开启旧档与修改解读课件

1、第 3 章開啟舊檔與修改資料授課者：林鳳美老師1第 3 章開啟舊檔與修改資料授課者：林鳳美老師1本章提要開啟舊檔編輯儲存格資料調整最適欄寬與自動格式設定使用參考資料工作窗格搜尋線上參考資訊2本章提要開啟舊檔2開啟舊檔開啟舊檔交談窗開啟最近使用的檔案檢視模式活頁簿的開啟方式從檔案清單開啟舊檔調整檔案清單容量從工作窗格開啟舊檔版本的相容性文件復原功能3開啟舊檔開啟舊檔交談窗3開啟舊檔首先請您按下一般工具列上的開啟舊檔鈕 (或執行檔案 / 開啟舊檔命令)：4開啟舊檔首先請您按下一般工具列上的開啟舊檔鈕 (或執行開啟舊檔5開啟舊檔5開啟最近使用的檔案按下開啟舊檔交談窗位置列中的我最近的文件，檔案列示窗

2、便會出現您曾經開啟過的 Excel 活頁簿以及活頁簿所在的資料夾捷徑。請選取活頁簿捷徑，並按下開啟鈕，即可開啟該活頁簿了：6開啟最近使用的檔案按下開啟舊檔交談窗位置列中的我最近的文件，開啟最近使用的檔案7開啟最近使用的檔案7檢視模式在開啟舊檔交談窗中，有個檢視鈕 ， 提供多種檢視檔案的模式供我們選擇：8檢視模式在開啟舊檔交談窗中，有個檢視鈕 ，8檢視模式圖片目錄標籤：以大型圖示顯示檔案， 且資料夾中若有圖片檔可直接檢視圖片的內容。並排：以中型圖示顯示檔案，檔案名稱會顯示在圖示右方，且可移動圖示位置。圖示：以小型圖示顯示檔案，檔案名稱顯示在圖示下方，也可以拉曳圖示位置。9檢視模式圖片目錄標籤：以

3、大型圖示顯示檔案， 且資料夾中若有圖檢視模式清單：與圖示類似，但無法移動圖示位置。詳細資料：顯示檔案的名稱、大小、類型和修改日期等資訊。內容：可以顯示出檔案的作者、標題、建立時間等摘要資訊。預覽：除了可顯示出檔案的名稱、大小等資訊，還多出一塊預覽區，可用來預覽圖形檔。10檢視模式清單：與圖示類似，但無法移動圖示位置。10活頁簿的開啟方式Excel 活頁簿除了一般的開啟方式，還有 4 種選擇：11活頁簿的開啟方式Excel 活頁簿除了一般的開啟方式，還有 活頁簿的開啟方式開啟為唯讀檔案：活頁簿以唯讀方式開啟，即只能顯示活頁簿內容，但不能執行儲存動作，可防止活頁簿被竄改。如果您還是要儲存活頁簿，只

4、能以另存新檔的方式進行。開啟複本：在檔案儲存的資料夾中複製一個複本活頁簿，然後開啟該複本活頁簿。12活頁簿的開啟方式開啟為唯讀檔案：活頁簿以唯讀方式開啟，即只能活頁簿的開啟方式以瀏覽器開啟：在瀏覽器中開啟儲存成網頁的 Excel 活頁簿。此項可用來開啟 .htm、.html、.htx 或 .asp 格式的檔案。開啟並修復：在開啟檔案時，Excel 會偵測活頁簿的內容是否毀損，並嘗試做修復後再開啟。13活頁簿的開啟方式以瀏覽器開啟：在瀏覽器中開啟儲存成網頁的 E從檔案清單開啟舊檔透過檔案功能表中的檔案清單，在預設的情況下，會顯示出 4 個最近開啟過的檔案名稱：14從檔案清單開啟舊檔透過檔案功能表

5、中的檔案清單，在預設的情況下調整檔案清單容量您可執行工具 / 選項命令，並切換到一般頁次來調整檔案清單的容量：15調整檔案清單容量您可執行工具 / 選項命令，並切換到一般從工作窗格開啟舊檔如果您沒有將工作窗格顯示出來，請執行檢視 / 工作窗格命令， 並切換到快速入門工作窗格：16從工作窗格開啟舊檔如果您沒有將工作窗格顯示出來，請執行檢視版本的相容性Excel 2003 可以開啟比 Excel 2002 更早期版本的檔案，但是在存檔時會詢問您，要將修改過後的檔案以原本檔案類型儲存，還是轉存成 Excel 2003 檔案類型：17版本的相容性Excel 2003 可以開啟比 Excel 2版本的相

