1办公自动化概论

1、办公自动化概论1、办公自自动化概概述办公自动动化是信信息化时时代最重重要的标标志之一一，它将将人、计算机和信息三者有效效的结合合为一个个办公体体系，构构成一个个服务于于办公业业务的人机信息息处理系系统。在整个个系统中中通过使使用先进进的机器器设备和和技术，办公人人员可以以充分利利用各种种办公信信息资源源，从而而提高办办公效率率，使办办公业务务从事务级进入管理级，甚至辅助决策策。1.1“办公自动动化”基基本概念念在信息化化社会的的今天，办公自自动化早早就超出出了狭窄窄的办公公室范围围，逐渐渐渗透到到管理的的范畴。人们将将其统称称为“办办公自动动化”（OfficeAutomation,简称“OA”

2、）。办公自动动化就是是利用现现代化的的设备和和技术，以全部部或部分分代替办办公人员员的业务务活动，优质高高效地处处理办公公信息和和办公事事务。目前，办办公自动动化已将将计算机技技术、通信技术术、科学管理理思想和行为科学学有机结合合在一起起，应用用于传统统的数据据处理、非数值值型信息息且机构构不明确确的办公公事务上上，有效效地提高高了办公公质量和和办公效效率。办公自动动化的主主要内容容现代办公公表现在在两个方方面：一一是处理理办公信信息；二二是产生生办公信信息。常常见的办办公信息息主要包包括文字字、报表表、语言言、图形形图象等等。办公自动动化的主要内容容包括利用用现代信信息技术术手段进进行文字处

3、理理、报表表处理、数值和和非数值值计算、图形图图象处理理、语言言处理、通信、信息存存储与管管理、日日程管理理和辅助助决策等各方面面。办公自动动化的主主要特点点：现代办公公与传统统办公相相比，有有较大的的区别。这不仅仅在内容容和对象象上存在在差别，更主要要是在方方式和手手段上存存在区别别。传统统办公中中有许多多需要大大量人工工进行处处理的内内容，在在现代办办公中大大都用计计算机替替代了，现代办办公的效效率更高高，管理理更加有有序。 现代办公公自动化化的主要要特点有有：1、提高办办公效率率，减小小劳动强强度，充充分利用用各单位位、企业业内部的的知识资资源和技技能。2、实现办办公用品品、生产产设备以

4、以及科技技图书、文书、科技、人事、财务档档案的有有效管理理，防止止信息资资源的流流失。3、运用网网络，建建立经济济、方便便、快捷捷的电子子邮件通通讯平台台和网上上培训基基地，不不仅方便便 交流流，而且且实现了了资源的的充分运运用、反反馈信息息的及时时收集。1.2办公自动动化系统统简述办公信息息处理的的自动化化是利用用先进的的科学技技术将办办公人员员和先进进设备（计算机机、网络络、现代代办公设设备）结结合起来来构成的的人机信信息处理理系统，它使人人的办公公活动逐逐步由各各种设备备和人机机信息系系统来协协助完成成辅助决决策，实实现办公公人员智智力劳动动的自动动化、电电子化、专业化化，最大大程度地地

5、减轻劳劳动强度度，达到到充分利利用信息息，提高高工作效效率和质质量，提提高生产产率的目目的。办公自动动化系统统综合体体现了人、机器器、信息息资源三者的关关系：信信息是被被加工的的对象，机器是是加工手手段，人人是加工工过程中中的设计计者、指指挥者和和成果的的享用者者。按照办公公自动化化系统的的功能将将其划分分为三个个层次一、事务型办办公自动动化系统统。这个层次次只限于于单机或或简单的的小型局局域网上上的文字字处理、电子表表格、数数据库等等辅助工工具的应应用。它包括基基本办公公事务处处理和机机关行政政事务处处理，主主要从事事文字处处理、个个人日程程安排、个人文文库管理理、行文文办理、邮件办办理、文

6、文档资料料管理、快速印印刷、编编辑排版版、电子子报表等等事务。办公事务务处理级级上我们们可以使使用多种种OA子系统，电子文文档管理理系统、智能化化的中文文检索系系统（如如全文检检索系统统）、光光学汉字字识别系系统、汉汉语语音音识别系系统等。事务型或或业务型型的OA系统其功功能都是是处理日日常的办办公操作作，是直直接面向向办公人人员的。 ： 二、管理理型办公公自动化化系统。随着信息息利用重重要性的的不断增增加，在在办公系系统中对对和本单单位的运运营目标标关系密密切的综综合信息息的需求求日益增增加。信信息管理理型的办办公系统统，是把把事务型（或业务务型）办办公系统统和综合信息息（数据据库）紧密结合

