为竣工资资料组卷卷做准备备。与此此同时，项项目监理理部应完完成分项项工程监监理抽检检资料的的整理并并做好评评定工作作。对于于审查不不合格的的资料，项项目监理理部应及及时退还还承包人人要求其其完善修修正。5、项目监监理部是是竣工文文件编制制工作的的监督者者，完成成责任范范围内的的监理文文件材料料编制工工作，且且要监督督所辖各合合同段承承包人竣竣工文件件材料的的编制工工作，要要切实保保证竣工工文件档档案的收收集和编编制质量量。6、工程具具备竣工工验收条条件后221天内内，承包包人应按按工程竣竣工验收收的有关关规定和和合同文文件的约约定向监监理

11、、业业主申请请竣工验验收并提提供竣工工资料。业业主在收收到该申申请及符符合相关关要求的的竣工资资料后221天内内，成立立竣工验验收委员员会，并并通知政政府有关关部门，组组织竣工工验收。若工程验收通过，监理、业主应在验收工作完毕后7天内向承包人签发交接证书，同时办理工程的移交工作。若工程质量达不到合同约定的标准，则项目监理部应根据竣工验收委员会的意见，在验收工作完毕后7天内向承包人发出不予验收的指令，要求承包人对达不到合同标准的工程返工或修复，承包人完成上述工作后，应重新提出验收申请。7、组卷原原则（1）组卷卷的原则则：组卷卷应遵循循监理资资料的自自然形成成规律，保保持卷内内文件的的有机联联系，

12、便便于档案案的保管管和借阅阅。（2）监理理资料可可按建设设工程项项目、单单项工程程、单位位工程、分分部工程程、专业业、阶段段等组卷卷。（3）案卷卷不宜过过厚，一一般不超超过400mm；案卷内内不应有有重份资资料；不不同载体体的资料料一般应应分别组组卷。（4）案卷卷内资料料的排列列：文字字资料应应按事项项、专业业顺序排排列；图图纸按专专业排列列，同专专业图纸纸按图号号顺序排排列；既既有文字字又有图图纸的案案卷，文文字排前前图纸排排后。8、资料编编号系统统说明1、编号图图例XWGZ-JL-AA-BB 其中：XWWGZ表表示四川川省兴旺旺建设工工程项目目管理有有限公司司贵州分分公司；JL表示资资料类

13、别别，此处处表示监监理资料料；AA表示资资料中类类别下分分类编号号；BB表示顺顺序号。第三章资料料管理措措施一、工程资资料编制制和整理理应与建建设项目目同步进进行。在在工程实实施阶段段，检查查工程进进度与施施工质量量时，要要同时检检查工程程档案的的收集、整整理情况况。进行行单位、分分部、分分项工程程质量等等级评定定和单项项工程验验收时，要要同时验验收应归归档文件件材料的的完整程程度与整整理质量量，并在在验收后后，及时时整理归归档，基基本做到到工程完完工，资资料整理理基本完完成。二、建设工工程资料料的形成成、积累累、整理理、归档档工作应应根据各各岗位资资料管理理的职责责要求，将将工作的的完成情情

14、况纳入入个人绩绩效考核核范围。三、项目监监理部应应对承包包人资料料的编制制和整理理工作进进行经常常性监督督检查，对对检查中中发现的的不足项项应要求求其限期期改正；整改不不符合要要求的，对对应的分分部分项项工程不不得进行行中间计计量。第四章资料料归档管理理制度一、资料归归档制度度1、文件全全部处理理完毕后后，已处处理文件件及“文文件处理理表”均均应返还还给办公公室文员员。办公公室文员员应做好好以下两两方面的的工作：1.1、对对文件处处理表进进行收集集、整理理，作为为各监理理人员处处理文件件的原始始凭证。1.2将文文件处理理表原件件及来文文原件一一份交资资料主管管工程师师及时归归档。2、资料管管理

