文书的计算机处理课件

1、第一章 文书的计算机处理文稿的快速录入文书编辑技能Windows 基本操作第一章 文书的计算机处理文稿的快速录入文秘工作中的文书分为：公文文书、办公通用文书、各类事物文书等。秘书国家职业证书考试和中英剑桥秘书证书考试对文书成文格式都有严格要求。文书的拟写除要达到写作质量要求外，还要符合一定的写作规范和标准的写作格式。文秘工作中的文书分为：公文文书、办公通用文书、各类事物文书等文书特点：文体基本是陈述或说明，以叙述为基础，议论为手段，说明为目的，三者综合兼用。一般而言，反映情况的侧重叙述，阐明道理的偏重于议论，提出要求的则多用说明。利用计算机拟写各类文书，可以方便地设置文书成文格式，快速录入文本

2、，编辑修改文本，拼写和校对词汇错误等。文书特点：文体基本是陈述或说明，以叙述为基础，议论为手段，说（一）Word基本操作一.文档的编辑文档的编辑包括：输入、增加、删除、修改、复制、移动、查找与替换及页面设置等操作。文档的格式可预先设置或事后编排，在输入过程中，无需时时注意格式。文档标题和自然段顶格输入，居中或缩进不用加空格。（一）Word基本操作1.输入文字(1)输入法切换输入汉字，要转换到中文输入法状态，并保持小写字母状态。鼠标点击状态栏输入法指示器，或组合键CTRL+SHIFT选择/改变输入法。(2)中、英文切换 组合键CTRL+SPACE切换中、英文输入法。1.输入文字(3)全角与半角全

3、角是占2个显示位(字节)的汉字图形符号；半角字符是占1个显示位(字节)的ASCII符号。组合键SHIFT+SPACE切换全角与半角。组合键CTRL+/.切换中、英文标点符号。(3)全角与半角2.输入上标/下标选中要设置上标/下标的文字或符号，格式 字体上标/下标选项；也可利用字体、字号设置上/下标。2.输入上标/下标3.文字选定(1)选定一词：双击该词；(2)选定一句：Ctrl+单击该句；(3)选定一行：在选定行左边空白处单击该行；(4)选定一段：在选定行左边空白处双击该段，或直接在段中三击；(5)选定全文：在选定行左边空白处三击，或Ctrl+A，或编辑-全选；3.文字选定(6)选定多行：鼠标

4、从选定行行首纵向拖过各行；(7)选定文本块：Shift+/Shift+；或先单击块首/块尾，然后Shift+单击块尾/块首；(8)任意列块：Alt+拖动鼠标，或先在块首/块尾单击，然后在块尾/块首Alt+Shift+单击；或先按Ctrl+Shift+F8键使状态栏的扩展项转换成列字，然后移动光标控制键选择列块。 (6)选定多行：鼠标从选定行行首纵向拖过各行；4.文字/图形复制选中要复制的文字/图形，利用C，或复制按钮/复制命令可以把文字或图形从一个位置复制到另一个位置。选中一个文档中的文字/图形，在按下Ctrl键的同时直接拖入，可以将其从一个文档窗口复制、粘贴到另外一个文档窗口中。Ctrl+拖

5、入复制到4.文字/图形复制Ctrl+拖入复制到5.移动文本/图形选定要移动的文本/图形，利用X，或剪切按钮/剪切命令；再使用V，或粘贴命令可以将其从一个位置移动到另一个位置。也可以使用直接拖入操作将其从一个窗口移动到另一个窗口。拖入移动到5.移动文本/图形拖入移动到6.删除文本/图形(1)删除单个字符(退格) 删除光标前面的字符；Del/Delete 删除光标后面的字符。(2)连接两个文本段：将光标置于行首按退格键或置于行尾按Del键使两段合并。(3)删除词组 删除光标前面的一个单词； Del/Delete 删除光标后面的一个单词； X 将所选文字块剪切到剪贴板。6.删除文本/图形7.查找/替

6、换查找功能：Word的查找/F命令可以在一篇文档中查找某个特定的词语，或者对查找的词语进行修改。例如，在文档中查找“计算机”。7.查找/替换替换功能：Word的替换/H的方法类似查找，区别在于替换命令将查找到的文字直接更换为用户指定的内容。例如，在文档中把“计算机”替换为“电脑”。替换功能：Word的替换/H的方法类似查找，区别在于查找/替换高级功能利用高级功能可以对查找/替换内容设置字体、字号、颜色、下划线等格式。例如，在文档中把“电脑”替换为“计算机”，并设置格式。查找/替换高级功能二.页面设置与打印Word创建文档时，系统默认状态是一个以A4为基准的Normal模板，其预置的页面格式可以