7、合的一种种一体化化的办公公信息处处理系统统。综合合数据库库存放该该有关单单位的日日常工作作所必需需的信息息。例如如，在政政府机关关，这些些综合信信息包括括政策、法令、法规，有关上上级政府府和下属属机构的的公文、信函等等政务信信息；一一些公用用服务事事业单位位的综合合数据库库包括和和服务项项目有关关的所有有综合信信息；公公司企业业单位的的综合数数据库包包括工商商法规、经营计计划、市市场动态态、供销销业务、库存统统计、用用户信息息等。作作为一个个现代化化的政府府机关或或企、事事业单位位，为了了优化日日常的工工作，提提高办公公效率和和质量，必须具具备供本本单位的的各个部部门共享享的综合合数据库库。这

8、个个数据库库建立在在事务级级OA系统基础础之上，构成信信息管理理型的OA系统。三、决策策型办公公自动化化系统。它建立在在信息管管理级OA系统的基基础上。它使用用由综合合数据库库系统所所提供的的信息，针对所所需要做做出决策策的课题题，构造造或选用用决策数数字模型型，结合合有关内内部和外外部的条条件，由由计算机机执行决决策程序序，作出出相应的的决策。举例分析析例如：某区政府府报来文文件要求求某地区区盖一座座公共建建筑，申申请批准准，文件件传递到到市政府府有关机机构，市市有关领领导看到到文件后后，要去去寻找市市里有关关规划盖盖楼的文文件法规规，又需需要研究究全市的的经费预预算，以以及其它它许多参参考

9、资料料，然后后研究决决定同意意或不同同意。并并以文件件或通知知的形式式把决定定这一信信息反馈馈给区政政府。在以上例例子中，信息以以文件方方式传递递、处理理；领导导查阅、参照的的有关法法规也是是信息，这是数数据信息息。研究究决定过过程，主主要是领领导者的的意志。但是客客观信息息分析，可以做做出几种种可选择择的方案案。在这这个全过过程中，如果采采用计算算机处理理来往的的文件，可以说说是初步步程度的的自动化化。如可可以用计计算机查查询各种种资料数数据，这这是更进进一步的的自动化化。如果果由计算算机自动动分析有有关本事事件的资资料，自自动提供供若干个个供决策策者采用用的可能能决策，则是更更深层次次的有

10、人人工智能能观念的的办公自自动化。再进一步步分析这这个例子子，如果果市政府府微机办办公系统统和市政政府法规规信息数数据库系系统、市市政府财财务管理理系统是是一个集集成化的的统一系系统，计计算机自自动从有有关系统统中寻取取机关资资料，这这种系统统就是办办公自动动化更高高层次的的集成化化。另外，如如果市政政府办公公系统和和区政府府办公系系统是一一个集成成的计算算机网络络系统，可以通通过网络络传递信信息，可可以远程程处理业业务，那那这就是是一个更更进一步步的网络络化的办办公室自自动化系系统。所以，办办公室自自动化系系统本身身是一个个多层次次的系统统，在各各种层面面上，可可以说实实现了办办公自动动化的

11、一一部分业业务，而而从最初初级的自自动化开开始，随随着采用用的技术术不同而而逐步构构成一个个更高级级的自动动化系统统。白银区政政务协同同办公系统 1、协同事项项单位内部部员工间间的协同同工作平平台（包包括异地地协同），任何何办公事事项，如如计划管管理、项项目开展展、任务务执行、申请审审批等均均可借助助于协同同事项功功能完成成。包括括新建发发送协同同事项、接收处处理协同同事项、档案管管理等子子功能。2、公文管理理满足单位位发布公公文、接接收公文文及档案案管理的的需求。3、表单应用用提供自定定义表格格单据，实现数数据采集集，统计计的需求求。4、公共信息息单位内的的公共信信息园地地。针对对某一部部份

12、人发发布的普普遍性信信息，也也被归纳纳入公共共信息范范围，如如针对全全部部门门经理发发布的通通知。2、办公自自动化系系统应用用5、日程/会议记录录包括个人日程程安排，查看他他人日程程安排；会议通通知会被被自动写写入日程程表中。6、常用工具具包括综合合查询、员工通通迅录、外部联联系人、万年历历、计算算器等功功能。7、个人设置置设置个人人相关的的信息，如密码码设置、代理设设置、信信息转移移设置和和个人模模板管理理。8、在线交流流类似于QQ的在线即即时交流流方式。9、综合办公公进行车辆辆，用品品，设备备，图书书的基本本管理。3、办公自自动化设设备3.1微型计算算机3.2打印机（针式打打印机、喷墨打打