15、员应及及时对来来往文件件原件（含发文稿及文件处理表）进行整理和归档。任何个人均不得保存应当归档的公文。3、归档范范围内的的文件要要根据其其相互联联系（如如监理工工程师通通知单和和回复单单）、特特征和保保存价值值等不同同类别制制定不同同分类大大纲进行行整理，保保证归档档文件齐齐全、完完整，能能正确反反映项目目的主要要工作情情况，便便于保管管和利用用。4、来文应应根据来来文单位位或文件件类别进进行归档档编号和和组卷，发发文应根根据发文文路径的的不同分分别来组组卷归档档。资料分类组组卷详见见附件33：监理资资料归档档内容目目录表二、资料借借阅制度度项目监理部部除应不不断熟悉悉并建立立健全资资料管理理

16、的有关关规定外外，还应应建立完完善的文文件查阅阅登记制制度。对对于一般般性文件件，查阅阅时实行行登记；对于有有密级规规定的重重要文件件，查阅阅时必须须征得项项目监理理部领导导的同意意。具体体如下：1、项目监监理部设设资料主主管工程程师、办办公室文文员，负负责对项项目监理理部的资资料进行行管理。2、所有资资料均入入柜、上上锁，钥钥匙由资资料主管管工程师师保管，需需要借阅阅资料的的人员，应应先向资资料主管管工程师师申请，资资料主管管工程师师查证所所借资料料在柜后后，借阅阅人登记记签字后后方能借借出资料料。3、借阅人人的借阅阅时限到到期却未未归还图图书的，资资料主管管工程师师应向其其催要所所借资料料

17、，借阅阅人因故故不能按按时归还还的，应应向资料料主管工工程师解解释原因因，资料料主管工工程师作作以记录录。4、借阅人人具有保保管好所所借资料料的义务务，发生生所借资资料丢失失或资料料严重破破损的情情况，借借阅人应应按新资资料照价价赔偿或或新购资资料归还还，资料料主管工工程师负负责监督督、检查查。5、本项目目所发资资料（无无需归还还），原原则上仅仅发放一一次，员员工丢失失所发资资料的，应应自行购购买并不不能因此此影响工工作和学学习。三、资料保保管制度度1、根据监监理档案案资料的的重要性性的不同同，保管管期限规规定如下下。1.1、建建设监理理文件资资料中的的项目监监理机构构和负责责人名单单、建设设

18、工程监监理合同同、监理理规划、监监理月报报中有关关质量问问题、监监理会议议中的有有关质量量问题、进进度控制制、质量量控制、分分包资质质、监理理通知、合合同及其其它事项项管理、监监理工作作总结等等需长期期保存。1.2、建建设监理理文件资资料中造造价控制制资料短短期保存存，时间间三年。1.3、与与建设工工程监理理有关资资料中的的工程质质量检验验记录（土土建工程程、安装装工程）等等记录，需需长期保保存；其其它资料料保存期期三年。第五章项目目监理资资料的组组成与移移交一、项目监监理资料料组成项目监理过过程中，所所形成的的需归档档的监理理文件材材料详见见附件33：监理理资料归归档内容容目录表表表中中所列

19、内内容。二、项目监监理资料料移交1、项目监监理部应应在项目目交工验验收后三三个月内内，根据据竣工文文件编制制要求，分分别向业业主、接接管单位位移交经经系统整整理过的的全部竣竣工文件件材料。2、档案资资料移交交应按监监理合同同要求执执行。符符合国家家科技档档案标准准格式的的案卷目目录和卷卷内目录录构成。要要求移交交书内容容应与实实际档案案内容完完全一致致，移交交书封面面的签章章签名应应当俱全全。此外外，还应应提交符符合达标标软件要要求的转转换目录录电子版版一份。附件一：资资料借阅阅登记表表；附件二：公公章使用用登记表表；附件三：监监理资料料归档内内容目录录表；附件一：资料借阅登登记表序号资料编号