7、适用于大多数文档。文稿编辑完毕，常常不一定符合预期要求，需要重新设置文稿格式。二.页面设置与打印1.页面设置页面设置在文档输入之前或之后都可以。页面设置默认是对整个文档进行，也可仅对所选文字或所选节设置。 页面设置包括：页面大小、上下左右边界、装订线、每页的行数和每行的字数，给文档加页眉、页脚、页码等。1.页面设置2.页眉页脚页眉：出现在文档中每一页的顶部，页眉可以包含文字或图形。页脚：出现在每一页的底部，页脚通常用于页码的设置。2.页眉页脚3.打印预览与打印文档打印前，利用打印预览命令预览文档的外观。Word有默认的打印参数，如果不能满足需要，可在打印设置对话框中修改直到满意。3.打印预览与

8、打印打印输出，文件-打印/工具栏打印按钮，在打印对话框中指定打印的页、指定一个或多个节、或指定页码范围、打印份数等。打印输出，文件-打印/工具栏打印按钮，在打印三.排版技术Word的排版技术包括：文字格式的设置、使用项目符号、设置文档的边框和底纹、文档的批注与修订、样式的创建与使用等。三.排版技术1.设置文字格式选中文字，利用格式菜单/格式工具栏命令。 文字的修饰格式工具栏按钮可对文字进行简单的修饰：字体、字号与颜色粗体、斜体、与下划线边框、底纹与字符缩放1.设置文字格式菜单方式：格式-字体，或弹出菜单-字体改变字体、改变字号、给文字添加下划线、文字加粗、倾斜、改变字符颜色等。格式-边框和底纹

9、修饰文本块或段落边框、阴影和底纹。菜单方式：对齐方式段落的对齐方式有：左对齐、居中、右对齐、两端对齐和分散对齐。快捷方式：左对齐L、右对齐R、居中E、两端对齐J对齐方式文本缩进标尺法：菜单方式：格式-段落-缩进工具方式：调整整个段落的左缩进位置文本缩进使用下划线下划线醒目、突出文字的显示。给标题添加下划线；改变下划线的线型；给下划线着色等。使用下划线行间距与段间距段落格式包括文本的行间距、段间距、段落缩进、文本的对齐方式、中文版式等。格式-段落，或弹出菜单-段落-缩进和间距行间距与段间距2.使用项目符号和编号项目符号和项目编号：用于文本或标题文字内容分类，使文本美观、醒目。设置项目符号自动创建

10、项目符号 先在文档中键入一个“*”号，其后键入一个空格，然后输入文字，回车。系统自动创建项目符号。2.使用项目符号和编号工具栏项目符号按钮单击工具栏项目符号按钮，输入文字。工具栏项目符号按钮自定义图片项目符号格式-项目符号和编号，在项目符号和编号-自定义，选择列表中的符号；或点击图片按钮，下载所需图片作为项目符号按钮。自定义图片项目符号创建编号自动创建编号 在文档中键入一个编号“(1)”，其后键入一个空格，然后输入文字，回车。系统自动创建编号，并在下一个自然段自动添加该编号。创建编号自定义编号 项目符号和编号-自定义按钮，在列表中选择编号样式，系统把该编号样式添加到文档中。自定义编号 设置多级

11、编号在教材、论文编写中常常需要多级编号。设置多级编号3.添加边框与底纹添加边框 格式-边框和底纹，设置文字或段落的边框线型、颜色、宽度等。3.添加边框与底纹添加底纹 底纹选择颜色、图案，设置文字或段落的底纹样式与颜色。添加底纹 底纹选择颜色、图案，设置文字或段落的底纹样式添加页面边框 页面边框-线型/艺术型，为文档添加页面边框。添加页面边框 页面边框-线型/艺术型，为文档添4.批注与修订批注 是给文档添加的注解与文字说明。批注操作包括插入、编辑、删除、接收或拒绝所作批注等。文中可以显示或隐藏批注文字。4.批注与修订修订 是对文档所作修改。视图-工具栏-审阅-修订文档作者可以接受修改或拒绝修改。

12、文中可以显示/隐藏修订格式。修订 是对文档所作修改。5.文字竖排与分栏文字竖排：文字在特定情况下竖排比较好看。格式-文字方向5.文字竖排与分栏文字分栏：分栏给文字一种特殊的排版方式。格式-分栏文字分栏：分栏给文字一种特殊的排版方式。6.样式样式存储了文字和段落格式，以备需要同一格式时调用。样式常常用于较长文章的排版。改变某一样式，系统会自动改变所有使用了同一样式的文字或段落的格式。模板以文件形式存储了整个文档格式，包括包括样式。6.样式(1)设置样式格式-样式和格式-新样式，可创建文字和段落样式。也可修改或删除样式。(1)设置样式(2)样式的使用 工具方式：在格式工具栏样式框选择一种样式。菜单