13、印机、激光打打印机）3.3复印机3.4传真机3.5光盘刻录录机3.6多功能一一体机3.7其他周边边设备3.1微型计算算机1、台式机机2、笔记本本台式机笔记本优势：价格便宜；配件便宜，可选择范围大；可以DIY且配件可更换升级；外形的多样性及散热性能良好。便于携带；辐射小；整体硬件节省空间且性能稳定性高，免去许多连接问题；革新化设计；售后服务比较完备，品牌集中度高，质量保证高。不足：体积庞大，重量大，不便于移动；显示器辐射问题，使用LCD价格高；品牌杂乱，质量难以保证；接口多，安装程序复杂。配件太贵；不能DIY；散热差。3.2打印机针式打印印机国内比较较流行的的有9针和24针两种。针数越越多，打打

14、印出来来的字就就越美观观，针式式打印机机的主要要优点是是结构简简单，价价格便宜宜，维护护费用低低，打印印速度高高，可打打印连续续纸张，但打印印时噪音音大，打打印质量量粗糙。喷墨打印印机按打印出出来的字字符颜色色，将它它分为黑黑白和彩彩色两种种。喷墨墨打印机机的主要要性能包包括分辨辨率、打打印速度度、打印印幅面、兼容性性以及喷喷头的寿寿命等。喷墨打打印机的的主要优优点是打打印精度度较高，噪音较较低，价价格中等等，但打打印速度度较慢，墨水消消耗量较较大。激光打印印机打印效果果非常好好，几乎乎没噪音音，价格格较贵。分辨率率是衡量量打印机机质量好好坏的标标准，分分辨率通通常以DPI为单位。现在国国内市

15、场场的打印印机分辨辨率以300DPI、400DPI和600DPI为主。分分辨率高高，打印印质量好好，价格格也越昂昂贵。用用户可以以根据自自己的实实际需要要选择一一种打印印机质量量和价格格适当的的激光打打印机。3.3复印机现代彩色色复印机机与数码码复印机机的出现现把复印印技术应应用提高高到一个个崭新的的领域。目前的复复印机从从基本技技术来讲讲，主要要可以分分为模拟拟复印机机、数码码复印机机两大类类。数码复印印机由于于采用了了数字图图像处理理技术，使其可可以进行行复杂的的图文编编辑，大大大提高高了复印印机的生生产能力力、复印印质量，降低了了使用中中的故障障率，其其主要优优点在于于：一次次扫描，多次

16、复复印；更更加整洁洁、清晰晰的复印印质量；能够进进行电子子分页；无废粉粉、低臭臭氧、自自动关机机节能，更加的的环保；具有强强大的图图像编辑辑功能；复印速速度更快快。3.4传真机传真机是是一种传传送静态态图象的的通讯设设备，是是信息传传递工具具，具有方便、快快捷、准准确、通通讯费用用低等优优势，成成为企事事业单位位办公必必不可少少的通讯讯工具。传真机机在国际际上简称称为FAX。3.5光盘刻录录机（CD刻录机、DVD刻录机）CD刻录机具具有统一一的规格格CD-RW，因此其不不存在规规格兼容容性的问问题。而而DVD刻录机并并没有建建立起统统一的规规格，其其目前有有三种不不同的刻刻录规格格DVD-RA

17、M、DVD-RW、DVD+RW，而且三种种规格不不兼容，有各自自厂商支支持。目目前市场场上主流流DVD刻录机是是DVD-RW。3.6多功能一一体机多功能一一体机出出现在20世纪80年代后期期，国外外把它定定义为MFC（MULTIFUNCTIONCENTER），即集扫描描、传真真、复印印和打印印功能为为一体的的产品总总称。多多功能一一体机占占地空间间少、产产品功能能多、性性价比高高、易于于操作等等优点于于一身，再加上上厂家的的技术成成熟，成成本低廉廉，因而而迅速在在现代化化办公用用品中占占据了一一席之地地。3.7其他周边边设备数码相机机、数码码摄象机机、摄象象头、手手写输入入设备、耳机、音箱。4

18、、办公自自动化软软件Office2003办公软件件Office2003主要包括括文字处处理软件件Word，电子表格格处理软软件EXCEL，演示文稿稿制作软软PowerPoint，网页制作作软件Frontpage，数据库管管理软件件Access，电子邮件件管理软软件Outlook，等常用软软件，还还包括一一些针对对企业高高级用户户的应用用程序，如Infopath，Publish，Onenote等,各个应用用程序共共享一般般的命令令,对话框和和操作步步骤,并且都采采用统一一标准化化的工具具栏、菜菜单、快快捷键和和WEB发布工具具，这样样用户只只需要学学习一个个应用程程序的基基本用法法，然后后举一反反三，触触类旁通通。5、常用办办公设备备使用与与维护5