20、借阅时间预计归还时时间借阅人实还时间备注1234567891011121314151617注：此表必必须填写写详实，以以打印表表格形式式保存，资资料借阅阅时必须须按此格格式登记记，未登登记资料料不予借借出。附件二：公章使用登登记表序号使用部门使用人签名名使用文件名名称使用日期批准人签名名备注123456789101112131415161718附件三：监监理资料料归档内内容目录录表（一一类）序号文件类别文件编码归档文件保存期限控制分类备注公司业主档案馆一业主、设计计、质监监站业主、设计计方资料料及质监监站资料料一般以建设项目组卷（一）业主XWGZ-YZ-01工程报建类类资料1业主XWGZ-YZ

21、-01-01建设工程规规划许可可证及附附件临时永久2业主XWGZ-YZ-01-02建设工程施施工许可可证临时永久3业主XWGZ-YZ-01-03工程质量监监督手续续临时长期（二）业主XWGZ-YZ-02招投标文件件及合同同1业主XWGZ-YZ-02-01工程施工招招投标文文件临时长期2业主XWGZ-YZ-02-02工程施工合合同临时长期3业主XWGZ-YZ-02-03工程监理招招投标文文件临时长期（三）业主XWGZ-YZ-03业主函件短期（四）质监XWGZ-ZJ-04质量监督站站文件短期长期（五）设计XWGZ-SJ-05地勘设计文文件1设计XWGZ-SJ-05-01工程地质勘勘察报告告临时永久

22、2设计XWGZ-SJ-05-02各专业设计计图纸临时长期3设计XWGZ-SJ-05-03施工图审查查报告临时长期审图机构4设计XWGZ-SJ-05-04设计变更及及其它文文件临时长期5设计XWGZ-SJ-05-05设计技术交交底与图图纸会审审纪要临时长期（六）其它XWGZ-QT-06其它（建设设项目防防雷装置置设计审审核、建建设工程程消防设设计文件件及备案案凭证、沉降观测报告）注：业主及及设计方方资料是是指由业业主或设设计方产产生或由由其提供供给监理理的资料料，一般般属于监监理依据据性资料料，在监监理过程程中收集集整理，项项目结束束后一般般只在公公司档案案室归档档。业主主及城建建档案馆馆的资料

23、料由业主主自行办办理。监理资料归归档内容容目录表表（二类类）序号文件类别文件编码归档文件保存期限控制分类备注公司业主档案馆二监理XWGZ-JL监理部资料料（一）监理XWGZ-JL-01监理前期资资料一般以建设设项目组组卷1监理XWGZ-JL-01-01工程监理委委托合同同长期长期合同2监理XWGZ-JL-01-02项目监理机机构、任任命文件件及人员员名单、资资格证书书（复印印件）长期长期机构设置3监理XWGZ-JL-01-03监理规划短期长期监理规划4监理XWGZ-JL-01-04监理实施细细则短期长期监理规划5监理XWGZ-JL-01-05项目监理机机构总控控计划短期长期监理规划（二）监理X

24、WGZ-JL-02监理过程资资料1监理XWGZ-JL-02-01监理通知书书及回复复单、监监理联系系单、备备忘录和和监理报报告长期一般以建设设项目组组卷2监理XWGZ-JL-02-02第一次工地地会议、监监理例会会及各类类交底记记录、文文件收发发记录短期3监理XWGZ-JL-02-03监理月报、监监理日志志、旁站站记录长期以单位工程程组卷4监理XWGZ-JL-02-04工程质量或或者生产产安全事事故处理理文件资资料短期5监理XWGZ-JL-02-05安全检查记记录、安安全生产产责任制制考核记记录及安安全检查查评分汇汇总表、施施工阶段段安全专专项检查查表长期长期6监理XWGZ-JL-02-06工