6、容性若按下是鈕，檔案將轉存成 Excel 2003 的檔案類型，那麼修改的資料可以完整保存下來；若按下否鈕，則會以原來的檔案類型儲存，但卻會流失 Excel 2003 才有的設定。18版本的相容性若按下是鈕，檔案將轉存成 Excel 2003 文件復原功能使用 Excel 的過程中，偶爾可能會遇到意外狀況，而造成不正常關閉 Excel。當您重新啟動 Excel 時，您將會發現工作表的左半部出現文件復原窗格，它主要是用來幫您處理未完成的檔案：19文件復原功能使用 Excel 的過程中，偶爾可能會遇到意外狀文件復原功能20文件復原功能20文件復原功能當您將指標移到文件復原窗格中的檔案上時，還可以從

7、下拉選單中選擇檔案的處理方式：21文件復原功能當您將指標移到文件復原窗格中的檔案上時，還可以從編輯儲存格資料修改儲存格資料取代儲存格資料復原與取消復原復原取消復原22編輯儲存格資料修改儲存格資料22編輯儲存格資料底下我們要學習如何編修工作表的內容：23編輯儲存格資料底下我們要學習如何編修工作表的內容：23修改儲存格資料C3 儲存格的內容應為 81，但誤輸入為 85 ，假設我們想修改成正確的分數：請您雙按 儲存格 C3 進入編輯模 式：24修改儲存格資料C3 儲存格的內容應為 81，但誤輸入為 85修改儲存格資料 在編輯模式中，可以使用 、 方向鍵移動插入點到欲修改的字元上，然後用 鍵消去插入點

8、前的字元，或用 鍵消去插入點後的字元。將插入點移到 8 之後，按下 鍵，將 5 刪除。25修改儲存格資料 在編輯模式中，可以使用 、 方向修改儲存格資料 接著輸入“1”並按下 鍵，就完成資料修改的動作了。26修改儲存格資料 接著輸入“1”並按下 鍵，就完成資取代儲存格資料另外還有一種修改資料的方法，就是選取儲存格後直接鍵入資料。這個方式會取代儲存格裡原先的內容，而且狀態列會顯示輸入模式。接續上例，假設我們想將 C3 儲存格內容改為 90。請您選取 C3 儲存格，並直接輸入 90。輸入完後請按 鍵 (或輸入 鈕)，即可將正確資料存入儲存格中。27取代儲存格資料另外還有一種修改資料的方法，就是選取

9、儲存格後直取代儲存格資料28取代儲存格資料28調整最適欄寬與自動格式設定當儲存格的資料超出儲存格寬度而被遮住，或者儲存格太寬時，都可藉由調整欄寬來修正：29調整最適欄寬與自動格式設定當儲存格的資料超出儲存格寬度而被遮調整最適欄寬假設我們要將 A 欄的資料完整顯示出來，就是將指標移到 A 欄右框線上雙按， A 欄就會自動調整到最適欄寬：30調整最適欄寬假設我們要將 A 欄的資料完整顯示出來，就是將指自動格式設定接續上例，我們要來美化 Sheet1 工作表：請選取欲美化的儲存格範圍，如 A1：D5。執行格式 / 自動格式設定命令，開啟自動格式設定交談窗：31自動格式設定接續上例，我們要來美化 Sh

10、eet1 工作表：3自動格式設定32自動格式設定32自動格式設定按下確定鈕，則 A1：D5 便套上選取的自動格式設定：33自動格式設定按下確定鈕，則 A1：D5 便套上選取的自動格式使用參考資料工作窗格 搜尋線上參考資訊查詢同義字多國語言翻譯查詢參考網頁34使用參考資料工作窗格 搜尋線上參考資訊查詢同義字同義字功能可以幫你查出意義相同的辭彙，加強你遣詞用句的能力。使用時先切換到同義字：英文 (美國) 項目，接著在搜尋目標欄輸入單字再按 鈕來查詢同義字：35查詢同義字同義字功能可以幫你查出意義相同的辭彙，加強你遣詞用查詢同義字36查詢同義字36多國語言翻譯37多國語言翻譯37查詢參考網頁如果想要

11、查詢相關的網頁資料，則可使用MSN 搜尋服務。步驟如下：38查詢參考網頁如果想要查詢相關的網頁資料，則可使用MSN 搜尋查詢參考網頁39查詢參考網頁39第 13 章列印的基本設定40第 13 章列印的基本設定40本章提要基本列印程序預覽列印設定頁首、頁尾調整頁面邊界設定列印方向及縮放列印比例設定工作表的列印選項41本章提要基本列印程序41基本列印程序設定印表機Microsoft Office Document Image Writer設定列印的頁次範圍指定列印對象指定列印份數42基本列印程序設定印表機42基本列印程序列印工作表的程序很簡單，首先請您將印表機的電源打開，然後開啟欲列印的活頁簿檔案