13、方式：格式-样式和格式，选择一种样式，应用按钮确认。 (2)样式的使用 (3)样式(格式)的复制 选中应用了某种样式的文字或段落，用格式刷刷过要复制样式的文字或段落。【提示】单击格式刷工具，可复制样式一次；双击格式刷工具，可复制样式多次。(3)样式(格式)的复制 (4)抽取样式标题使用样式后就可以提取标题目录，该标题目录与正文进行了链接。这对长文档(如论文)的修改特别方便。(4)抽取样式标题提取目录方法：方法1：在文档上方插入标题目录光标定位在文首，插入-索引-索引和目录；选择目录选项卡；设定制表符前导符、格式等以确定目录的格式。提取目录方法：方法2：文档结构图显示标题目录视图-文档结构图，单

14、击标题前+、-符号可展开或折迭目录；单击某标题，光标就定位到文档相应处。方法2：文档结构图显示标题目录方法3：在大纲视图中折迭或展开标题目录在大纲视图方式下，文档标题前的+表示该级标题下还有下级标题或文本内容，-表示该级标题下没有任何内容。大纲工具栏中工具+/-符用于展开或折迭目录及文本内容。 展开标题目录方法3：在大纲视图中折迭或展开标题目录展开标题目录四.插入对象在文档中可以插入数字、页码、日期和时间、符号、特殊符号、文本框、批注、文本框、数学公式、自动图文集、图片、文件、书签、超级链接等。四.插入对象1.插入符号或特殊符号插入-符号/特殊符号双击要插入的符号、字符或特殊符号。1.插入符号

15、或特殊符号2.插入日期和时间光标指向插入点，插入-日期和时间，选择日期/时间格式，或设置日期/时间显示样式。2.插入日期和时间3.插入图片文件和剪贴画(1)插入图片：插入-图片-来自文件【提示】设置图片的版式。3.插入图片文件和剪贴画(2)插入剪贴画插入-图片-剪贴画【提示】设置图片的版式。(2)插入剪贴画(3)插入自选图形，或在Word中绘图利用自选图形或其他自选图形，可绘制一些常见的流程图、结构图和简单示意图等。(3)插入自选图形，或在Word中绘图4.插入文件插入Word文件：插入-文件插入4.插入文件插入插入其他格式的文件： 插入-对象插入其他格式的文件： 插入-对象5.插入艺术字插入

16、-图片-艺术字，选择艺术字库样式，编辑艺术字文字。可以利用艺术字工具栏，设置艺术字格式，并把艺术字插入到文档中。5.插入艺术字6.插入“自动图文集”词条自动图文集具有自动、快速地插入文字的功能。 插入-自动图文集，选择自动图文集词条。可选中一段文字，Alt+F3创建自动图文词条。Ctrl+F3剪切一段文字文字存入自动图文集。Ctrl+Shift+F3粘贴自动图文集词条在文本中。6.插入“自动图文集”词条7.插入文本框与设置文本框格式文本框指插入到文档中的一种可以移动、可以调整大小和文字方向的文字块。插入-文本框设置文本框格式可以设置颜色与线条。7.插入文本框与设置文本框格式8.插入数学公式利用

17、Word的公式编辑器，可以建立较复杂的数学公式。插入-对象-新建，选中对象类型框“Microsoft 3.0”选项，打开公式编辑器并显示编辑公式。8.插入数学公式9.插入表格自动插入表格 表格-绘制表格，或工具栏插入表格按钮创建表格，并输入数据。9.插入表格手动插入表格 表格与边框对话框可绘制表格、插入表格、合并/撤分单元格、设置单元格对齐方式、表格边框与底纹等属性。手动插入表格 表格与边框对话框可绘制表格、插入表格、表格自动套用格式 如果对现有表格格式不满意，可以利用表格自动套用格式。利用表格菜单可以设置表格标题在后续页重复、绘制斜线等。表格自动套用格式 如果对现有表格格式不满意，可以利用表

18、格将文本/表格转换为表格/文本表格-转换，可以把文字转换成表格，或把表格转换为文字。 将文本/表格转换为表格/文本表格数据排序与计算数据排序：单击表格列，单击表格和边框对话框中升序或降序按钮。【例】对表格的学号排序。表格数据排序与计算数据计算：通常在表格的右侧或底部另加一列或一行，将计算结果写到新列或新行中。表格-公式可以实现数据计算。 【例】求学生平均分和各科成绩总分。利用Word计算公式：=AVERAGE(LEFT)对左边数据求平均；=SUM(ABOVE)对上面数值求和。 数据计算：通常在表格的右侧或底部另加一列或一行，将计算结果单元格地址及其引用单元格地址：表格单元格有一个内容名称，称为“地址”。每一个单元用地址来区别，A1，A2，B1，B2。引用单元格时可使用单元格名称，例如，C3表示引用的是第3列和第3行所相交的单元格。 单元格地址及其引用单元格地址在公式中的使用在公式中引用单个单元格时，用逗号