25、程延期报报告、费费用索赔赔报告及及审批长期长期一般以建设设项目组组卷7监理XWGZ-JL-02-07涉及工程结结构安全全及使用用功能的的平行检检验抽检检资料（包包括见证证取样）长期长期质量8监理XWGZ-JL-02-08合同争议、违违约报告告及处理理意见长期长期合同9监理XWGZ-JL-02-09工程质量评评估报告告及验收收监理文文件资料料长期永久质量10监理XWGZ-JL-02-10监理工作总总结报告告长期长期11监理XWGZ-JL-02-11照片及电子子影像资资料长期永久12监理XWGZ-JL-02-12其它长期长期注：监理部部资料主主要是指指在监理理过程中中由监理理机构产产生的资资料，这

26、这部分监监理资料料验收移移交时对对需向业业主和城城建档案案馆移交交的资料料：1、房建建及市政政工程应应按建建设工程程文件归归档整理理规范（GB/T50328-2001）第5条（工程文件的立卷）的要求进行组卷。卷内目录、卷内备考表、案卷封面及案卷脊背式样统一采用建设工程文件归档整理规范附录B、C、D、E式样。2、公路工工程按业业主提供供的公路工工程竣工工文件编编制办法法的要要求进行行组卷。卷卷内目录录、卷内内备考表表、案卷卷封面及及案卷脊脊背式样样统一采采用公路工工程竣工工文件编编制办法法的要要求。业业主没有有具体要要求时，按按公司公路工工程竣工工文件编编制办法法执行。监理资料归归档内容容目录表

27、表（三类类）序号文件类别文件编码归档文件保存期限控制分类备注公司业主档案馆三施工XWGZ-SG施工报审类类资料（一）施工XWGZ-SG-01安全类资料料1施工XWGZ-SG-01-01现场安全质质量管理理组织机机构、人人员管理理制度临时临时安全2施工XWGZ-SG-01-02危险性较大大施工方方案报审审临时临时安全3施工XWGZ-SG-01-03起重机械设设备安装装、拆卸卸方案及及设备企企业资质质和安拆拆人员资资格证书书报审临时临时安全4施工XWGZ-SG-01-04三级安全教教育汇总总表及安安全培训训资料临时临时安全5施工XWGZ-SG-01-05特种作业人人员操作作证及汇汇总表临时临时（二

28、）施工XWGZ-SG-02施工类资料料1施工XWGZ-SG-02-01施工组织设设计、各各专项施施工方案案报审长期长期以单位工程程组卷2施工XWGZ-SG-02-02工程开工/复工报审审表及工工程暂停停令长期长期进度3施工XWGZ-SG-02-03分包单位、供供货单位位、试验验单位资资质材料料及报审审表临时长期分包资质4施工XWGZ-SG-02-04施工单位总总进度、月月（季）、周周计划及及工程延延期计划划报审临时长期5施工XWGZ-SG-02-05工程计量、清清单及支支付文件件临时长期造价6施工XWGZ-SG-02-06工程变更、费费用索赔赔、现场场签证单单、技术术核定单单长期长期造价7施工

29、XWGZ-SG-02-07施工技术交交底记录录临时长期以单位工程程组卷8施工XWGZ-SG-02-08工程测量控控制网的的报验及及复测资资料临时长期9施工XWGZ-SG-02-09原材料、构构配件、设设备、器器具、成成品、半半成品出出厂质量量合格证证及试验验报告、报报审资料料临时长期以单位、分分部、分分项工程程组卷10施工XWGZ-SG-02-10新材料、新新工艺、新新技术、新新设备国国家认证证材料和和相关验验收标准准的适用用性审查查报告以以及报审审临时长期以单位、分分部、分分项工程程组卷11施工XWGZ-SG-02-11隐蔽工程验验收记录录及汇总表表临时长期12施工XWGZ-SG-02-12有关专业技技术总结结（如桩桩基础、软软基处理理、主要要结构施施工技术术等）长期长期13施工XWGZ-SG-02-13地基钎探记记录、桩桩基础检检测报告告长期永久质量以单位工程程组