12、，假設為 Ch13-01，接著按照下面的步驟操作即可：從活頁簿視窗選取欲列印的資料範圍或工作表，如選取 Sheet1 工作表。接著執行檔案 / 列印命令，開啟列印交談窗：43基本列印程序列印工作表的程序很簡單，首先請您將印表機的電源打基本列印程序在列印交談窗中設定印表機、列印範圍、對象、以及份數後，按下確定鈕，即可將工作表列印出來。44基本列印程序44設定印表機進入列印交談窗，請先檢查印表機區內設定的印表機名稱是否為您所要使用的印表機，如果不是，請拉下名稱列示窗重新選擇：45設定印表機進入列印交談窗，請先檢查印表機區內設定的印表機名稱Microsoft Office Document Imag

13、e Writer當你拉下列印交談窗的名稱列示窗選擇印表機時，會看到 Microsoft Office Document Image Writer 項目，它並不是一台真正的印表機，而是在安裝Microsoft Office 2003 時自動幫我們裝的一台虛擬印表機。其作用在於：如果我們選定此項虛擬印表機，就會開啟另存新檔交談窗，讓我們將這份文件儲存成 *.mdi 的檔案。46Microsoft Office Document Microsoft Office Document Image Writer如果您有一份資料只想提供給別人參考，卻不想讓別人修改這份文件，甚至複製這份文件的內容，那麼就可以

14、儲存成 *.mdi 格式，再將檔案傳送給別人。收到檔案的人，只要有安裝 Microsoft Office 2003，就可以利用其中一套工具 Microsoft Office Document Imaging 開啟來檢視。47Microsoft Office Document 設定列印的頁次範圍再來到列印範圍區設定要列印的頁次。全部：將所有頁數全部列印出來。頁數從至：只列印其中的某幾頁：48設定列印的頁次範圍再來到列印範圍區設定要列印的頁次。48指定列印對象接著到列印內容區指定列印的對象，這裏共有四種選擇：選定範圍：若要選擇此項，則必須在執行列印命令之前，就先在工作表上選取欲列印的儲存格範圍，以

15、作為列印對象。49指定列印對象接著到列印內容區指定列印的對象，這裏共有四種選擇指定列印對象選定工作表：列印目前在活頁簿視窗中選取的工作表。整本活頁簿：列印活頁簿中的所有工作表。清單：若要選擇此項，必須在執行列印命令之前，將選定範圍建立成清單後，才能作為列印對象。50指定列印對象選定工作表：列印目前在活頁簿視窗中選取的工作表。指定列印份數若這份工作表要分送給許多部門或人員查閱，則可在份數區的列印份數欄設定欲列印的份數，一併列印出來。此例中，我們只需印一份就夠了：51指定列印份數若這份工作表要分送給許多部門或人員查閱，則可在份預覽列印上頁、下頁縮放整頁預覽放大預覽版面分頁預覽邊界列印、關閉、與說明

16、52預覽列印上頁、下頁52預覽列印按下一般工具列的預覽列印鈕 (或是執行檔案 / 預覽列印命令) ，就可進入預覽列印模式：53預覽列印按下一般工具列的預覽列印鈕 (或是執行檔案 / 預預覽列印上頁、下頁若列印資料較多，則 Excel 會自動將資料分頁。你可以在預覽列印模式下方的狀態列中看到資料一共被分成幾頁及目前顯示的是哪一頁，並利用上頁、下頁鈕或垂直捲動軸來查看不同的頁次。縮放預覽列印有兩種檢視列印文件的比例：整頁預覽放大預覽54預覽列印上頁、下頁54整頁預覽一進入預覽列印模式是以整頁預覽的比例，將一頁的資料完整地呈現在螢幕上：55整頁預覽一進入預覽列印模式是以整頁預覽的比例，將一頁的資料完

17、放大預覽按一下縮放鈕，可放大資料的檢視比例；再按 一次縮放 鈕，則又 回到整頁 預覽的比 例：56放大預覽按一下縮放鈕，可放大資料的檢視比例；再按56預覽列印版面按下設定鈕會出現版面設定交談窗，此功能與檔案 / 版面設定命令相同。分頁預覽按下分頁預覽鈕會切換到分頁預覽模式，此功能與檢視 / 分頁預覽命令相同。57預覽列印版面57預覽列印邊界按下邊界 鈕之後，工作表上會出現 許多調整邊 界及欄寬的 控點：點58預覽列印邊界點58預覽列印邊界拉曳虛線或虛線兩端的控點，可調整頁面上、下、左、右邊界的大小；拉曳其它的控點則可調整欄位寬度。若要移除調整邊界或欄寬的控點，只要再按一下邊界鈕即可。列印、關閉

18、、與說明確定要列印的資料正確無誤後，可直接按下列印鈕進入列印交談窗；若發現錯誤，則可按關閉鈕，離開預覽列印模式繼續進行編輯。59預覽列印邊界59設定頁首、頁尾使用內建頁首、頁尾自訂頁首、頁尾60設定頁首、頁尾使用內建頁首、頁尾60設定頁首、頁尾請執行檔案 / 版面設定命令，然後切換到頁首 / 頁尾頁次來設定頁首及頁尾的標題 內容： 61設定頁首、頁尾請執行檔案 / 版面設定命令，然後切換到頁使用內建頁首、頁尾Excel 已內建了多種頁首、頁尾樣式， 您只要按一下頁首或頁尾欄右方的下拉箭頭，即可在列示窗選取您想要的頁首或頁尾標題，也可以選取 (無) 不設定頁首頁尾： 62使用內建頁首、頁尾Exc

19、el 已內建了多種頁首、頁尾樣式， 自訂頁首、頁尾如果在頁首或頁尾列示窗中找不到合適的標題，也可以自己動手設計。現在請您按下自訂頁首鈕：63自訂頁首、頁尾如果在頁首或頁尾列示窗中找不到合適的標題，也可自訂頁首、頁尾64自訂頁首、頁尾64自訂頁首、頁尾假設我們要設計的頁首如下：在左欄中輸入：洗髮精行銷網。我們若在欄中選定這六個字，再按一下字型鈕就可以開啟字型交談窗格式化這些字型了。按一下中欄，接著按下索引標籤鈕，然後按一下 鍵，再按一下日期鈕。65自訂頁首、頁尾假設我們要設計的頁首如下：65自訂頁首、頁尾按一下右欄，再按一下檔案和路徑鈕。最後按下確定鈕回到版面設定交談窗：66自訂頁首、頁尾按一下

20、右欄，再按一下檔案和路徑鈕。66頁首的設定若沒有問題則按確定鈕，以後列印出來的頁首就是您自己設計的標題了。自訂頁首、頁尾67自訂頁首、頁尾67調整頁面邊界參看下圖，瞭解上、下、左、右四個邊界與頁緣的位置關係：68調整頁面邊界參看下圖，瞭解上、下、左、右四個邊界與頁緣的位置調整頁面邊界請執行檔案 / 版面設定命令，並切換到邊界頁次：69調整頁面邊界請執行檔案 / 版面設定命令，並切換到邊界頁置中方式如果在置中方式區中選水平置中項目， 則可將資料集中在水平線的中央；若勾選垂直置中項目，則資料會集中在垂直線的中央；若兩者皆選，資料就會印在紙的正中央了：70置中方式如果在置中方式區中選水平置中項目，

21、則可將資料集中在設定列印方向及縮放列印比例列印方向放大或縮小列印資料調整成：頁寬頁高紙張大小列印品質起始頁碼71設定列印方向及縮放列印比例列印方向71設定列印方向及縮放列印比例執行檔案 / 版面設定命令，在頁面頁次中設定：72設定列印方向及縮放列印比例執行檔案 / 版面設定命令，在列印方向使用者可以在方向區中選取以縱向或橫向方式列印資料。橫向是拿紙張較長的一邊作為頁寬，短的一邊作為頁長，所以若資料的寬度較大，可選取橫向，這樣或許可在一頁中就 將資料完整地印 出來：73列印方向使用者可以在方向區中選取以縱向或橫向方式列印資料。橫放大或縮小列印資料在縮放比例區的縮放比例欄可調整列印資料的放大縮小值，可是要注意，縮、放列印資料時，可能會造成頁碼重新編排。假設我們將縮放比例設定成 300%，並按一下預覽列印鈕，看看放大的結果。列印方向您會發現，原來只有一頁的資料 (即 Ch13-01 的 Sheet1) ，經放大後被分成 4 頁了：74放大或縮小列印資料在縮放比例區的縮放比例欄可調整列印資料的放放大或縮小列印資料75放大或縮小列印資料75調整成：頁寬頁高調整成選項是用來將